ERP操作和使用技巧之財務(wù)管理

　　國內(nèi)的ERP實施顧問有點全才的意思，即要懂銷售、又要懂生產(chǎn)，還要懂財務(wù)。但是，事實上國內(nèi)大部分的實施顧問很多都不是財務(wù)出身，在財務(wù)方面的管理沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，實施ERP財務(wù)模塊時，總給客戶一種不熟練不專業(yè)的感覺。yjbys在這篇文章中將給讀者朋友們梳理一下財務(wù)管理的流程及ERP操作技巧。

　　1企業(yè)ERP的應(yīng)付賬款管理

　　按照正常的情況，供應(yīng)商根據(jù)企業(yè)的采購單送貨給企業(yè)，企業(yè)驗收完畢后收下。供應(yīng)商拿到企業(yè)簽收的單據(jù)后，就可以確認(rèn)應(yīng)付賬款了。但是，在中國很多企業(yè)中，這個流程不一定行的通。為什么呢?因為即使你貨送來了、拿到了企業(yè)的簽收單，企業(yè)仍然不認(rèn)為這些原材料已經(jīng)是企業(yè)自己的財產(chǎn)了，而是供應(yīng)商暫時寄放在企業(yè)的;只有當(dāng)企業(yè)開始用這些材料或者材料用完的時候，企業(yè)才會通知供應(yīng)商，說材料用完了，你們可以給我們開發(fā)票了，等待我們付款吧。

　　這個流程，當(dāng)然不是很正規(guī)的流程。拒一些在國外實施過多個項目的專家來說，這個流程是國內(nèi)企業(yè)特有的，不虧是中國特色的稱號。雖然這個流程不正規(guī)，但是，對于企業(yè)卻是有利的，因為他可以最大限度的減少企業(yè)的庫存資金的占用，提高資金的使用效率，減少企業(yè)管理成本。相反，對于供應(yīng)商是不利的。不過，供應(yīng)商有時候為了獲得更多的銷售定單，也只能屈服與企業(yè)。一個愿打、一個愿挨，這也不是我們ERP實施顧問能夠改變的了的。我們ERP實施顧問的任務(wù)，就是如何根據(jù)這個需求，轉(zhuǎn)化為ERP可以實現(xiàn)的流程。

　　國內(nèi)的一些ERP軟件，畢竟是土生土長的，熟悉環(huán)境，占有優(yōu)勢。他們在系統(tǒng)設(shè)計的時候，就考慮到了這個雖特殊但是卻常見的流程。如在入庫單上設(shè)置一個開關(guān)，當(dāng)物料入庫時，開關(guān)是關(guān)著的，也就是說不能根據(jù)這張入庫單生成應(yīng)付賬款;當(dāng)材料開始用后，即ERP系統(tǒng)中開始領(lǐng)料，根據(jù)先進先出的原則，若開始動用這筆入庫單的材料時，系統(tǒng)會自動把這個入庫單的開關(guān)打開，財務(wù)就可以根據(jù)這張入庫單產(chǎn)生應(yīng)付賬款。這說說簡單，但是后臺的會，要涉及到很多的程序。有些簡單的ERP，只是在入庫單上設(shè)置了一個按鈕，當(dāng)材料開始用時，有物料管理員手工去更改。這種處理方法欠簡單。因為若一筆原材料有兩張甚至更多的入庫單，則物料管理員還要去判斷，先結(jié)轉(zhuǎn)那一張的入庫單呢。

　　應(yīng)付賬款如此，應(yīng)收賬款也存在這種情況。如貨發(fā)出去了，還不能產(chǎn)生應(yīng)收賬款，要等客戶通知才能收款等等。這個情形同應(yīng)付賬款是類似。應(yīng)付賬款流程與應(yīng)收賬款流程是財務(wù)管理的開端，也是財務(wù)工作的主要流程。若能夠這兩大流程控制好了，ERP系統(tǒng)的財務(wù)模塊也就成功了一大半了。我先給大家介紹一下財務(wù)管理的應(yīng)付賬款流程。

