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秘書禮儀的功能和作用
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，商務(wù)秘書人員以驚人的速度增長(zhǎng)。那么秘書禮儀的功能和作用有哪些呢？一起和小編來(lái)了解一下！
(一)秘書禮儀的三大功能
現(xiàn)代秘書工作，是一種以領(lǐng)導(dǎo)工作為主要服務(wù)對(duì)象，以發(fā)揮參謀、助手作用為主要服務(wù)形式，以處理信息為主要服務(wù)或工作內(nèi)容的服務(wù)性職業(yè)。因此秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助者，必須完成這種有助于領(lǐng)導(dǎo)管理、決策的工作與事務(wù)。
1. 塑造形象功能
秘書禮儀的基本目的就是樹(shù)立和塑造良好的個(gè)人和組織形象。所謂形象就是個(gè)人或組織在公眾觀念中的反映和評(píng)價(jià)。作為秘書人員，應(yīng)該從我做起，從每一件小事上注重禮儀修養(yǎng)，做到“內(nèi)慧外秀”。這樣才能樹(shù)立良好的個(gè)人形象。同時(shí)，從事商務(wù)活動(dòng)的人員，必須文明經(jīng)商，樹(shù)立良好的企業(yè)形象，廣泛贏得客戶的信任，促進(jìn)信用的提高。
2. 信息溝通的功能
信息溝通要求秘書人員做好綜合信息的工作,有能力把握單個(gè)信息在整體信息中的地位和作用,當(dāng)更多的信息通過(guò)各個(gè)系統(tǒng),被逐漸匯集之后,要能從這些大量的信息中準(zhǔn)確判斷哪些是重要的;哪些是緊急的;哪些雖然是緊急的但并不是重要的等等,以決定選擇與其相適應(yīng)的向領(lǐng)導(dǎo)傳遞的方式。其次,秘書人員應(yīng)充當(dāng)各信息系統(tǒng)之間的樞紐,并有效地加強(qiáng)各個(gè)系統(tǒng)之間的聯(lián)系,發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)效應(yīng)。會(huì)協(xié)調(diào)各系統(tǒng)的工作,這是現(xiàn)代秘書信息服務(wù)中一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。秘書必須對(duì)本單位以及社會(huì)各信息系統(tǒng)有一個(gè)整體上的把握。一旦明確了領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的信息,就能敏銳地反映出：該信息應(yīng)由哪個(gè)系統(tǒng)運(yùn)作更快捷;各個(gè)系統(tǒng)可以從哪些不同的角度快速索取信息;它們各自能承擔(dān)的任務(wù)是什么等。這時(shí),秘書既可以建議領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一安排,又可以經(jīng)授權(quán)由秘書部門或秘書本人來(lái)承擔(dān)信息管理的統(tǒng)籌工作。這種有效地運(yùn)用組織、利用秘書職位的特點(diǎn),做好信息協(xié)調(diào)的工作方式,避免了領(lǐng)導(dǎo)急于“需要的信息上不來(lái)”,而各信息系統(tǒng)又抱怨“領(lǐng)導(dǎo)需要什么信息搞不清”相互脫節(jié)的現(xiàn)象,使每次對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的信息服務(wù),進(jìn)入一個(gè)良性循環(huán)。
