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商務(wù)秘書(shū)禮儀常識(shí)：禮賓次序
禮賓次序是指重要的禮儀場(chǎng)合的參加團(tuán)體或個(gè)體的位次按一定的規(guī)則和慣例進(jìn)行排列的先后次序。禮賓次序體現(xiàn)了主人對(duì)賓客應(yīng)予的禮遇及這種禮遇給予賓客以平等的地位。下面為大家整理了一些關(guān)于商務(wù)秘書(shū)的禮賓次序，一起來(lái)看看！
禮賓次序的基本內(nèi)容包含兩個(gè)方面：
第一個(gè)方面是就位次客體而言，即位次本身的大小、上下及前后。一般情況下，以右為大、為長(zhǎng)、為尊，以左為小、為次、為偏。二人同行前者為大，右者為尊;三人并行中者為尊，三人前、后行，前者為大;二人并坐，右者為尊;三人并坐，中者為大。乘坐小轎車(chē)時(shí)，尊者由右邊上車(chē)，位低者由左邊上車(chē);車(chē)內(nèi)二排席，后排中間為
尊位，右邊次之，左邊再次之，前排司機(jī)旁位為最次。但當(dāng)主人親自駕車(chē)時(shí)，司機(jī)旁位為尊位。上樓時(shí)，前者為尊，下樓時(shí)，特別是樓梯陡時(shí)，尊者在后。室內(nèi)就坐時(shí)，以對(duì)門(mén)的座位為尊。但值得提醒注意的是，我國(guó)一般以左為大、為長(zhǎng)、為尊，以右為小、為次、為偏。二人同行左者為尊，二人并坐左者為大。而在法國(guó)乘坐小轎車(chē)，則是后排右位為尊，左位為次，中位最小。如此特殊情況，應(yīng)予了解，靈活掌握運(yùn)用。
第二個(gè)方面是就位次的主體而言，即位次對(duì)象的大小先后。位次本身是固定的，但位次的對(duì)象卻是隨著活動(dòng)內(nèi)容的不同而有所變動(dòng)。要為固定的位次找到適合這一位次的對(duì)象同樣具有客觀的依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)(當(dāng)然僅僅是就每一次特定的公關(guān)活動(dòng)而言的)。
一般在重要的禮儀場(chǎng)合位次對(duì)象的排定有以下三種方法：
第一，按身分和職務(wù)的高低排列。這是禮賓次序排列的主要依據(jù)，就一級(jí)組織而言，總經(jīng)理自然列副總經(jīng)理之前。但事實(shí)情況往往要復(fù)雜得多，諸如同一系統(tǒng)中上級(jí)組織的部門(mén)經(jīng)理與下級(jí)組織總經(jīng)理是平級(jí)關(guān)系;不同系統(tǒng)的雖有級(jí)別差，但年齡、資歷、知名度有較大差別;雖同級(jí)或有級(jí)別差，但就一次特定的活動(dòng)來(lái)說(shuō)各自施其的影響力有明顯差異;雖有級(jí)別差，但與主人有明顯親疏傾向，等等。需要公關(guān)人員或參照其他禮賓順序的排列方法，或?yàn)榱斯P(guān)活動(dòng)的最終成功做靈活縝密細(xì)致的統(tǒng)籌，絕不能教條化。至于參加者的真實(shí)身份和職務(wù)一般以得到確認(rèn)的材料或?qū)Ψ教峁┑恼酵ㄖ獮橐罁?jù)，不能憑主觀印象或簡(jiǎn)單憑參加者自己的“申報(bào)”，否則可能出現(xiàn)差錯(cuò)造成不良影響。
第二，按字母或筆畫(huà)順序排列。多邊活動(dòng)的各方或參加者不便按身份與職務(wù)的高低排列的，可采用按字母順序或筆畫(huà)順序排列的方法，這是一種予各方和個(gè)人最平等機(jī)會(huì)的方法，現(xiàn)在公關(guān)活動(dòng)的排次中也被廣泛運(yùn)用。按字母順序排列，就是將所有參加活動(dòng)的組織或個(gè)人按其名稱(chēng)或姓名的組合字母順序依次排列，如Beijing列Shanghai之前，Dow Chemical Ltd列shell chemicalCompany之前。如果第一個(gè)字母相同，則依第二個(gè)字母，第二個(gè)字母相同，依第三個(gè)字母，以此類(lèi)推。一般涉外公關(guān)活動(dòng)按英語(yǔ)字母順序排列居多，也可視具體情況按法語(yǔ)、西班牙語(yǔ)等其他語(yǔ)種的字母順序排列。但不能一次按兩種或兩種以上語(yǔ)種的字母順序排列。如果活動(dòng)參加各方及成員均系華人，一般應(yīng)按漢字的筆畫(huà)順序排列，而不按拼音字母順序排列。漢字筆畫(huà)順序的排列相對(duì)復(fù)雜些。一般以組織名稱(chēng)或姓名的第一個(gè)字的筆畫(huà)多寡依次排列，如“丁”字二畫(huà)，“王”字四劃“丁”列“王”字前。假如筆畫(huà)相同，可按橫、豎、撇、捺等筆順先后排列，如“李”字與“肖”字均為七畫(huà)，“李”字的第一筆是“橫”，而“肖”字的第一筆是“豎”，因此“李”字列“肖”字前
