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秘書(shū)如何處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系
秘書(shū)如何處理好與領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系，是個(gè)人經(jīng)驗(yàn)問(wèn)題，也是理論和共事的藝術(shù)，是有重要現(xiàn)實(shí)意義的，是一篇大文章。那么秘書(shū)如何處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系呢，希望下面的文章對(duì)大家有所幫助！
(一)秘書(shū)如何在生活中處理好與領(lǐng)導(dǎo)的人際關(guān)系。
1.工作外的日常生活中。
秘書(shū)要善于和不同職業(yè)、不同性格的人打交道，要善于適應(yīng)社會(huì)習(xí)俗和環(huán)境、場(chǎng)合特定的要求。有時(shí)秘書(shū)為了今后工作的順利進(jìn)行，要主動(dòng)創(chuàng)造環(huán)境來(lái)進(jìn)行人際交往，這樣可能給公司帶來(lái)合作伙伴，而且豐富了自己的人際關(guān)系網(wǎng)。由于人際關(guān)系畢竟是社會(huì)化交往所以秘書(shū)人員在日常生活中必須充當(dāng)公共關(guān)系活動(dòng)家的角色，其主要任務(wù)是：其一，與外界組織進(jìn)行業(yè)務(wù)交往，建立密切的聯(lián)系，協(xié)調(diào)外部關(guān)系;其二，在處理與外界組織有關(guān)的事務(wù)的過(guò)程中交流信息、溝通思想、聯(lián)絡(luò)感情，使之能樹(shù)立良好的自身形象。所以說(shuō)，秘書(shū)在日常生活中與人的交往，往往會(huì)產(chǎn)生新的人際關(guān)系網(wǎng)。在以后的工作中往往會(huì)有很大的幫助。
2.在工作外的應(yīng)酬、參加宴會(huì)中。
首先，秘書(shū)要把領(lǐng)導(dǎo)放在首位。秘書(shū)在整個(gè)跟隨領(lǐng)導(dǎo)參加應(yīng)酬、參加宴會(huì)期間，要注意傾聽(tīng)席間的談話(huà)并能適當(dāng)?shù)卣{(diào)節(jié)氣氛;要時(shí)刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信、執(zhí)行政策、遵守紀(jì)律、謙虛謹(jǐn)慎、平易近人。為領(lǐng)導(dǎo)，也為秘書(shū)自身樹(shù)立良好的形象。有些場(chǎng)合，應(yīng)適當(dāng)突出領(lǐng)導(dǎo)，有的秘書(shū)，張羅過(guò)歡，顯自己過(guò)多，顯領(lǐng)導(dǎo)太少，這也不好。我們常從電視里看到，中央領(lǐng)導(dǎo)接見(jiàn)先進(jìn)人物、參加宴會(huì)，一般主要領(lǐng)導(dǎo)走在前面，給的鏡頭要多些;照相也都是主要領(lǐng)導(dǎo)處于顯赫地位。這點(diǎn)，我們?cè)谔幚砻貢?shū)與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系時(shí)，很有必要借鑒。
其次，秘書(shū)要做好出席的準(zhǔn)備。在私下，要把領(lǐng)導(dǎo)的愛(ài)好、喜歡的口味或忌諱告訴舉辦此活動(dòng)的單位，以免造成尷尬的局面。而且要把行程和出席的目的在出席前向領(lǐng)導(dǎo)復(fù)述一遍，以便領(lǐng)導(dǎo)更好地掌握局面。
再次，要保護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)。在出席時(shí)，秘書(shū)要保護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)的形象。在適當(dāng)時(shí)候幫領(lǐng)導(dǎo)擋酒。如果參加宴會(huì)后還有其他事情，時(shí)間到了，然而宴會(huì)還沒(méi)結(jié)束，這時(shí)秘書(shū)就要委婉地提醒，使不影響行程的順利進(jìn)行。
最后，在特殊情況下的保護(hù)工作。有時(shí)的宴會(huì)是開(kāi)辦方有目的舉辦的。此時(shí)，你和領(lǐng)導(dǎo)可能去參加投標(biāo)或其他重要會(huì)議，而且隨身帶著重要資料。心懷叵測(cè)的舉辦方會(huì)想把領(lǐng)導(dǎo)和你灌醉來(lái)推延時(shí)間，好去偷看你們的重要資料。此時(shí)，作為秘書(shū)的你要?jiǎng)?chuàng)造機(jī)會(huì)回房間，把你們的資料存向電子郵箱、修改或刪除。這么做便免除了資料外流，防止公司的經(jīng)濟(jì)損失。
(二)如何在出外辦公時(shí)處理好與領(lǐng)導(dǎo)的人際關(guān)系。
1.在外出辦公前做好充分準(zhǔn)備。
組織準(zhǔn)備。秘書(shū)要了解商務(wù)出訪(fǎng)的意圖、目的;從而能使出訪(fǎng)的內(nèi)容有側(cè)重點(diǎn)。在此秘書(shū)要做到的是，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬制出訪(fǎng)方案;通知有關(guān)單位制定參加出訪(fǎng)的隨從人員名單，并進(jìn)行編組和分工;組織人員參加預(yù)備會(huì)，聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于預(yù)備工作的指示，學(xué)習(xí)有關(guān)文件，布置具體任務(wù);印發(fā)出訪(fǎng)方案和日程安排;要與邀請(qǐng)單位取得聯(lián)系，使其有所準(zhǔn)備。制定邀請(qǐng)單位和對(duì)象的名單;參加出訪(fǎng)的有關(guān)人員;出訪(fǎng)的大致日程安排;通知希望邀請(qǐng)單位做哪些準(zhǔn)備工作等。