　　企業(yè)的應(yīng)付賬款有很多種類，如原材料的應(yīng)付賬款、電力能源的應(yīng)付賬款、房租的應(yīng)付款等待，但是，大頭是原材料的應(yīng)付賬款，我講述的重點也是這個。在講解以前，我們有必要先了解以下，ERP的應(yīng)付賬款流程跟一般的財務(wù)管理的應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)兩者的區(qū)別，這有利于我們更好的了解ERP系統(tǒng)的財務(wù)管理功能。我們都知道，一般的財務(wù)管理系統(tǒng)，他的起點就是憑證，也就是說，要財務(wù)人員手工的輸入憑證，到企業(yè)的定單比較多，特別是生產(chǎn)企業(yè)原材料比較多的情況下，輸入憑證就是一個非常大的工程。有些制造企業(yè)，財務(wù)部門甚至有一個專門的人員，負(fù)責(zé)這憑證的輸入工作。但是，ERP系統(tǒng)不一樣。ERP系統(tǒng)的應(yīng)付賬款憑證(指供應(yīng)商的應(yīng)付賬款)一般都可以根據(jù)原材料入庫單直接轉(zhuǎn)換過來，可以節(jié)省財務(wù)部門很多的工作量。接下去，我就列舉應(yīng)付賬款中的兩個經(jīng)典管理流程及操作要點。

　　2流程中應(yīng)注意的操作技巧

　　第一、采購價格和數(shù)量有錯誤解決辦法。在供應(yīng)商送發(fā)票之前或者入庫單轉(zhuǎn)換成應(yīng)付憑單作業(yè)之前，一般采購都要跟供應(yīng)商進行對賬，看看當(dāng)月的賬目是否有錯誤。萬一不幸的是，若采購價格有錯誤怎么辦呢?因為采購單已經(jīng)入庫結(jié)案，即使只入了一部分，系統(tǒng)為了數(shù)據(jù)的安全，也不會允許采購員通過采購定單邊變更單更改價格;若采購員把原材料入庫單先撤消審核、再刪除、然后再變更采購單的話，改完后再走一遍入庫流程，明顯是不可能的。那該怎么辦呢?

　　其實，在很多ERP系統(tǒng)在原材料入庫單上有個小功能，通過此功能，可以在采購單已經(jīng)結(jié)案的情況下，修改入庫單價。如原來采購單上的單價為10元，而其實應(yīng)該是15元，通過這個功能，可以把入庫單的材料單價改為15元，計算庫存成本時也是按照這個價格來計算，包括統(tǒng)計生產(chǎn)成本。但是，采購單的價格不會更改，這是為了保留歷史記錄。但是，在轉(zhuǎn)換應(yīng)付憑單的時候，就會以正確的價格，即15元的價格。

　　若數(shù)量有問題也可以做類似處理。如供應(yīng)商總共送來5萬套材料，但是，如質(zhì)量或者其他原因，最后計價的數(shù)量只有4.9萬套，此時，就可以在這里直接更改數(shù)量即可。這個工具，極大的方便了日常管理。

　　第二、發(fā)票信息的控制。若想要財務(wù)付款，一般需要四張單據(jù)，分別為采購單、供應(yīng)商送貨單、企業(yè)的入庫單與供應(yīng)商發(fā)票，缺一不可。特別是供應(yīng)商增值稅發(fā)票，以為這發(fā)票對于企業(yè)來說，就是錢。所以，財務(wù)人員也想省事，跟采購或者供應(yīng)商說，你們沒有發(fā)票就不用來向財務(wù)請款了，請了也是白請。也就是說，在轉(zhuǎn)應(yīng)付憑單的時候，就要有一個判斷，看入庫單有沒有發(fā)票，及發(fā)票的金額是否準(zhǔn)確等等。

　　在入庫單上還有一個功能，通過這個功能，采購員可以把這張入庫單的發(fā)票信息輸入進去。在轉(zhuǎn)換應(yīng)付憑單的時候，財務(wù)人員可以選擇，是全部轉(zhuǎn)換呢，還是只轉(zhuǎn)換那有有發(fā)票信息的入庫單據(jù)。通過這個控制，那些不及時提供發(fā)票的供應(yīng)商，就不用想急著收到款項。

　　但是，在實際作業(yè)中，有這種情況存在。如供應(yīng)商不按照當(dāng)月的貨款來開發(fā)票，而是每月固定開票。如當(dāng)月的貨款雖然有550萬，但是，其每月就開500萬發(fā)票。此時，就有個發(fā)票的匹配問題。關(guān)于這個問題的處理情況，我會在應(yīng)付賬款的另外一個流程中，詳細介紹。

　　第三、在應(yīng)付憑證處發(fā)現(xiàn)采購價格有誤。有時候由于人為的疏忽，采購員在對賬時，沒有發(fā)現(xiàn)什么問題。但是，財務(wù)人員在審核憑證時，發(fā)現(xiàn)了價格有問題。在應(yīng)付憑單上有個查詢工具，可以查詢這個材料、這個供應(yīng)商的歷史交易信息，可以看到價格等記錄，方便財務(wù)人員核對。若財務(wù)人員在核對時，發(fā)現(xiàn)價格有錯誤，該如何操作呢?

