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公司經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險控制的幾個要點
引導(dǎo)語：合同行為是公司存續(xù)期間最重要的活動事項，在執(zhí)業(yè)過程中律師注意到，合同管理制度不健全一直是困擾眾多公司經(jīng)營發(fā)展的一大問題。下面是yjbys小編為你帶來的公司經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險控制的幾個要點，希望對大家有所幫助。
在司法實踐中，大量合同法律糾紛的產(chǎn)生及不利法律后果的承受均系公司自身“合同行為”不慎所致。作為發(fā)展中的公司，必須盡快理順“合同管理”制度，才有助于避免合同風(fēng)險，促進(jìn)對外正常經(jīng)營活動的開展。
一、“合同管理”的基本內(nèi)涵
“合同管理”并不是一個法律上的嚴(yán)格概念，而是公司相對應(yīng)“合同行為”的每個階段而進(jìn)行全過程管理活動的總稱。實踐中，公司開展的經(jīng)營活動均是依靠“合同行為”(包括書面形式、口頭形式和其他形式)來完成，鑒于“合同行為”在公司對外經(jīng)營中活動中的重要地位，公司必須將“合同管理”作為公司內(nèi)部最基本的管理制度之一，并給予高度重視。
必須注意的是，“合同行為”并不局限于與合同相對人簽署合同這樣一個靜態(tài)的時間點，而是一個動態(tài)、連續(xù)的過程，包括：合同樣本的制定、技術(shù)性條款的設(shè)立、合同相對人資信狀況的調(diào)查、合同條款的談判、特別條款的約定、合同的簽訂、合同內(nèi)容的履行、爭議事項的發(fā)生及解決等一系列環(huán)節(jié)。公司“合同管理”即是圍繞“合同行為”這一系列具體環(huán)節(jié)而展開的風(fēng)險預(yù)防和實時控制活動。
律師在執(zhí)業(yè)活動中也注意到：外資公司較內(nèi)資公司更重視“合同管理”，并多將“合同管理”作為公司經(jīng)營過程中的一項日常工作來抓;“合同管理”制度健全、落實到位的公司，在經(jīng)營活動中爭議事項發(fā)生較少，即使有爭議事項出現(xiàn)，該等爭議事項的法律后果也大都在公司制度可預(yù)期的范圍內(nèi)。因此加強(qiáng)公司的“合同管理”是保障公司經(jīng)營安全、最大程度降低經(jīng)營風(fēng)險的必要舉措。
二、合同管理制度的相關(guān)制度設(shè)計
律師認(rèn)為，鑒于公司經(jīng)營活動中“合同行為”涉及面廣、內(nèi)容復(fù)雜，本著安全與效率并舉的原則，并借鑒有關(guān)公司的成熟操作經(jīng)驗，公司內(nèi)部的合同管理可以實行“分級管理制度”、“歸口管理制度”并落實“承辦人負(fù)責(zé)制度”。
1.實行分級管理制度
所謂分級管理是指將合同行為按照一定標(biāo)準(zhǔn)(如合同金額、合同標(biāo)的、合同期限、付款時間等)進(jìn)行劃分，再區(qū)別進(jìn)行管理。以合同銷售金額為例，公司可規(guī)定銷售金額在1000元以下的合同，可由具體業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)審核、簽署，而1000元以上的合同行為須由公司法定代表人審核。這種管理模式的優(yōu)勢在于可對業(yè)務(wù)人員適當(dāng)放權(quán)，減少公司管理層的工作量，同時公司又能將風(fēng)險控制在較低范圍內(nèi)。
2.實行歸口管理制度
所謂歸口管理是指公司內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)集中管理公司合同文本、控制合同進(jìn)度的相應(yīng)機(jī)構(gòu)(或由相關(guān)部門兼負(fù)起這個職能)。合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)將公司所有合同文本、往來信函、傳真件原件、信函憑證、送貨憑證的原件及業(yè)務(wù)人員的《業(yè)務(wù)報表》進(jìn)行統(tǒng)一保管。
