PPT文件中的“備注”到底有何作用

時間：2024-09-05 17:31:18 office辦公我要投稿

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PPT文件中的“備注”到底有何作用

　　前言：大家在看此篇文章之前心中是不是一直存有一個疑問，那就是office組件中的powerpoint（PPT）制作中的“備注”到底有何作用？

　　在工作中經(jīng)常用PPT放映演示給客戶進(jìn)行講演，也見識過專業(yè)講師和IT銷售給我介紹產(chǎn)品，使用的也是PPT。但是幾乎所有人的PPT使用方式還是停留在投影機上放什么，演講者的laptop上也顯示什么，演講者要么看自己的laptop的屏幕，要么看墻上的投影。“備注”就徹底失去了作用，因為根本看不見。

　　出于納悶，我就詢問了幾個號稱是office高手這個問題，“備注”寫了是給誰看的，有什么作用？

　　高手給出的答案竟然是“備注”用來給演講者回憶講演思路，或者此PPT給別人的時候別人講演前可以先了解一下制作此PPT的作者的思路意圖。

　　這些都是PPT的常規(guī)用法，或者說并不怎么正確的用法，下面我給大家介紹如何高效的使用PPT進(jìn)行演講，并且充分利用“備注”的作用，以期為受眾作出最出色的講解。

　　下面我就開始了。下面做演示用的PPT涉及某安全廠商，原因是我手頭做的比較好的PPT而且備注寫的比較詳細(xì)的也就這份了，我并沒有用于商業(yè)用途，我也不是該廠商員工，特別聲明。

　　第一步，在你的laptop的顯示屬性中進(jìn)行設(shè)置。

　　如圖所示，在連接了外部顯示器或者投影儀的情況下，點擊“2”號屏幕，并按照圖中高亮標(biāo)注處選中“將windows桌面擴展到該顯示器”同時設(shè)置適當(dāng)?shù)姆直媛省?/p>

　　單擊“應(yīng)用”，就可以看到如下的效果。

　　由于家里沒有投影做演示，就用了一臺上了年紀(jì)的CRT做示意。從兩個屏幕可以看見不同的顯示內(nèi)容，左面的CRT的屏幕正是要給演講受眾看的。這樣，下面的觀眾就不會看見演講者的筆記本里面裝了什么東西，演講者可以根據(jù)自己的意愿把需要給觀眾看的放映出來，而不是把演講者的所有操作都放映出來。（這個好處我就不多說了，有過類似經(jīng)歷的朋友想必深有體會）

　　第二步，打開你需要演講的PPT進(jìn)行放映前的準(zhǔn)備工作。

　　選擇放映的設(shè)置

　　在圖中高亮的部分選中“顯示演講者視圖”（這個是重點）

　　單擊確定后就完成了設(shè)置。

　　第三步，開始放映。

　　點擊圖中的位置，或者直接按“F5”。兩者的區(qū)別是，F(xiàn)5從頭開始放映，而圖示按鈕是從當(dāng)前slide開始往后放映。

　　最后，觀看效果

　　這個就是演講者看到的畫面，下面高亮的部分就是“備注”的內(nèi)容。

　　.分析這個視圖，演講者不僅可以看見每個slide的預(yù)覽；

　　.還可以知曉下一張PPT的大致內(nèi)容（標(biāo)題）；

　　.可以不用準(zhǔn)備，直接閱讀“備注”（對于新手和臨場不知所錯的朋友比較適合）；

　　.可以很好的控制演講時間；