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商務(wù)秘書禮儀-日常交往禮儀
儀式是使用在正式場合的具有固定程序的一整套禮節(jié)，如國家的迎賓儀式、會(huì)議的開幕式、民間的婚禮等。那么商務(wù)秘書日常交往的禮儀有哪些呢?一起來看看!
1.見面禮儀
1.稱呼、致意、介紹和握手這些是人們平常見面時(shí)的禮節(jié)。與人交往，初次印象很重要.能否給人留下一個(gè)好的印象，往往取決于你與人見面后幾十秒鐘內(nèi)的表現(xiàn)。
(1)稱呼。
在公務(wù)活動(dòng)中，人們習(xí)慣按人的職稱來稱呼，一般在姓氏后面加上職務(wù)或職稱。
在國際交往中，一般稱男士為先生;對于女性,沒有結(jié)婚的稱“小姐”，對戴結(jié)婚戒指的(戴在左手無名指上的)女性，可稱“夫人”;對婚姻狀況不明的女性最為合適的稱呼是“女士”，稱“小姐”也無不可(不要看年紀(jì)大就稱夫人，如對方?jīng)]有結(jié)婚，這樣的稱呼會(huì)令對方感到不愉快)。有博士頭銜的，可稱“某博士”。
(2)致意。
這是最簡單、最常用的禮節(jié)。點(diǎn)頭、微笑，都是致意。致意的次序是:職位低者、年輕者、男性先向?qū)Ψ街乱狻?/p>
(3)握手。
為了表示歡迎、祝賀、慰問、鼓勵(lì)等意思，我們常常需要握手。
在公務(wù)活動(dòng)中，握手的次序是:職位高者、年齡長者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示歡迎等意思，職位低者、年齡輕者、地位卑者以及男士、客人也應(yīng)及時(shí)伸手相握，否則，對方會(huì)感到尷尬。
在國內(nèi)，我們習(xí)慣讓更需尊敬的一方先伸手。
在國際上，特別是最近以來,這一次序變得不太重要了,誰先伸手問題都不大，這是禮儀方面新的變化，值得關(guān)注。
握手時(shí)，目光要看著對方，不要游移不定，也不要看著別人，握手的力度要適中，不重不輕地握手幾秒鐘即可，不要握著手上下抖動(dòng)，也不要長時(shí)間地握手談話(異性之間長時(shí)間握手而談的，只有情侶)。
有時(shí)涉外場合需要照相，握著的手則不要很快松開。
握手的時(shí)候，要脫下手套.女性除非戴著與服裝相配的、作為服裝整體一部分的手套，否則也應(yīng)摘下手套。
日本人習(xí)慣鞠躬，一些阿拉伯人習(xí)慣行撫胸禮，泰國人則行合十禮，我們應(yīng)該尊重他們的習(xí)慣。
各國的禮儀習(xí)慣千差萬別.秘書多了解這方面的情況,能夠更好地為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。
(4)介紹。
在涉外活動(dòng)中，介紹是常用的禮節(jié)，是使陌生的雙方相識的必不可少的禮節(jié)。
介紹分為自我介紹和他人介紹兩種方式:
自我介紹的基本內(nèi)容有:姓名、職務(wù)(公務(wù)場合)或與主人之間的關(guān)系(社交場合)。
為他人介紹時(shí)：先要了解被介紹雙方有無相識的愿望或必要。一般來說，身份和地位懸殊的雙方就沒有必要介紹了。
為他人介紹時(shí)：講究介紹順序，即先把男性介紹給女性，把年輕人介紹給老年人，把職位低者介紹給職位高的，以此表示對后者的尊重。
在公務(wù)活動(dòng)中，一般不考慮女士優(yōu)先的原則，而是以身份、地位為首選因素。
2.名片禮儀
隨著社會(huì)的發(fā)展，名片已經(jīng)成為社會(huì)交際中不可缺少的工具之一。名片主要用于自我介紹和建立聯(lián)系之用，也可作為簡單的禮節(jié)性通信往來，表示祝賀、感謝、辭行、慰問等。由于名片上記載了很多信息，因此受到人們的重視。
接待外國客人，尤其是日本、韓國的客人時(shí)，見面交換名片是不可省去的禮節(jié)。
1)名片的格式
(1)常見的名片規(guī)格是9cmX5.5cm和10cmX7cm兩種。
(2)名片文字的排印有豎排和橫排兩種。
(3)橫排時(shí)，一般左上角是任職單位和部門，姓名、職務(wù)在中間，通信地址、電話號碼、郵政編碼在右下角。
(4)豎排時(shí)，任職公司、部門寫在右上角，姓名、職務(wù)在中間，通信地址、電話號碼、郵政編碼在左下角。
2)名片的放置
(1)隨身攜帶的名片，應(yīng)放在易掏出的地方，如衣服的上衣口袋。
(2)一般來說，名片最好放在專用的名片盒或名片夾中。
