什么是項目會議管理

　　開會是一種正式溝通的渠道，項目經(jīng)理通過會議解決問題，安排工作，制定計劃和決策，是推動項目最終達(dá)成目標(biāo)的重要手段。因此，項目會議管理就變得十分的重要。那么什么是項目會議管理呢?一起來了解了解!

　　項目會議的類型與意義

　　(一)項目會議的類型

　　項目溝通中常用的項目會議有項目啟動會議、項目情況評審會議、項目問題解決會議、項目技術(shù)評審會議等。

　　(1)項目啟動會議

　　項目啟動會議是項目成立以后第一次召開的全體會議，它是項目實施前的內(nèi)部會議，由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)籌備和主持，要求所有的項目利益者都應(yīng)參加會議。(如果沒有必要，客戶以及主管部門的管理人員可以不參加)。

　　項目啟動會議的目的是，為以后的項目會議樹立榜樣;為項目成員之間的相互了解和熟悉提供機(jī)會，為以后的合作打下基礎(chǔ);使項目成員全面深入地理解項目目標(biāo)、意義;明確項目經(jīng)理的權(quán)力職責(zé)范圍;明確項目成員的工作任務(wù)、工作崗位和職責(zé)范圍;統(tǒng)一項目團(tuán)隊及利益相關(guān)者對項目的組織結(jié)構(gòu)、工作方式、管理方式等的認(rèn)識;討論項目工作的實施規(guī)則和項目實施中的管理控制方法;處理團(tuán)隊成員對現(xiàn)階段工作的意見，并盡可能將其解決。

　　項目啟動會議的內(nèi)容涉及到項目的基本情況(如目標(biāo)、意義、規(guī)模、完成時間等)、主要成果、管理制度、主要任務(wù)及進(jìn)度安排、項目所需資源的要求以及項目可能會遇到的困難及變化等。

　　(2)項目情況評審會議

　　項目情況評審會議是項目管理者獲得信息、解決問題以及了解項目進(jìn)展情況一種方式。召開項目評審會議的基本目的是通報項目進(jìn)展情況、找出問題和明確下一步的行動計劃。

　　項目情況評審會議的內(nèi)容涉及到：自上次會議后所取得的成績，即已實現(xiàn)的項目目標(biāo)和已完成的項目工作，以及以前會議決定要開展的活動的落實情況;以已完成的任務(wù)、實現(xiàn)的實際質(zhì)量和實際成本等方面的最新信息為基礎(chǔ)，與計劃指標(biāo)進(jìn)行比較，分析各種計劃的完成情況;明確項目實際工作和項目成本、質(zhì)量以及進(jìn)度方面與計劃要求之間的差異，這種差異可能是正的，也可能是負(fù)的，找出存在差異的原因;明確項目工作的發(fā)展變化趨勢，無論這種趨勢是如是壞，都必須明確，并在會議上進(jìn)行討論，以便項目可以按規(guī)定日期完成;根據(jù)項目的進(jìn)展情況和發(fā)展趨勢，分析預(yù)測項目完工日期和完成成本的情況，并結(jié)合項目目標(biāo)和計劃進(jìn)行比較分析，給出預(yù)測，各種需要采取的措施，最后要確定出下一步具體的行動計劃安排,注明每一項行動的負(fù)責(zé)人及預(yù)計的開始和完成日期。項目情況評審會議應(yīng)該定期召開,以便及早發(fā)現(xiàn)項目進(jìn)展中存在的問題,防止危及項目目標(biāo)實現(xiàn)的情況發(fā)生.會議同期根據(jù)會議的中心議題確定,可以是一周\一個月\一季度\一年。這種會議通常由項目經(jīng)理主持召開,會議成員一般包括項目項目團(tuán)隊的全部或部分成員以及項目業(yè)主/客戶或項目的上級管理人員。

　　(3)項目技術(shù)評審會議

　　不管何種項目都要召開項目技術(shù)評審會議，以確保項目業(yè)主/客戶同意項目提出的技術(shù)方案。不同專業(yè)領(lǐng)域的項目召開的技術(shù)評審會議會有所不同，但大數(shù)項目都會召開項目技術(shù)初步評審會和項目技術(shù)終審會議兩種技術(shù)評審會議。 

　　項目技術(shù)初步評審會議是為了在項目開始之前或項目初期獲得客戶對設(shè)計方案符合技術(shù)要求的批準(zhǔn)，在項目初期或開始之前，項目承擔(dān)者完成最初的概念說明、圖形或流程圖設(shè)計后，由項目業(yè)主/客戶對項目的技術(shù)初步方案進(jìn)行的審批而召開的會議。