簽字儀式的程序
1.人員就座
有關(guān)各方人員進(jìn)入簽字廳，在既定的位次上各就各位。雙方簽字人員要大體相當(dāng)，最好是出席會(huì)談的全體人員，除主簽人員以外，有時(shí)還請(qǐng)更高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)人員出席簽字儀式，以示重視。
2.正式簽署合同文本
通常的做法，首先，簽署己方保存的合同文本，再接著簽署他方保存的合同文本。
商務(wù)禮儀規(guī)定：每個(gè)簽字人在由已方保留的合同文本上簽字時(shí)，按慣例應(yīng)當(dāng)名列首位。每個(gè)簽字人均應(yīng)首先簽署已方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一做法，在禮儀上稱(chēng)為“輪換制”。
輪換制的目的是在位次排列上，輪流使有關(guān)各方均有機(jī)會(huì)居于首位一次，以顯示機(jī)會(huì)均等，各方平等。
3.交換文件
此時(shí)，各方簽字應(yīng)熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用過(guò)的簽字筆，以作紀(jì)念。全場(chǎng)人員應(yīng)鼓掌，表示祝賀。
4.祝賀
交換已簽的合同文本后，雙方簽字人當(dāng)場(chǎng)干上千杯香檳酒，是國(guó)際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。
在一般情況下，商務(wù)合同在正式簽署后，應(yīng)提交有關(guān)方進(jìn)行公證，此后才正式生效。
商務(wù)秘書(shū)接待禮儀
一、 接待前的準(zhǔn)備工作
(一) 接待環(huán)境布置
1、環(huán)境布置 接待環(huán)境應(yīng)該清潔、整齊、明亮、美觀，沒(méi)有異味。前臺(tái)或會(huì)客室可擺放花束、綠色植物，表現(xiàn)出“歡迎您”的氣氛，會(huì)使對(duì)方產(chǎn)生好感。辦公桌上的文件、文具、電話(huà)等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的東西和私人物品，應(yīng)該放在抽屜里固定的地方，以便用時(shí)馬上能找到。
2、辦公用品準(zhǔn)備
(1)前廳。 應(yīng)為客人準(zhǔn)備座椅，讓客人站著等候是不恭敬的。座椅樣式應(yīng)該線(xiàn)條簡(jiǎn)潔、色彩明快。還應(yīng)配有茶幾。
(2)會(huì)客室。 桌椅應(yīng)擺放整齊，桌面保持清潔沒(méi)有水漬、污漬。墻上可掛與環(huán)境協(xié)調(diào)的畫(huà)。掛公司領(lǐng)導(dǎo)或國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)的合影，或某次成功的大型公關(guān)活動(dòng)的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介紹公司情況的資料。另外，茶具、茶葉、飲料要準(zhǔn)備齊全。接待一般客人可用一次性紙杯，接待重要客人還是用正規(guī)茶具為好。會(huì)客室應(yīng)具良好照明及空調(diào)設(shè)備。要配備一部電話(huà)，復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等即便不放在會(huì)客室內(nèi)，也不要離得太遠(yuǎn)。 客人走后，要及時(shí)清理會(huì)客室，清洗茶具、煙灰缸，換空氣，然后關(guān)好門(mén)。否則，會(huì)使下一批客人感到不受重視。
