淺談秘書工作藝術(shù)

　　導語：商務秘書要求是復合型人才，不僅要有企業(yè)管理、營銷、 人力資源方面的基本理論與知識，而且有商務公關(guān)、談判、外語、經(jīng)濟法規(guī)運用的基本技能，能在涉外經(jīng)濟貿(mào)易部門、外資企業(yè)及政府機構(gòu)和各種企業(yè)從事實際業(yè)務、管理、調(diào)研和宣傳策劃工作。

　　秘書工作的藝術(shù)性，表現(xiàn)在技能與技巧的運用上面。要想做一名好秘書，不僅僅要明確認識自己所處的位置，找準自己的坐標，要具備廣博的科學知識，還要懂得一系列工作方法和工作藝術(shù)。其方法和藝術(shù)主要體現(xiàn)在"三服務"方面。那么，怎樣表現(xiàn)秘書工作的藝術(shù)呢?

　　一、尊重而不奉承吹捧

　　理順與領(lǐng)導的關(guān)系，是秘書工作者事事碰到，需時時注意、處處謹慎的事情，也是表現(xiàn)工作藝術(shù)的地方�？偟脑瓌t是以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，從領(lǐng)導與被領(lǐng)導的地位出發(fā)，對正職和副職領(lǐng)導的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協(xié)助。

　　如果某項工作，正職(或常委會)決定由某一副職負責去抓，秘書在配合進行這項工作時就應該以這位負責的副職領(lǐng)導為軸心進行運轉(zhuǎn)。有關(guān)這項工作的請示、匯報工作，就直接對這位副職，不要越過他再向正職或其他副職請示、匯報了。關(guān)于向正職請示、匯報，或向其他副職溝通情況，那是負責這項工作的副職的責任。秘書如搞多頭請示、匯報，就是多余，會把事情弄亂。

　　實踐證明，多位領(lǐng)導者，就有多種個性特點或類型。要根據(jù)領(lǐng)導者的性格類型相處，逆著來往往會出問題。如內(nèi)向性格的領(lǐng)導，喜歡獨自思考問題與辦理事務;外向性格的領(lǐng)導，善于人際交往，喜歡同別人一起商量工作。對待前者，秘書最好是在事前當參謀，事后做助手，當領(lǐng)導在獨立思考的時候，就不?quot;參謀"了，否則，就會干擾他的思考。對待后者，要及時協(xié)助他組織人員共同商量工作，秘書要有分寸地參與其中，發(fā)揮參謀和助手作用。

　　在與多位領(lǐng)導相處時，一定要以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，盡力維護領(lǐng)導班子的團結(jié)和威信，不能從感情出發(fā)、看人行事;不能表現(xiàn)出靠近誰、疏遠誰，聽從誰、不聽從誰的行為;更不能當甲領(lǐng)導面吹捧乙領(lǐng)導，當乙領(lǐng)導面吹捧丙領(lǐng)導等。要始終與多位領(lǐng)導者保持經(jīng)得起考驗的革命同志式的純潔、真誠的友誼。

　　二、主動而不越位脫軌

　　秘書工作是以領(lǐng)導工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動性。怎樣變被動為主動，要看秘書的工作藝術(shù)。有四個方面：一是爭取同領(lǐng)導者一樣了解和掌握全局性工作;二是爭取同領(lǐng)導者一樣了解和掌握一個時期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動排除干擾中心工作的事項;三是研究領(lǐng)導工作的思路，分析領(lǐng)導的意圖，并加以理解、完善和落實，四是積累和儲存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個方面的基礎(chǔ)，工作中才能與領(lǐng)導者有一致的認識，才有共同情感和語言，商量工作時，補充和修正的意見，才能提到點子上。

　　日常工作中，要善于將領(lǐng)導的決策內(nèi)容、實施方案和一個時期的中心工作進行分解、立項，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計劃列出個明細運行圖。

　　三、服從而不盲從附和

　　秘書工作是上情下達、下情上報的樞紐，有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個重要位置，就得和領(lǐng)導拉一套馬車，按領(lǐng)導者的意圖前進。但是，服從并不等于盲從和不加分析的附和。"分析"有兩層意思：一是從分析中加深理解領(lǐng)導意圖，增強執(zhí)行的信心;二是從分析中拾遺補缺，起進一步完善的作用。按領(lǐng)導者的意見辦事，也只能是執(zhí)行正確的意見，對一些不正確的、違法亂紀、用權(quán)謀私的點子或行為，不僅不能辦，還要堅決抵制和反對。

