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提高公司內(nèi)部跨部門溝通的方法和技巧
現(xiàn)在眾多企業(yè)都趨于扁平化，使得跨部門之間的溝通更加頻繁。部門之間地位平等，不存在上下級關(guān)系，按說溝通應(yīng)該比較容易。但現(xiàn)實(shí)的情況是，部門之間協(xié)調(diào)的成本相當(dāng)高昂，這種溝通成本不僅存在于大規(guī)模組織內(nèi)，同樣也困擾著中小型公司。下面是yjbys小編為大家?guī)淼奶岣吖緝?nèi)部跨部門溝通的方法和技巧，歡迎閱讀。
提高公司內(nèi)部跨部門溝通的方法和技巧
一、有效整合部門目標(biāo)
有部門就必然存在部門利益、小團(tuán)體利益，這是不爭的事實(shí)。盡管大家理論上都知道要摒棄小團(tuán)體利益，要從公司整體來考慮問題；但一旦公司利益侵犯到部門利益時，這個部門一般都會自覺不自覺地維護(hù)部門利益，而不是簡單地首先犧牲小團(tuán)體利益。這是人的自利本性造成的；即使部門經(jīng)理不想這么做，但迫于部門基層員工的壓力也不得不這么做。這個問題的根子在于兩者利益的不一致性，或者說是兩者的目標(biāo)是不一致的。
為此，我們應(yīng)該整合那種各自為政的部門目標(biāo)，使部門的各個目標(biāo)與組織的總目標(biāo)同心。如很多大企業(yè)給部門設(shè)定預(yù)算目標(biāo)時，都采取企業(yè)內(nèi)部的計算依據(jù)；這樣便于考核，但顯然這種內(nèi)部的計算依據(jù)是不面向市場的，也就是說部門的預(yù)算目標(biāo)不是面向市場，而企業(yè)是面向市場的，它們的方向就明顯地不一致。這種企業(yè)設(shè)置的指揮棒方向性不一致，直接導(dǎo)致部門和企業(yè)的想法不一致，“志不同，不與謀”，故而溝通難以為繼。
二、換位思考
在溝通過程中，雙方的互相理解和換位思考非常重要。對于一個部門經(jīng)理來說，換位思考也即應(yīng)該多了解其他部門的業(yè)務(wù)運(yùn)作情況，多從其他部門的角度考慮問題，要理解其他部門的難處。這樣才能溝通無極限。當(dāng)其它部門不配合你的工作時，你應(yīng)該檢討自己，站在對方的角度去看問題，而不能一味地埋怨、抱怨。
那么，企業(yè)能為員工的換位思考做些什么?首先是可以制定一些制度，為員工創(chuàng)造一些條件跨部門溝通，也可以成立跨部門的項(xiàng)目小組進(jìn)行工作。不過，最常做的也是最有效的一招就是實(shí)行崗位輪換或者是互相兼職!80/20規(guī)律告訴我們，公司內(nèi)部80%的信息交流與溝通發(fā)生在20%的人員之間，各部門的主管和秘書就是公司內(nèi)部溝通的“關(guān)鍵少數(shù)”。所以，應(yīng)該鼓勵崗位輪換，請業(yè)務(wù)背景的人員擔(dān)當(dāng)支持部門的主管，請業(yè)務(wù)鏈的上下工序主管互換。這既可以讓員工學(xué)習(xí)到多種知識，很好地規(guī)劃他們的職業(yè)生涯，也可以讓各部門的員工站在更高的一個職位角度思考問題，使團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神得以發(fā)揮。
三、注重非正式溝通
企業(yè)內(nèi)部溝通中有正式溝通和非正式溝通。正式溝通很普遍，在跨部門溝通時經(jīng)常被運(yùn)用，如會議溝通。但我們需注意，部門間需要溝通的較為敏感問題，最好能在會議前私下解決，迫不得已需要在會議上討論的，也應(yīng)該先通氣。此外在會上的溝通討論，要盡量以解決問題為主，而不能相互指責(zé)、相互挖墻腳。
