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采購(gòu)管理成功的5大要素
采購(gòu)管理一體化方法要求生產(chǎn)計(jì)劃、庫(kù)存控制、質(zhì)量檢查和采購(gòu)之間緊密合作，采購(gòu)不能只遵循自身的路線。為了確保不同的相關(guān)材料領(lǐng)域的有效整合，采購(gòu)管理正被逐漸納入到供應(yīng)鏈管理中。下面就為大家介紹一下采購(gòu)管理成功的5大要素，歡迎閱讀!
一、數(shù)量就是力量
這是談判課程中基本的原理。買方的采購(gòu)批量是買方在談判中的最大優(yōu)勢(shì)，但具體如何合理運(yùn)用這個(gè)優(yōu)勢(shì)，卻取決于不同的采購(gòu)戰(zhàn)略。對(duì)于某些生產(chǎn)資料的采購(gòu)，其采購(gòu)批量上的優(yōu)勢(shì)是相當(dāng)明顯的。為了維持價(jià)格的競(jìng)爭(zhēng)性，同時(shí)也為了分散風(fēng)險(xiǎn)，常常要維持兩到三個(gè)供應(yīng)商。另外一方面，某些物料的采購(gòu)，尤其是品種繁多的低值物品，單項(xiàng)商品的采購(gòu)規(guī)模并不一定很大。如果仍然采取分散采購(gòu)，則是自己削減自己的優(yōu)勢(shì)。這種情況下可以將同類商品，甚至不同類的商品進(jìn)行合并采購(gòu)，從而提升談判的力量。試想，如果我們有近百項(xiàng)年采購(gòu)量在幾千元左右的商品，如果單獨(dú)采購(gòu)各項(xiàng)產(chǎn)品，將沒(méi)有一項(xiàng)可獲得采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，而且因?yàn)橐c數(shù)百個(gè)不同的供應(yīng)商交易，廠商的采購(gòu)成本也是相當(dāng)巨大的。但是如果能將這千項(xiàng)物品集中從一兩個(gè)供應(yīng)商那里采購(gòu)，該廠商就是年采購(gòu)量數(shù)十萬(wàn)元的大客戶，沒(méi)有一個(gè)供應(yīng)商會(huì)忽視我們的存在。
二、選擇綜合性供應(yīng)商
如果我們要合并采購(gòu)項(xiàng)目，有時(shí)一個(gè)具有綜合能力的中小型公司可能更能滿足我們買方的需要。對(duì)單一物料的制造商而言，單一客戶的采購(gòu)量未必很大。雖然他們具有成本優(yōu)勢(shì)，但其提供給我們買方的未必就是最好的價(jià)格，并且他們很少有為單獨(dú)為某一客戶儲(chǔ)備大量的庫(kù)存。相比之下，通過(guò)服務(wù)靈活的綜合性供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，買方龐大的采購(gòu)批量往往能夠獲得特別的折扣，我們買方可以要求供應(yīng)商儲(chǔ)備一定的庫(kù)存量，從而將自己的庫(kù)存削減到最小。而當(dāng)我們買方由于生產(chǎn)計(jì)劃波動(dòng)等原因而取消某些物料的采購(gòu)訂單時(shí)，因?yàn)榇蟛糠謳?kù)存放在供應(yīng)商那里，這部分損失可以和供應(yīng)商一起分擔(dān)，而且供應(yīng)商還可以通過(guò)自己的銷售渠道把這些多余的庫(kù)存銷售給其他客戶。在供應(yīng)商庫(kù)存管理的支持下，企業(yè)生產(chǎn)在物料供應(yīng)上也就有了保障。不僅如此，供應(yīng)商通過(guò)增加庫(kù)存和提供額外服務(wù)等手段，也可以與我們結(jié)成相當(dāng)緊密的伙伴關(guān)系。供應(yīng)商通過(guò)大批量的商品進(jìn)出，實(shí)現(xiàn)薄利多銷的目的;而當(dāng)客戶有其他的需求時(shí)，他們也往往會(huì)成為首選供應(yīng)商。這是實(shí)際上是一個(gè)雙贏的局面。
三、近地域采購(gòu)
