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管理者如何實(shí)現(xiàn)有效溝通
溝通是管理職能的重要組成部分。組織中管理者與下屬之間的有效溝通是執(zhí)行組織決策,解決組織問題的重要條件。管理者如何實(shí)現(xiàn)有效溝通？下面是小編分享的方法，一起來看一下吧。
管理者溝通活動風(fēng)格分類
1.封閉型
這類管理者的典型特征是既很少進(jìn)行自我披露,也很少運(yùn)用反饋,好似一只與世隔絕的烏龜呆在甲殼之中。焦慮和不安全感是封閉型管理者的典型心理,他們經(jīng)常擔(dān)心失去工作或職位,并認(rèn)為維持現(xiàn)狀是唯一安全的策略。這類管理者常用靜止不變的眼光看待員工,而且把績效評價視為浪費(fèi)時間;他們疏于進(jìn)行上下溝通,員工既得不到及時、充分的激勵,也得不到有效的指導(dǎo)。因此,員工對這類管理者懷有敵對和失望情緒。
2.隱秘型
這類管理者的溝通特征具有單一性和防御性,即一味追求他人的反饋信息,卻很少披露自我。猜疑和尋求社會認(rèn)同是隱秘型管理者的典型心理。在猜疑心的支配下,他們往往為了弄清員工的活動和心思而尋求反饋。這類管理者常將個人的情感和評價隱藏起來,但這并不等于他們忘記了過去的問題,何人提升等重大事項(xiàng)常取決于他們深藏的個人好惡。隱秘型管理者也渴望社會認(rèn)同,為了取得他人的喜愛和認(rèn)同而尋求反饋。他們認(rèn)為保持團(tuán)體的表面和諧或一致是管理工作的宗旨,為達(dá)此目的,他們甚至不惜大事化小。在進(jìn)行績效評價時,他們傾向于只講員工優(yōu)點(diǎn),少論員工缺點(diǎn)。
3.盲目型
這類管理者更多地進(jìn)行自我披露,而忽視了反饋的運(yùn)用,其管理行為具有“獨(dú)斷”色彩,過分自信是他們的典型心理。這類人自信是行家里手,熱衷于披露自我信息:如時時發(fā)布“某項(xiàng)工作該如何做”,“某問題該如何處理”等指示;他們不屑于從員工處獲取反饋,因?yàn)閱T工在他們心里往往是“無能”或“笨拙”的代名詞。他們更多地看到員工的缺點(diǎn),忽視其優(yōu)點(diǎn)和潛力。對盲目型管理者,員工心懷不滿,很少將自己視為組織的一員,生產(chǎn)率下降。如果上下關(guān)系日趨糟糕,員工可能采取強(qiáng)制性反饋手段,如提意見、向上級告狀,或者隱瞞重要信息來報(bào)復(fù)管理者。
4.開放型
這類管理者既重視自我披露,又注意運(yùn)用反饋,能在團(tuán)體中營造出寬容互信的開放氣氛。他們敏于體察員工需要,鼓勵員工積極參與組織事務(wù),因此這種溝通風(fēng)格不僅創(chuàng)造了健康融洽的人際氛圍,而且提高了團(tuán)隊(duì)的工作績效。
影響管理者有效溝通的障礙
對于一個組織的管理者來說，確定目標(biāo)，制定決策，進(jìn)行組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制，以及進(jìn)行組織其他方面的變革和發(fā)展等，都離不開信息的溝通。然而，在溝通過程中，存在著許多有礙溝通的因素，其中既有溝通雙方的主觀因素，也有溝通雙方文化差異的客觀因素，還有信息渠道方面的因素影響等，這些因素相互交織，干擾和影響著有效溝通。
影響管理者有效溝通的障礙具體表現(xiàn)在：
1. 管理者以自我為中心，對有效溝通的作用不認(rèn)可。