公司合同歸口管理的必要性在于：可實現(xiàn)公司合同文本的集中、統(tǒng)一管理，不致發(fā)生合同原件的散落、遺失;便于公司負(fù)責(zé)人及時了解公司全部合同的進(jìn)展情況;便于集中審查公司業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，也有利于對公司業(yè)務(wù)人員實現(xiàn)業(yè)績考核。
3.實行承辦人負(fù)責(zé)制度
承辦人負(fù)責(zé)制度設(shè)計的目的在于確保公司每筆合同都有相應(yīng)的專門負(fù)責(zé)人跟進(jìn)，不致發(fā)生遺忘及業(yè)務(wù)人員責(zé)任不清、相互扯皮現(xiàn)象。業(yè)務(wù)承辦人工作應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的連續(xù)性、穩(wěn)定性，從每筆業(yè)務(wù)開始，注意審查對應(yīng)客戶的主體資格、資信狀況、對應(yīng)客戶授權(quán)代表(或業(yè)務(wù)代表)的權(quán)限范圍;合同簽署后負(fù)責(zé)跟進(jìn)合同生效期限、貨物發(fā)放簽收情況、貨款進(jìn)帳情況、往來信函資料的收集等事項;糾紛發(fā)生后還應(yīng)配合公司負(fù)責(zé)人、公司法律顧問進(jìn)行相關(guān)訴訟、仲裁活動。
此外，業(yè)務(wù)承辦人還應(yīng)定期(如以每月為例)將手頭工作進(jìn)帳情況向公司負(fù)責(zé)人書面匯報(如以《工作月報表》形式)，《工作月報表》內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：截至本月經(jīng)手合同數(shù)量、合同編號、對應(yīng)客戶、發(fā)貨情況、應(yīng)付款情況、實付款情況、逾期付款天數(shù)、對方聯(lián)系方式、其他說明事項等。公司負(fù)責(zé)人簽閱后退還承辦人，承辦人再將公司負(fù)責(zé)人簽閱后的《工作月報表》交歸口管理機(jī)構(gòu)存檔、保管。
承辦人負(fù)責(zé)制度可與公司崗位責(zé)任制度建設(shè)相結(jié)合，如業(yè)務(wù)承辦人應(yīng)將所有資料原件(如：合同文本、信函、掛號信函憑證、傳真件、公司負(fù)責(zé)人簽閱的《工作月報表》等等)交歸口管理機(jī)構(gòu)存檔，自己可保留相應(yīng)的復(fù)印件，或需要使用時到歸口管理機(jī)構(gòu)借閱;歸口管理機(jī)構(gòu)人員負(fù)責(zé)定期向業(yè)務(wù)人員索要近期資料;業(yè)務(wù)承辦人員應(yīng)及時就貨款進(jìn)帳情況與財務(wù)人員溝通，財務(wù)人員應(yīng)及時將貨款進(jìn)帳情況予以反饋等;遇有對應(yīng)客戶逾期付款狀況的，業(yè)務(wù)承辦人應(yīng)及時與財務(wù)人員溝通制作《對帳單》前往對帳，財務(wù)人員應(yīng)予積極配合等。
三、合同文本及技術(shù)性條款的制定
1.標(biāo)準(zhǔn)化合同文本的訂立是合同有效管理的必要前提
律師認(rèn)為實現(xiàn)公司合同的標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)公司合同有效管理的必要前提。零散、雜亂的合同格式是公司實現(xiàn)有效合同管理的一大障礙。作為公司加強(qiáng)“合同管理”活動的第一步，實現(xiàn)合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化十分重要。因此公司應(yīng)當(dāng)重視制定標(biāo)準(zhǔn)化的合同文本，并應(yīng)注意在實踐中盡可能要求客戶接受公司提供的標(biāo)準(zhǔn)化合同文本。
