Word邀請函怎么制作

時間：2024-09-05 00:06:00 office辦公我要投稿

Word邀請函怎么制作

　　邀請函通常分為固定不變的主要內(nèi)容和變化的主要內(nèi)容。比如該邀請函，除邀請人的姓名和稱謂是變化的主要內(nèi)容外，其他主要內(nèi)容都是固定的主要內(nèi)容。要完成本案例需要三步。

Word邀請函怎么制作

　　第一步：創(chuàng)建主文檔(主文檔用是邀請函中固定不變的主要內(nèi)容，用word制作)

　　第二步：創(chuàng)建數(shù)據(jù)源(數(shù)據(jù)源中包含邀請函中變化的主要內(nèi)容。比如姓名、性別等。郵件合并功能支持很多種數(shù)據(jù)源，最常用的是excel工作表。

　　數(shù)據(jù)源中合作伙伴的姓名、性別是我們邀請函中要用到的數(shù)據(jù)。

　　第三步：進(jìn)行郵件合并

　　(1)開始郵件合并。

　　打開已經(jīng)創(chuàng)建好的主文檔，選擇郵件選項卡，單擊“開始郵件合并”，選擇”信函”

　　(2)選擇“收件人”。

　　此處的收件人就是excel數(shù)據(jù)源中合作伙伴的姓名。在下拉列表中選擇“使用已有列表”，單擊瀏覽，選擇已經(jīng)創(chuàng)建好數(shù)據(jù)源文件，選擇保存聯(lián)系人信息的工作表名稱。單擊確定按鈕。

　　(3)插入合并域

　　合并域就是邀請函中動態(tài)變化的主要內(nèi)容。本案例中的合并域是姓名和性別。

　　將光標(biāo)定位在要插入的位置，在“插入合并域”下拉列表中選擇姓名，

　　在姓名后面，應(yīng)該要插入性別。但是，在excel工作表中，性別欄為“男”“女”，如果直接以這樣的文字某男或某女的名字顯示在邀請函中顯然是不合適的。

　　這種情況下，我們希望顯示性別的時候做一下判斷，如果性別中是“男”，則顯示先生，如果性別中是“女”，則顯示女士。這時，我們需要用到規(guī)則。

　　單擊“規(guī)則”，在下拉列表中選擇“如果……那么……否則”命令，判斷的域名為“性別”，比較條件是等于，比較對象是“男”，則插入此文字中輸入“先生”;否則插入文字中輸入“女士”，單擊確定。這樣，如果數(shù)據(jù)源中的性別為難，此處顯示先生，否則顯示女士。

　　(4)預(yù)覽。

　　單擊“預(yù)覽結(jié)果”，可以逐條查看設(shè)計好的邀請函。單擊箭左右頭可以預(yù)覽上一條記錄和下一條記錄。

　　(5)將生成的文檔合并到新文檔中。

　　單擊“完成并合并”，選擇“編輯單個文檔”，可以把生成的所有邀請函合并成一個新的文檔。

　　這樣，利用郵件合并制作邀請函就完成了。

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