在信息化日益發(fā)展的今天，信息社會(huì)為現(xiàn)代秘書提供了一個(gè)新的資源：網(wǎng)絡(luò)資源。網(wǎng)絡(luò)資源是隨著辦公環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)化而產(chǎn)生的，網(wǎng)絡(luò)將一個(gè)單位內(nèi)部的所有辦公室連接起來(lái)，然后連接一個(gè)城市的眾多的辦公室。秘書工作崗位就像一個(gè)樞紐，信息的上傳下達(dá)通過(guò)秘書來(lái)實(shí)施。
總之，信息溝通是秘書人員必備的基本能力，無(wú)論是日常信息溝通能力還是網(wǎng)絡(luò)的信息溝通能力，都是秘書人員做好秘書工作的必要條件，更是秘書禮儀在秘書工作中具體而生動(dòng)的表現(xiàn)。
3. 人際協(xié)調(diào)的功能
首先，秘書作為主管領(lǐng)導(dǎo)與一般職工之間的中介和橋梁，應(yīng)努力維護(hù)上下之間與同事之間的團(tuán)結(jié)。秘書在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)不太利于職工的指令時(shí)，應(yīng)注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信與形象;同樣，在向上反映不太有利于職工的情況時(shí)，既不能隱瞞、掩飾，又要盡力保護(hù)職工的利益。盡量采取對(duì)事不對(duì)人的態(tài)度，使職工的缺點(diǎn)錯(cuò)誤既得以糾正，使之獲得必要教訓(xùn).又不至于受到傷害。對(duì)于同事、職工間的矛盾，也應(yīng)盡己所能加以協(xié)調(diào)、緩和。
其次，在秘書活動(dòng)和工作中，難免要碰到溝通不暢的事情，有時(shí)客戶還可能因此而不高興。如果處理不當(dāng)，不僅客戶對(duì)秘書從業(yè)人員的印象不佳，而且還會(huì)影響企業(yè)的形象。秘書禮儀，能化解矛盾，消除分歧，相互理解，達(dá)成諒解，調(diào)適人際關(guān)系，使之趨于和諧，從而妥善地解決商務(wù)糾紛。
(二)秘書禮儀的作用
孔子說(shuō)：“不學(xué)禮，無(wú)以立�！� “博學(xué)于文，約之于禮�！倍Y儀對(duì)人有較強(qiáng)的約束力。秘書禮儀不僅是秘書工作取得成功的重要手段，而且已逐漸滲透到社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中的各個(gè)方面，為構(gòu)建和諧文明社會(huì)起著重大的作用。
1.提高個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)
禮儀是成功者的潛在資本。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)最終是人員素質(zhì)的競(jìng)爭(zhēng)，對(duì)秘書人員來(lái)說(shuō)，秘書人員的素質(zhì)就是秘書人員個(gè)人的修養(yǎng)和個(gè)人的表現(xiàn)。教養(yǎng)體現(xiàn)于細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)展示素質(zhì)。通過(guò)學(xué)禮儀、講禮儀，會(huì)使人樹(shù)立起正確的價(jià)值觀，自覺(jué)調(diào)整站位，跳出自我的小圈子;以他人為先，以社會(huì)為上，從國(guó)家和社會(huì)的大局考慮問(wèn)題;以“先天下之憂而憂、后天下之樂(lè)而樂(lè)”的高尚情懷凈化靈魂;以“己所不欲、勿施于人”的恭敬謙讓精神規(guī)范自己的言行舉止，從而使自己的思想素質(zhì)提升到一個(gè)新的層次。
