18個購物中心籌備期財務(wù)管理要點參考

　　引導(dǎo)語：本文從審計角度分析商管公司籌備期間財務(wù)管理的風(fēng)險點，建議運營期做好以下財務(wù)管理準備，確保購物中心順利運營。下面是yjbys小編為你帶來的18個購物中心籌備期財務(wù)管理要點參考，希望對大家有所幫助。

　　一、正文

　　1、高度重視預(yù)算編制工作，為開業(yè)后進行成本控制、節(jié)能工作打好基礎(chǔ)

　　分析：全面預(yù)算管理是以數(shù)量和金額的形式來反映和指導(dǎo)公司未來一定時期的活動，適合酒店、寫字樓租賃、商場、物業(yè)管理費等工作按流程執(zhí)行、費用支出相對固定的行業(yè)

　　風(fēng)險點 1：費用控制不住，對應(yīng)事項沒有做完;或則預(yù)算沒有突破，但對應(yīng)事項沒有做完。業(yè)務(wù)部門預(yù)算簡單，不完整，沒有具體明細項目，也沒有按月編制，財務(wù)部門過程中無法控制

　　風(fēng)險點 2：首次編制預(yù)算，物業(yè)管理費預(yù)算水份大。例如：機電設(shè)備處于維保期，應(yīng)該沒有維保費開支;綠化處于施工單位養(yǎng)護期，相應(yīng)不存在養(yǎng)護費，保安、保潔員工實際人數(shù)是否和預(yù)算一致

　　審計建議 1：預(yù)算編制細化，以修理費為例，要統(tǒng)計購物中心現(xiàn)有多少不同規(guī)格的燈管，估計每年要更換多少根不同規(guī)格的燈管;以清潔用品為例，一年需要多少量的垃圾袋，石材地面保養(yǎng)使用的晶化粉數(shù)量估算：要統(tǒng)計需要晶化保養(yǎng)的面積，不同區(qū)域的保養(yǎng)頻率;中央空調(diào)水電費：根據(jù)空調(diào)制冷時間、是否變頻空調(diào)、分機組、水泵、水塔、末端設(shè)備等分別計算后匯總，不同籠統(tǒng)估計，這也是為下一步制定節(jié)能措施打好基礎(chǔ)

　　審計建議 2：財務(wù)人員除做好本職工作外，還要學(xué)習(xí)物業(yè)管理知識和商業(yè)管理知識，才能對財務(wù)報表進行科學(xué)分析，做好成本控制工作

　　2、制定并完善各項財務(wù)管理與財務(wù)控制流程

　　收費控制流程，包括：物業(yè)費、租金、停車場收費、增值服務(wù)收費等

　　財產(chǎn)管理制度，包括：辦公用品、低值易耗品、固定資產(chǎn)、勞保用品、工程用工具、保安用品

　　支出管理制度，可以參照公司制度進行完善

　　審計建議：重點放在收費控制流程與財產(chǎn)管理制度的梳理上，制作出工作流程與制度后，在籌備期便通過培訓(xùn)等方法貫徹到各個部門，按營運期的需求嚴格執(zhí)行

　　3、能源費：包括水、電、煤氣、空調(diào)費、取暖費、水電損

　　風(fēng)險點：在工程部與項目公司、工程部與主力店進行工作對接時，財務(wù)部分要求工程部明確能源費的區(qū)分、計量、收費等，做出符合財務(wù)管理需求的規(guī)劃。在實際操作中，水、煤氣能分戶計量的區(qū)域比較明確，容易實現(xiàn)精確的計量與收費。重點關(guān)注的是公攤電費與空調(diào)費、取暖費，各職能區(qū)域、店與店之間容易區(qū)域重疊，為開業(yè)后準確計量與收費造成障礙

　　審計建議 1：明確公共區(qū)域與非公共區(qū)域能源費計量;明確商鋪與商鋪之間的能源費計量;明確公攤的計算與分攤方法

　　審計建議 2：明確能源費的繳費方式，在采用IC卡預(yù)收費、抄表收費等方式中提出明確財務(wù)意見，對于IC預(yù)收款方式，要充分考慮到大客戶的能源需求量及各種緊急情況財務(wù)收款方式;而對于抄表收費方式，要充分考慮商管公司代墊資金量及應(yīng)收款的風(fēng)險控制