部門經(jīng)理們應(yīng)該�！按T”，要多與溝通對象面談�，F(xiàn)在很多企業(yè)的部門都是塊塊管理，各自為塊，部門經(jīng)理們很少“互訪”，用得最多的溝通就是電話溝通。對于面談，很多人會說“我正事都忙不過來，哪有空去串門閑聊?”孰不知，面對面的溝通借助豐富的表情，表達(dá)更加準(zhǔn)確，可以大幅減少信息失真，還可以增進(jìn)部門間的感情和理解。
要避免告狀式溝通。發(fā)現(xiàn)了相關(guān)部門的問題，最好與這個問題的相關(guān)部門責(zé)任人協(xié)調(diào)解決，而不能簡單直接地把問題端給部門經(jīng)理，更不能直接端給部門經(jīng)理的上司。否則，這樣做，對于這個責(zé)任人而言，就是“告狀”；即使這個問題由上司出面干涉解決了，但以后的溝通協(xié)調(diào)可能更麻煩。
四、堅持跟進(jìn)
跨部門溝通的一個重要原則就是永遠(yuǎn)不要嫌麻煩。不要以為開完會、發(fā)個文件、寫個報告就沒事了，事后應(yīng)該隨時保持聯(lián)系，主動了解其它部門的工作進(jìn)度，掌握最新的情況。不要被動等對方告訴你問題發(fā)生了，而是要主動而持續(xù)地溝通，預(yù)防問題的發(fā)生。
很多人常常抱怨：“事情怎么會這樣，為什么不早說?”很多人都有過這樣的經(jīng)驗(yàn)，對方事前都沒有主動聯(lián)系，任由問題擴(kuò)大，等到無法解決了，才緊急跑來求救。這樣導(dǎo)致的氣憤也是情有可原，但是如果別人不告訴你，為何你不主動去問對方?
不過，除了要跟進(jìn)其它部門的執(zhí)行之外，還需關(guān)照自己的部門狀況。首先要確保與屬下之間的信息是完全流通的。要避免這樣的事情發(fā)生，如有時部門主管之間約定的事情，屬下卻完全不知情，還在為這事徒傷腦筋；有時則是屬下之間彼此協(xié)調(diào)好的事情，卻沒有事先告知主管就去做了，主管事后知道卻大感不妥，推翻之前的決定，一切又得重新來過。其次，要跟進(jìn)屬下在與其它部門溝通時是否遇到了某些困難，你可以主動詢問員工，是否需要你出面聯(lián)系，以便盡早發(fā)現(xiàn)問題、盡早解決問題。
五、倡導(dǎo)溝通文化
跨部門溝通還有一個最為明顯的障礙是企業(yè)缺乏一種氛圍。很多企業(yè)的企業(yè)文化沒有鼓勵溝通的內(nèi)容。因此，企業(yè)的老板如果想打造一個優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，各部門之間不會因?yàn)闇贤ú粫扯鴥?nèi)耗的話，就應(yīng)努力在企業(yè)中營造一個良好的溝通氛圍。
比如很多員工在企業(yè)內(nèi)部不愿意去溝通，這有可能是他曾經(jīng)因?yàn)橹鲃訙贤ǘ馐苓^打擊。因此，企業(yè)的負(fù)責(zé)人應(yīng)該為員工營造一個交流的平臺，能包容各種不同意見，不要隨意打擊下屬的積極性。有些企業(yè)采取“頭腦風(fēng)暴法”，把問題拿出來，每個人都可以說，什么意見都能講，慢慢地再把它總結(jié)出來。方法很多，關(guān)鍵一點(diǎn)還是能包容不同的意見，企業(yè)要慢慢營造這種氣氛。
企業(yè)應(yīng)該鼓勵部門的員工與相關(guān)部門的員工建立朋友關(guān)系，采用“人盯人”的戰(zhàn)術(shù)，告別以前那種只是“半熟臉”、沒事不說話的現(xiàn)象；在有可能的情況下，請需要配合的部門主管來參加本部門的業(yè)務(wù)會，一方面可以讓他了解本部門的意圖和需要獲得的配合，而且還可以聽取他的建議，以便在實(shí)施過程可以更順利地配合；而且其它部門主管可能也會吸取這個經(jīng)驗(yàn)而請你“回訪”。同時，不要總指望由企業(yè)出面組織部門之間的溝通和聯(lián)誼，因?yàn)槟强峙乱荒暌矝]有兩次。跨部門溝通不應(yīng)拘泥于某種模式，溝通的方式多種多樣，溝通的目的是為了增進(jìn)交流和默契的合作，達(dá)到整個事業(yè)的提升。
