關(guān)于Excel使用技巧有哪些

　　在工作當(dāng)中用電子表格來處理數(shù)據(jù)將會更加迅速、方便，而在各種電子表格處理軟件中，Excel以其功能強(qiáng)大、操作方便著稱，贏得了廣大用戶的青睞。雖然 Excel使用很簡單，不過真正能用好Excel的用戶并不多，很多人一直停留在錄入數(shù)據(jù)的水平，本文將向你介紹一些非常使用的技巧，掌握這些技巧將大大 提高你的工作效率。

　　⒈快速定義工作簿格式

　　首先選定需要定義格式的工作簿范圍，單擊格式菜單的樣式命令，打開樣式對話框；然后從樣式名列表框 中選擇合適的樣式種類，從樣式包括列表框中選擇是否使用該種樣式的數(shù)字、字體、對齊、邊框、圖案、保護(hù)等格式內(nèi)容；單擊確定按鈕，關(guān)閉樣 式對話框，Excel工作簿的格式就會按照用戶指定的樣式發(fā)生變化，從而滿足了用戶快速、大批定義格式的要求。

　　⒉快速復(fù)制公式

　　復(fù)制是將公式應(yīng)用于其它單元格的操作，最常用的有以下幾種方法：

　　一是拖動制復(fù)制。操作方法是：選中存放公式的單元格，移動空心十字光標(biāo)至單元格右下角。待光標(biāo)變成小實(shí)心十字時，按 住鼠標(biāo)左鍵沿列（對行計算時）或行（對列計算時）拖動，至數(shù)據(jù)結(jié)尾完成公式的復(fù)制和計算。公式復(fù)制的快慢可由小實(shí)心十字光標(biāo)距虛框的遠(yuǎn)近來調(diào)節(jié)：小實(shí)心十 字光標(biāo)距虛框越遠(yuǎn)，復(fù)制越快；反之，復(fù)制越慢。

　　也可以輸入復(fù)制。此法是在公式輸入結(jié)束后立即完成公式的復(fù)制。操作方法：選中需要使用該公式的所有單元格，用上面介紹的方法輸入公式，完成后按住Ctrl鍵并按回車鍵，該公式就被復(fù)制到已選中的所有單元格。

　　還可以選擇性粘貼。操作方法是：選中存放公式的單元格，單擊Excel工具欄中的復(fù)制按鈕。然后選中需要使用該 公式的單元格，在選中區(qū)域內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷選單中的選擇性粘貼命令。打開選擇性粘貼對話框后選中粘貼命令，單擊確定，公式就被復(fù) 制到已選中的單元格。

　　⒊快速顯示單元格中的公式

　　如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，如果想要快速知道每個單元格中的公式形式，可以這樣做：用鼠標(biāo)左鍵單擊工 具菜單，選取選項(xiàng)命令，出現(xiàn)選項(xiàng)對話框，單擊視圖選項(xiàng)卡，接著設(shè)置窗口選項(xiàng)欄下的公式項(xiàng)有效，單擊確定按鈕。這時每個單元格中 的公式就顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計算結(jié)果的顯示，再設(shè)置窗口選項(xiàng)欄下的公式項(xiàng)失效即可。

　　⒋快速刪除空行

　　有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用自動篩 選功能來簡單實(shí)現(xiàn)。先在表中插入新的一行（全空），然后選擇表中所有的行，選擇數(shù)據(jù)菜單中的篩選，再選擇自動篩選命令。在每一列的項(xiàng)部，從 下拉列表中選擇空白。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，選擇編輯菜單中的刪除行，然后按確定即可。所有的空行將被刪去。插入一個空行是為了避 免刪除第一行數(shù)據(jù)。

　　⒌自動切換輸入法

　　當(dāng)你使用Excel 2000編輯文件時，在一張工作表中通常是既有漢字，又有字母和數(shù)字，于是對于不同的單元格，需要不斷地切換中英文輸入方式，這不僅降低了編輯效率，而且 讓人不勝其煩。在此，筆者介紹一種方法，讓你在Excel 2000中對不同類型的單元格，實(shí)現(xiàn)輸入法的自動切換。