　　4、裝修及收費，包括開業(yè)初裝及開業(yè)后二次重新裝修

　　風(fēng)險點：在工程部等業(yè)務(wù)部門制定裝修手冊的同時，財務(wù)部門應(yīng)主動參與，對裝修手冊中涉及財務(wù)管理的模塊提出規(guī)范化管理建議，并納入裝修管理制度或裝修手冊

　　審計建議 1：明確裝修進場需繳納各項費用：裝修期能源計量方法與繳納方式;裝修管理費的標準及繳納時間、方式;垃圾清運費的標準及繳納時間、方式;商戶違紀罰款的標準及繳納時間、方式

　　審計建議 2：明確裝修各項收費流程，保證各項費用應(yīng)收盡收，此項工作控制關(guān)鍵點為裝修許可證的發(fā)放流程控制，在與各業(yè)務(wù)部門工作對接時，財務(wù)部門對裝修許可證的發(fā)放提出明確的財務(wù)管理意見，需財務(wù)收費復(fù)核后方可發(fā)放。對于裝修費用的收取，財務(wù)部門需仔細閱讀主力店合同條款，主力店由于是招商中心直接與商家業(yè)務(wù)對接，對于裝修費用可能會有差別性的合同條款

　　審計建議 3：裝修押金退還及控制流程，明確驗收流程與相關(guān)表格的傳遞，明確退還審批流程，明確扣款審批

　　5、租金及物業(yè)管理費

　　風(fēng)險點：免租期是否收取物業(yè)管理費，惡意客戶在免租期后退租，商管公司租金受到損失，合同中違約條款只能彌補商管公司還要重新招商承擔(dān)商鋪閑置損失

　　審計建議 1：免租期是否收取物業(yè)管理費需要說明

　　審計建議 2：在違約責(zé)任中約定：如承租方在合同履行期間根本違約，承租方應(yīng)向出租方支付免租期內(nèi)的房租!或者可以約定一個比例，比如如承租方根本違約，承租方應(yīng)該根據(jù)未履行合同的期限占合同履行期限的比例向出租方支付免租期內(nèi)的租金

　　必須在籌備期規(guī)劃好收費相關(guān)事宜：物業(yè)費標準、物業(yè)收費面積、物業(yè)管理合同、物業(yè)管理合同臺帳、收費的流程等

　　6、停車場收費

　　分析：停車場收費的內(nèi)部控制工作一向是商管公司的重點工作，其它收款工作都是財務(wù)部收款臺收取的

　　風(fēng)險點 1：地上停車位的劃分及管理，按營業(yè)額流水比例收取租金的主力店是否收費及相關(guān)優(yōu)惠條款

　　風(fēng)險點 2：部分商戶租用固定車位，按月繳納租金，但是商戶車輛數(shù)量大于其租用的車位數(shù)量，就是多張IC卡對應(yīng)多個車位，在停車電腦系統(tǒng)不支持情況下，租戶占用其它停車位，會造成停車場管理混亂

　　審計建議 1：參與制定收費標準，收費系統(tǒng)的規(guī)劃，停車收費區(qū)域的劃分與管理，收費控制管理流程，停車場發(fā)票領(lǐng)購、核銷，與產(chǎn)權(quán)方分成比例等

　　審計建議 2：明確要求一線收費人員票款一致，并及時正確的錄入收費系統(tǒng)，出納嚴格按照規(guī)定和流程，接收一線收費人員交來的現(xiàn)金和票據(jù)。并及時簽認交接表格，根據(jù)交接表格，形成數(shù)據(jù)庫可以利用的電子文檔

　　7、廣告收入管理

　　風(fēng)險點：商管公司提供廣告服務(wù)，業(yè)務(wù)部門直接收取現(xiàn)金形成小金庫

　　審計建議：財務(wù)部參與規(guī)劃外墻廣告點位，明確經(jīng)營方式，是采用整體外包還是自營，如自營需辦理相關(guān)證件;明確分成比例;需業(yè)務(wù)部在規(guī)劃廣告位時，明確分成收入的繳納方式;明確公共區(qū)域廣告位收益權(quán)屬;明確主力店免費使用的廣告位;根據(jù)主力店合同建立臺帳備查

　　8、內(nèi)、外廣場公共區(qū)域經(jīng)營

　　風(fēng)險點 ：業(yè)務(wù)部門直接收取現(xiàn)金形成小金庫

　　審計建議：財務(wù)部要參與點位規(guī)劃，多種經(jīng)營合同要按商管公司文件編號，財務(wù)部參與合同審核，財務(wù)部建立點位臺帳。例：公共區(qū)域堆頭、活動如何收費要有明確標準