2.有助于塑造良好的公眾形象
公眾形象是十分重要的，它的形成大多數(shù)是通過(guò)禮儀來(lái)傳遞的，并且直接影響著交往雙方能否融洽相處以及交際的成敗。不僅如此，一個(gè)個(gè)體或一個(gè)單位，想要擴(kuò)大知名度、提升美譽(yù)度就要在社會(huì)公眾面前樹(shù)立最佳形象，而與社會(huì)公眾交往的秘書禮儀形象是獲得成功的有效途徑。現(xiàn)代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)除了產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)外，更體現(xiàn)在形象競(jìng)爭(zhēng)。一個(gè)具有良好信譽(yù)和形象的公司或企業(yè)，就容易獲得社會(huì)各方的信任和支持，就可在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中處于不敗之地。所以，秘書人員時(shí)刻注重禮儀，既是個(gè)人和組織良好素質(zhì)的體現(xiàn)，也是樹(shù)立和鞏固良好形象的需要。
3.有利于傳遞信息，展示價(jià)值
良好的禮儀可以更好地向?qū)Ψ秸故咀约旱拈L(zhǎng)處和優(yōu)勢(shì)，它往往決定了機(jī)會(huì)是否降臨。比如，在公司，你的服飾適當(dāng)與否可能就會(huì)影響到你的晉升和同事的關(guān)系;帶客戶出去吃飯時(shí)你的舉止得體與否也許就決定了交易的成功與否;又或者，在辦公室不雅的言行或許就使你失去了一次參加老板家庭宴請(qǐng)的機(jī)會(huì)……這是因?yàn)槎Y儀是一種信息，通過(guò)這個(gè)媒介表達(dá)出尊敬、友善、真誠(chéng)的感情。所以在商務(wù)活動(dòng)中，恰當(dāng)?shù)亩Y儀可以獲得對(duì)方的好感、信任，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)的發(fā)展。
秘書禮儀技巧
儀容儀表
1.女性的妝容和著裝
(1)妝容
化妝并不是一種隨心所欲的涂抹，而是一種審美的藝術(shù)過(guò)程。其基本原則如下：
化妝是為了突出自己美的部分，掩飾自己不足或有缺陷的部分;色彩的選用取決于膚色和服裝的色彩;因人、因時(shí)、因地制宜，切記強(qiáng)求一律;化妝創(chuàng)造新意時(shí)不失自己的基本形象尋找統(tǒng)一和諧美。凈面后，均勻打好粉底定妝，粉薄而均勻;眉頭自然、眉峰清晰;眼影涂于眼部凹陷處;眼線緊貼睫毛;腮紅自顴骨向上;口紅先畫唇線，再涂口紅。
(2)著裝
“云想衣裳花想容”，相對(duì)于偏于穩(wěn)重單調(diào)的男士著裝，女士們的著裝則亮麗豐富得多。得體的穿著，不僅可以顯得更加美麗，還可以體現(xiàn)出一個(gè)現(xiàn)代文明人良好的修養(yǎng)和獨(dú)到的品位。職業(yè)女性著裝要求四講究。
整潔平整。服裝并非一定要高檔華貴，但須保持清潔，并熨燙平整，穿起來(lái)就能大方得體，顯得精神煥發(fā)。整潔并不完全為了自己，更是尊重他人的需要，這是良好儀態(tài)的第一要?jiǎng)?wù)。
色彩和諧。不同色彩會(huì)給人不同的感受，如深色或冷色調(diào)的服裝讓人產(chǎn)生視覺(jué)上的收縮感，顯得莊重嚴(yán)肅;而淺色或暖色調(diào)的服裝會(huì)有擴(kuò)張感，使人顯得輕松活潑。因此，可以根據(jù)不同需要進(jìn)行選擇和搭配。