思維是溝通的基礎(chǔ)，任何一個有目的的溝通都始于自我，因此，管理者的思維是影響有效溝通的重要因素。過于迷信自身思維方法的管理者容易主觀、武斷，缺乏客觀、公正、公平之心，既不能正視自我，也不愿正視他人，更談不上設(shè)身處地站在對方的角度考慮問題。管理者往往注重把信息傳遞出去，忽視了信息接受者的感受，雖然管理者的愿望是提高組織績效，這無可非議，但是管理者在有關(guān)組織的重大事項(xiàng)上與下屬、員工不進(jìn)行溝通，也不向他們提供有關(guān)工作績效的反饋信息，管理者在分派任務(wù)時不考慮下屬的個人愛好，也不耐心聽取下屬的意見，如經(jīng)常打斷對方的談話或在談話過程中接聽電話等，這些均阻礙了管理者的有效溝通。以自我為中心，過于迷信自身思維方法的管理者往往對有效溝通的作用不認(rèn)可，有的管理者習(xí)慣于簡單地下達(dá)指令，只重視在物質(zhì)方面獎懲，搞家長制或一言堂，威風(fēng)凜凜，高高在上，“我說了你就要聽，就應(yīng)該照我說的辦，干好了給你獎勵，干砸了扣你獎金�！边@種管理者只聽得進(jìn)好話，聽不得不同意見，他們認(rèn)為不需要什么溝通，他們也認(rèn)識不到溝通的作用和價值。面對這種具有較強(qiáng)等級觀念的專制型風(fēng)格的管理者，下屬或員工出于自身利益的考慮，向管理者傳遞的信息更傾向于附和管理者的愿望，管理者接受了這種信息后更進(jìn)一步強(qiáng)化了其自身的思維方法，這樣就陷入了一種管理者固守于自身的思維，被管理者熱衷于傳遞失實(shí)的信息這樣一種惡性循環(huán)之中。
2. 缺乏信息反饋。
反饋是指信息接受者接收到信息后，根據(jù)自己的理解做出一定的反應(yīng)，將自己的意見編碼，向發(fā)出者傳送過去，從而構(gòu)成一個循環(huán)。通過溝通過程的反饋，可以核實(shí)信息是否被真實(shí)傳遞了。在復(fù)雜的社會環(huán)境下，組織內(nèi)部多樣化程度越來越高，相互之間的依賴也越來越強(qiáng)，各種對目標(biāo)、職責(zé)、利害關(guān)系等認(rèn)識的分歧也越來越大，因此，對管理者來說，信息反饋尤為必要。同時，也只有在增強(qiáng)主客體上下交流的過程中，才能引導(dǎo)人們從不同的角度看問題，消除一些不必要的誤解和偏見，只有這樣才能達(dá)到組織所追求的目標(biāo)。而專制風(fēng)格的管理者會漠視信息接受者的反應(yīng)，使得溝通變成自上而下的單向溝通，而自下而上的溝通才是信息反饋的主要來源。
3. 溝通渠道選擇不當(dāng)。
溝通必須借助于一定的媒介渠道，不同的信息需要通過不同的溝通渠道進(jìn)行傳遞，這些溝通渠道在信息傳遞方面所起到的作用是不盡相同的，如果選擇恰當(dāng)，勢必造成溝通障礙。如有的公司規(guī)定，下屬、員工凡在外地出差，所有的請示都要使用傳真，原因是當(dāng)使用電話請示時，管理者發(fā)現(xiàn)很多工作處理的結(jié)果和在電話中所指示的不相一致。使用電話進(jìn)行信息傳遞時，雙方因語言表達(dá)方式方法等原因會造成信息失真，尤其領(lǐng)導(dǎo)者電話較多，有時要同時處理幾個電話，這樣的溝通方式難免出現(xiàn)差錯，另外，電話溝通查無對證。
4. 溝通雙方文化的差異。
如果溝通雙方來自不同的國家、地區(qū)、種族、民族等，在日常的管理活動中就不可避免的要面臨著跨文化溝通�？缥幕瘻贤ㄋ媾R的主要障礙有：首先是語言障礙。不同的文化背景有不同的語言，如果溝通雙方聽不懂對方的語言時，那么這種溝通是無效的。
另外，每一種語言又包含著其特定的俚語，即使溝通一方能聽懂對方所說的每個字詞，也很有可能無法理解對方所要表達(dá)的真實(shí)內(nèi)容。其次是習(xí)慣勢力。人們往往習(xí)慣于原有的做事方式和方法，在溝通過程中，大多數(shù)管理者都會根據(jù)自己的價值觀、動機(jī)和經(jīng)驗(yàn)去判斷，甚至還會加入自己的興趣和傾向，這必然會導(dǎo)致溝通障礙。再次是思想觀念和心理因素的影響。有的管理者存在著種族偏見、地域偏見或歧視對方，對異質(zhì)文化的溝通方產(chǎn)生抵觸情緒，這也會導(dǎo)致溝通障礙。
管理者實(shí)現(xiàn)有效溝通的對策
對于管理者而言，沒有信息意味著不可能做出正確的對策，而溝通是獲取信息的重要途徑，因此，有效的溝通是管理者必須具備的一種職業(yè)素養(yǎng)。為實(shí)現(xiàn)有效溝通，管理者應(yīng)做到以下方面：