資料和物品準(zhǔn)備。在出訪(fǎng)前，秘書(shū)要收集，當(dāng)前工作發(fā)表及評(píng)價(jià)的資料;出訪(fǎng)工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示來(lái)安排行程，出訪(fǎng)中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗(yàn)方面的資料;出訪(fǎng)地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風(fēng)土人情方面的資料。秘書(shū)要攜帶，辦公用具、常用藥物、差旅費(fèi)以及照相機(jī)、收錄機(jī)等文化用品。
2.在出訪(fǎng)過(guò)程中處理好日常事務(wù)。
秘書(shū)要主動(dòng)處理日常的事務(wù)工作。在出訪(fǎng)過(guò)程中碰到人事、時(shí)間、地點(diǎn)等方面的矛盾，要主動(dòng)協(xié)調(diào)。要把看到、聽(tīng)到的情況要及時(shí)、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并將外出領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)情況及時(shí)用通訊工具告知企業(yè)，使企業(yè)留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外出領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)。同時(shí)也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)的重要指示，以及原企業(yè)的工作動(dòng)向，保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通，以利實(shí)施不間斷的指揮。還要盡可能保證首長(zhǎng)的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。這就要求秘書(shū)為之安排好時(shí)間、地點(diǎn)和相關(guān)人員。無(wú)論哪種活動(dòng)，秘書(shū)都要作好安排和記錄，以便事后分析、研究。
3.在出訪(fǎng)返回過(guò)程中的秘書(shū)工作。
首先，秘書(shū)要保護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)的人身安全。領(lǐng)導(dǎo)完成出訪(fǎng)目的后，有時(shí)會(huì)提議到名勝地去旅游。例如，登山、滑雪。這個(gè)過(guò)程是充滿(mǎn)危險(xiǎn)的。而且，在出訪(fǎng)的過(guò)程中有許多不安穩(wěn)的因素，甚至可能有人要綁架、勒索你所跟隨的領(lǐng)導(dǎo)。作為秘書(shū)，在返回的過(guò)程中，必須進(jìn)行勸解要領(lǐng)導(dǎo)早日返回公司，并保護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)的人身安全。當(dāng)然勸說(shuō)時(shí)，不要太直接生硬，要巧妙委婉地勸說(shuō)。
其次，在返回的過(guò)程中，秘書(shū)要做好這次出訪(fǎng)的總結(jié)，并把所見(jiàn)所聞及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)。隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，以便領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)，這樣不僅提高辦事效率，而且給了領(lǐng)導(dǎo)考慮如何進(jìn)行下一步工作的時(shí)間。
最后，秘書(shū)應(yīng)安排好返程的交通工具，預(yù)定好車(chē)、船、機(jī)票;安排好途中的食宿，確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。返回企業(yè)后，要把出訪(fǎng)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題整理歸納，提出改進(jìn)工作的方案和解決問(wèn)題的建議。在出訪(fǎng)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事，回企業(yè)后秘書(shū)要及時(shí)通知、督促有關(guān)部門(mén)。必須做到言而有信，件件事有著落，事事有回音。
秘書(shū)禮儀:企業(yè)秘書(shū)應(yīng)該如何做好接待工作
接待工作是企業(yè)秘書(shū)的一項(xiàng)重要工作。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各企業(yè)之間信息、技術(shù)、資金的交流日益頻繁，并由此及彼帶來(lái)大量的人員流動(dòng)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間參觀、學(xué)習(xí)及業(yè)務(wù)洽談的人次也與日俱增，這就使用權(quán)得接待工作越發(fā)重要。那么在新形勢(shì)下，企業(yè)秘書(shū)怎樣才能做好接待工作呢？筆者以為，應(yīng)重視以下幾個(gè)方面：
1、更新觀念、傳播文化