(二) 前臺(tái)值班 在前臺(tái)值班室，當(dāng)沒(méi)有客人時(shí)，秘書(shū)應(yīng)做好：
1、布置接待室
2、了解上次活動(dòng)安排
3、填寫(xiě)公司職員出入登記表
4、填寫(xiě)客人預(yù)約登記簿
二、 接待的基本禮儀
(一)接待客人的基本禮儀
秘書(shū)接待客人時(shí)應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：
1、無(wú)論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應(yīng)按先來(lái)后到的原則接待每一個(gè)客人。
2、無(wú)論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬(wàn)不能皺眉頭。
3、接待客人時(shí)態(tài)度要鄭重，但說(shuō)話(huà)要留有余地。
4、對(duì)于有預(yù)約的客人要迅速轉(zhuǎn)達(dá)他的要求，不讓客人等候。
5、為避免出錯(cuò)，對(duì)于客人說(shuō)的一些重要事項(xiàng)要確認(rèn)一遍。
6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關(guān)系。
7、要請(qǐng)客人填寫(xiě)接待登記簿。
8、上司沒(méi)確認(rèn)要見(jiàn)的客人，就不要讓他進(jìn)去。
9、在不了解對(duì)方身份時(shí)，若對(duì)方問(wèn)到上司在不在甚至上司的整個(gè)工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應(yīng)盡可能地從對(duì)方那里了解一些有用信息。
10、陌生客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)，一定要注意聽(tīng)清有關(guān)他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據(jù)情況的不同，對(duì)來(lái)客的意圖和目的要打聽(tīng)清楚，但在打聽(tīng)時(shí)不失禮儀。
(二)介紹的禮儀
在作介紹的過(guò)程中，介紹者與被介紹者的態(tài)度要熱情得體、舉止大方，在整個(gè)介紹過(guò)程應(yīng)面帶微笑。一般情況下，介紹時(shí)，雙方應(yīng)當(dāng)保持站立姿勢(shì)，相互熱情應(yīng)答。
1、自我介紹 在某種場(chǎng)合自我介紹對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)非常必要。介紹的內(nèi)容以具體場(chǎng)合而定，公務(wù)場(chǎng)合除介紹自己以外還要介紹自己的職務(wù)。
2、為他人作介紹 當(dāng)你要將某人介紹給別人時(shí)確認(rèn)被介紹的雙方哪一方更應(yīng)該被尊重。按禮賓順序應(yīng)該是：向年長(zhǎng)者引見(jiàn)年輕者，不論男女都是按這樣的順序作介紹;向女士引見(jiàn)男士，向職位高的引見(jiàn)職位低的人，同時(shí)連同雙方的單位、職稱(chēng)一起簡(jiǎn)單作介紹。在人數(shù)眾多的場(chǎng)合，如果其中沒(méi)有職位、身份特殊的人在場(chǎng)，又是年齡相仿的人聚會(huì)，則可按照一定的次序一一介紹。為他人作介紹時(shí)，應(yīng)簡(jiǎn)潔清楚，不能含糊其辭。介紹時(shí)，還可簡(jiǎn)要地提供一些情況，如雙方的職業(yè)、籍貫等等，便于不相識(shí)的兩人相互交談。如果你是單獨(dú)介紹兩人相識(shí)，應(yīng)該事先了解一下他們彼此是否都有想認(rèn)識(shí)對(duì)方的愿望，免得造成不必要的尷尬。在向他人介紹某人時(shí)，不可用手指指指點(diǎn)點(diǎn)，而應(yīng)有禮貌地以手掌示意。 在社交場(chǎng)合，國(guó)際通行的是“女士?jī)?yōu)先”原則，即需要把男士介紹給女士。 被介紹者正確的做法應(yīng)是：如果原本是坐著，此時(shí)應(yīng)站起來(lái)，走上前去，在距離對(duì)方一臂左右的距離站好，注視對(duì)方，面帶微笑，待介紹以后，握手或點(diǎn)頭致意。