1. 溝通時進(jìn)行換位思考，善于傾聽。
溝通是組織管理的核心和靈魂，溝通貴在平等。作為一個管理者，不要以自我為中心，而要換位思考，多站在對方的角度考慮問題，多體諒對方。溝通時態(tài)度應(yīng)該坦誠，給下屬、員工以信任感和安全感，不要使用帶有命令式、威脅式的語言，要以商議、討論、詢問的方式進(jìn)行，通過詢問，獲取員工更多的信息，以便幫助員工解決問題，獲得良好的溝通效果。好的管理者必然是一個好的傾聽者，善于傾聽就是要積極的傾聽，用心傾聽，耐心傾聽，只有這樣，才能既聽到對方說的內(nèi)容，又了解對方的感受和情緒。有效傾聽主要包括以下幾點(diǎn)：一是專注，管理者在溝通過程中要集中精力傾聽下屬和員工的意見，避免不時地看表和接聽電話等分心的舉動，要正視對方;二是注意對方的表情，從對方的眼神、舉止、語調(diào)、語氣等方面了解對方的真實(shí)意圖;三是傾聽時表情要自然，可以不時的點(diǎn)頭，以示自己在認(rèn)真傾聽，并鼓勵對方繼續(xù)進(jìn)行下去;四是在恰當(dāng)?shù)臅r機(jī)進(jìn)行提問，尤其是管理者在聽取下級匯報(bào)時，全神貫注地聽取他們反映的意見，并不時地提出問題與下屬討論，就會激發(fā)下屬發(fā)表意見的勇氣和熱情，從而把對問題的探討引向深入，以達(dá)到最佳的溝通效果。
2. 進(jìn)行有效反饋。
有效溝通是一種動態(tài)的雙向行為，雙向的溝通對管理者來說，就要得到信息反饋，只有溝通雙方都充分表達(dá)了對某一問題的看法，才真正達(dá)到溝通的效果。進(jìn)行有效反饋也是澄清問題、克服溝通障礙的有效措施，組織中可以建立領(lǐng)導(dǎo)接待日制度，以鼓勵員工反映問題，有條件的組織可以在內(nèi)部網(wǎng)站或刊物上開設(shè)信箱或?qū)�，及時回答員工提出的問題。定期召開會議也是進(jìn)行有效反饋的重要方式，如職工代表大會、成果匯報(bào)會等，這些措施均可以有效的消除員工的疑慮，減少溝通的障礙。
事實(shí)上,溝通可以在人與人之間進(jìn)行,也可以在人與機(jī)器之間或機(jī)器與機(jī)器之間進(jìn)行。限于篇幅,這里只談人與人之間進(jìn)行的組織中管理者與下屬之間的溝通。組織中管理者與下屬之間的溝通也稱縱向溝通,它指的是沿著組織結(jié)構(gòu)中的直線等級進(jìn)行的信息傳遞,包括下行溝通和上行溝通。與之相區(qū)別的是組織中的橫向溝通,即沿著組織結(jié)構(gòu)中的橫線進(jìn)行的信息傳遞。橫向溝通也是組織中信息溝通的重要形式,溝通雙方一般是同一層面的同事。這里不作贅述。從本質(zhì)上講,下行溝通是管理者作為信息發(fā)送者與下屬進(jìn)行溝通的一種形式。下行溝通是組織溝通的主體,因?yàn)榻M織管理所涉及的種種職能運(yùn)作,如計(jì)劃的實(shí)施、控制、授權(quán)和激勵,基本上是依賴于下行溝通來實(shí)現(xiàn)的。另外,管理者要做決策也必須通過與下屬的溝通得到相關(guān)信息。再好的想法,再有創(chuàng)見的建議,再完善的計(jì)劃,離開了與下屬員工的溝通都是無法實(shí)現(xiàn)的空中樓閣。下行溝通在組織溝通中的作用不容置疑,上行溝通同樣不可輕視。