溝通的有效性與企業(yè)文化直接相關(guān)，其關(guān)鍵在于企業(yè)如何去引導(dǎo)和執(zhí)行。
六、調(diào)整組織機(jī)構(gòu)
如果部門間需要頻繁的溝通，則有必要考慮調(diào)整組織機(jī)構(gòu)，使跨部門溝通變成部門內(nèi)部溝通，這有助于改善溝通。如果信息傳遞鏈過長，會減慢流通速度并造成信息失真，則有必要減少組織機(jī)構(gòu)重疊，拓寬信息渠道。
總之，有溝通才能把握全局、了解真?zhèn)�，拓寬領(lǐng)導(dǎo)者視野；有溝通才能凝成合力、構(gòu)成堅強(qiáng)團(tuán)隊(duì)；也只有更好地溝通，才能使人心暢通、企業(yè)興旺!
跨部門溝通談判的技巧
1.強(qiáng)調(diào)關(guān)系
A可以對B說：“你是我?guī)煾�，我希望咱們之間保持和諧的關(guān)系，我們千萬別吵翻給人家看，我有什么地方講得不對，你要教我，因?yàn)槲叶际悄憬坛鰜淼摹！盉聽起來就會感覺很舒服。
2.選擇有誠意的溝通渠道
A可以選擇與對方面對面溝通。一般來講，溝通渠道的溝通方式包括面對面溝通、打電話溝通、寫信溝通。打電話和寫信顯得沒有誠意也未必有效，所以應(yīng)該選擇面對面的溝通方式。
3.提出理由，支撐己方立場
提出支撐己方理由，也就是說明同是公司優(yōu)先發(fā)展方案，但己方卻要比對方優(yōu)先，因?yàn)榻芸嗽贏方承擔(dān)的任務(wù)是收費(fèi)程式的制定，收費(fèi)程式不制定出來，就相當(dāng)于免費(fèi)。
4.用must和want比較雙方需求
用must和want比較雙方的需求。在談判桌上，一定要確定哪些東西是must，哪些是want。A可以這樣對B講：“全公司里只有杰克能夠承擔(dān)此項(xiàng)任務(wù)，你還有Tony可以選，你有退路，可我沒有退路，所以你為什么不把杰克讓給我呢？”
5.減少對方讓步成本
A可以這樣對B講：“如果你把杰克給我，我愿意幫你訓(xùn)練Tony�！碧岢鼋粨Q條件，讓對方的讓步成本減少，從而敢做出讓步輸給自己。
企業(yè)內(nèi)跨部門溝通的常見問題分析
跨部門溝通是管理溝通中的一種，是為達(dá)到一定的管理目標(biāo)而進(jìn)行的溝通，但它又不同于一般的管理溝通，是組織結(jié)構(gòu)中處于同一個層級上的個人或群體之間的溝通。
(一)分歧型
意見分歧在企業(yè)中是很常見的，部門之間考慮問題的出發(fā)點(diǎn)不同，對工作內(nèi)容和方法的意見也就不完全一致，比如，銷售部門為完成任務(wù)希望投入更多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行市場推廣，財務(wù)部門可能從成本控制的角度出發(fā)限制這種業(yè)務(wù)拓展活動;而設(shè)計部門通常有一種“技術(shù)情結(jié)”，傾向于在產(chǎn)品設(shè)計中采用最先進(jìn)的技術(shù)，往往使新產(chǎn)品過于復(fù)雜……
(二)回避型
回避型指部門之間某些工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題以后，雙方出于某種考慮(如不愿意多承擔(dān)責(zé)任，不愿意部門的利益受影響等)彼此都裝作沒看見，這種裝糊涂的結(jié)果是工作被耽誤，公司整體運(yùn)作效率低下。