3、被他人介紹
(三)握手的禮儀
1、握手的姿式。 一般地，握手的兩個(gè)人手掌相握呈垂直狀態(tài)，表示平等而自然的關(guān)系，這是最穩(wěn)妥的握手方式。如要表示謙虛或恭敬，則可掌心向上同他人握手。而如果是伸出雙手去捧接，就更是謙恭備至了。但切不可掌心向下握住對(duì)方的手，這通常是傲慢無(wú)禮的表示。握手時(shí)應(yīng)伸出右手，決不能伸左手與人相握。
2、握手的順序。 在上下級(jí)之間，應(yīng)先上級(jí)伸出手后，下級(jí)才能接握;在長(zhǎng)幼之間，應(yīng)長(zhǎng)輩先伸手后，晚輩才能接握;在男女之間，應(yīng)女方先伸手后，男方才能接握。
3、握手的力度也應(yīng)注意。 一般情況，相互間握下即可。如果是熱烈握手，可以使勁搖晃幾下，這是十分友好的表示
4、握手的時(shí)間通常以三至五秒為宜，除非關(guān)系親近的人可以長(zhǎng)時(shí)間握手外，一般都是握一下即可。握手時(shí)應(yīng)兩眼注視對(duì)方的眼睛，表示誠(chéng)意。
(四)交換名片
1、名片的內(nèi)容 名片分公務(wù)名片和社交名片
(1) 公務(wù)名片 公務(wù)名片的主要內(nèi)容主要包括所在單位和部門(mén)、姓名、職務(wù)或職稱(chēng)、地址、電話(huà)等聯(lián)絡(luò)方式。名片上數(shù)字不宜太多，名字在名片中應(yīng)該是最大的幾個(gè)字，頭銜不應(yīng)太多。名片顏色最好為白色，顯樸素、大方。 公務(wù)名片上一般不印私人電話(huà)號(hào)碼。若不介意私人時(shí)間被打擾則可以印。若他人名片上沒(méi)有私人電話(huà)號(hào)碼，則不必問(wèn)對(duì)方。
(2) 社交名片 社交名片用于社交場(chǎng)合。隨身攜帶的名片應(yīng)放在名片盒或名片夾，不要直接放在衣袋或錢(qián)包里，這樣既不利于保存，也是對(duì)自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里，男性可放在西服上衣內(nèi)側(cè)口袋里或公文包內(nèi)。
2、交換名片禮儀
(1)遞名片時(shí)機(jī) 初次見(jiàn)面的人在做完自我介紹或被他人介紹后，便可遞交名片。告辭是遞交名片也是常見(jiàn)。在談話(huà)時(shí)如果提及公司地址、聯(lián)系方式等內(nèi)容也可遞交名片。
(2) 遞名片禮儀 一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)是來(lái)訪(fǎng)者、男性、身份低者先向被來(lái)訪(fǎng)者、女性、身份高者遞名片，后者應(yīng)在接到名片是回贈(zèng)對(duì)方自己定的名片。遞交名片時(shí)應(yīng)站起來(lái)(在餐桌上就免了)，以齊胸的高度遞上。雙手拿著名片上方，讓名片上的字體正面朝向?qū)Ψ�，以便�?duì)方接過(guò)后就能馬上看清楚。如果對(duì)方也同時(shí)拿出名片，來(lái)訪(fǎng)者、男性、身份低者應(yīng)使自己的名片低于對(duì)方的名片，以示尊敬。如果對(duì)方不止一人，應(yīng)按職位從高到低或按位置從近到遠(yuǎn)遞上
(3) 接名片禮儀 當(dāng)別人站起來(lái)遞名片時(shí)，你應(yīng)該馬上站起來(lái)雙手接過(guò)。接收對(duì)方名片后，不可立馬放進(jìn)口袋，而應(yīng)看清楚對(duì)方姓名、身份。如果對(duì)方的名字中某個(gè)字認(rèn)不準(zhǔn)的話(huà)，應(yīng)恭維地向?qū)Ψ秸?qǐng)教。拜讀完后要鄭重的把它放在桌上，注意不要把文件壓在上面。如果在會(huì)談，可把名片按對(duì)方座次擺在自己面前，便于名片與人對(duì)號(hào)，加深印象。如遇到自己名片正好用完，無(wú)法回贈(zèng)對(duì)方時(shí)，可說(shuō)明原因，表歉意，并手寫(xiě)姓名、地址、聯(lián)絡(luò)方式送給對(duì)方
3、名片保存與整理 事后把名片名片盒或名片夾，按一定次序把名片歸檔。
秘書(shū)著裝的基本要求：