配套齊全。除了主體衣服之外，鞋襪手套等的搭配也要多加考究。如襪子以透明近似膚色或與服裝顏色協(xié)調(diào)為好，帶有大花紋的襪子不能登大雅之堂。正式、莊重的場(chǎng)合不宜穿涼鞋或靴子，黑色皮鞋是適用最廣的，可以和任何服裝相配。
飾物點(diǎn)綴。巧妙地佩戴飾品能夠起到畫龍點(diǎn)睛的作用，給女士們?cè)鎏砩�。但是佩戴的飾品不宜過(guò)多，否則會(huì)分散對(duì)方的注意力。佩戴飾品時(shí)，應(yīng)盡量選擇同一色系。佩戴首飾最關(guān)鍵的就是要與接待員的整體服飾搭配統(tǒng)一起來(lái)。
2.男性的妝容和著裝
男士相對(duì)于女士簡(jiǎn)單一些，但是并不是代表不用注意這些。
在妝容上男士應(yīng)該對(duì)自己的眉毛稍微修飾一下已及理干凈胡子，不留長(zhǎng)發(fā)，不留指甲，可使用清淡的香水。在著裝上男士有一套質(zhì)地上乘的深色西裝或中山裝足以包打天下。
儀態(tài)
1.站姿
站姿是靜態(tài)的造型動(dòng)作，是其他動(dòng)態(tài)美的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。良好的站立姿勢(shì)應(yīng)給人一種挺、直、高的感覺(jué)。男士則主要體現(xiàn)出陽(yáng)剛之美，抬頭挺胸，雙腳大約與肩膀同寬站立，重心自然落于腳中間，肩膀放松。女士則體現(xiàn)出柔和和輕盈，丁字步站立。
(1)基本站姿
兩腳跟相靠，腳尖展開(kāi)45度到60度，身體重心主要支撐于腳掌、腳弓之上;兩腿并攏直立，腿部肌肉收緊，大腿內(nèi)側(cè)夾緊，髖部上提;腹肌、臀大肌微收縮上提，臀、腹部前后相夾，髖部?jī)蓚?cè)略向中間用力;脊柱、后背挺直，胸略向前上方提起;兩肩放松，下沉，氣沉于胸腹之間，自然呼吸;兩手臂放松，自然下垂于體側(cè);脖頸挺直，頭向上頂;下頜微收，雙目平視前方。
(2)站姿主要分為以下幾類
根據(jù)不同的場(chǎng)合，在基本站姿的基礎(chǔ)上可以有前搭手站姿、后搭手站姿和持物站姿等不同站姿。前搭手站姿。兩腳尖展開(kāi)，左腳腳跟靠近右腳中部，重心平均置于兩腳上，也可以置于一只腳上，通過(guò)重心的轉(zhuǎn)移可減輕疲勞，雙手置于腹前。后搭手站姿。兩腳平行開(kāi)立，腳尖展開(kāi)，挺胸立腰，下頜微收，雙目平視，兩手在身后相搭，貼在臀部。這種站姿一般是男士站姿。持物站姿。女士應(yīng)身體立直，挺胸抬頭，下頜微收，提髖立腰，吸腹收臀，手持文件夾。男士應(yīng)身體立直，挺胸抬頭，下頜微收，雙目平視，兩腳分開(kāi)，一手提公文包，一手置于體側(cè)。談話時(shí)，要面對(duì)對(duì)方，保持一定的距離。盡量保持身體的挺直，不可歪斜。依靠著墻壁、桌椅而站;雙腿分開(kāi)的距離過(guò)大、交叉，都是不雅觀和失禮的行為。手中也不要玩弄物品，那樣顯的心不在焉，是不禮貌的行為。
2.坐姿
坐是一種靜態(tài)造型，是秘書每日的主要內(nèi)容之一，無(wú)論是伏案書寫、參加會(huì)議、會(huì)客交談、娛樂(lè)休息都離不開(kāi)坐。不正確的坐姿會(huì)顯得懶散無(wú)禮，正確的坐姿能給人一種安詳端莊的印象。
(1)基本坐姿
入座要輕而穩(wěn)，女士著裙裝要先輕攏裙擺，而后入座;面帶笑容，雙目平視，嘴唇微閉，微收下頜;雙肩平正放松，兩臂自然彎曲放在膝上，也可放在椅子或沙發(fā)扶手上;立腰挺胸、上體自然挺直;雙膝自然并攏，雙腿正放或側(cè)放;至少坐滿椅子的三分之二，脊背輕靠椅背;起立時(shí)，右腳向后收半步而后起立;談話時(shí)，可以側(cè)坐，此時(shí)上體與腿同時(shí)轉(zhuǎn)向一側(cè)。