　　項目技術(shù)終審會議是為了在項目承擔(dān)者開始建設(shè)、裝配和生產(chǎn)項目交付物之前獲得項目業(yè)主/客戶對技術(shù)方案的批準(zhǔn)，在項目初期或開始之前，項目承擔(dān)已經(jīng)完成詳細(xì)設(shè)計和說明、各種圖形和報告格式準(zhǔn)備妥當(dāng)之后，由項目業(yè)主/客戶對最終技術(shù)設(shè)計方案進(jìn)行審批而召開的會議。

　　(4)項目問題解決會議

　　項目問題解決會議是當(dāng)項目團(tuán)隊成員發(fā)現(xiàn)項目進(jìn)展中存在問題時召開的會議。在項目開始時，對于該種會議的主持者、參加者及召開時間等都應(yīng)當(dāng)設(shè)立相應(yīng)的規(guī)章和準(zhǔn)則。

　　項目問題解決會議通常涉及到以下內(nèi)容：描述和說明項目存在的問題;找出項目問題的原因和影響因素;找出解決項目問題的各種可行方案，并對這些方案進(jìn)行評價，從中選出最有可能或滿意的方案，作為解決項目問題的實施方案;最后，如果所選定的項目問題解決方案涉及計劃變更問題，則會議還需要對項目計劃進(jìn)行修訂，反之則結(jié)束會議。以上各項內(nèi)容都需要與會者共同討論，共同分析。

　　(二)項目會議的意義

　　項目會議是項目經(jīng)理溝通項目信息、跟蹤項目進(jìn)展、制定項目計劃、形成項目決策、解決項目沖突、確保項目按計劃順利進(jìn)行的有效手段。通過舉行項目會議，項目經(jīng)理可以與組織外部的客戶、供應(yīng)商、分承包商、政府機(jī)構(gòu)以及組織內(nèi)部的發(fā)起人、項目組成員、相關(guān)職能部門經(jīng)理等項目利益相關(guān)者進(jìn)行充分地、面對面地溝通，一方面可以幫助項目經(jīng)理全面了解項目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、工作任務(wù)的完成狀況，以及人員表現(xiàn)，客戶滿意度，項目執(zhí)行過程中暴露的問題和出現(xiàn)的沖突，另一方面也有助于項目經(jīng)理集思廣益，博采眾長，充分聽取各方面意見，從而為提升項目團(tuán)隊士氣、進(jìn)行項目決策、解決項目沖突奠定堅實的基礎(chǔ)。

　　項目會議管理的原則

　　進(jìn)行項目會議管理時應(yīng)該堅持以下一些原則：(1)制定會議管理的政策;(2)會議應(yīng)在真正需要的時候召開，會議應(yīng)該解決一定的實際問題;(3)確定會議的目的，不召開無意義、無目的的“糊涂會”;(4)明確參加會議的人員，與會議議題無關(guān)的人員無需要參加會議;(5)準(zhǔn)備會議議程;(6)準(zhǔn)備會議材料;(7)嚴(yán)格遵守會議的開始是時間;(8)按議程進(jìn)行，提高會議效率;(9)鼓勵與會者的積極參與，發(fā)揚(yáng)民主，集思廣益;(10)掌握和控制會議，引導(dǎo)會議發(fā)言朝著結(jié)論進(jìn)行，避免會議跑題太遠(yuǎn);(11)會議不要超時，避免冗長的會議，在必須延長會議時間時，應(yīng)征得大家的同意;(12)結(jié)束時進(jìn)行總結(jié)，編寫會議記錄(或會議紀(jì)要)：(13)即使分發(fā)會議記錄與會議成果。

　　項目會議管理的具體措施

　　管理會議是一項很重要的管理功能。這包括計劃、組織、指導(dǎo)和控制。一個管理良好的會議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益于協(xié)調(diào)團(tuán)隊成員的努力和對項目事項獲得即時反饋，提供了一種集體解決項目問題機(jī)遇的方式。會議主持人通過計劃、主持和引領(lǐng)會議，創(chuàng)造適當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊氣氛。他/她必須明確對會議的期望。依據(jù)項目要達(dá)到的目標(biāo)，主持人必須指導(dǎo)、闡明、控制、總結(jié)和評估會議結(jié)果。如果主持人在會議上講得過多，會議可能會低效。主持人的影響取決于與會者對他/她要達(dá)到會議目標(biāo)努力的認(rèn)可度和他/她幫助與會者達(dá)到這些目標(biāo)的技能和效率。

　　會議可能是低效的或完全是浪費(fèi)時間的，特別是項目經(jīng)理犯下面一些常見的錯誤時：

　　召集太多或太少的會議;

　　在會前忽視分發(fā)會議日程;

　　沒能邀請有決策權(quán)的管理人員;

　　沒能與在會上做主要發(fā)言的人員協(xié)調(diào);