從本質(zhì)講,上行溝通是下屬向上級匯報(bào)工作、請求指導(dǎo)、征詢意見,或闡述想法、提供建議的過程。在上行溝通過程中客觀地傳遞信息尤為重要。在與員工溝通時，管理者要特別注意與員工之間事實(shí)上的差異如果處理不好，這種差異會成為一種溝通障礙，從而使領(lǐng)導(dǎo)難以獲得員工的真心話，員工在溝通時就可能對領(lǐng)導(dǎo)有所保留或者干脆說慌，使溝通的效果大打折扣$也許你會說我從來不會因此給員工施加任何壓力，但你是否意識到這種壓力是存在員工心中的，很多時候都不會表現(xiàn)出來$因此，應(yīng)該給員工創(chuàng)造一種輕松和諧的氣氛，使他們釋放心中的壓力，以便能充分發(fā)表自己的意見在溝通過程中，應(yīng)該盡量給員工創(chuàng)造展示自己的機(jī)會，使員工的積極性和創(chuàng)造性得到充分的發(fā)揮。經(jīng)常性的交流和溝通能調(diào)動員工的積極性，使他們始終圍繞組織目標(biāo)，并保持激情同時，經(jīng)常性的溝通還可以增進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的彼此了解，消除隔閡和誤會，解決矛盾和糾紛，從而幫助建立和維護(hù)良好的人際關(guān)系一般來說，當(dāng)我們認(rèn)識一個人時，交際中進(jìn)展速度跟接觸頻率成正比也就是說，如果你跟某個剛認(rèn)識的朋友接觸的機(jī)會越多，你們的關(guān)系很快會得到發(fā)展，會成為親密的伙伴作為一名管理人員，你若想與員工建立起良好的人際關(guān)系，協(xié)調(diào)彼此之間的工作磨擦，在部門或組織內(nèi)部創(chuàng)造一個良好的大家庭氛圍，就必須多與員工交流，了解他們的所思所為所急，然后盡可能地幫助他們。俗話說，制度是硬的，人卻是活的在工作實(shí)踐中，管理者可以將條條框框的制度賦予人性化的感情，避免變成教條式規(guī)章制度的奴隸，從而影響工作開展，制約員工的思維和創(chuàng)造管理者應(yīng)該多鼓勵和誘導(dǎo)職工在崗位上多做些法律和制度沒有禁止的事情，適當(dāng)根據(jù)情況放寬職工發(fā)展的道路，從而多方面鍛煉職工，挖掘職工潛能，這樣員工也會心存感激，更加努力工作管理者要適當(dāng)更新觀念，不要局限職工于做法律和制度規(guī)定的事情，不知不覺中禁錮職工的思維和創(chuàng)造力。
所謂有效溝通，是依托聽、說、讀、寫等語言思維的載體，以對話、會談、討論、演講、郵件等方式，準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)出所要傳達(dá)的信息，促使對方接受。達(dá)成有效溝通須具備兩個必要條件：一是信息發(fā)送方要清晰地表達(dá)信息的內(nèi)涵，以便接收方能確切理解;二是信息發(fā)送方重視接收方的反應(yīng)，并根據(jù)其反應(yīng)及時修正信息的傳遞，避免不必要的誤解。溝通并不是一種本能，而是一種能力。這種能力不是人天生就具備的，而是在工作實(shí)踐中培養(yǎng)和鍛練出來的。因此，只有通過長期的工作實(shí)踐，才能逐步掌握有效溝通的能力。這種能力對于管理取得成效尤為重要。在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育管理中，對管理者而言，溝通是為學(xué)員服務(wù)的基礎(chǔ)，只有有效溝通，才能向?qū)W員提高優(yōu)質(zhì)的教學(xué)服務(wù);只有有效溝通，才能提高現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的管理質(zhì)量和水平;只有有效溝通，才能保證現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育事業(yè)正常發(fā)展。作為一名現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育管理者，不僅要有精良的業(yè)務(wù)管理能力，而且要能運(yùn)用遠(yuǎn)程教育的多種溝通方式和技巧，與學(xué)員、同事、合作伙伴等保持有效溝通，建立起良好的人際關(guān)系，以實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。
管理溝通的重要作用
1.多角度決策