(2)坐姿的種類
女士坐姿要挺拔優(yōu)雅，表現(xiàn)出女士的魅力，可以有如下幾種姿勢(shì)。開(kāi)關(guān)式坐姿。坐正，雙膝并緊，兩小腿前后分開(kāi)，兩腳前后在一條線上，兩手合握置于兩腿間或腿上;右側(cè)點(diǎn)式坐姿。坐正，雙膝并緊，上身挺直，兩小腿向左斜伸出，左腳靠近右腳內(nèi)側(cè)，左腳腳掌內(nèi)側(cè)著地，右腳腳跟提起，雙手放置于右腿上，頭向右側(cè)轉(zhuǎn);右側(cè)掛式坐姿。在左側(cè)點(diǎn)或右側(cè)點(diǎn)式基礎(chǔ)上，將左腳提起掛在右腳踝關(guān)節(jié)處，兩腳并攏，上身左轉(zhuǎn)45度，立腰挺胸。
側(cè)身重疊式坐姿。髖部左轉(zhuǎn)45度，頭胸向右轉(zhuǎn)，左小腿垂直于地面，右腿重疊于左腿上，右腿向里收，右腳尖向下。男士坐姿應(yīng)注意這幾個(gè)方面，男士前伸式坐姿。坐正，兩腿前伸，雙腳在踝關(guān)節(jié)處交叉。男士后點(diǎn)式坐姿。坐正，上體微向前傾，雙小腿向后屈回，雙腳掌著地。男士開(kāi)關(guān)式坐姿。坐正，兩小腿前后分開(kāi)，兩腳前后在一條線上，兩手合握置于兩腿間。男士正身重疊式坐姿。右小腿垂直于地面，左腿在其上重疊，左小腿向里收，腳尖向下，雙手扶于扶手上或交叉于腿間。不論男女，坐姿的關(guān)鍵在上體的挺直，腰部要立住，而后再變化的不同姿態(tài)，重點(diǎn)在頭、頸部、軀干和四肢的協(xié)調(diào)配合，和諧的姿態(tài)會(huì)讓人感到端莊、大方、自然、舒適。
(3)坐姿中容易出現(xiàn)的問(wèn)題
女士不宜將雙膝分開(kāi)，或大腿并攏而小腿分開(kāi);坐在松軟的沙發(fā)中，不可將整個(gè)人推入沙發(fā)里;不要為了表現(xiàn)謙虛，故意坐在椅子邊上，身體前傾給人阿諛之感。
3.行走
(1)行走的基本步態(tài)
雙目向前平視，微收下頜;雙肩平穩(wěn)，雙臂自然擺動(dòng)，擺幅在30度到35度不宜過(guò)大;上身挺直，頭正挺胸，收腹、立腰，重心稍前傾;注意步位，兩腳內(nèi)側(cè)落于一條直線上;步幅適當(dāng)，一般應(yīng)該是前腳腳跟與后腳腳尖相距一腳之長(zhǎng)，但因性別、身高不同以及服飾的限制會(huì)有一些差異;步行速度適中，停步、拐彎、上下樓梯要從容不迫控制自如。
(2)行走的類別
后退步。向別人告辭時(shí)，轉(zhuǎn)身就走是不禮貌的，正確的做法是先向后退兩三步，在轉(zhuǎn)身離開(kāi)。側(cè)行步。當(dāng)走在前面引導(dǎo)來(lái)賓時(shí)，要盡量走在客人的左前方，側(cè)身向著來(lái)賓，髖部朝著前行的方向，上身稍向右轉(zhuǎn)，左肩稍前右肩稍后，身體與來(lái)賓保持兩三步距離。當(dāng)在路面較窄的走廊和樓道中與人相遇，也要采用側(cè)身步。在實(shí)際工作中靈活運(yùn)用不同的步伐，形成自信、優(yōu)雅、協(xié)調(diào)的步態(tài)。與此同時(shí)要靠道路的右側(cè)行走，遇到同事、主管要主動(dòng)問(wèn)好。在行走的過(guò)程中，應(yīng)避免吸煙、吃東西、吹口哨、整理衣服等行為。上下樓梯時(shí)，應(yīng)尊者、女士先行。多人行走時(shí)，注意不要因并排行走而占據(jù)路面。
(3)行走的禁忌
走路忌內(nèi)八字和外八字步伐;走路時(shí)不可腳蹭地面，發(fā)出聲響;女士不可扭腰擺臀，左顧右盼;男士不可彎腰駝背、歪肩晃膀。
4.體態(tài)語(yǔ)
(1)目光