　　當(dāng)然，可以直接在應(yīng)付憑單上進行修改。但是，我一般在ERP項目實施時，不建議用戶這么做。因為財務(wù)人員從管理角度講，是沒有價格更改的權(quán)限，若直接在應(yīng)付憑單上改的話，不方便以后財務(wù)工作的稽核，跟財務(wù)管理的要求也合。財務(wù)管理要求，若記賬憑證錯誤是因為原始憑證的錯誤引起的，則還要開證明。所以，我在財務(wù)模塊實施中，建議用戶若發(fā)現(xiàn)原材料的價格有錯誤，在采購員對賬時，沒有發(fā)現(xiàn)，而導(dǎo)致應(yīng)付憑單錯誤的話，我建議他們把應(yīng)付憑單刪除，然后讓采購員在入庫單上通過更改價格的功能把價格改正過來，然后，再生成應(yīng)付憑單。

　　若應(yīng)付憑單不刪除的話，則對應(yīng)的原材料入庫單是已經(jīng)結(jié)束了的，無法進行任何修改。所以，要在修改前，一定要先刪除應(yīng)付憑單。

　　第四、有預(yù)付款情況下的處理方法。如某個供應(yīng)商比較刁，他要求企業(yè)在下單時，必須先預(yù)付50%的預(yù)付款。若企業(yè)當(dāng)月下單500萬，先預(yù)付了250萬。在月底的時候，實際只要付款250萬即可，這在系統(tǒng)里是如何體現(xiàn)的呢?

　　在根據(jù)入庫單自動生成應(yīng)付憑單的過程中，系統(tǒng)會去判斷，這張入庫單對應(yīng)的采購單有沒有預(yù)付款的項目，沒有就罷了，若有，則在生成應(yīng)付憑單的時候，還會觸發(fā)一個動作。就是關(guān)聯(lián)對應(yīng)的預(yù)付單據(jù)。在生成的預(yù)付款單據(jù)上，會帶出原來的預(yù)付款記錄，并可以根據(jù)用戶的要求，自動沖銷應(yīng)付賬款。當(dāng)然，用戶也可以選擇在付款的時候沖銷，用戶可以根據(jù)自己的操作習(xí)慣來選擇。

　　3發(fā)票限額控制

　　增值稅發(fā)票的作用我想大家都非常的清楚。其進項稅直接可以抵扣銷項稅額，想當(dāng)于是幫助企業(yè)減少稅收、增加利潤。所以有些企業(yè)就開始動彎腦子了，就想著多弄點發(fā)票、多抵點稅。俗話說，磨高七尺，道高一丈。國家就想出了發(fā)票限額的招數(shù)，加強對發(fā)票的管制。

　　第一、僅對十萬元版專用發(fā)票，規(guī)定其一次開票銷售額的最高和最低限額，即限定一次開票其銷售額在100萬元以下(不含100萬元)至10萬元以上(含10萬元)的數(shù)額使用的一種專用發(fā)票。一次開票銷售額超100萬元(含100萬元)的則必須使用納入防偽稅控系統(tǒng)的電腦版專用發(fā)票;而對銷售額在10萬元以下(不含10萬元)則應(yīng)使用萬元版或千元版或百元版的專用發(fā)票。

　　第二、對萬元版千元版百元版三種手工填開的專用發(fā)票，只是限定其一次開票銷售額不得突破最高限額，即：萬元版專用發(fā)票最高銷售額不得超過10萬元，千元版專用發(fā)票最高銷售額不得超過1萬元，百元版專用發(fā)票最高銷售額不得超過1，000元;而對其一次開票銷售額沒有最低數(shù)額限制。

