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跟單員知識輔導(dǎo)：外貿(mào)跟單
外貿(mào)跟單就是做為客戶和工廠之間的橋梁做好協(xié)調(diào)管理工作，把信息及時地在兩者之間進(jìn)行反饋。下面一起和小編來詳細(xì)了解一下外貿(mào)跟單的分類和流程！
跟單員知識輔導(dǎo)：外貿(mào)跟單
一、 外貿(mào)跟單與外貿(mào)跟單員的定義
(一)外貿(mào)跟單的概念：是外貿(mào)行業(yè)一個細(xì)分的從業(yè)崗位，也是外貿(mào)公司內(nèi)部各部門之間、外貿(mào)公司與生產(chǎn)企業(yè)，外貿(mào)公司與客戶、生產(chǎn)企業(yè)與客戶之間聯(lián)系與溝通的橋梁。
(二)外貿(mào)跟單員的概念(Quality Controller,QC)
1、定義：外貿(mào)跟單員是指在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中，在貿(mào)易合同簽訂后，依據(jù)相關(guān)合同或單證對貨物生產(chǎn)加工、裝運(yùn)、保險、報檢、報關(guān)、結(jié)匯等部分或全部環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤或操作，協(xié)助履行貿(mào)易合同的外貿(mào)從業(yè)人員。
而外貿(mào)跟單中的“單”，則是指企業(yè)涉外合同或信用證項(xiàng)下的訂單。與單證員的單不同。
2、定位：
外貿(mào)跟單員是協(xié)助外貿(mào)業(yè)務(wù)員開拓國際市場、推銷產(chǎn)品、協(xié)調(diào)生產(chǎn)和完成交貨的業(yè)務(wù)助理。
二、外貿(mào)跟單的分類
1、按業(yè)務(wù)進(jìn)程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。(重點(diǎn))
前程跟單是指跟到出口貨物交到指定出口倉庫為止;
中程跟單是指跟到裝船清關(guān)為止;
全程跟單是指跟到貨款到賬，合同履行完畢為止;
2、按商品類別分可分為紡織品跟單、服裝跟單、鞋類跟單、玩具跟單、家具跟單等。
3、按企業(yè)性質(zhì)可分為生產(chǎn)型企業(yè)的跟單和貿(mào)易型企業(yè)的跟單
4、按具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)分，可以分為運(yùn)輸跟單、原材料跟單、包裝跟單、外包跟單、生產(chǎn)跟單、樣品跟單
5、根據(jù)貨物的流向，可以分為出口跟單和進(jìn)口跟單。
不管如何分類，外貿(mào)跟單的目標(biāo)都是相同的：按質(zhì)、按量、按時將訂單項(xiàng)下的商品交到采購商手中。
三、外貿(mào)跟單詳細(xì)流程
1.客戶下訂單。
2.電傳工廠安排貨物確定產(chǎn)裝時間。
3.安排船期訂艙:(如果是送貨要寫送貨通知書)。
4.電傳標(biāo)簽到工廠。
5.訂艙，托書傳真貨代。
6.核銷單備案:(電子口岸備案)
7.將報關(guān)單據(jù)在合理日期寄送給貨代:(一般先郵寄報關(guān)委托書和核銷單，記下核銷單號碼，其余 資料可以傳真)(合同，核銷單一式三聯(lián)，發(fā)票，裝箱單，報關(guān)委托書1份，報關(guān)單2份<;自己填寫1份，空白1份)。
8.辦理保險并審核確認(rèn):(開船之前;投保金額不留小數(shù)，有小數(shù)的均進(jìn)一位。)
9.提單審核確認(rèn):(臨近裝船時;非正式的，要顯示集裝箱號，得知船名航次，審?fù)陠魏笠蟪稣尽?