　　在瑣碎的事情上花費(fèi)了太多的時間;

　　沒能將活動任務(wù)分配給具體人員。

　　項目會議是否成功依賴于各種不同因素。這包括會議類型(嚴(yán)肅的還是自由的)、會議形式(正式的還是非正式的)、提前計劃的程度和主持人表現(xiàn)的權(quán)力水平。項目經(jīng)理必須意識到這些因素，并恰當(dāng)?shù)乩�用這些因素，以便有效地管理會議。下面就如何有效管理會議提供一些實用性指南。

　　充分計劃和良好管理的項目會議，可能會非常富有成效。就像下面將要討論的那樣，有效的會議管理發(fā)生在會議之前、會議期間和會議之后。

　　(1) 會議前。

　　按前面所論述的問答程序，決定會議是否確實需要。如需要，那么就要：

　　確定會議目標(biāo)，要把項目進(jìn)展或狀態(tài)評審與問題解決會議分開舉行;

　　為會議討論設(shè)定基本規(guī)則;

　　確定誰確實要參加，并只邀請這些人員;

　　盡早通知與會者會議的目標(biāo)、地點(diǎn)和時間;

　　事先分發(fā)會議日程;

　　列出要在會上涉及到的事項，并預(yù)演會上的發(fā)言;

　　按時開始和結(jié)束會議。

　　(2) 會議期間。

　　為了使會議盡量簡短，且富有成效，項目經(jīng)理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

　　制定具體時間限制，并堅持這一時限;

　　會議一開始，就要明確會議的具體目標(biāo);

　　多從與會者處了解情況(聽?wèi)?yīng)多于講);

　　使會議按日程進(jìn)行，防止與會者“跑題”;

　　利用直觀教具幫助說明你的觀點(diǎn)，鼓勵其他與會者效仿;

　　就是否達(dá)成一致意見或仍然存在分歧，定時總結(jié)討論結(jié)果;

　　當(dāng)工作需要進(jìn)一步完成時，將工作分配給團(tuán)隊成員。

　　(3) 會議后。

　　當(dāng)然，絕大多數(shù)工作要在會議之外完成。因此，要跟蹤團(tuán)隊成員所分配的工作和分發(fā)準(zhǔn)確的會議記錄，并在下次會議上使用會議記錄，檢查工作結(jié)果。要保留會議記錄，特別是項目計劃、組織和評估會議的記錄。這些記錄要簡潔、清楚和具體。會議記錄可以包括下面內(nèi)容：

　　下次會議的時間、地點(diǎn)和說明;

　　這次會議的時間和地點(diǎn)，與會者名單及其在項目中擔(dān)任的角色;

　　討論的會議事項;

　　已達(dá)成一致的決定和需要進(jìn)一步研究的問題;

　　活動事項和負(fù)責(zé)跟蹤及在下一次會議上向團(tuán)隊匯報的人員。

　　美國的統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，一個項目經(jīng)理一生中，平均大約八年的時間開會。在項目環(huán)境中，時間通常是很緊迫的，因此使用一些能使會議重點(diǎn)突出和富有成果的特殊方法是重要的。這可以通過確保主持人和與會者都能很好地扮演其角色來實現(xiàn)。下面是一些能使團(tuán)隊會議更富有成效的建議：

　　主持人的角色是設(shè)定期望，確保團(tuán)隊集中討論會議主題和避免偏離主題，并鼓勵團(tuán)隊成員積極參與。參與會增加團(tuán)隊成員對項目的接受和承諾。

　　與會者的角色是做好準(zhǔn)備，表現(xiàn)出自信和興趣，發(fā)言時不要“壟斷”討論。

　　幽默的角色是活躍會議氣氛，并可提升和指明團(tuán)隊的道德水準(zhǔn)。幽默要健康，即不要諷刺和指向任何團(tuán)隊成員。任何時候都要避免使用種族和性別偏見的幽默。中國的《讀者》和美國的《讀者文摘》上的幽默是為大眾廣泛接受的，可供參考。

　　如果要參加由別人召集的會議，項目經(jīng)理和職能經(jīng)理一樣可能都不喜歡這類會議。毫無疑問，良好組織的項目會議為項目成功提供了有效工具。但是，項目經(jīng)理有時可能利用電話，與團(tuán)隊成員私下討論或召開簡短的特別會議來解決一些很重要的問題。

　　項目經(jīng)理必須記住，好的項目會議本身并不是溝通的終點(diǎn)。項目經(jīng)理必須通過增加他/她們對結(jié)果的承諾水平，使團(tuán)隊成員遵從他/她們的承諾�？赡芡ㄟ^下表中所介紹的技巧來激勵這樣的承諾，以便能召開GREAT會議，即會議能使團(tuán)隊成員更有效和更富有成果。

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