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會計電算化初始化注意的內(nèi)容
摘要:在會計電算化系統(tǒng)中,初始化工作包括設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)置科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報表以及錄入各種余額數(shù)據(jù)或者是發(fā)生額數(shù)據(jù)等。初始化工作只能進行一次,并將在很大程度上影響其后的核算工作。在初始化的工作中,將本單位要采用的核算程序、方法、規(guī)則、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入電腦,使會計軟件能適應(yīng)本單位的核算、管理需要。本文就會計電算化的核算方法、規(guī)則的選用、科目的設(shè)置、報表定義等方面需要注意的問題進行討論。
關(guān)鍵詞:會計電算化;初始化; 賬務(wù)處理
賬務(wù)處理軟件系統(tǒng)是會計電算化軟件系統(tǒng)的核心模塊,商品化的賬務(wù)系統(tǒng)通常由以下部分組成:系統(tǒng)初始化、記賬憑證輸入、記賬結(jié)賬、賬簿處理、報表處理等幾個部分。要使賬務(wù)處理軟件能夠正常運行,必須首先完成系統(tǒng)的初始化,也就是建賬。
賬務(wù)處理軟件建賬是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設(shè)置。在建賬之前,會計科目還沒有設(shè)立,前期各科目的余額和發(fā)生額也無法輸入,所以建賬是賬務(wù)處理軟件正式使用之前必經(jīng)的首要步驟。系統(tǒng)軟件的初始化也是賬務(wù)軟件使用中一次性的工作,系統(tǒng)初始化過程中設(shè)定的會計科目代碼結(jié)構(gòu)及一些參數(shù)在結(jié)束建賬后即無法修改,系統(tǒng)初始化的質(zhì)量對賬務(wù)軟件的質(zhì)量和工作的效率將產(chǎn)生直接的影響,所以系統(tǒng)軟件的初始化設(shè)置也是非常重要的。實際工作中,有不少會計軟件用戶因為初始化的不恰當(dāng)而嚴(yán)重影響了系統(tǒng)的使用效率和質(zhì)量。本文從初始數(shù)據(jù)收集、科目設(shè)置、數(shù)據(jù)錄入、環(huán)境設(shè)定等幾個方面談?wù)勏到y(tǒng)初始化。
1 數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)
初始化需要收集手工賬中的會計科目和各科目的余額,如從年度中間開始建賬還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以需預(yù)先從手工賬中整理出各級科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額。
在此要注意完整地收集最底層明細(xì)科目的余額、發(fā)生額,避免遺漏,以保證初始化時輸入的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、順利。
2 科目設(shè)置中應(yīng)注意的問題
建賬時要將收集到的會計科目加入軟件系統(tǒng),建立賬務(wù)系統(tǒng)的會計科目體系。一般在建立賬套的同時,電算化軟件會根據(jù)你所選擇的單位性質(zhì),按照會計規(guī)則默認(rèn)安裝一套會計科目。這些會計科目大都是總賬科目,一般會滿足單位的需要,不用再自行手工建立,但是各單位的會計核算的區(qū)別較大,明細(xì)科目還需要自己根據(jù)本單位會計核算的需要分別建立。在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中除了像手工賬務(wù)一樣要使用會計科目外,還要為每一個會計科目加入一個編碼,另外還需要注意科目的性質(zhì)、余額的方向,需要輔助核算的科目還要進行輔助核算方面的設(shè)置。在設(shè)定會計科目時需要重點注意以下問題:
2.1 科目的設(shè)置要規(guī)范。財政部已制定的各行業(yè)會計制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱和科目編碼在設(shè)定總賬科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關(guān)規(guī)定,設(shè)立明細(xì)科目編碼除會計制度有規(guī)定的以外,應(yīng)該按上級主管部門和本單位的管理要求設(shè)定,以保證科目代碼的規(guī)范系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。尤其是集團公司,科目的名稱、代碼等一定要做到規(guī)范統(tǒng)一。
2.2 科目的設(shè)置要簡潔在滿足管理要求和適合計算機處理的前提下,力求代碼簡單明了、位數(shù)越短越好,既便于記憶又能提高錄入憑證的速度,應(yīng)當(dāng)避免那些冗長而又無用的科目影響日常工作的效率。
2.3 科目設(shè)置中應(yīng)該考慮到業(yè)務(wù)的發(fā)展和會計核算的進步,注意科目的擴展性會計科目體系一經(jīng)設(shè)定,其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實現(xiàn),而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級明細(xì)科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細(xì)科目最大可能達到的個數(shù)來確定的,例如,假設(shè)“應(yīng)收賬款”通常以客戶或單位為來設(shè)置明細(xì)科目,明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大,少則幾十個,多則成百上千,兩位碼長難以滿足要求,要增至三位甚至更長,由于同級科目必須使用等長的科目編碼,其他二級科目也要使用三位或更長的科目編碼先按客戶所屬地區(qū)分類,設(shè)置二級明細(xì)。如果設(shè)定的分段代碼位數(shù)較長而絕大多數(shù)上級科目所包含的明細(xì)科目個數(shù)不多時,其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響。為了解決這一矛盾,像這樣的科目在設(shè)置中便需要一些技巧,一般的會計軟件會提供一定的輔助核算的功能,可以將這類科目的輔助核算的性質(zhì)設(shè)置為“往來核算”,將往來單位作為輔助核算的明細(xì)項進行核算,這樣既減少了明細(xì)科目的設(shè)置,又增加了往來核算的明晰性與靈活性。如果不想采用輔助核算可將明細(xì)科目先分類,按分類設(shè)置二級科目,然后再設(shè)置下級明細(xì)科目,如“應(yīng)收賬款”總賬科目下細(xì)科目,然后再按客戶名稱設(shè)置三級明細(xì)科目。