　　新建或打開需要輸入漢字的單元格區(qū)域，單擊數(shù)據(jù)菜單中的有效性，再選擇輸入法模式選項(xiàng)卡，在模式下拉列表框中選擇打開，單擊確定按鈕。

　　選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域，單擊數(shù)據(jù)菜單中的有效性，再選擇輸入法模式選項(xiàng)卡，在模式下拉列表框中選擇關(guān)閉（英文模式），單擊確定按鈕。

　　之后，當(dāng)插入點(diǎn)處于不同的單元格時，Excel 2000能夠根據(jù)我們進(jìn)行的設(shè)置，自動在中英文輸入法間進(jìn)行切換。就是說，當(dāng)插入點(diǎn)處于剛才我們設(shè)置為輸入漢字的單元格時，系統(tǒng)自動切換到中文輸入狀態(tài)， 當(dāng)插入點(diǎn)處于剛才我們設(shè)置為輸入數(shù)字或字母單元格時，系統(tǒng)又能自動關(guān)閉中文輸入法。

　　⒍自動調(diào)整小數(shù)點(diǎn)

　　如果你有一大批小于1的數(shù)字要錄入到Excel工作表中，如果錄入前先進(jìn)行下面的設(shè)置，將會使你的輸入速度成倍提高。

　　單擊工具菜單中的選項(xiàng)，然后單擊編輯選項(xiàng)卡，選中自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)復(fù)選框，在位數(shù)微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)。在此，我們鍵入2單擊確定按鈕。

　　完成之后，如果在工作表的某單元格中鍵入4，則在你按了回車鍵之后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)?.04。方便多了吧！此時如果你在單元格中鍵入的是8888，則在你結(jié)束輸入之后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)?8.88。

　　⒎用記憶式輸入

　　有時我們需要在一個工作表中的某一列輸入相同數(shù)值，這時如果采用記憶式輸入會幫你很大的忙。如在職稱統(tǒng)計表中要 多次輸入助理工程師，當(dāng)?shù)谝淮屋斎牒�，第二次又要輸入這些文字時，只需要編輯框中輸入助字，Excel2000會用助字與這一列所有的內(nèi)容相 匹配，若助字與該列已有的錄入項(xiàng)相符，則Excel2000會將剩下的助理工程師四字自動填入。

　　按下列方法設(shè)置記憶式輸入：選擇工具中的選項(xiàng)命令，然后選擇選項(xiàng)對話框中的編輯選項(xiàng)卡，選中其中的記憶式鍵入即可。

　　⒏用自動更正方式實(shí)現(xiàn)快速輸入

　　使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤，也可能把一段經(jīng)常使用的文字定義為一條短語，當(dāng)輸入該條短語時，自動更 正便會將它更換成所定義的文字。你也可以定義自己的自動更正項(xiàng)目：首先，選擇工具中的自動更正命令；然后，在彈出的自動更正對話框中的 替換框中鍵入短語愛好者，在替換為框中鍵入要替換的內(nèi)容電腦愛好者的讀者；最后，單擊確定退出。以后只要輸入愛好者，則整個名稱 就會輸?shù)奖砀裰小?/p>

　　⒐用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù)

　　如果你希望減少手工錄入的工作量，可以用下拉表來實(shí)現(xiàn)。創(chuàng)建下拉列表方法為：首先，選中需要顯示下拉列表的單元格或 單元格區(qū)域；接著，選擇菜單數(shù)據(jù)菜單中的有效性命令，從有效數(shù)據(jù)對話框中選擇序列，單擊來源欄右側(cè)的小圖標(biāo)，將打開一個新的有效數(shù)據(jù) 小對話框；接著，在該對話框中輸入下拉列表中所需要的數(shù)據(jù)，項(xiàng)目和項(xiàng)目之間用逗號隔開，比如輸入工程師，助工工程師，技術(shù)員，然后回車。注意在對話框 中選擇提供下拉箭頭復(fù)選框；最后單擊確定即可。

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