運(yùn)輸?shù)臅r(shí)間和成本在物料采購(gòu)中的作用不可低估。物料的交貨期中大約有四分之一的時(shí)間是被用在了運(yùn)輸上。特別是一些低價(jià)值產(chǎn)品，長(zhǎng)途運(yùn)輸無(wú)疑將增加采購(gòu)的成本，有時(shí)甚至可能超過(guò)物料本身的價(jià)值。實(shí)際上很多廠商都注意到了這點(diǎn)。例如，諾基亞在建設(shè)北京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)的星網(wǎng)工業(yè)園工程中，也邀請(qǐng)了他們的主板、電池、機(jī)殼等主要物料供應(yīng)商在開(kāi)發(fā)區(qū)建廠。在整個(gè)星網(wǎng)工業(yè)園中，諾基亞的物料可以做到隨用隨取，基本實(shí)現(xiàn)了零庫(kù)存。
四、采購(gòu)管理系統(tǒng)的運(yùn)用
采購(gòu)管理系統(tǒng)的應(yīng)用無(wú)疑可以提高企業(yè)使用各種資源的效率。
對(duì)于我們目前的情況來(lái)看，雖然沒(méi)有實(shí)現(xiàn)完全的電子化管理，但是已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了電腦信息化管理，部門內(nèi)部通過(guò)局域網(wǎng)的信息和資源互通互享，可以提高運(yùn)作的速度，減少出錯(cuò)率，增強(qiáng)計(jì)劃的準(zhǔn)確性，從而帶來(lái)采購(gòu)成本的相應(yīng)下降。
五、誠(chéng)信的工作態(tài)度
“動(dòng)蕩經(jīng)濟(jì)”的到來(lái)使競(jìng)爭(zhēng)法則從公司之間的競(jìng)爭(zhēng)轉(zhuǎn)為供應(yīng)鏈聯(lián)盟之間的競(jìng)爭(zhēng)。良好的供應(yīng)商關(guān)系是構(gòu)建供應(yīng)鏈聯(lián)盟的基礎(chǔ)，供應(yīng)商關(guān)系管理因而成為決定企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素。良好的供應(yīng)商關(guān)系是通過(guò)誠(chéng)信互利的合作達(dá)到的。良好的信用紀(jì)錄可以極大地提升采購(gòu)方在談判中的地位，采購(gòu)員在向供應(yīng)商要求更合理的采購(gòu)條件時(shí)也不會(huì)難于啟齒。
同時(shí)，良好的供應(yīng)商關(guān)系常�？梢允官I方在物料短缺時(shí)仍能以相對(duì)合理的價(jià)格及時(shí)得到供貨，在供應(yīng)充裕時(shí)又可以獲得相當(dāng)優(yōu)惠的價(jià)格。
業(yè)采購(gòu)管理發(fā)展的趨勢(shì)
一、協(xié)同采購(gòu)需求
在擁有數(shù)家制造廠的公司中，重要的采購(gòu)優(yōu)勢(shì)可以通過(guò)合并共同采購(gòu)需求加以實(shí)現(xiàn)。在很多這種類型的歐洲公司中，甚至在國(guó)際上都顯現(xiàn)出這樣一種協(xié)同采購(gòu)方針的趨勢(shì)。傳統(tǒng)上，這種情況在原料的采購(gòu)上很普遍;然而現(xiàn)在，相似的方法已用在計(jì)算機(jī)硬件和軟件、生產(chǎn)貨物和部件采購(gòu)上。
二、物流中采購(gòu)的整合
采購(gòu)管理一體化方法要求生產(chǎn)計(jì)劃、庫(kù)存控制、質(zhì)量檢查和采購(gòu)之間緊密合作，采購(gòu)不能只遵循自身的路線。為了確保不同的相關(guān)材料領(lǐng)域的有效整合，采購(gòu)管理正被逐漸納入到供應(yīng)鏈管理中。
三、工程和生產(chǎn)計(jì)劃中采購(gòu)的整合