與標(biāo)準(zhǔn)化合同文本的制定相關(guān)的是與客戶合同文本的主要條款(如付款方式、違約責(zé)任、爭議解決機(jī)制、擔(dān)保問題等等)不能輕易進(jìn)行變動;若合同文本內(nèi)容最終發(fā)生了變動，則應(yīng)重新認(rèn)真審查變更后合同文本的合法性、嚴(yán)密性和可行性;必要時由律師進(jìn)行審查。
此外，鑒于公司與某些客戶的交易行為往往具有連續(xù)性，若每筆交易都視作一個單獨的合同，一旦客戶方長期拖欠貨款發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛，則勢必會給公司將來的訴訟(或仲裁)帶來不便，因為民事訴訟(或仲裁)中存有“一事一理”的基本理念，即一個訴訟只能針對同一法律關(guān)系。為減少將來可能發(fā)生的訴訟(或仲裁)過程中的不便，建議公司與類似客戶可簽訂長期供貨合同，將單筆的交易納入一個長期供貨合同的框架之中，這同時也有利于公司對合同的總體管理。
2.合同中可約定特定事項的授權(quán)代表
合同行為中涉及訂單發(fā)送、確認(rèn)簽字、貨物簽收等一系列行為，可能涉及人員較多，如條件許可，律師認(rèn)為在合同行為中應(yīng)當(dāng)直接明確雙方授權(quán)代表及其受權(quán)范圍。如目前客戶方對公司的送貨單簽收相對比較混亂，而確認(rèn)客戶確已收到貨物又是一旦雙方將來發(fā)生爭議公司進(jìn)行訴訟的重要依據(jù)，故在合同文本中可約定客戶方對貨物簽收的簽字一個或數(shù)個貨物簽收授權(quán)代表，并在合同中預(yù)留簽字字樣，如授權(quán)代表發(fā)生變動的，應(yīng)在第一時間將授權(quán)人變動情況及新的簽字字樣及時書面函告對方。
3.合同中所涉的印章使用及送達(dá)地址確認(rèn)問題
針對目前大多數(shù)公司印章使用相對混亂的行為，也可在合同中約定各種印章在合同行為中的使用規(guī)則，如簽署合同或補(bǔ)充條款應(yīng)使用“公章”或“合同專用章”;對帳應(yīng)使用“公章”、“合同專用章”或“財務(wù)專用章”;簽收貨物可使用“公章”、“合同專用章”、“財務(wù)專用章”或“業(yè)務(wù)專用章”等。
另外，鑒于目前大量的公司注冊地與實際經(jīng)營地不一，或一家公司擁有多處經(jīng)營地，為防止糾紛發(fā)生時可能出現(xiàn)的雙方溝通不暢，函件無法送達(dá)等情形，可在合同文本中確認(rèn)雙方信函、文件等的送達(dá)地址，明確任何一方地址發(fā)生變動的，應(yīng)及時書面通知對方，并約定一方按確認(rèn)地址發(fā)出有關(guān)信函兩日后，即可推定對方已收到。
4.對合同中的違約責(zé)任的設(shè)定要慎重
必須注意的是，合同文本中對違約責(zé)任的約定是把“雙刃劍”，必須進(jìn)行合理的運用。在買賣雙方市場地位基本對等的情況下，違約責(zé)任的設(shè)定更應(yīng)適當(dāng)合理，這樣也更有利于客戶同意接受我方提供的合同文本。
在司法實踐中，違約責(zé)任設(shè)定過高或過于苛刻往往會被法院或仲裁委員會認(rèn)定無效，這就等同于沒有約定違約責(zé)任，反而會不利于公司利益的維護(hù)。
5.重視爭議解決問題的約定
現(xiàn)行法律對合同中爭議問題的解決方式給予了較大的自由選擇空間。根據(jù)《民事訴訟法》規(guī)定：“合同的雙方當(dāng)事人可以在書面合同中協(xié)議選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告住所地、標(biāo)的物所在地人民法院管轄”;根據(jù)我國《仲裁法》規(guī)定：“當(dāng)事人采用仲裁方式解決糾紛，應(yīng)當(dāng)雙方自愿，達(dá)成仲裁協(xié)議。沒有仲裁協(xié)議，一方申請仲裁的，仲裁委員會不予受理。”
另，在涉外案件的爭議解決機(jī)制中，必須注意有部分國家可能會對我國法院判決的認(rèn)定及執(zhí)行設(shè)有障礙，相比較而言，仲裁裁決的可執(zhí)行力要優(yōu)于法院判決。故用足法律授權(quán)，在合同文本中對管轄地作出有利于自身的約定尤為重要。