(三)矛盾沖突型
矛盾沖突型是跨部門溝通障礙比較嚴(yán)重的一種情況，往往由于跨部門溝通中小的分歧或磨擦沒有及時解決，日積月累到一定程度而形成。
跨部門溝通障礙的原因分析
(一)組織層面的原因
1.專業(yè)化分工帶來的部門目標(biāo)差異
大多數(shù)企業(yè)的經(jīng)營管理模式源于亞當(dāng)斯密的“勞動分工原理”和泰勒的“科學(xué)管理理論”，即強(qiáng)調(diào)專業(yè)化的分工，將企業(yè)的經(jīng)營活動過程分解為最簡單、最基本的工序。專業(yè)化的分工帶來企業(yè)內(nèi)部門的劃分，一項(xiàng)經(jīng)營活動要經(jīng)過若干個部門、環(huán)節(jié)的處理，各個部門按照專業(yè)職能劃分，企業(yè)雖然有整體經(jīng)營目標(biāo)，但具體到每一個部門的目標(biāo)是不同的，例如，某公司研發(fā)部的主要任務(wù)是盡快推出市場需求的新產(chǎn)品;而考核采購部的關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)之一是采購價格，采購部門的負(fù)責(zé)人為了滿足要求獲得獎金，不愿意迅速采購新產(chǎn)品所需要的關(guān)鍵零部件，因?yàn)檫@些關(guān)鍵零部件的供應(yīng)商不能提供優(yōu)惠的價格，如此一來，影響到研發(fā)部門的進(jìn)度和整個公司的新產(chǎn)品推廣。
2.職能和權(quán)責(zé)劃分不明確
由于各種原因造成的組織分工不明確、部門之間權(quán)利、利益以及工作職責(zé)不清也是導(dǎo)致部門間溝通存在障礙的主要原因之一企業(yè)內(nèi)跨部門溝通的障礙及其原因企業(yè)內(nèi)跨部門溝通的障礙及其原因。當(dāng)組織機(jī)構(gòu)發(fā)生變化或企業(yè)內(nèi)引入新的工作流程或工作內(nèi)容時，很容易出現(xiàn)部門間職責(zé)劃分不明確的情況，此時新的體系剛剛建立，新的工作模式還不熟悉而舊的工作模式記憶猶新，雖然可以“人人有事做”，但似乎不能“事事有人做”，部門之間存在職責(zé)上的重疊或缺漏、責(zé)任不清是常見的事。例如，某酒店前臺的行李主管認(rèn)為他手下的行李員只能幫助客人提行李，對于來酒店開會的客人需要幫忙一概不管，因?yàn)樗J(rèn)為這是餐廳服務(wù)員的事情;而客房服務(wù)員拒絕對由于開錯房而不知所措的客人提供幫助，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為這是前臺的錯誤，應(yīng)該由前臺大堂副理前來解決……類似這樣的部門之間推諉、扯皮的現(xiàn)象都是由于職責(zé)劃分不明確引起的。
3.溝通雙方信息不對稱
溝通是信息交流的過程，如果溝通渠道不暢，溝通雙方掌握的信息不對稱(掌握的信息內(nèi)容不同、程度不同及對信息理解的不同等)就會產(chǎn)生跨部門溝通問題。比如：某企業(yè)在制訂生產(chǎn)計劃時，計劃部門與供銷部門的意見不一致，原來計劃部門的數(shù)據(jù)來源于上級的規(guī)劃，而銷售部門的數(shù)據(jù)來源于市場需求，由于掌握的信息不一致，分歧在所難免。
(二)意識層面的原因
1.本位主義思想