在實(shí)踐中，供應(yīng)商選擇在很大程度上是由技術(shù)規(guī)范決定的。通常，規(guī)范一旦確定就很難改變(若改變，只能在很高成本的基礎(chǔ)上)。從商業(yè)的觀點(diǎn)來(lái)看，依照一個(gè)特別的供應(yīng)商來(lái)制定規(guī)范是不合需要的，因?yàn)樵谀欠N情況下采購(gòu)經(jīng)常結(jié)束于壟斷者，進(jìn)而嚴(yán)重阻礙買賣談判。為了防止這一點(diǎn)，在前期就將采購(gòu)納入到發(fā)展過(guò)程中是可取的。
四、采購(gòu)管理中心化
采購(gòu)管理中心化可以集中全公司和集團(tuán)的采購(gòu)力，對(duì)整個(gè)供應(yīng)市場(chǎng)產(chǎn)生影響，使集團(tuán)采購(gòu)處于有利地位。由于一個(gè)窗口對(duì)外，便于公司對(duì)供應(yīng)商的管理，便于公司主體資源的優(yōu)化。在商品經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，價(jià)格是由市場(chǎng)決定的，而不是企業(yè)可以左右的。在同類產(chǎn)品的市場(chǎng)上，價(jià)格相差無(wú)幾，這樣企業(yè)的利潤(rùn)完全取決于自己的成本控制。如果企業(yè)對(duì)成本控制不力，成本居高不下，企業(yè)利潤(rùn)就很難保證，甚至虧損。一旦虧損，企業(yè)也就失去了競(jìng)爭(zhēng)力，無(wú)力開(kāi)發(fā)新品種，開(kāi)拓新市場(chǎng)，無(wú)法應(yīng)付對(duì)手的進(jìn)攻(如降價(jià))，因而企業(yè)就會(huì)處于不利的競(jìng)爭(zhēng)地位。通過(guò)采購(gòu)管理的中心化可以增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。
五、采購(gòu)管理職能化
前幾年，很多公司的采購(gòu)部門隸屬于生產(chǎn)部門。近年來(lái)，越來(lái)越多的公司的采購(gòu)部門從生產(chǎn)部門或其他部門獨(dú)立出來(lái)，開(kāi)始直接向總經(jīng)理、副總經(jīng)理匯報(bào)，相應(yīng)地，采購(gòu)部門發(fā)揮越來(lái)越大的作用。采購(gòu)職能也從原來(lái)被動(dòng)地花錢，開(kāi)始有了節(jié)省資金、滿足供應(yīng)、降低庫(kù)存等一系列目標(biāo)。當(dāng)然，采購(gòu)要完成這些任務(wù)絕不是從獨(dú)立的采購(gòu)部門形成后就可以直接做到的。采購(gòu)要做很好的采購(gòu)需求分析、采購(gòu)計(jì)劃、資金占用計(jì)劃、控制和形成采購(gòu)供應(yīng)戰(zhàn)略，管理好戰(zhàn)略供應(yīng)鏈資源和供應(yīng)商資源。讓采購(gòu)成為供應(yīng)鏈管理的強(qiáng)有力的一環(huán)，將生產(chǎn)計(jì)劃、物料計(jì)劃、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、運(yùn)輸集成為一個(gè)反應(yīng)迅速、總成本最低、物流速度快、響應(yīng)市場(chǎng)需求的靈敏的鏈條。企業(yè)要戰(zhàn)勝對(duì)手，過(guò)去強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品、技術(shù)，現(xiàn)在強(qiáng)調(diào)市場(chǎng)宣傳、國(guó)際化和結(jié)盟，但都不再是企業(yè)自己的單打獨(dú)斗，而是需要聯(lián)合供應(yīng)鏈上的每一個(gè)成員的力量，形成一條成本低、反應(yīng)快、服務(wù)好的供應(yīng)鏈、價(jià)值鏈。這樣采購(gòu)部門就會(huì)成為公司核心競(jìng)爭(zhēng)力的一部分，是公司連接供應(yīng)商和客戶的橋梁，是公司的核心業(yè)務(wù)部門。當(dāng)然，這樣就對(duì)采購(gòu)管理者和采購(gòu)員的素質(zhì)有了前所未有的高要求，只有這樣，采購(gòu)才能發(fā)揮出前所未有的作用。企業(yè)應(yīng)該改變采購(gòu)是內(nèi)部行政職能的觀點(diǎn)，建立采購(gòu)管理的戰(zhàn)略，應(yīng)該培養(yǎng)和造就高素質(zhì)的采購(gòu)戰(zhàn)略管理和實(shí)施梯隊(duì)。這一要求可以細(xì)分為如下幾個(gè)方面：