　　第三、是專對電腦版專用發(fā)票的規(guī)定，因該專用發(fā)票已納入防偽稅控系統(tǒng)，由計算機開票，其開票數(shù)據(jù)都全部存入計算機，并實行全國開專用發(fā)票的計算機聯(lián)網(wǎng)，可隨時相互稽核查對，其一次開票銷售額沒有限制。

　　由于這個限制，就給相當(dāng)一部分的國外ERP軟件，造成了麻煩。如一張入庫單金額達到120萬，但是，其沒有納入防偽稅控系統(tǒng)的電腦版專用發(fā)票，怎么辦?就把發(fā)票開成兩張，一張80萬，一張40萬。但是，很多ERP軟件，在入庫單上只能反映一張發(fā)票信息，如臺灣的鼎新軟件。這就非常麻煩，給發(fā)票的管理造成麻煩。因為企業(yè)要求供應(yīng)商在請款的時候，要請購單、企業(yè)入庫單、他們的送貨單及發(fā)票四張單據(jù)齊全才可以，而且發(fā)票的金額不能少于應(yīng)付賬款的金額。否則的話，財務(wù)在ERP系統(tǒng)中不能生成應(yīng)付賬款或者付款單。

　　ERP如此控制是合理的，目的是為了保證供應(yīng)商不少開發(fā)票，而且，以后稽核起來，也很方便，入庫單、發(fā)票、付款單據(jù)都能夠關(guān)聯(lián)起來�，F(xiàn)在的問題時，有些ERP系統(tǒng)一張入庫單只能對應(yīng)一張發(fā)票，而企業(yè)的要求，是一張入庫單可以對應(yīng)多張發(fā)票。所以，這就要對ERP系統(tǒng)進行調(diào)整。

　　4成本的計算統(tǒng)計

　　國外一些數(shù)一數(shù)二的ERP軟件，跟國內(nèi)的ERP比起來，成本模塊是其比較占有優(yōu)勢的地方。但是，中國很多企業(yè)企業(yè)的成本計算方法，讓他們這些“英雄”無用武之地。如有些企業(yè)成本計算比較簡便，只需要考慮材料成本即可，其他的成本，如制造費用、管理費用等等，都按照一個固定的比例進行計算。如一個產(chǎn)品的單位成本為30元，而企業(yè)根據(jù)歷史的統(tǒng)計經(jīng)驗，設(shè)置制造費用等的成本為材料成本的20%，即6元。則此時，這個產(chǎn)品的單位成本為36元。

　　由于這個成本計算方法相對來說比較簡單，而Oracle、SAP等ERP軟件的成本模塊雖然比較健全，但是，若用到這些企業(yè)當(dāng)中去，就有點“殺雞焉用牛刀”的感覺，使用起來，反而很不方便。我這只是列舉了三個常見的具有“中國特色”的業(yè)務(wù)流程，其他類似的流程還有很多。所以，雖然象SAP等大型的ERP軟件，在國外用的非常好，但是，在國內(nèi)企業(yè)使用起來的時候，難免要是水土不服，還是要經(jīng)常的碰壁。所以，無論是企業(yè)準(zhǔn)備采取國外的ERP軟件還是國外的軟件公司要進軍國內(nèi)市場、特別是內(nèi)資本企業(yè)，都要注意相互了解，注意各自的“國情”，才能保證后期的合作愉快。

　　5ERP使得財務(wù)管理水平得以提高

　　首先、ERP系統(tǒng)功能對毛利預(yù)測、合同管理更加準(zhǔn)確和及時。銷售合同報價計算在ERP系統(tǒng)中自動完成，每更改一次產(chǎn)品的配置，系統(tǒng)都會瞬間、準(zhǔn)確地計算出銷售收入、成本和毛利，為包括財務(wù)部在內(nèi)的合同評審者、決策者提供可靠的數(shù)據(jù)支持。銷售合同的評審也從各個部門輪流的書面評審變?yōu)樵贓RP系統(tǒng)中的電子評審，不僅不受地域的限制，而且評審時間由原來的5～10天縮短為1天，大大提高了工作效率。

　　其次、ERP系統(tǒng)功能實現(xiàn)了對財務(wù)預(yù)算的實時控制和多角度分析。在ERP系統(tǒng)中，所有的費用項目全部設(shè)置在費用明細層。同時，將需要考核的單位設(shè)置成不同的“成本中心”，然后根據(jù)不同的管理或查詢需要建立起不同的“成本中心組”，這樣就可以靈活、方便、快捷地查詢出不同的期間費用總額、部門費用總額、公司費用總額、任意組合的“成本中心組”的費用總額等。ERP系統(tǒng)對費用的管理還可以實現(xiàn)同時按部門和項目統(tǒng)計，這就大大方便了對研發(fā)項目成本管理或某個階段性產(chǎn)品項目成本管理的需求。