10.辦產(chǎn)地證:(開船之前;產(chǎn)地證打印)在貿(mào)促會辦理登記蓋章。
所需資料:一般原產(chǎn)地證書/加工裝配證明書申請書，原產(chǎn)地證，商業(yè)發(fā)票。產(chǎn)地證日期應(yīng)與發(fā)票簽發(fā)日期一致。
11.包裝申明繕制。
12.提單寄到后做客戶單據(jù):發(fā)票，裝箱單，B/L，原產(chǎn)地證，保單，檢驗(yàn)合格單，檢驗(yàn)證書，包裝申明。
13.催款。
14.外匯申報:(銀行通知有外匯進(jìn)賬，填寫涉外收入申請表到銀行國際結(jié)算中心辦理，根據(jù)貸記通知單補(bǔ)填單號，拿貸記通知單。)
15.核銷:(先到銀行國際結(jié)算中心水單，補(bǔ)填相應(yīng)的核銷單號碼后經(jīng)銀行蓋章。)
收匯核銷所需資料:
�、俸虽N單
②報關(guān)單(核銷專用聯(lián))(已蓋章)
�、坫y行結(jié)匯水單
④出口收匯核銷報告表(一式兩份)
到外匯管理科，拿資料去蓋章，回一聯(lián)出口收匯核銷報告表(已蓋章)，核銷單(已蓋章)，在相應(yīng)的核銷單核銷專用聯(lián)，退稅專用聯(lián)上加蓋"已核銷"印章，將正常核銷資料退還并由經(jīng)辦人在(出口收匯核銷報告表)上簽收。
16.叫工廠開增票:(開過的增票要去稅務(wù)局認(rèn)證，蓋已認(rèn)證印章。)
17.出口退稅:
所需資料一份:
�、偕陥蟪隹谕硕愘Y料交接表 2份
②外貿(mào)企業(yè)出口退稅匯總申請表
跟單具體步驟
第1步：當(dāng)業(yè)務(wù)員和客戶在網(wǎng)上進(jìn)行溝通，確定初步意向后。客戶通過快遞把樣品和加工的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)傳過來。此時，將樣品和相關(guān)的加工制作的要求通過打樣申請單反映出來。之后，經(jīng)過業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽字，將樣品和打樣單（打樣單要復(fù)印一份，正本留自己保存。）給打樣室進(jìn)行打樣。
第2步：樣品出來后通過快遞寄給客戶，注意及時向快遞詢問UPS號。
第3步：客戶確認(rèn)樣品并將樣品寄回，同時下單。
第4步：根據(jù)回傳樣品，制做簡單的定貨單給技術(shù)部。定貨單要業(yè)務(wù)員和部門經(jīng)理簽字。將單和樣品留技術(shù)部。要求其制作工藝流程。
第5步：之后將合同傳給財務(wù)部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據(jù)合同來做，把品質(zhì)要求，包裝要求，和備注事項(xiàng)，交貨日期。寫清楚。之后把訂貨單復(fù)印5份，分別傳生產(chǎn)-品管-財務(wù)-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書復(fù)印5份，傳財務(wù)-技術(shù)部-物控-生產(chǎn)-品管。正本留技術(shù)部，副本自己留著。
第6步：將合同復(fù)印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務(wù)負(fù)責(zé)人。
第7步：及時反映工廠在生產(chǎn)過程中的問題，并和業(yè)務(wù)員溝通。在業(yè)務(wù)員和客戶溝通達(dá)成協(xié)議后，將結(jié)果通過工作聯(lián)系單將變更要求傳達(dá)到生產(chǎn)車間。工作聯(lián)系單正本留己，副本傳達(dá)。
第8步：快出貨時，聯(lián)系貨代。做報關(guān)單據(jù)。并提前寄交貨代。若生產(chǎn)有問題，導(dǎo)致不能及時出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。
第9步：若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來的進(jìn)倉單或相關(guān)單據(jù)交給出貨部門。并將出貨通知單復(fù)印3份，傳生產(chǎn)-品管-出貨部。正本留己。
第10步：即使做好議付單據(jù)連同貨代送來的提單進(jìn)行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項(xiàng)下，則交由財務(wù)部到銀行進(jìn)行相關(guān)事項(xiàng)。