第一，色彩要素。俗話(huà)說(shuō)：“沒(méi)有不美的色彩，只有不美的搭配�！鄙嗜绻钆浜侠恚蜁�(huì)恰到好處，取得事半功倍的效果。反之，如果搭配不合理，就會(huì)失去整體美，破壞視覺(jué)的和諧美感。女秘書(shū)的職業(yè)裝色調(diào)應(yīng)該單一一點(diǎn)，不可以“色彩斑斕”。女秘書(shū)應(yīng)該多多注意“三色原則”。三色原則是在國(guó)外經(jīng)典商務(wù)禮儀規(guī)范中被強(qiáng)調(diào)的，國(guó)內(nèi)著名禮儀專(zhuān)家也多次強(qiáng)調(diào)過(guò)這一原則。所謂“三色原則”，是指全身上下的衣著，應(yīng)當(dāng)保持在三種色彩之內(nèi)，即女秘書(shū)的套裝、襯衫、鞋襪，一般不應(yīng)超過(guò)三種顏色。這是因?yàn)閺囊曈X(jué)上講，服裝的色彩在三種以?xún)?nèi)較好搭配。一旦超過(guò)三種顏色就會(huì)顯得雜亂無(wú)章。
第二，體形要素。人有高矮、胖瘦之分。絕大多數(shù)人體形上或多或少受到一些先天局限，有這樣或那樣的缺陷，這就需要通過(guò)服裝搭配加以彌補(bǔ)和修飾，使自己更具美感。首先要了解自己的體形特點(diǎn)，再選擇適合的職業(yè)女裝，自然會(huì)達(dá)到理想效果。比如H形體形，屬于偏胖，沒(méi)什么腰身，這類(lèi)女秘書(shū)適宜選擇腰身合體、線(xiàn)條簡(jiǎn)潔的職業(yè)裝。I形體形，屬于偏瘦，適宜選擇衣領(lǐng)處有褶皺，配有飾邊的衣服。Y形體形，就是腿部可能長(zhǎng)得比較修長(zhǎng)，線(xiàn)條比較好看，上半身不適宜穿緊身衣，所以要求上面相對(duì)寬松，就轉(zhuǎn)移了別人的視線(xiàn)。
第三，膚色要素。選擇與搭配職業(yè)女裝時(shí)也要考慮自己的膚色，服裝的色彩要與自己的膚色相協(xié)調(diào)。
第四，年齡要素。女秘書(shū)的年齡不同，應(yīng)選擇不同的服裝。年輕的女秘書(shū)可以選擇紅、粉紅、黃、綠等色彩比較鮮艷的顏色，款式上選擇比較時(shí)尚、前衛(wèi)，如西裝上衣是單個(gè)扣的，因?yàn)樗齻冇谢盍εc朝氣。而年齡較大的女秘書(shū)一般選擇黑、灰、海軍藍(lán)等顏色，款式的選擇上比較保守，這樣可以凸顯她們的成熟與穩(wěn)重。
稱(chēng)謂的選擇和使用
一般情況下，在商務(wù)活動(dòng)中，有兩套稱(chēng)謂方法，第一種就是稱(chēng)對(duì)方為某某先生、某某女士，這也是最為穩(wěn)妥和最為普遍的一種稱(chēng)謂方式;
第二種我們可以稱(chēng)呼對(duì)方為某某經(jīng)理、某某主管、某某總監(jiān)，以及某某領(lǐng)導(dǎo)，就是說(shuō)直接稱(chēng)謂他的職務(wù)。
握手
握手的次序，一般都是女士先伸手，男士再握手。領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)以及長(zhǎng)輩先伸手，下級(jí)和晚輩再握手。
握手時(shí)，對(duì)方伸出手后，我們應(yīng)該迅速地迎上去，握手的時(shí)候最應(yīng)該避免的是很多人互相地交叉握手。
握手時(shí)還要避免上下過(guò)分地?fù)u動(dòng)。
相互介紹
在相互介紹的時(shí)候，應(yīng)該注意順序的選擇，一般先由職位高的人開(kāi)始介紹，如果是分為主方和客方的話(huà)，應(yīng)該是先把主方介紹給客方，然后再把客方介紹給主方。
互換名片
要雙手拿出自己的名片，這時(shí)候有一個(gè)停頓，要注意將名片的方向調(diào)整到最適合對(duì)方觀看的位置，再雙手遞過(guò)去。雙手接過(guò)對(duì)方的名片，要簡(jiǎn)單地看一下上面的內(nèi)容，既不要把它直接放在兜里或放在其他位置根本不看，也不要長(zhǎng)時(shí)間地拿在手里不停地?cái)[弄，而應(yīng)該把名片放在專(zhuān)用的名片夾中，盡量避免把名片放在口袋中，或者放在其他的位置。
其他注意事項(xiàng)
社交場(chǎng)所是禁止吸煙，禁止大聲喧嘩的，要注意音量的控制。
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