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公關(guān)會展公司如何提升內(nèi)部管理
近兩年公關(guān)會展企業(yè)越來越關(guān)注自身的信息化建設(shè)，不光是上了規(guī)模的大公司要上管理系統(tǒng)，很多中小型企業(yè)，甚至十幾個人的小微型企業(yè)也希望通過管理系統(tǒng)使內(nèi)部管理提升，業(yè)務(wù)規(guī)范，分析原因如下：
(1)互聯(lián)網(wǎng)重度普及，會聯(lián)網(wǎng)+不斷深化，會展公司也紛紛意識到內(nèi)部信息化的必要性。
(2)公司發(fā)展壯大，組織結(jié)構(gòu)越來越復(fù)雜，業(yè)務(wù)不斷拓展，業(yè)務(wù)類型不斷增多，傳統(tǒng)的郵件、表格、電話等溝通方式效率低下，企業(yè)運(yùn)營成本不斷增加，企業(yè)管理者希望能有一種新的管理方式來解決企業(yè)發(fā)展過程中遇到的管理難題。
(3)標(biāo)桿企業(yè)上了管理系統(tǒng)，學(xué)習(xí)和借鑒標(biāo)桿企業(yè)的管理模式，促使自己不斷發(fā)展。
但同時我們也觀察到很多企業(yè)并沒有很順利的完成自己的信息化建設(shè)，魚鷹軟件針對100多家樣本公司進(jìn)行調(diào)研，發(fā)現(xiàn)公關(guān)會展類公司在IT建設(shè)中的痛點(diǎn)主要集中在以下幾個方面：
首先，選型困難，由于以前沒有信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，管理軟件很多，到底哪款才是真正適合自己的?
其次，擔(dān)心上了系統(tǒng)提高不了效率反而為員工增添工作量，員工不愿意用，系統(tǒng)被擱置;
再者，預(yù)算較少，公關(guān)會展業(yè)目前在國內(nèi)還是一個很辛苦利潤率較低的產(chǎn)業(yè)，價格相對較低或者免費(fèi)的OA產(chǎn)品(如釘釘、微信企業(yè)版等)僅僅是解決了流程審批等協(xié)同類問題，但是高層最為關(guān)心的對項目的管理、運(yùn)營報表、財務(wù)看板等OA卻無法解決，而且公關(guān)會展行業(yè)的產(chǎn)品及業(yè)務(wù)都很復(fù)雜，一旦涉及業(yè)務(wù)層面的管理，開發(fā)量和工作量都很大，費(fèi)用也相對較高;
最后，公關(guān)會展業(yè)有其行業(yè)特性，市面上專注于公關(guān)會展這個細(xì)分行業(yè)的軟件產(chǎn)品也確實(shí)很少，類似魚鷹軟件這樣較早進(jìn)入公關(guān)會展行業(yè)關(guān)注做這個行業(yè)的管理軟件的企業(yè)并不多，魚鷹軟件目前也算是在公關(guān)會展行業(yè)管理軟件市場上一家獨(dú)大了。
魚鷹軟件認(rèn)為：上管理系統(tǒng)困難雖有，但是并非不能逐一解決，核心難題還是選型到適用的能產(chǎn)生管理價值的軟件，管理軟件的價值其實(shí)很難被量化，很多都是隱性的，但是如果通過上軟件，你的企業(yè)內(nèi)部管理流程更規(guī)范了，各種報表更準(zhǔn)確更實(shí)時了，員工協(xié)作更順暢高效甚至可以省去一兩名員工的工作了，更重要的是通過專業(yè)軟件團(tuán)隊你學(xué)習(xí)到了標(biāo)桿企業(yè)是如何通過做內(nèi)部管理發(fā)展壯大的路徑了，那目前的困難都是值得被克服并逾越的。使用管理軟件的好處在于規(guī)范管理，數(shù)據(jù)采集以及報表快捷輸出，方便管理層實(shí)時查看、發(fā)現(xiàn)問題并快速做出決策。
接下來我們核心探討公關(guān)會展公司如何建設(shè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)?建設(shè)過程用一句話概括就是“資源呈現(xiàn)、統(tǒng)一規(guī)范、機(jī)制支撐”，效果測評用一句話概括就是“能管好錢，能算清賬，能跑的順”展開詳細(xì)介紹一下。
資源呈現(xiàn)：管理的前提是資源呈現(xiàn)。
管理者每天花費(fèi)大量的時間基本都是在做一件事情，就是了解情況，做出決策。然而絕大多數(shù)管理者每天都是在在“不知道”或者不能快速知道中煩惱。單子來了批不批?不知道，項目變更了毛利率變沒變?不知道。這個月公司賺了多少錢?BU賺了多少錢?不知道。預(yù)算超沒超?不知道。該不該給供應(yīng)商付款?不知道。不是不能知道，是不能即時的結(jié)構(gòu)化的呈現(xiàn)，這些都會影響決策和決策者的效率。管理系統(tǒng)一個基礎(chǔ)的功能是要將企業(yè)資源通過合理的方式完整的呈現(xiàn)出來。