　　9、保潔費支出

　　風(fēng)險點 1：實際保潔人數(shù)和合同不符，實際清掃次數(shù)、保養(yǎng)和合同不符;使用的高檔材料和合同不符

　　風(fēng)險點 2：保潔部自行對租戶提供增值服務(wù)，收取現(xiàn)金作為小金庫

　　審計建議 1：明確保潔區(qū)域，測算保潔費，為運營期保潔合同招標或自營做準備

　　審計建議 2：提供增值清潔服務(wù)要簽訂合同

　　10、押金

　　風(fēng)險點：押金保障不足，只考慮租金和物業(yè)管理費，沒有考慮取暖費、公攤電費、空調(diào)電費等

　　審計建議 1：押金標準要包括取暖費和公攤水電費

　　審計建議 2：要收取商戶經(jīng)營保證金，商品質(zhì)量出現(xiàn)問題可以先行賠付

　　11、租賃軟件

　　發(fā)現(xiàn)：財務(wù)中心目前沒有使用物業(yè)費管理軟件，而是使用EXCEL表手工計算物業(yè)費和其它收費，勞動強度大，容易出現(xiàn)差錯

　　風(fēng)險點：商管公司租戶眾多，并且租戶定期調(diào)整，租戶面積也可能增減，部分租戶可能會出現(xiàn)拖欠全部或部分租金,不欠物業(yè)費;或者提前退租退部分押金，或商戶人去樓空，部分商品折抵租金。租戶轉(zhuǎn)租，押金更名、退租時部分收取滯納金等多種情況，繼續(xù)使用手工核算事倍功半

　　審計建議：財務(wù)部牽頭，選擇合適的租賃、物業(yè)管理軟件，以適應(yīng)購物中心開業(yè)后的情況

　　12、實施收銀一體化 為商業(yè)物業(yè)增值

　　說明：收銀一體化即商業(yè)管理公司通過收銀軟件系統(tǒng)和POS硬件設(shè)備統(tǒng)一采集、匯總和分析商戶銷售數(shù)據(jù)

　　優(yōu)點：準確掌握商戶的銷售業(yè)績，購物中心與商戶之間的租賃模式將更加豐富和科學(xué)，將能夠更多地采取“抽成”、“保底+抽成”、“保底或分成兩者取其高”等租賃模式

　　主流方式：購物中心出租給商戶POS機，商戶自主收銀，購物中心通過系統(tǒng)自動采集商戶的銷售數(shù)據(jù)

　　審計建議 1：以出租POS機的方式為主，實現(xiàn)收銀一體化，對主力店可以免收租金，對其它商戶收取租金與押金，可以保證主力店、影城等流水金額的真實性和準確性，從而保證租金的準確性

　　審計建議 2：統(tǒng)一收銀將帶來大量的現(xiàn)金流和資金沉淀，購物中心可以與收單銀行談判刷卡手續(xù)費返點，進一步增加公司收益

　　備注：銀行為了賺取顧客刷卡手續(xù)費和商戶銷售資金的沉淀，通常愿意與購物中心合作成為收銀一體化項目的收單銀行，銀行一般能夠向購物中心免費提供POS收銀一體機，這將極大的節(jié)省收銀一體化項目的建設(shè)成本

　　13、商戶退租與恢復(fù)裝修原狀

　　分析：商場定期調(diào)整商戶，這種調(diào)整是永遠的循環(huán)

　　風(fēng)險點 1：商管公司提供基本裝修，商戶在取得物業(yè)公司同意后進行個性裝修，承諾在退租時恢復(fù)原狀。退租無人負責(zé)或者對“原狀”理解產(chǎn)生歧義，事后商管公司只能承擔(dān)恢復(fù)原狀的成本

　　風(fēng)險點 2：商戶搬遷、裝飾裝修、使用公用設(shè)施設(shè)備，公用部位，事后沒有恢復(fù)

　　審計建議：合同中規(guī)定應(yīng)事先書面申請，并拍照存檔，造成損失的應(yīng)予補償

　　14、機電設(shè)備、設(shè)施管理

　　分析：包括強電、弱電系統(tǒng)、自動化控制系統(tǒng);智能化系統(tǒng)(含停車場系統(tǒng));電梯、空調(diào)、給排水系統(tǒng);供暖系統(tǒng)等，LED夜景系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、后備發(fā)電機等