3 初始數(shù)據(jù)的錄入
工作中應(yīng)注意的問題完成科目設(shè)置的工作后,即可將各科目余額輸入系統(tǒng),根據(jù)系統(tǒng)啟用的月份不同,原始數(shù)據(jù)的錄入也有區(qū)別。賬務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時只需輸入上年余額即可,上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。
如果賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用,除需要輸入啟用月份余額外,還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計發(fā)生額,這是為會計報表所準(zhǔn)備的數(shù)據(jù),如不輸入累計發(fā)生額,由于會計數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性,在以后的查詢及報表中如需要全年累計發(fā)生額,系統(tǒng)將無法提供正確的數(shù)據(jù)。但是僅僅是錄入各月份的發(fā)生額,再查詢以前月份的賬戶的明 細(xì)時,還是不能得到結(jié)果,為了解決這個問題可以采用兩種方法:一種方法是如果單位的業(yè)務(wù)量小,憑證的數(shù)量較少,可以采取手工錄入追加憑證的方法;另一種方法適用于更換財務(wù)軟件的單位,與軟件公司的人員協(xié)商,使用特定的軟件,將過去使用的軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出來,再導(dǎo)入到新的軟件系統(tǒng)中,這樣做可能會存在一定的風(fēng)險,丟失某些數(shù)據(jù)?傊,在會計年度中間實施會計電算化,數(shù)據(jù)的初始所涉及的問題較多,應(yīng)盡量在會計年度的開始或者是結(jié)尾,來更換財務(wù)軟件。
初始余額發(fā)生額數(shù)據(jù)錄入完成以后,軟件會自動地核對總賬與明細(xì)賬之間、借貸雙方之間、總賬與輔助核算之間的平衡關(guān)系,但是對這個步驟不要掉以輕心,急于進行日常的工作,應(yīng)該將錄入的數(shù)據(jù)與手工賬之間進行仔細(xì)核對,確認(rèn)二者之間無誤后再進行日常的操作。原因是大多數(shù)軟件在錄入憑證后,初始的余額便無法改動,當(dāng)使用一段時間后再發(fā)現(xiàn)初始的數(shù)據(jù)有錯誤,便沒有辦法改動,只能用調(diào)整憑證進行調(diào)整,或者是作廢掉該賬套重新再建立一賬套,重新初始化。
4 報表初始化的過程中應(yīng)注意的問題
會計報表是會計工作流程中的最后一個環(huán)節(jié),在會計軟件中通常都預(yù)置了通用的會計報表,但除通用會計報表外,單位一定還需要其他報表,這些報表是無法預(yù)置的,需要重新設(shè)定。報表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成,其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類數(shù)據(jù),一類是固定的表項目,另一類是變動的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式,從賬薄、其他報表中取來,隨賬薄中的數(shù)據(jù)變化而變化。但是取數(shù)公式的格式在不同的會計軟件產(chǎn)品中各不相同,必須參考會計軟件所屬的用戶操作手冊。在定義報表的過程中,需要用到很多函數(shù),財務(wù)人員一般不容易掌握。因此在初始化的過程中,這一項工作一般由軟件公司的項目實施人員與單位的財務(wù)人員來共同完成。定義完報表以后還應(yīng)該注意報表的校驗公式的定義,校驗報表內(nèi)部、報表之間的勾稽關(guān)系,避免出現(xiàn)一些低級的錯誤。
5 初始化工作應(yīng)注意的其他問題
完成以上操作后,即可進入日常的賬務(wù)處理,如輸入、修改、審核、打印記賬憑證、查賬、打印輸入賬簿等工作。但系統(tǒng)初始化時還應(yīng)注意以下幾個問題:
5.1 新增操作員要注意自行輸入密碼系統(tǒng)會預(yù)設(shè)一個操作員,通常取名為SYSTEM或MANAGER 之類,這也是系統(tǒng)中權(quán)限最高的系統(tǒng)管理員,正式啟用系統(tǒng)時應(yīng)將該用戶名更改為系統(tǒng)管理員,并加上密碼。如需要上機操作的會計不只一個,則應(yīng)增加操作員,并為每個用戶確定相應(yīng)的權(quán)限,新增加的操作員的密碼須由新增操作員自行輸入,以便分清責(zé)任。
5.2 要注意充分利用自動轉(zhuǎn)賬憑證功能自動轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置雖不是一個必選項,但利用自動轉(zhuǎn)賬功能無疑能提供極大的便利。在單位的會計業(yè)務(wù)中,常有固定對應(yīng)關(guān)系的記賬憑證,且其數(shù)據(jù)來源于已輸入系統(tǒng)的記賬憑證。如每月均需結(jié)轉(zhuǎn)的損益類科目,在月末所有收入、成本費用憑證輸入、登記入賬后,須匯總結(jié)轉(zhuǎn)至類似本年利潤一類的科目,自動轉(zhuǎn)賬憑證能自動匯總指定科目的發(fā)生額或余額并自動生成一張轉(zhuǎn)賬憑證。在使用該功能前須進行必要的參數(shù)設(shè)置,包括轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目,以及匯總數(shù)據(jù)的性質(zhì)(余額、發(fā)生額),注意轉(zhuǎn)出科目可設(shè)置多個,但轉(zhuǎn)入科目只能設(shè)一個。
總之,會計電算化的初始工作是一項技術(shù)性較強的,涉及方面較廣泛的,內(nèi)容較復(fù)雜的工作。只有在會計電算化的初始工作中注意上面所提到的問題,高質(zhì)量地完成初始化工作,才能避免在今后的工作中走不必要的彎路,才能最大地發(fā)揮軟件的功能。
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