溝通有助于管理者做出決策，作為管理者，在對任何一件事情做出判斷的時候，看待事情的角度總是有所偏移或者考慮的不夠全面，有時候甚至偏離了實(shí)際狀況。
那么，管理者就需要通過與員工的溝通，來獲取自己需要的信息。讓員工提出建議，幫助管理者做出決策。合理有效的溝通能夠幫助管理者在做決策的時候，減少偏差，提升管理者的判斷能力。
2.協(xié)調(diào)工作
每個部門各個崗位之間都是相互依存的，依存性越大，對協(xié)調(diào)的要求就越高。而協(xié)調(diào)就是通過溝通來實(shí)現(xiàn)的，沒有適當(dāng)?shù)臏贤�，管理者就不能很好的協(xié)調(diào)各個部門之間的工作內(nèi)容、工作方式，不能很好的分配資源，就容易帶來效益的損失。
3.提升士氣
管理者通過溝通，與醫(yī)務(wù)人員建立良好的人際關(guān)系，有助于提升醫(yī)務(wù)人員的士氣。充分的溝通可以使管理者了解員工的需要，通過溝通，對員工的工作也能有一個適當(dāng)合理的評價。如果與員工之間能夠有良好的溝通，就可以在做決策時，考慮員工的需求，做到有效的激勵。
4.減少誤會
管理者對于員工都是高高在上的，很多事情雙方不一定能夠達(dá)成共識，有時候也容易出現(xiàn)誤會。這種情況就不利于建設(shè)良好的工作環(huán)境，通過溝通，能夠在思想上和感情上增強(qiáng)管理者對員工的了解，消除誤會，即使達(dá)不到完全的理解，至少也能取得諒解。
管理者的有效溝通技巧
1.聽所有聲音
2017年，是民營的黃金時代。對于民營管理者來說，是具有非常大的挑戰(zhàn)的，一個正確的決策能夠?yàn)閹聿灰粯拥陌l(fā)展。管理者在做決策的時候要學(xué)會傾聽，只有學(xué)會傾聽，才能贏得一個有一個的追隨者，并且得到更多有用的信息和建議。
沒有什么比傾聽更能讓員工覺得受到尊重了，最好的管理者總是愿意傾聽員工的想法。管理者在傾聽的時候，不能只聽“最大的聲音”，要聽所有的聲音，認(rèn)真聽取所有人的信息和見解，還需要傾聽他們沒有說出來的信息。
溝通是通過肢體和語言來表達(dá)的，良好的肢體語言更能表現(xiàn)出管理者在認(rèn)真的傾聽，恰當(dāng)?shù)哪槻勘砬�、專注的身體姿勢等等，傾聽需要真誠，而不是只是在等待一個說話的機(jī)會。
2.過濾信息
管理者在溝通的時候，要懂得過濾自己不需要的信息，挑出對自己有用的重點(diǎn)內(nèi)容。要在一次溝通中，找出關(guān)鍵信息、方案，是管理者的一項(xiàng)核心技能，懂得總結(jié)歸納和過濾信息，才是一次有成效的溝通。
3.結(jié)論前置
管理者與員工之間的溝通，一定不止是傾聽，管理者在向員工傳遞信息的時候，要將重點(diǎn)放在最前面，不論這是個好結(jié)論還是壞結(jié)論。管理者需要一個關(guān)鍵的結(jié)論來引起員工的注意力，集中員工的精神，才能保證信息的完全傳達(dá)。
4.引起共鳴
人與人的思想之間一定是存在差異的，管理者要善用隱喻或者是類比，引起員工的共鳴。假如員工對待工作總是馬馬虎虎，管理者可以這么說到：“如果這是一手術(shù)，你的病人因?yàn)槟愕鸟R虎，已經(jīng)死亡了”。通過隱喻或者類比來引起員工對問題的思考，常常會給予員工一個更加深刻的記憶。
5.事實(shí)說話
員工對于管理者的決策都不總是認(rèn)同的，在醫(yī)療行業(yè)里，有很多初出茅廬的年輕醫(yī)師，在沒有看到自己想法里的錯誤時，對自己的想法總是堅(jiān)定不移的。因此，管理者面對這種員工，要靠實(shí)施來說話。
這是管理者經(jīng)常會面對的問題，一名有想法的員工總是會質(zhì)疑任何事情，所以管理者在用事實(shí)說話的時候要懂得三個要素：一是邏輯論證；二是講話有情感；三是以身作則。做到這三點(diǎn)，管理者所說的話才更有說服力。
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