�、俨少�(gòu)組織及其成員要具有較高的職業(yè)道德和符合商務(wù)行為規(guī)范;
②有效地保護(hù)雙方的商業(yè)秘密;
�、蹖I(yè)人士從事相應(yīng)的采購(gòu)活動(dòng);
④了解產(chǎn)品、生產(chǎn)和所在行業(yè);
�、莴@取最低總價(jià)格的談判能力。
這5個(gè)方面從另一個(gè)側(cè)面總結(jié)了采購(gòu)的職業(yè)道德水平、專業(yè)化技能和商務(wù)談判的重要性，也為企業(yè)建立出色的采購(gòu)隊(duì)伍指明了方向。
六、采購(gòu)管理專業(yè)化
傳統(tǒng)采購(gòu)組織中，采購(gòu)員發(fā)揮不了很大作用，一方面是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購(gòu)認(rèn)識(shí)的局限、采購(gòu)環(huán)境的惡劣，以及對(duì)采購(gòu)舞弊的恐懼;另一方面也由于采購(gòu)員和采購(gòu)組織的軟弱無(wú)力和技能缺乏，造成采購(gòu)的低技術(shù)性。實(shí)際上，采購(gòu)員需要了解購(gòu)買的產(chǎn)品，了解產(chǎn)品的原理、性能要求，了解市場(chǎng)行情、價(jià)格走勢(shì)，需要了解供應(yīng)商的實(shí)力，供應(yīng)商報(bào)價(jià)的合理性，實(shí)地考察供應(yīng)保證能力，需要極強(qiáng)的談判能力和計(jì)劃能力，有能力在保證供應(yīng)的同時(shí)保證價(jià)格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)然，這些能力不是一蹴而就的。總之，作為專業(yè)采購(gòu)( Commodity Buyer，Purchasing Engineer，Commodity Management)，需要掌握至少一門符合企業(yè)實(shí)際需要的采購(gòu)內(nèi)容的專業(yè)，而非會(huì)計(jì)和英語(yǔ)等專業(yè)。采購(gòu)人員需要有能力與公司其他國(guó)家的同樣采購(gòu)物品組( Commodity Council)進(jìn)行溝通，了解世界市場(chǎng)變化和供應(yīng)商的表現(xiàn)，因此英語(yǔ)表達(dá)和溝通能力、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)也很需要。這些專業(yè)包括很多，如計(jì)算機(jī)設(shè)備、軟件、廣告、印刷、辦公物品與服務(wù)、技術(shù)服務(wù)等。至于資深采購(gòu)專家，則需要掌握項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理等專業(yè)技能。
七、制造或購(gòu)買
實(shí)踐表明，一些生產(chǎn)活動(dòng)可以由專業(yè)供應(yīng)商更快、更便宜地完成，而且公司能夠在質(zhì)量方面對(duì)供應(yīng)商比對(duì)其內(nèi)部的生產(chǎn)部門提出更高的要求，這就是為什么在一些生產(chǎn)部門中采購(gòu)額占銷售額的比例一直在穩(wěn)定上升的原因。對(duì)有的公司而言，這一結(jié)論導(dǎo)致企業(yè)進(jìn)行詳細(xì)地制造或購(gòu)買研究。采購(gòu)應(yīng)該總是緊密參與到這種研究之中，因?yàn)樗鼈兪鞘袌?chǎng)信息的邏輯來(lái)源。
八、全面質(zhì)量管理和準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)