　　獲利能力分析是ERP系統(tǒng)提供給企業(yè)的又一個強大的財務(wù)管理功能。具體而言，公司將內(nèi)部組織根據(jù)管理和考核的需要設(shè)置成不同層次的“利潤中心”和“成本中心”，并將公司年度整體預(yù)算逐層分解到每個被考核的“利潤中心”和“成本中心”。當(dāng)業(yè)務(wù)實際發(fā)生時，系統(tǒng)會將每一筆業(yè)務(wù)的收入、成本、毛利、費用及時地歸集在預(yù)先設(shè)置好的“利潤中心”和“成本中心”名下。管理者可以從系統(tǒng)的報表工具中逐層查詢每個“利潤中心”和“成本中心”的財務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況，分析產(chǎn)生偏差的原因，從而實現(xiàn)了對整體經(jīng)營指標(biāo)的分解、落實、監(jiān)督、分析和考核，拓展了財務(wù)管理的視角，提高了財務(wù)管理的透明度、及時性和有效性。

　　再次、ERP系統(tǒng)功能使資產(chǎn)管理水平大大提高。ERP系統(tǒng)可以詳細記載資產(chǎn)購進、轉(zhuǎn)移、組建以至于到最后處理的所有業(yè)務(wù)細節(jié)和過程。電子資產(chǎn)卡片替代了書面的卡片;一項資產(chǎn)在系統(tǒng)中擁有唯一的代號;同一資產(chǎn)在各部門間的流動都將記錄起始時間;系統(tǒng)對組建的資產(chǎn)自動計算其新的價值;資產(chǎn)折舊不再是按類別而是按每項資產(chǎn)分別自動計提，并且按照記載的資產(chǎn)在部門間流動的起始時間分別列支在不同的部門(成本中心)名下。財務(wù)人員甩掉了繁重的核算工作，把主要精力放在對資產(chǎn)使用有效性和安全性的監(jiān)督、控制和分析工作上，強化了管理職能。

　　最后、ERP系統(tǒng)功能提高了成本管理水平。ERP作為一個高度集成的信息系統(tǒng)，將不同業(yè)務(wù)部門的信息高度交匯，體現(xiàn)物流、信息流、資金流的統(tǒng)一。它強調(diào)事前計劃、事中控制、事后反饋的統(tǒng)一，一套預(yù)測、計劃、決策、控制、分析、考核的管理模式也體現(xiàn)在成本管理中。從具體的管理方法來看，ERP系統(tǒng)強調(diào)能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)成本的預(yù)先確定、實際成本發(fā)生后成本差異的分析、以成本中心為主體的責(zé)任成本管理等功能，而這些都是管理會計的重要內(nèi)容。它并非停留在僅僅能夠完成計算機化的成本記錄、歸檔等傳統(tǒng)任務(wù)，更多貫穿于ERP成本管理中的是管理會計的原則和思想。

　　具體而言，標(biāo)準(zhǔn)成本的制定與企業(yè)年度預(yù)算緊密相連;實際成本的核算從最底層物料的材料費開始，逐層向上將每一件物料的材料費、人工耗用、機器耗用和制造費用累積，得出每一層零部件直至最終產(chǎn)品的成本。對于成本分析來說，徹底擺脫了月末結(jié)賬的限制，變事后分析為可隨時查詢某個生產(chǎn)定單在不同工序上實際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本的比較情況;可隨時通過查詢“成本中心報表”來觀察每個生產(chǎn)工序上實際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本的對比情況;可監(jiān)督生產(chǎn)部門工時確認(rèn)的準(zhǔn)確性等等。它最終實現(xiàn)了成本管理的及時性。

　　財務(wù)系統(tǒng)不僅在內(nèi)部的各模塊充分集成，與供應(yīng)鏈和生產(chǎn)制造等系統(tǒng)也達到了無縫集成。使得企業(yè)各項經(jīng)營業(yè)務(wù)的財務(wù)信息能及時準(zhǔn)確地得到反饋，從而加強了對資金流的全局管理和控制。

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