企業(yè)內(nèi)的部門劃分使具有相同技能和知識背景的人集中在同一部門中從事同種類型的工作，每個部門內(nèi)部職工處于相對封閉的環(huán)境，很自然地在考慮各種問題時會偏向于本部門，結(jié)果是各部門只關(guān)心本部門的工作，重本職而忽視全局，執(zhí)行任務(wù)時，都從本部門的實(shí)際利益出發(fā)，強(qiáng)化了競爭而削弱了合作，這就不可避免地存在本位主義思想和相互推諉現(xiàn)象，猶如“鐵路警察”，各管一段，無疑增加了部門間溝通協(xié)作的管理成本。
2.價值觀的因素
由于人的經(jīng)歷不同、知識體系不同、所處的環(huán)境不同、認(rèn)知能力不同、角色地位不同，決定了人們對外界事物的是非、好壞、善惡、美丑和重要性的評價標(biāo)準(zhǔn)也就不同，也就是價值觀上的分歧，往往容易造成部門間溝通的障礙。比如：很多公司市場部和銷售部是兩個獨(dú)立部門，市場人員總體文化程度更高，善于利用知識理性分析問題，喜歡經(jīng)過精心策劃，既能提升品牌、促進(jìn)銷售又能表現(xiàn)自己專業(yè)能力的市場推廣活動，而銷售人員的閱歷更豐富，更注重行動，喜歡采用降價、贈送等直接刺激銷售增長的方式，市場部和銷售部的工作性質(zhì)密切相關(guān)，但觀念上的分歧往往會使兩個部門在工作中產(chǎn)生分歧或矛盾，成為企業(yè)隱性內(nèi)耗。
3.利益分配的因素
在一定的條件下，企業(yè)擁有的資源(人員、資金、設(shè)備、原材料等)是有限的，可供分配的利益(薪金、福利待遇等)總額是有限的，但每個部門甚至個人都本能地希望自己能夠擁有或有權(quán)支配、使用更多的資源，并獲得更多的利益。例如：某旅游集團(tuán)是一家縱向整合的旅游公司，其業(yè)務(wù)組合涵蓋了旅游價值鏈上的所有環(huán)節(jié)：旅行社、旅游營運(yùn)、客運(yùn)、目的地旅游和酒店，集團(tuán)內(nèi)部各營運(yùn)部門之間經(jīng)常為了利益的分配吵得不可開交，酒店部門認(rèn)為自己向旅游部門提供的報價太低，利潤都被旅游營運(yùn)部門分走了，自己卻面臨不公平的虧損;而旅游營運(yùn)部門堅持認(rèn)為自己為酒店帶來了額外的生意，享受優(yōu)惠價格合情合理，類似的糾紛經(jīng)常出現(xiàn)，公司高層管理人員像消防隊(duì)員一樣疲于救火�？梢�，關(guān)系到利益分配的問題也是造成部門間溝通障礙的原因之一。
(三)行為層面的原因
跨部門溝通是以人為主體進(jìn)行的，人的感情是無時不在的知覺過濾器，人們所看到和聽到的實(shí)際上都是感情所愿意接受的東西，不恰當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞胶蛻B(tài)度會對溝通效果產(chǎn)生嚴(yán)重影響，如：強(qiáng)迫對方接受的態(tài)度、模棱兩可的語言、分心的舉動或手勢、隨意插話、妄加批評和爭論、不好的傾聽習(xí)慣、不耐煩的姿勢、不恰當(dāng)?shù)臏贤〞r機(jī)和溝通對象、失控的情緒等等企業(yè)內(nèi)跨部門溝通的障礙及其原因管理溝通。
溝通中人們傾向于使自己心目中關(guān)注的自我不受曲解，即自我觀念免受攻擊，當(dāng)別人說出我們不希望聽到的話時，我們的自尊受到了威脅，很可能轉(zhuǎn)化為怨恨。有時，對方也會因自己說過有傷我們自尊的話而懊悔。雖然那些令人“懊悔”的話常常并非有意，但還是在接收者的心中造成了相當(dāng)痛苦的感受，為雙方關(guān)系的緊張種下了禍根，例如，直率的言語冒犯、人身攻擊、毀謗、諷刺性的批評或其他有害的信息等。這些本能是為回避風(fēng)險和掩飾無能的，但它通常都產(chǎn)生意欲控制和爭強(qiáng)好勝的局面，無疑會妨礙有效的溝通。
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