　　風(fēng)險點 1：施工單位和物業(yè)公司交接不完善，缺少管線圖紙和設(shè)備材料、合格證等;工程部沒有建立臺帳、設(shè)備卡片、設(shè)備標識、備品備件庫，事后維修困難

　　風(fēng)險點 2：施工單位免費維保期結(jié)束后，工程部維保流于形式，結(jié)果設(shè)備幾年后事故增多，購物中心品質(zhì)下降

　　審計建議 1：設(shè)備管理實施預(yù)防性措施的基礎(chǔ)是收集整理、歸納和分析各類資料，有針對性的建立各類設(shè)備和管線系統(tǒng)的臺帳及運行、保養(yǎng)及檢修記錄等。對于重要的設(shè)備，如冷水機組、鍋爐、、電梯等，應(yīng)按單臺設(shè)備建立運行和檢修檔案，建立易損零配件資料庫，制定更換周期

　　審計建議 2：設(shè)備檔案建立后，對于收集的資料應(yīng)定期進行分析，特別是反應(yīng)設(shè)備狀況的運行參數(shù)，應(yīng)建立分析報表制度，以便從設(shè)備狀態(tài)趨勢，找出故障隱患，有計劃的進行維護檢修，避免維修保養(yǎng)計劃存在疏漏，避免因故障造成停機事故

　　審計建議 3：對于管、線等系統(tǒng)，預(yù)防性措施的重點是巡檢和定檢，定期保養(yǎng)。

　　15、存貨管理與成本控制

　　風(fēng)險點：財務(wù)部沒有設(shè)置存貨科目，購買材料后當(dāng)月直接進成本。工程部、保潔部自行保管材料，材料的領(lǐng)用脫離監(jiān)督，預(yù)算形同虛設(shè)

　　審計建議：財務(wù)部設(shè)置存貨科目，按具體品種設(shè)置明細科目，公司設(shè)立保管員崗位，工程部、保潔部填領(lǐng)料單領(lǐng)料，材料在發(fā)出的當(dāng)月進入成本

　　16、實物資產(chǎn)管理

　　實物資產(chǎn)分類：固定資產(chǎn)、低值易耗品、開發(fā)商提供的設(shè)施設(shè)備、進入建筑成本的機電設(shè)施設(shè)備等

　　風(fēng)險點：財務(wù)部只管理固定資產(chǎn)，一段時間后帳實不清

　　審計建議：除固定資產(chǎn)外，其它實物資產(chǎn)也要分門別類登記臺帳，財務(wù)部每年也要盤點其它實物資產(chǎn)，臺式電腦可以分主機、顯示屏分別記賬

　　17、保險

　　分析：商業(yè)管理公司一般投保財產(chǎn)一切險，物業(yè)公司投保公共責(zé)任險、財產(chǎn)險(機器設(shè)備險、附加機器設(shè)備損害險等)、停車場責(zé)任險等

　　風(fēng)險點：保險選擇不當(dāng)，保障不足或重復(fù)保險，商戶沒有投保自用部位保險或沒有分擔(dān)保費

　　審計建議 1：建議通過招標的方式確定保險公司(包括提供商戶投保的費率)

　　審計建議 2：參考其它商場經(jīng)驗，管理公司負責(zé)為公共部位(包括自行裝修、自用設(shè)施設(shè)備、租賃區(qū)域的)財產(chǎn)投保財產(chǎn)一切險，公共責(zé)任險、并承擔(dān)保費。同時向商管公司提供合法有效保險單及保費繳納憑據(jù)及復(fù)印件(原件審核后退還)

　　18、貨幣資金

　　收費方式：租戶可以轉(zhuǎn)賬，也可以直接交現(xiàn)金

　　風(fēng)險點：部分商戶可能會交現(xiàn)金，有時可能會交給業(yè)務(wù)部門相關(guān)催租人員，事后造成爭議

　　審計建議 1：標準合同文本規(guī)定：繳納現(xiàn)金必須到公司財務(wù)部收款臺交納，金額以現(xiàn)金收據(jù)為準

　　審計建議 2：客服部門送發(fā)票/催款通知，客戶必須簽收，以免遺失重要單據(jù)

　　審計建議 3：收款臺每筆收入必須開具相應(yīng)票據(jù)，并將相應(yīng)聯(lián)次交給客戶

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