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ERP系統(tǒng)和會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的特征比較
你知道什么是ERP系統(tǒng)嗎?你知道ERP系統(tǒng)和會(huì)計(jì)電算化的系統(tǒng)有什么不同嗎?下面是yjbys小編為大家?guī)?lái)的ERP系統(tǒng)和會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的特征比較。歡迎閱讀。
ERP系統(tǒng)除了具有會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的一般自動(dòng)化功能外，還具有三個(gè)會(huì)計(jì)電箅化系統(tǒng)不具備的獨(dú)特特征，即頂層設(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化和管控平臺(tái)。
(一)頂層設(shè)計(jì)
按照建設(shè)目的的不同，信息系統(tǒng)可以劃分為操作型與管控型系統(tǒng)也不同。比如，會(huì)計(jì)電算化、企業(yè)資產(chǎn)管理(EAM)、客戶關(guān)系管理(CRM)等信息系統(tǒng)的服務(wù)對(duì)象僅僅是某些特定需求、對(duì)象或管理關(guān)系，因此統(tǒng)籌的高度局限在操作層面。某些以服務(wù)業(yè)務(wù)操作為建設(shè)目標(biāo)的ERP系統(tǒng)也歸屬于該類型。而基于提高集團(tuán)管控能力為目的的ERP系統(tǒng)建設(shè)，其設(shè)計(jì)視角位于集團(tuán)管理的頂層。頂層設(shè)計(jì)的基本特征是以提升集團(tuán)管控能力為目標(biāo)，綜合考慮系統(tǒng)與集團(tuán)的商業(yè)模式、治理模式、管控模式的適應(yīng)性與匹配性，通過(guò)系統(tǒng)集成與標(biāo)準(zhǔn)化，將集團(tuán)管控要求橫向貫通于整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈、縱向深入到作業(yè)層。這一特征使得ERP系統(tǒng)相對(duì)于會(huì)計(jì)電算化等其他系統(tǒng)在設(shè)計(jì)階段具備如下三個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)。
1.系統(tǒng)集成性。ERP系統(tǒng)能夠提升集團(tuán)內(nèi)部信息的集成性。在集團(tuán)總部發(fā)起建設(shè)ERP系統(tǒng)之前，集團(tuán)內(nèi)部可能已經(jīng)在使用一些信息系統(tǒng)，甚至個(gè)別信息系統(tǒng)的應(yīng)用效率已經(jīng)非常高。如會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)化加工的效率可以達(dá)到相當(dāng)高的程度。然而，這些系統(tǒng)之間難以實(shí)現(xiàn)功能上的關(guān)聯(lián)互動(dòng)，信息共享性弱。即使存在與其他系統(tǒng)的接口，也是自下而上的銜接，僅限于交互結(jié)果數(shù)據(jù)。相反，ERP系統(tǒng)把企業(yè)集團(tuán)內(nèi)所有的業(yè)務(wù)單元都視作自身內(nèi)部的子系統(tǒng)，并不割裂地關(guān)注各個(gè)單元，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，就按照業(yè)務(wù)流程之間的關(guān)系規(guī)劃信息在各個(gè)功能模塊之間的流轉(zhuǎn)，從而避免“信息死角”的出現(xiàn)，增強(qiáng)集團(tuán)內(nèi)部信息的集成性。
2.流程標(biāo)準(zhǔn)化。ERP系統(tǒng)能夠促使業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)集團(tuán)可能包含若干個(gè)從事相同業(yè)務(wù)的子(分)公司，由于歷史原因，這些子(分)公司的具體業(yè)務(wù)流程可能不盡相同，使得總部難以對(duì)比分析這些子(分)公司的經(jīng)營(yíng)成果，并且也難以享受管理規(guī)模效應(yīng)。而在ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，集團(tuán)總部能夠從全局角度為下屬各子(分)公司相同的業(yè)務(wù)規(guī)定一致的業(yè)務(wù)流程。
業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化是會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。集團(tuán)總部依靠ERP系統(tǒng)可以規(guī)范統(tǒng)一包括會(huì)計(jì)科目及編碼在內(nèi)的會(huì)計(jì)核算基礎(chǔ)工作、重要制度，以及財(cái)務(wù)報(bào)表編制和管理等。而會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)僅僅是為了實(shí)現(xiàn)核算流程的自動(dòng)化，是根據(jù)各子(分)公司現(xiàn)有核算體系定制開(kāi)發(fā)，不同系統(tǒng)之間的兼容性較差，可能在會(huì)計(jì)科目設(shè)置以及會(huì)計(jì)政策方面存在顯著差異。
3.就源輸入。ERP系統(tǒng)要求所有的原始經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都要在業(yè)務(wù)發(fā)生的源頭，由相應(yīng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員錄入系統(tǒng)，不允許其他人員在其他環(huán)節(jié)對(duì)原始數(shù)據(jù)再進(jìn)行修改，即“就源輸入”。這些原始數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中，由集團(tuán)總部統(tǒng)一管理，所有部門對(duì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的后續(xù)處理都需基于原始數(shù)據(jù)。這確保了會(huì)計(jì)信息能夠正確反映原始經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，并且所有部門和子(分)公司取用數(shù)據(jù)具有一致性。而會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)有自己獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)的來(lái)源是會(huì)計(jì)人員錄人的會(huì)計(jì)憑證。