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有效溝通與信息傳遞在企業(yè)管理中的作用
管理溝通是企業(yè)組織的生命線(xiàn)。管理的過(guò)程，也就是溝通的過(guò)程。溝通影響著工作的績(jī)效，因此，如果你想有一個(gè)高績(jī)效的團(tuán)隊(duì)，你就需要確立有效的溝通來(lái)確保你能得到好的結(jié)果。有效溝通與信息傳遞在企業(yè)管理中的作用舉足輕重。更多信息敬請(qǐng)關(guān)注相關(guān)欄目。
一、要了解溝通的定義。
溝通指的是在工作中激發(fā)動(dòng)力，領(lǐng)導(dǎo)委派工作并向所有的員工進(jìn)行傳達(dá)時(shí)(或是反向傳遞信息時(shí))所做出的特定的行為和技巧要達(dá)到的目的。溝通影響著工作的績(jī)效，因此，如果你想有一個(gè)高績(jī)效的團(tuán)隊(duì)，你就需要確立有效的溝通來(lái)確保你能得到好的結(jié)果。缺少了良好的溝通渠道，工作就很可能會(huì)失敗。成功的管理者都典型地具有良好的溝通技巧，這里包括能夠有效地給出工作內(nèi)容，傾聽(tīng)反饋并采取行動(dòng)，在團(tuán)隊(duì)成員之間培養(yǎng)融洽的氣氛。
二、制定計(jì)劃來(lái)解決關(guān)鍵性事務(wù)
計(jì)劃要有條理性，做到有始有終，對(duì)每一項(xiàng)任務(wù)要跟蹤到底。（凡是有書(shū)面計(jì)劃的工作，一定要按計(jì)劃做到位，最后將整套任務(wù)資料匯總存檔）
下面我想舉個(gè)例子：一個(gè)公司的一個(gè)電子商務(wù)項(xiàng)目是如何發(fā)生問(wèn)題的�？焖僭u(píng)定顯示了導(dǎo)致這個(gè)項(xiàng)目失敗的原因來(lái)自于糟糕的溝通�？蛻�(hù)對(duì)于項(xiàng)目管理的方式非常的不滿(mǎn)意，客戶(hù)在表達(dá)他的不滿(mǎn)時(shí)說(shuō)道，“所有的項(xiàng)目經(jīng)理都要來(lái)問(wèn)我或是直接來(lái)找我，其實(shí)這個(gè)問(wèn)題早就可以解決。”此外他們還抱怨項(xiàng)目狀況匯報(bào)的不足和項(xiàng)目不能按照客戶(hù)所需要的方式提供應(yīng)用的軟件，他們收到了最初的開(kāi)工文件和一些電子郵件，但僅僅就是這些，而并沒(méi)有后續(xù)跟進(jìn)工作的開(kāi)展，客戶(hù)沒(méi)有任何方式來(lái)對(duì)工作進(jìn)展保持跟蹤。客戶(hù)抱怨他們幾乎從沒(méi)見(jiàn)過(guò)來(lái)自項(xiàng)目工程的人員而一直無(wú)法搞清到底發(fā)生了什么。而項(xiàng)目經(jīng)理則表示問(wèn)題在于開(kāi)發(fā)人員沒(méi)有能夠恰當(dāng)?shù)亻_(kāi)發(fā)出應(yīng)用軟件，因此使得他不得不去“玩火”。然而，這樣這個(gè)公司就失去了一個(gè)很有價(jià)值的客戶(hù)，使得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員很不愉快，并導(dǎo)致了項(xiàng)目的失敗。客戶(hù)后來(lái)說(shuō)，“這可不是我想要聽(tīng)到的，為什么沒(méi)有人告訴我這是怎么回事？”一個(gè)有效的溝通計(jì)劃本可以幫助避免這些問(wèn)題的出現(xiàn)的。
質(zhì)量管理體系中有PDCA的管理要求，P—計(jì)劃；D—執(zhí)行；C—檢查；A—改進(jìn)
可見(jiàn)，不管你是否喜歡，溝通是任何一個(gè)項(xiàng)目之中最重要的成分。絕大多數(shù)項(xiàng)目的成功，不管是由一個(gè)專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還是一個(gè)跨部門(mén)的團(tuán)隊(duì)來(lái)運(yùn)作，都取決于至關(guān)重要的溝通技能和技巧。
三、有效地改善溝通
工作中的溝通并不總是看起來(lái)那么容易，但它卻是一個(gè)工作基礎(chǔ)，你可以利用它來(lái)建構(gòu)你的團(tuán)隊(duì)，顯示你的領(lǐng)導(dǎo)能力并提供及時(shí)的指導(dǎo)。你需要從基礎(chǔ)出發(fā)來(lái)決定使用如何來(lái)補(bǔ)救工作溝通不順的現(xiàn)狀。當(dāng)信息輸入之后無(wú)法得到輸出時(shí)，溝通實(shí)際上就是封閉的。在一部分團(tuán)隊(duì)成員能夠訪(fǎng)問(wèn)到一些確切的信息，其他成員不能的情況下會(huì)出現(xiàn)溝通封閉。管理者的關(guān)鍵性職責(zé)就是提供定期的信息反饋，例如狀況匯報(bào)，工作日志，會(huì)議記錄或僅僅是一張發(fā)表工作信息的通知、便條。你應(yīng)該提供一個(gè)完整確切的工作信息來(lái)避免團(tuán)隊(duì)中出現(xiàn)錯(cuò)誤的溝通和混亂。
另一方面，你應(yīng)該確保你給客戶(hù)或其他成員提供了正確的信息，而不是給他們提供過(guò)量的不相關(guān)的或是重復(fù)性的信息。優(yōu)秀的管理者知道如何計(jì)劃他們的溝通工作，了解每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員需要什么類(lèi)型的信息，并在工作中采用了很廣泛的溝通方式。
四、在溝通過(guò)程中達(dá)到平衡
我經(jīng)常會(huì)想到客戶(hù)經(jīng)理在最初訂單時(shí)給客戶(hù)留下的極大的期望。經(jīng)理說(shuō)道，“我的大門(mén)永遠(yuǎn)向你們敞開(kāi)”或是“我將給你提供所有你所需要的信息”。但是，產(chǎn)品交貨之后，事情就完全不同了。這里的關(guān)鍵因素就是客戶(hù)經(jīng)理應(yīng)該促進(jìn)項(xiàng)目的溝通并鼓勵(lì)公開(kāi)，允許團(tuán)隊(duì)成員獲得正確的信息來(lái)完成他們的任務(wù)。記住客戶(hù)經(jīng)理需要培養(yǎng)更加公開(kāi)和透明的溝通交流。在一個(gè)團(tuán)隊(duì)的溝通工作中需要達(dá)到正確的平衡。這里的重要因素涉及對(duì)產(chǎn)品整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程中的管理方式的溝通，包括產(chǎn)品相關(guān)信息是如何流入和流出的。你還應(yīng)該有一個(gè)簡(jiǎn)明和清晰的溝通計(jì)劃來(lái)明確團(tuán)隊(duì)成員的職責(zé)和你所使用的溝通方式。
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