(3)存放他人的名片也應(yīng)放入專用的名片簿中，既示尊重，又便于查找。
3)名片的交換
(1)要雙手拿住名片上方把字正面朝向?qū)Ψ剑札R胸的高度遞上，并說“這是我的名片，請多指教”這樣的話。
(2)接受名片時(shí)，也要畢恭畢敬，雙手捧接，接過后，一定要仔細(xì)看一遍，不懂之處當(dāng)下請教。有時(shí)可以有意識地重復(fù)一下對方的姓名和職務(wù)，以示仰慕。
(3)絕對不可以用一只手去接名片，看也不看一眼就裝進(jìn)口袋或放到桌子上。
(4)若要把名片放桌子上，不能在名片上壓東西。
(5)如果一次同很多人交換名片，且都是初交，那最好依照座次來交換，并默記對方的職務(wù)和姓名，以防弄錯(cuò)。
4)名片的索要
向他人索要名片時(shí)，不要直接開口，而是要含蓄地向?qū)Ψ阶屑?xì)地詢問姓名、單位、地址、電話等。如“XX先生、小姐，今后想向你請教，怎樣能找到你?”、“XX先生小姐，今后怎樣和你取得聯(lián)系?：”。若對方愿意，一定會(huì)送給你一張名片。
3.拜訪約會(huì)的禮儀
(1)預(yù)約
在現(xiàn)代社會(huì)，拜訪以前先預(yù)約，已是約定俗成的規(guī)矩，應(yīng)盡量不做不速之客。
(2)拜訪前的準(zhǔn)備
“有備而來”的成功率會(huì)比隨意而訪的成功率大得多。
準(zhǔn)備得越充分，拜訪和商談就會(huì)越順利。
首先，要做好背景材料以及相關(guān)文件的準(zhǔn)備工作。
其次，要做好心理準(zhǔn)備。
再次，要做好服飾準(zhǔn)備。
(3)赴約
遵時(shí)守約的原則。遵守時(shí)間是涉外人員最基本的素質(zhì)之一。
涉外秘書要多了解拜訪對象的風(fēng)俗習(xí)慣，以免拜訪時(shí)產(chǎn)生溝通障礙。
約束自己的言行。不論是公務(wù)拜訪，還是私人拜訪，都要注意自己的言行舉止，做到舉止得體而不拘謹(jǐn)，目光專注而不游移,聲調(diào)適度而不過高，話題明確而不犯忌。
公務(wù)拜訪時(shí):要先向?qū)Ψ截?fù)責(zé)接待的人員打招呼，報(bào)上自己一行人的單位、姓名以及拜訪對象的姓名,然后安靜耐心地等待接見.
在會(huì)客室等待接見時(shí):不可大聲談笑，也不要對會(huì)客室的布置指指點(diǎn)點(diǎn)，要按照接待人員的安排就座，安靜等待。
(4)及時(shí)告辭
要想做受歡迎的客人，及時(shí)告辭是要點(diǎn)之一。這一舉動(dòng)能表現(xiàn)出對主人的理解和尊重，并且也能表明我方的工作效率和修養(yǎng)。
4.談話的禮儀
(1)語言與話題的選擇
在對外交往中，選用的語言是有講究的。
在正式的官方活動(dòng)中:需要使用本國的國語，以體現(xiàn)國家主權(quán)的尊嚴(yán)。
在非官方的商務(wù)活動(dòng)中:可以使用國際通用的語言或是雙方都懂的語言，或者配備翻譯。
話題的選擇，不僅僅是技巧問題、禮儀問題，有時(shí)甚至可以成為政治問題，以致造成外交方面的糾紛，所以務(wù)必要小心.
以下的話題，是應(yīng)該避開的:
①政治話題。
②個(gè)人隱私問題。
�、鄯亲h他人
�、苡顾紫铝鞯脑掝}。
(2)談話的態(tài)度
在對外交往中，我們總會(huì)發(fā)現(xiàn)雙方的觀點(diǎn)、處理問題的方法有許多不同之處。
在談話態(tài)度上表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
�、僬\懇坦率。
�、诿鞔_直率。
�、蹐�(jiān)持原則。
(3)聲音與語氣
在涉外工作中，秘書特別要注意控制自己的音量。中國人說話的聲音一般比較大。但在國際禮儀中，以說話聲音適度為有修養(yǎng)。
所謂的適度:是以能讓參加者聽清而不影響其他的人為準(zhǔn),這樣的音量相對于中國人來說是偏低的。
另外，語氣很重要:
一方面語氣要體現(xiàn)禮貌，多用謙詞敬語;
另一方面，不論對方單位規(guī)模多大、多么著名，己方也要不卑不亢，不能曲意奉承、委曲求全，以至于丟失了自己的人格和國格。
(4)傾聽者的禮貌
作為傾聽的一方，相對比較被動(dòng)。
傾聽者應(yīng)該學(xué)會(huì)從談話中獲得有益的信息。
作為傾聽者，要和說話者有眼光上的交流和語言上的呼應(yīng)。
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