與人交往是，少不了目光接觸。正確的運(yùn)用目光，傳達(dá)信息，塑造專業(yè)形象，要遵守以下規(guī)律。PAC規(guī)律：P—PARENT，指用家長(zhǎng)式的、教訓(xùn)人的目光與人交流，視線是從上到下，打量對(duì)方，試圖找出差錯(cuò)。A—ADULT，指用成人的眼光與人交流，互相之間的關(guān)系是平等的，視線從上到下。C—CHILDEN，一般是小孩的眼光，目光向上，表示請(qǐng)求或撒嬌。作為職場(chǎng)人士，當(dāng)然都是運(yùn)用成人的視線與人交流，所以要準(zhǔn)確定位，不要在錯(cuò)誤的地點(diǎn)、對(duì)象面前選擇錯(cuò)誤的目光，那會(huì)讓人心感詫異的。
三角定律：根據(jù)交流對(duì)象與接待員的關(guān)系的親疏、距離的遠(yuǎn)近來(lái)選擇目光停留或注視的區(qū)域。關(guān)系一般或第一次見(jiàn)面、距離較遠(yuǎn)的，則看對(duì)方的以額頭到肩膀的這個(gè)大三角區(qū)域;關(guān)系比較熟、距離較近的，看對(duì)方的額頭到下巴這個(gè)三角區(qū)域;關(guān)系親昵的，距離很近的，則注視對(duì)方的額頭到鼻子這個(gè)三角區(qū)域。分清對(duì)象，對(duì)號(hào)入座，切勿弄錯(cuò)。
時(shí)間規(guī)律：每次目光接觸的時(shí)間不要超過(guò)三秒鐘。交流過(guò)程中用60%-70%的時(shí)間與對(duì)方進(jìn)行目光交流是最適宜的。少于60%，則說(shuō)明接待員對(duì)對(duì)方的話題、談話內(nèi)容不感興趣;多與70%，則表示接待員對(duì)對(duì)方本人的興趣要多于他所說(shuō)的話。
(2)常見(jiàn)的手勢(shì)
一般常見(jiàn)的手勢(shì)有橫擺式、直臂式、曲臂式、斜擺式。
橫擺式。表示的是“請(qǐng)進(jìn)”。五指伸直并攏，然后以肘關(guān)節(jié)為軸，手從腹前抬起向右擺動(dòng)至身體右前方，不要將手臂擺至體側(cè)或身后。同時(shí)，腳站成右丁字步，左手下垂，目視來(lái)賓，面帶微笑。
直臂式。表示“請(qǐng)往前走”。五指伸直并攏，屈肘由腹前抬起，手臂的高度與肩同高，肘關(guān)節(jié)伸直，再向要進(jìn)行的方向伸出前臂。
曲臂式。表示“里邊請(qǐng)”。當(dāng)左手拿著物品，或推扶房門、電梯門，而又需引領(lǐng)來(lái)賓時(shí)，即右手五指伸直并攏，從身體的側(cè)前方，由下向上抬起，上臂抬至離開(kāi)身體45度高度，然后以肘關(guān)節(jié)為軸，手臂由體側(cè)向體前左側(cè)擺動(dòng)成屈臂狀，請(qǐng)來(lái)賓進(jìn)去。
斜擺式。表示“請(qǐng)坐”。當(dāng)請(qǐng)來(lái)賓入座時(shí)，即要用雙手扶椅背將椅子拉出，然后一只手曲臂由前抬起，再以肘關(guān)節(jié)為軸，前臂由下向上擺動(dòng)，使手臂向下成一斜線，表示請(qǐng)來(lái)賓入座，當(dāng)來(lái)賓在座位前站好，要用雙手將椅子前移到合適的位置，請(qǐng)來(lái)賓坐下。
但在介紹人或?yàn)樗酥嘎窌r(shí)不可用手指指點(diǎn)點(diǎn)，而應(yīng)使用手掌，四指并攏，掌心向上;手勢(shì)不宜過(guò)多，幅度不宜過(guò)大，更不要手舞足蹈，手勢(shì)要控制在一定范圍內(nèi);在公共場(chǎng)合切忌撓頭皮、抓耳撓腮、咬指甲、用手指在桌上亂寫亂畫。
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