四、合同的調(diào)查、簽署及履行所涉問題
1.合同行為應(yīng)當(dāng)重視調(diào)查
公司在經(jīng)營過程中與客戶進(jìn)行交易應(yīng)當(dāng)重視對相關(guān)信息的調(diào)查，特別在一些交易數(shù)額較大的交易活動中，類似的調(diào)查活動更顯得尤為重要。這些調(diào)查的范圍主要有如下三種：
(1)對合同相對人進(jìn)行調(diào)查。客戶是公司交易的直接相對人，無論是新客戶還是老客戶，當(dāng)合同交易額巨大或有跡象表明客戶履約能力發(fā)生異常時，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行必要的調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括：主體的真實性、合法性、公司資產(chǎn)(車輛、房屋、上一年度會計報表等)狀況等。
(2)對合同相關(guān)方展開調(diào)查。合同相關(guān)方是可能與合同有關(guān)的擔(dān)保方，債務(wù)承擔(dān)方(如約定由第三方付款)，合同履行過程中，相關(guān)方擔(dān)保能力、債務(wù)履行能力出現(xiàn)異常亦有可能危及合同的正常履行，因此也有必要進(jìn)行一定的調(diào)查。
(3)對合同行為的相關(guān)財產(chǎn)進(jìn)行調(diào)查。如合同交易中擔(dān)保方提供擔(dān)保財產(chǎn)的權(quán)屬情況，有無設(shè)定抵押、查封等他項權(quán)利等情形。
對上述調(diào)查活動應(yīng)由公司業(yè)務(wù)承辦人具體負(fù)責(zé)，必要時也可由律師前往進(jìn)行調(diào)查。
2.合同簽署過程中所涉時間問題
律師在執(zhí)業(yè)活動中發(fā)現(xiàn)：部分合同當(dāng)事人對合同文本上的一些涉及時間的事項往往十分大意，甚至出現(xiàn)了雙方當(dāng)事人均對合同蓋過公章但又均未標(biāo)注蓋章日期的情形，在這種情況下一旦雙方發(fā)生爭議，往往難以確認(rèn)雙方交易的具體時間，導(dǎo)致事實不清、責(zé)任不明，甚至還有可能蘊涵其他法律風(fēng)險。
合同的生效時間也很容易被忽略。合同簽署及履行過程中必須審查合同中有無附條件、附期限等，如有條件或期限約定，應(yīng)在條件成就或期限屆滿時再履行合同。在司法實踐中，若合同尚未生效而一方即實際發(fā)放貨物的，一旦發(fā)生爭議，法院也只能以“不當(dāng)?shù)美?rdquo;為由判令受貨方返還原物，而不能按合同中的約定的相關(guān)違約責(zé)任要求對方承擔(dān)，這種狀況無疑將不利于公司利益的維護(hù)。
3.合同履行過程中的不時對帳、發(fā)函
合同履行過程中，若客戶方存有拖欠貨款達(dá)到一定金額或一定期限，公司應(yīng)當(dāng)安排具體業(yè)務(wù)承辦人或財會人員與對拖欠貨款的客戶進(jìn)行對帳。通過對帳行為，一方面可提示該客戶及時付款;另一方面也可明確雙方債權(quán)債務(wù)關(guān)系的具體數(shù)額，為可能進(jìn)行的訴訟(或仲裁)做必要準(zhǔn)備。
如客戶方存有拒絕對帳或拒絕蓋章的，則公司應(yīng)當(dāng)注意：其一，該客戶是否已經(jīng)不具有相應(yīng)的支付能力;其二，要審查該筆債務(wù)發(fā)生的時間，注意不要超過兩年的訴訟時效，如時間已經(jīng)接近兩年，則應(yīng)盡快發(fā)出催討款項的公函(應(yīng)當(dāng)通過郵局掛號或雙掛號)，以中斷訴訟時效并為下一步擬采取的法律手段爭取時間。
實踐證明，規(guī)范化運作的大型公司、外資企業(yè)之所以重視“合同管理”就在于他們認(rèn)識到“合同管理”對于公司經(jīng)營安全的重要意義。規(guī)范、有效的“合同管理”制度是公司正常經(jīng)營的必要條件，也是公司做大做強(qiáng)的制度保障。
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