統(tǒng)一規(guī)范：高效的前提是統(tǒng)一。
1.統(tǒng)一工作語言。統(tǒng)一客戶名稱，編號，叫法。統(tǒng)一合同編號，業(yè)務(wù)不同編號不同。統(tǒng)一動作語言，減少“靠譜”“還行”“挺好”的詞匯溝通。
2.統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范。安排一次各業(yè)務(wù)部門都參加的全天會議，找來一個大白板，從獲取商機(jī)開始一直到收款結(jié)項績效發(fā)放，把業(yè)務(wù)流程完整的畫出來，好好梳理后再談如何優(yōu)化。
機(jī)制支撐：統(tǒng)一的前提是機(jī)制和架構(gòu)。
公司要有支撐“統(tǒng)一”的架構(gòu)和配套的機(jī)制支撐，項目型公司最多的管控方式都是大平臺小團(tuán)隊。行政、人事、財務(wù)、采購作為平臺支撐部門，其他業(yè)務(wù)人員按項目在這個統(tǒng)一支撐平臺上自由組建為一個個獨(dú)立的小團(tuán)隊，也就是項目團(tuán)隊。管理上有個說法叫管理半徑，每個人的管理半徑是7個人，也就是說高效的團(tuán)隊?wèi)?yīng)該是在7個人這個規(guī)模左右。公司的業(yè)務(wù)管控模式也應(yīng)是以項目管理為核心的，軟件系統(tǒng)應(yīng)能支持這種打破部門壁壘的項目制管控方式。
實(shí)時的算清楚帳。
公關(guān)會展行業(yè)在財務(wù)上是大進(jìn)大出的行業(yè)，100萬收款，需要花出去80萬。毛利率的控制需要非常細(xì)，不然一方面保證不了毛利，另一方面現(xiàn)金流壓力會更大，更無從談起資金計劃。報價無基準(zhǔn)，預(yù)算控不住，合同不變更，追加單滿天飛，每個項目結(jié)束都要采購人員，運(yùn)營人員，項目經(jīng)理和財務(wù)算幾天賬。所以，實(shí)時的清楚項目、部門、產(chǎn)品、供應(yīng)商的各種收付款計劃及報表是所有管理的前提。
管好錢
頻繁變更預(yù)算是公關(guān)會展行業(yè)又一行業(yè)特性，舞臺搭建預(yù)算不夠需要增加預(yù)算;活動增加新的環(huán)節(jié)，預(yù)算增加;活動人數(shù)比預(yù)期增多，晚宴預(yù)算增加;臨時來了兩個重要嘉賓，多加兩個酒店房間……預(yù)算一增再增，利潤越壓越低，管不住預(yù)算管不好錢，項目就白干了。
系統(tǒng)跑的順
以前有句話是來描述ERP的“沒上ERP等死，上了ERP找死”上系統(tǒng)重不重要?當(dāng)然重要，但是為什么上了還是一個死?很大部分的原因是管理軟件不能做到對企業(yè)業(yè)務(wù)的足夠了解，IT解決方案不能滿足企業(yè)運(yùn)營需求，使其真正成為管理者好用的管理工具，員工愛用的工作平臺。具體到公關(guān)會展公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，企業(yè)高層能通過管理軟件能實(shí)時的進(jìn)行項目監(jiān)控、資金監(jiān)控、銷售監(jiān)控，能及時的通過多維度報表為管理決策提供依據(jù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)良性運(yùn)轉(zhuǎn);對于普通員工通過管理系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)任務(wù)協(xié)同，高效溝通，提升辦公效率，節(jié)約成本。
綜上所述，魚鷹軟件認(rèn)為公關(guān)會展企業(yè)IT信息化建設(shè)核心就是建立企業(yè)的決策指揮中心，及時掌握多項目進(jìn)度，對公司人、財、物等資源進(jìn)行集中整合和統(tǒng)籌調(diào)度，以數(shù)據(jù)報表為依據(jù)，快速做出管理決策，提高決策效力;通過管理系統(tǒng)有效控制成本實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤組大化，用信息化的手段助力企業(yè)管理提升，不斷發(fā)展壯大。
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