　　四、補臺而不挖角拆臺

　　秘書怎樣在多位領(lǐng)導之間當參謀、搞協(xié)調(diào)?首先，心里要有一桿平衡秤，要一視同仁，不論哪位領(lǐng)導安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。這與我們?nèi)粘＝慌笥讯鄰母星楹团d趣出發(fā)不一樣。在多位領(lǐng)導者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動上都不能產(chǎn)生傾斜度。其次，領(lǐng)導之間產(chǎn)生分歧時，只能被動地雙向地勸慰、彌合、消除，不能主動地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者保持沉默。本著工作上的支持，關(guān)系上的愛護，感情上的友誼去做，這比什么都重要。不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對另一邊的材料，對某領(lǐng)導進行挖角、拆臺，擴大分歧，加深矛盾。

　　五、溝通而不封閉堵塞

　　秘書工作起上下達情、左右疏通作用。上下達情也有藝術(shù)性，就是調(diào)換角度的藝術(shù)。在下達的時候，要站在上級角度，把上情不漏地講得清清楚楚;在上報的時候，要站在下級角度，把下情不貪地說得明明白白。

　　現(xiàn)實工作中，上下級領(lǐng)導不論是在看問題的觀點和方法上，還是在解決問題的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)上面，都會存在一些程度不同的差異。這些差異的存在是客觀的，可以理解。但是能不能縮小差異、找出差異的結(jié)合點，與秘書日常的及時溝通、協(xié)調(diào)有著密切關(guān)系。秘書與兩級領(lǐng)導都不存在差異，才能去做協(xié)調(diào)上下級的差異的工作，縮小或化解上下級的差異，取得認識一致。

　　六、擋駕而不阻攔干涉

　　擋駕的對象是找上門來的同志，其層次有別，事項的輕重有別。秘書對來者要有正確的認識和態(tài)度，它是秘書協(xié)助領(lǐng)導理順工作，幫助下級或群眾解決問題的機會，也是提高協(xié)調(diào)和社交能力的機會。秘書人員要講究工作藝術(shù)，對來者都要熱情接待，給予關(guān)照協(xié)助。來者是辦事的，不是走親訪友。因此，擋駕的重點也要放在辦事上。辦事是以理、以法為準，將來者要辦的事情弄清楚，然后進行分析歸類，屬于哪個部門管的就歸哪里去辦。大致有三種情況：一是屬于領(lǐng)導審批和需要急辦的事項，要立即協(xié)助來者找主管領(lǐng)導辦理;如果領(lǐng)導不在一時又找不著，可將事留下，抽空再找領(lǐng)導，有了結(jié)果馬上轉(zhuǎn)告;二是屬于職能部門管理的事項，協(xié)助來者找職能部門辦理;三是涉及多方面的事項，應以開會方式解決為好，就建議領(lǐng)導主持開會，召集有關(guān)方面人員參加，統(tǒng)一安排布置，妥善處理。

　　擋駕工作是代表領(lǐng)導機關(guān)進行的，應該注意機關(guān)的良好形象，克服那種"門難進、臉難看、話難聽、事難辦"的作風。對來者的態(tài)度要冷靜、謙和、誠摯，要有好風度、好品德。對一些纏身棘手的事項。也要有耐力。不能以煩對火，以火對暴，把事情弄僵了。擋駕過程中，應注意語言藝術(shù)和應變能力，應變能力要通過語言藝術(shù)表達出來。接待的語言有規(guī)律可循，對平級或下級的同志，其語言的基調(diào)是謙虛磋商供參考的口氣;但又不能離開大原則。對上級的語言基調(diào)則是多用請示報告、探詢的口氣，且不可不懂裝懂。

　　七、分工而不分家自立

　　辦公室的工作是個整體，有幾個科室。有多個秘書�？剖抑�間、秘書之間一般都有分工，這對加強責任心底取扯皮和無人負責現(xiàn)象是非常必要的。但在實際的工作中也往往出各映各的號、各唱各的調(diào)"的現(xiàn)象，不利于辦公室發(fā)揮合力作用。因此，必須明確，分工是各有側(cè)重，不是分家自立。辦公室是個不管部，許多交不到具體部門承辦的事情，都可交到辦公室去辦。秘書碰上了就不能說不管，管了之后再溝通、協(xié)調(diào)、解決。

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