在新形勢(shì)下，企業(yè)秘書(shū)應(yīng)及時(shí)更新觀念，充分認(rèn)識(shí)到接待工作是企業(yè)看似被動(dòng)、實(shí)則主動(dòng)的一種廣義的公關(guān)行為，是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過(guò)接待工作，企業(yè)可以展示實(shí)力，樹(shù)立形象，可以積累豐富的關(guān)系資源，可以吸引投資、擴(kuò)大合作，從而推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。因此，必須反接待工作看作企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作的一個(gè)重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來(lái)送往、安排食宿的低層次上。
做好接待工作不僅是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要，也是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。秘書(shū)人員對(duì)于每一項(xiàng)接待工作都要高度重視并樹(shù)立強(qiáng)烈的機(jī)遇意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，作為一項(xiàng)政治任務(wù)來(lái)完成；要樹(shù)立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識(shí)，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到某企業(yè)造訪(fǎng)一次，如果這一次的接生工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會(huì)給客人留下終生的印象。
2、精心策劃，突出特色
要做好每一項(xiàng)接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備，接待活動(dòng)才有可能成為成功的公關(guān)活動(dòng)，否則就可能淪為低層次的迎來(lái)送往的應(yīng)酬活動(dòng)，甚至可能損害企業(yè)的形象。每一項(xiàng)接待活動(dòng)，都要以實(shí)現(xiàn)來(lái)賓的目的和企業(yè)的公關(guān)期望為原則，制訂出符合來(lái)賓身份的完善的接待工作方案和實(shí)施細(xì)則，詳細(xì)安排日程、接站、用車(chē)、就餐、住宿、參觀等各項(xiàng)活動(dòng)，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新。
每個(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過(guò)公關(guān)接待活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計(jì)、匯報(bào)材料的寫(xiě)作甚至接待車(chē)輛的停放，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來(lái)賓從接待工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中感受到企業(yè)的個(gè)性，感受到企業(yè)文化的特色。
3、優(yōu)化流程、規(guī)范運(yùn)作
接待方案制定以后，就要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作，使接待工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連，必要時(shí)可以制作接待工作清單，對(duì)接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn)，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。同時(shí)，對(duì)接待工作中的每一道程序都要事先進(jìn)行規(guī)范，這樣才能確保整個(gè)接待工作有序進(jìn)行。比如，在作接待工作總結(jié)時(shí)，接待記錄的填寫(xiě)、總結(jié)會(huì)的召開(kāi)、書(shū)面總結(jié)材料的撰寫(xiě)、資料的歸檔都必須按規(guī)范操作。此外，秘書(shū)人員要注意收集和掌握接待工作的相關(guān)知識(shí)，不斷提高自身素養(yǎng)并注意實(shí)現(xiàn)資源共享。
4、關(guān)注細(xì)節(jié)、注重實(shí)效
細(xì)節(jié)決定成敗。接待工作來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對(duì)全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據(jù)接待工作的需要對(duì)接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動(dòng)進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會(huì)議室到用車(chē)，從參觀到進(jìn)餐，對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時(shí)彌補(bǔ)可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽(tīng)八方”，對(duì)來(lái)賓的一個(gè)眼審、一個(gè)動(dòng)作、不經(jīng)意的一句話(huà)，都要留意和體會(huì)，以便及時(shí)采取應(yīng)變措施。
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