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房地產(chǎn)評估師公司檔案管理制度
凡從事房地產(chǎn)評估業(yè)務的單位，必須配備有一定數(shù)量的房地產(chǎn)估價師。房地產(chǎn)估價師必須在一個經(jīng)縣級以上人民政府房地產(chǎn)行政主管部門審核評定、取得房地產(chǎn)價格評估資質(zhì)的機構(gòu)內(nèi)執(zhí)行業(yè)務。
為維護本公司利益和各方當事人的合法利益，規(guī)范估價操作行為，及時做好估價資料整理歸檔，方便內(nèi)部和外部審核，并且防范風險或解決有關估價爭議，根據(jù)《房地產(chǎn)估價規(guī)范》和國家、省、市的相關規(guī)定，結(jié)合本公司實際，制訂如下評估報告檔案管理制度。 一、估價項目檔案管理的主要工作原則 在加強房地產(chǎn)估價資料歸檔管理中，遵循下述工作原則：
1、及時性原則 估價人員在出具估價報告后的3天內(nèi)，及時將一切必要的資料整理歸檔，避免出錯或丟失資料。
2、真實性原則 估價項目檔案具有依據(jù)憑證作用，必須強調(diào)歸檔資料的原始、合法和真實性。
3、完整性原則 估價項目檔案應涵蓋全部估價活動，具有較好的完整性，以確保對整個估價活動過程的可追溯性。
4、可操作性原則 估價項目資料應便于整理歸檔，切忌過于繁瑣和盲目求全;應便于查找保管，并滿足保密的要求;應便于開發(fā)利用。
二、估價資料管理措施
1、評估報告的臺帳建立 要建立格式和內(nèi)容一致的估價報告微機登記臺帳和書面登記臺帳，摘錄各份估價報告的項目名稱、委托人、評估項目、項目規(guī)模、估價時點、估價結(jié)果等事項，其欄目要與房地產(chǎn)估價機構(gòu)信用檔案中的“估價項目基本情況”內(nèi)容保持一致，以 減少上報信用檔案的工作量。估價報告的臺帳建立，應自接受委托時開始逐項登記。 2、明確歸檔估價資料的內(nèi)容 估價報告的歸檔備案 估價報告交付后，應及時歸檔備案，并采用微機存檔和書面存檔兩種方式。
1) 微機存檔的估價報告，應包括以下內(nèi)容： a) 《房地產(chǎn)估價結(jié)果報告》; b) 《房地產(chǎn)估價技術(shù)報告》; c) 現(xiàn)場勘察數(shù)碼照片。
2) 書面存檔的估價報告，下列資料必須完善： a) 《房地產(chǎn)估價委托書》; b) 《房地產(chǎn)估價報告》(必須附有技術(shù)報告)： c) 《房地產(chǎn)估價現(xiàn)場勘察表》; d) 《房地產(chǎn)估價收費通知單》存根聯(lián); e) 房地產(chǎn)估價《業(yè)務流程單》; f) 委托人提供的相關權(quán)證資料等附件。 有保存價值的一切必要資料都應整理歸檔。將應歸檔資料分為下述四類，并在檔案目錄中明示： (1)估價報告類： 包括估價結(jié)果報告和估價技術(shù)報告，含必要的附件資料。
(2)工作流程類： 包括估價項目受理審定表、委托協(xié)議書、估價項目安排表、估價工作計劃書、估價報告三級審核及重大估價問題討論記錄表、估價報告流轉(zhuǎn)簽發(fā)及修改記錄表、委托方簽收及評價意見表、評估工作小結(jié)。
(3)備查資料類： 現(xiàn)場查勘記錄、估價調(diào)查資料及其他估價有關參考資料、委托方提供的資料清單、未列入估價報告附件的委托方提供資料。
(4)檔案管理類：立檔審查表和估價報告電子文檔查找編目。
3、歸檔的時間要求 估價人員在出具估價報告后兩周內(nèi)，應按有關要求將該項目一切必要的資料整理歸檔。 部門經(jīng)理在每個月的月底，應對估價人員已出具估價報告的項目資料整理歸檔情況進行督促檢查。 估價人員整理好有關資料、準備歸檔時，項目負責人、部門經(jīng)理和檔案管理人員，應按立檔審查要求(含歸檔資料種類、數(shù)量及其內(nèi)容質(zhì)量等方面的要求)，對擬歸檔資料認真進行審查，如確認符合要求，方可在填妥立檔審查表后，準予立檔入庫。
4、檔案室的硬件和軟件建設 在硬件建設方面，主要抓下列事項：
(1)設專門的檔案室(有專人管理，有嚴格的檔案入庫審查和借閱制度)。檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，堅持以防為主、防治結(jié)合方針，切實做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密)工作，確保檔案完整安全。保持一定的室溫和適當通風。
(2)紙質(zhì)檔案的保管，采用目前檔案管理系統(tǒng)較先進的手動密集架，以便最充分地利用檔案室的有限空間，存放盡可能多的檔案資料。
(3)書面歸檔資料應選用較好的紙張。所有簽字不準用園珠筆。歸檔紙質(zhì)資料的裝訂，首先是用打洞機打洞，然后用我公司特地定做的帶蛇形金屬軟條(可穿過紙孔)的硬面檔案夾，很方便地裝訂成冊。這樣裝訂的檔案可在密集架上整齊地擺放。
(4)電子文檔采用質(zhì)量好的耐久光盤脫機保存。每張光盤均可存放一定數(shù)量估價項目的歸檔資料。光盤集中存放在一個專用的鐵皮柜內(nèi)。所有光盤均有備份，并另行存放。
在軟件建設方面，主要抓下列事項：
(1)制訂和不斷完善一整套涉及歸檔、立檔、保管、使用和銷毀等各個環(huán)節(jié)的檔案管理制度文件和程序文件，以指導檔案管理各項具體工作。
(2)制訂和不斷完善有關紙質(zhì)文檔和電子文檔的編目，以便查找。
(3)制訂和不斷完善有關檔案資料二次信息開發(fā)利用的具體技術(shù)路線、電子表格和編目，以便開發(fā)利用和查找。
三、檔案管理制度 為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
(一)、檔案借閱管理制度 ：
1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續(xù)。
2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應在閱覽室內(nèi)進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負責人 批準，但借出時間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責任。
(二)、檔案銷毀制度 ：
1、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進行銷毀處理。
2、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報告，列出檔案銷毀清冊。 3、檔案銷毀，必須嚴格執(zhí)行審批制度，履行批準手續(xù)。
4、檔案的銷毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。 鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某日已銷毀并簽名蓋章。
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