這種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的分散性不僅限于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，每建立一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)都會(huì)單獨(dú)建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。這些數(shù)據(jù)庫(kù)可能來(lái)源不同，數(shù)據(jù)編碼和信息標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)相互之間沒(méi)有聯(lián)系。這種分散存儲(chǔ)會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)內(nèi)容不一致、會(huì)計(jì)核算結(jié)果準(zhǔn)確性和及時(shí)性下降等。
(二)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)注重對(duì)手工會(huì)計(jì)核算工作的模擬，并未改變財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門較為割裂的狀態(tài)。而ERP系統(tǒng)在關(guān)鍵業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)都設(shè)置了與財(cái)務(wù)流程交互的控制點(diǎn)，財(cái)務(wù)部門可以根據(jù)管理問(wèn)題的需要隨時(shí)從這些控制點(diǎn)獲取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成會(huì)計(jì)信息，使得財(cái)務(wù)能夠主動(dòng)嵌入到業(yè)務(wù)流程之中，真正實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化。比如，在實(shí)施ERP系統(tǒng)之前，對(duì)于采煤業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)只能在月末通過(guò)直接人工、直接材料、制造費(fèi)用科目計(jì)量匯總制造成本。而ERP系統(tǒng)則可以把采煤業(yè)務(wù)進(jìn)一步細(xì)分，按照采煤業(yè)務(wù)具體包含的落煤、裝煤、運(yùn)煤、支護(hù)等流程順次預(yù)設(shè)財(cái)務(wù)嵌入點(diǎn)，實(shí)時(shí)分段計(jì)量各項(xiàng)成本費(fèi)用。這也是ERP系統(tǒng)追本溯源能力的基礎(chǔ)。
而會(huì)計(jì)電箅化系統(tǒng)并不要求反映業(yè)務(wù)過(guò)程，只注重對(duì)財(cái)務(wù)結(jié)果的反映，因此它未能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的一體化。此外，會(huì)計(jì)電箅化系統(tǒng)提供的核算結(jié)果，也會(huì)由于放棄了對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程的反映而降低自身的可靠性。比如，采購(gòu)員和銷售員經(jīng)常在業(yè)務(wù)發(fā)生的月末或更長(zhǎng)時(shí)間后將相關(guān)單據(jù)交予財(cái)務(wù)人員入賬，這一方面造成了財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)反映的滯后性，另一方面也給財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)人員都預(yù)留了一定的時(shí)間對(duì)結(jié)果數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整，導(dǎo)致核算結(jié)果進(jìn)一步扭曲。
(三)管控平臺(tái)
企業(yè)集團(tuán)具有較強(qiáng)管控能力的核心標(biāo)志是資源配置合理，各項(xiàng)業(yè)務(wù)相互協(xié)同，集團(tuán)效益實(shí)現(xiàn)最大化。ERP系統(tǒng)為管控落地提供了平臺(tái)基礎(chǔ)。因?yàn)榫哂许攲釉O(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的特征，ERP系統(tǒng)已經(jīng)超越了會(huì)計(jì)核算平臺(tái)的范疇，從橫向來(lái)看是共享業(yè)務(wù)的平臺(tái)，在此平臺(tái)上，所有子(分)公司共享業(yè)務(wù)信息，各自對(duì)企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)、生產(chǎn)、成本、庫(kù)存、分銷、運(yùn)輸、財(cái)務(wù)、人力資源進(jìn)行規(guī)劃，合理配置，充分發(fā)揮其效能，從而取得最佳效益;從縱向來(lái)看是共享管理的平臺(tái)，在此平臺(tái)上，集團(tuán)總部能夠評(píng)價(jià)集團(tuán)產(chǎn)業(yè)鏈各業(yè)務(wù)板塊(事業(yè)部)、各子(分)公司的價(jià)值創(chuàng)造能力，以及對(duì)集團(tuán)效益的貢獻(xiàn)度，從而圍繞整個(gè)集團(tuán)效益最大化目標(biāo)在價(jià)值層面配置資源，以實(shí)現(xiàn)協(xié)同。一橫一縱形成的管控平臺(tái)為集團(tuán)管理做到縱向到底、橫向到邊提供了可能。該平臺(tái)反過(guò)來(lái)也能夠促進(jìn)各子(分)公司管理水平的升級(jí)。
管控平臺(tái)作用使得ERP系統(tǒng)一般不容易像其他操作型信息系統(tǒng)那樣能夠產(chǎn)生立竿見(jiàn)影的效果，如會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在投入使用后能夠顯著提高會(huì)計(jì)過(guò)賬作業(yè)的效率。因?yàn)镋RP管控平臺(tái)作用能否得以發(fā)揮，取決于系統(tǒng)中各模塊的匹配程度，以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的使用與利用水平。但是ERP系統(tǒng)作為一種管控平臺(tái)，對(duì)提升集團(tuán)管控能力的促進(jìn)與推動(dòng)作用，在理論上是可行的，在實(shí)踐中也得到了充分的印證。
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