在一些公司(尤其是那些制造過(guò)程以裝配為特征的公司)中可以發(fā)現(xiàn)其對(duì)質(zhì)量提高和生產(chǎn)率增長(zhǎng)的興趣正在增加，正在實(shí)施全面質(zhì)量管理和準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)。
九、環(huán)境問(wèn)題
在許多國(guó)家中，環(huán)境問(wèn)題越來(lái)越普遍，各國(guó)政府制定的環(huán)境法規(guī)越來(lái)越嚴(yán)格。例如，在德國(guó)，有關(guān)(工業(yè))包裝的嚴(yán)格法規(guī)最近已經(jīng)開(kāi)始生效，所有不必要的包裝都必須加以避免(如發(fā)泡包裝和牙膏的包裝盒);包裝物生產(chǎn)商將逐漸被要求對(duì)使用過(guò)的包裝廢棄物負(fù)責(zé)。這也就是為什么大眾公司在制造最新的Golf轎車(在美國(guó)被稱為Rabbit)時(shí)，要求在汽車生命周期的最后把不同的部件和零件較容易地分拆開(kāi)，進(jìn)行重新加工利用的原因之一，大眾公司甚至為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo)而建立了自己的再加工設(shè)施。環(huán)境問(wèn)題給采購(gòu)提出了全新的挑戰(zhàn)，它們將對(duì)制造企業(yè)產(chǎn)生新的問(wèn)題。與供應(yīng)商一起尋求解決問(wèn)題的思路和措施也是采購(gòu)的任務(wù)，這些思路和措施應(yīng)該能夠解決或緩解這些問(wèn)題。
十、電子采購(gòu)
B2B在線拍賣是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)的一種技術(shù)，它是通過(guò)Internet或私營(yíng)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)進(jìn)行的向下定價(jià)( Downward Pricing)或反向拍賣(Reverse Auctions)。拍賣由企業(yè)或代表企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)公司控制，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)公司的專用軟件接受多個(gè)潛在供應(yīng)商的競(jìng)價(jià)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)物料或服務(wù)。這種物料或服務(wù)的B2B在線拍賣模型最早由Free Markets等公司在1995年提出，這些公司提供的服務(wù)通常被稱為“市場(chǎng)營(yíng)造”(Market Making)，公司本身因其在電子市場(chǎng)中匹配買賣雙方成交而常被稱為“市場(chǎng)營(yíng)造者”( Market Maker)。這些網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)公司制定了一整套完善地從事在線拍賣的規(guī)則;另外，他們也提供諸如市場(chǎng)分析、咨詢和投標(biāo)分析等相關(guān)的增值服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)公司的核心技能是信息技術(shù)、商品管理和對(duì)買賣雙方交互的了解。這些公司專長(zhǎng)于在線拍賣間接物料(如商店消費(fèi)品)、直接物料(如客戶定制的零部件)，或其他一些商品(如煤、原材料、計(jì)算機(jī)、辦公用品等)。在線拍賣特別適合于那種有眾多有能力的供應(yīng)商的企業(yè)。當(dāng)然，企業(yè)又有杠桿來(lái)支配與供應(yīng)商關(guān)系的場(chǎng)合。
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