第11步：到核銷單等相關(guān)單據(jù)回來后，將單據(jù)交由財務(wù)部進(jìn)行結(jié)匯，辦理核銷退稅手續(xù)。
以上所有自己保存的單據(jù)按合同和客戶編號先后順序進(jìn)行分檔管理。
外貿(mào)跟單的注意事項(xiàng)
在外貿(mào)跟單過程中，要做到“認(rèn)真”和“多走一步”。
一、做到“認(rèn)真”
1、明確“認(rèn)真”的必要性。認(rèn)真的工作對應(yīng)好的結(jié)果，不認(rèn)真跟進(jìn)客戶是對公司資源的浪費(fèi)。
2、全面熟悉公司產(chǎn)品，報價，制樣，訂單審批，生產(chǎn)，質(zhì)檢，驗(yàn)貨，出貨流程，信用證風(fēng)險。這是為客戶提供專業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)。
3、每一天上班時明確當(dāng)天的工作，下班前回想一天工作情況。確保完成最重要和最緊急的工作。
4、在所有日常與客戶溝通中使用正規(guī)商務(wù)信函格式及公司規(guī)定的簽名。也不允許出現(xiàn)一句話式的回復(fù)（完全無商務(wù)信函的格式）。
5、在收到客戶信函時第一時間進(jìn)行回復(fù)。不能給予明確回復(fù)時，發(fā)送“信函收到”的確認(rèn)函并確認(rèn)可以為客戶提供明確回復(fù)的時間。即保證溝通的雙向性。
6、最少次數(shù)提供讓客戶滿意的樣品（最多三次）。與客戶溝通盡量多的細(xì)節(jié)以保證制作的樣品一次性讓客戶滿意。這將會很大程度上增加接下訂單的可能性，加快訂單時間和減少公司樣品制作費(fèi)用。對產(chǎn)品的充分了解會幫助你提供讓客戶更滿意的服務(wù)。
7、樣品完成后，業(yè)務(wù)人員手上必須保留一套與提供給客戶完全相同的樣品并完整和完好的保存。
8、給客戶的承諾必須全力來實(shí)現(xiàn)。當(dāng)出現(xiàn)不確定因素時，向直屬上級征求建議后再確認(rèn)給客戶，以保證每一個承諾的實(shí)現(xiàn)。并與上級溝通處理結(jié)果的原因。
9、了解訂單生產(chǎn)排程，定期對訂單產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行跟進(jìn)。
10、公司只有“我們”，沒有他們�？蛻籼岢龅乃袉栴}就是公司的公司，也是自己的問題。我們要給客戶解決所遇到的問題或者與客戶一起解決。不要把問題化成埋怨，也不要讓它擱置在一邊。主動去解決了，會發(fā)現(xiàn)并不是想象中那么難。而且實(shí)踐告訴我們最麻煩的客戶會是最忠誠的客戶。
11、必須了解基本的商務(wù)禮儀，在溝通、跟進(jìn)過程中做到尊重客戶。讓客戶隨時可以找到你，但沒有客戶的要求或非緊急情況下，不要打客戶手機(jī)；客戶的快遞帳號的每一次使用都必須經(jīng)過客戶的允許；對產(chǎn)品/訂單等任何方面的更改都需要征求客戶的意見/同意及讓客戶了解情況等。
二、在服務(wù)上“多走一步”
1、宣傳公司網(wǎng)站，充分利用公司網(wǎng)站。讓客戶通過網(wǎng)站來了解公司，會節(jié)省很多時間。
2、做到十一個“主動”，主動介紹公司服務(wù)及產(chǎn)品，主動（定期）與客戶保持聯(lián)系，主動索取客戶快遞帳號，主動提供快遞單號，主動提供樣品產(chǎn)品圖片，主動索取及確認(rèn)外箱嘜頭，主動提供訂單生產(chǎn)進(jìn)度，主動約定驗(yàn)貨時間，主動提供驗(yàn)貨報告，主動要求客戶提供訂單產(chǎn)品質(zhì)量反饋，主動向客戶推薦公司新產(chǎn)品�！爸鲃印痹谛袆颖瓤蛻粼�。
3、從每一個微小的細(xì)節(jié)為客戶提供最完善的服務(wù)，降低公司與客戶的貿(mào)易風(fēng)險。在與每一個客戶溝通過程中，維護(hù)公司形象。將客戶的反饋建議集中反饋到市場部，作為公司將來規(guī)劃的借鑒。這將會為公司帶來整體利益，也更有利于客戶的開發(fā)。
4、完成自身職責(zé)范圍內(nèi)工作的前提下，幫助同事解決問題或提出解決問題的建議。任何客戶的電話必須熱情接聽并做相應(yīng)記錄。組成互愛互助的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)。
5、在公司這個大的團(tuán)體中，個人力量不可能改變公司的狀況，團(tuán)隊(duì)力量才是無限的。
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