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如何構(gòu)建項(xiàng)目管理體制
當(dāng)我們真實(shí)地操作一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，有沒(méi)有在規(guī)劃、執(zhí)行的各個(gè)時(shí)候，認(rèn)真思考方法經(jīng)驗(yàn)、自己公司、客戶公司這三個(gè)方面呢?怎么才能搞好“項(xiàng)目體制”呢?希望下面的文章對(duì)你有所幫助!
一、讓領(lǐng)導(dǎo)的重視變成“真的”
在企業(yè)中建立實(shí)效的項(xiàng)目體制，必須得到最高領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)層中大部分人的認(rèn)可，這一點(diǎn)是大家的共識(shí)。任何管理體系，不管是ISO9000的質(zhì)量管理體系、ISO27001的信息安全管理體系、ISO20000的IT運(yùn)維管理體系等等，任何有關(guān)管理體系的事情，必須得到最高領(lǐng)導(dǎo)向下的真?zhèn)�管理階層的支持。項(xiàng)目管理當(dāng)然不會(huì)例外。
但是，什么是支持呢?嘴上的支持是比較容易獲得的。甚至于在大會(huì)上獲得領(lǐng)導(dǎo)的專門“講話精神”，都可以比較容易獲得。但是，在實(shí)際的推動(dòng)過(guò)程中，就會(huì)發(fā)現(xiàn)這些嘴上的支持，還是不夠得。我們迫切需要真實(shí)的支持。這些真實(shí)的支持，包括：組織上的落實(shí)、流程上的地位、財(cái)務(wù)上的保障等。
組織上的落實(shí)，就是指讓一個(gè)項(xiàng)目的“項(xiàng)目組織”真的變成一個(gè)嚴(yán)肅的、認(rèn)真的組織。我們大家都經(jīng)歷過(guò)，當(dāng)項(xiàng)目的組織被確立下來(lái)后，在真正運(yùn)行起來(lái)的時(shí)候，項(xiàng)目組成員常常被原所在部門抽調(diào)，從而不能保證在項(xiàng)目計(jì)劃中所明確的工作時(shí)間和工作責(zé)任，這就讓項(xiàng)目組織最終流于形式而瓦解。這個(gè)很好理解，畢竟部門負(fù)責(zé)人才是工資、獎(jiǎng)金、晉升等重要人事決定的判定者。這一點(diǎn)項(xiàng)目經(jīng)理只能望梅興嘆。要改變這一點(diǎn)，可能就必須在績(jī)效考核結(jié)構(gòu)上作出必要的調(diào)整。如果要改變績(jī)效考核的結(jié)構(gòu)，那可是真正地觸動(dòng)了組織結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵。讓公司接受這樣的變化并不容易。
組織落實(shí)的另外一個(gè)方面，就是要確保項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目成員都有必要的項(xiàng)目管理的相應(yīng)能力和經(jīng)驗(yàn)。要將項(xiàng)目管理納入到員工的教育培訓(xùn)體系中去，而不僅僅是讓一些員工拿到資質(zhì)，不僅僅是讓企業(yè)拿到資質(zhì)。 項(xiàng)目管理一定要落實(shí)到項(xiàng)目上面。那么，在項(xiàng)目的流程中就要真正將項(xiàng)目管理的關(guān)鍵點(diǎn)納入進(jìn)去。需要將項(xiàng)目管理行動(dòng)變成企業(yè)的規(guī)定動(dòng)作。
在流程中一個(gè)重要的關(guān)鍵點(diǎn)，就是在客戶項(xiàng)目合同簽署(或者是項(xiàng)目目標(biāo)定義階段)，而項(xiàng)目管理體制能夠真正體現(xiàn)作用，就是要將財(cái)務(wù)控制責(zé)任一部分地交給項(xiàng)目管理者(管理部門)。
從上面闡述的“真實(shí)的支持”，可以說(shuō)都是非常強(qiáng)力的、根本性的。如果要獲得最高領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)層的這種支持，難道不需要“項(xiàng)目管理體制”展現(xiàn)出足夠的附加值來(lái)嗎?所以，作為項(xiàng)目管理體制的推動(dòng)者，不能總是抱怨領(lǐng)導(dǎo)的支持不夠，而是一定要做到并彰顯出來(lái)足以匹配所獲得支持的成績(jī)和作用。那么，這樣的階段性成績(jī)可能從哪里來(lái)呢?比如，現(xiàn)實(shí)遇到的困難的、復(fù)雜的、遺留的項(xiàng)目，能夠運(yùn)用良好的項(xiàng)目管理技巧梳理并完成項(xiàng)目;再比如，對(duì)一個(gè)相對(duì)薄弱的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，可以重點(diǎn)進(jìn)行項(xiàng)目管理培養(yǎng)和支持，從而提高團(tuán)隊(duì)的整體戰(zhàn)斗力，進(jìn)而帶動(dòng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)的水平。
總之，要想獲得真實(shí)的支持，就要展現(xiàn)價(jià)值。
二、培養(yǎng)真實(shí)的能力——用MBA和EMBA模式來(lái)代替培訓(xùn)課程
在組織內(nèi)部建立有效的項(xiàng)目管理體制，其中一個(gè)重要的條件就是對(duì)于全員(全部相關(guān)人員)進(jìn)行教育培訓(xùn)，讓所有的人都得到必要的能力和經(jīng)驗(yàn)。這個(gè)要求，對(duì)于其他的項(xiàng)目管理體制，不管是質(zhì)量管理、信息安全管理等等，都是類似的要求。
那么，組織全員培訓(xùn)如何呢?派遣人員參加外部組織的項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)是否可以呢?
我認(rèn)為不太靠譜，或者說(shuō)作用有限。或者說(shuō)得更準(zhǔn)確一些，不能有簡(jiǎn)單地教學(xué)灌輸和案例聯(lián)系是難于達(dá)到好的培養(yǎng)效果的。
那么，什么樣的培養(yǎng)方式才適合呢?
培養(yǎng)是一個(gè)動(dòng)詞，那么這個(gè)動(dòng)詞就不僅僅涉及“項(xiàng)目管理——培養(yǎng)的內(nèi)容”，而且要涉及到“被培養(yǎng)的人”和“實(shí)施培養(yǎng)的人”。這里三個(gè)要素中，最重要的其實(shí)應(yīng)當(dāng)是“被培養(yǎng)的人”。明確了被培養(yǎng)的人，直到了要把他/她培養(yǎng)到什么程度，那么具體的培養(yǎng)內(nèi)容和導(dǎo)師安排就比較容易了。從項(xiàng)目管理的體系看，我把人分成四個(gè)境界： 從新人到大師的發(fā)展中，不同的階段需要不同的培養(yǎng)方法，既需要學(xué)習(xí)也需要實(shí)踐。這三個(gè)階段，就像本科、研究生、總裁研修一樣，有不同的學(xué)習(xí)方式。
在考慮相關(guān)的教育培訓(xùn)課程的時(shí)候，一定要先識(shí)別清楚，這個(gè)活動(dòng)是把新人培養(yǎng)成項(xiàng)目經(jīng)理，還是把初級(jí)培養(yǎng)成資深，還是讓資深修成大師。如果定位和目的不清，教育培養(yǎng)的效果就不會(huì)明顯。
除了課程式的方式之外，還有就是導(dǎo)師模式和小組模式。導(dǎo)師比較適合讓初級(jí)經(jīng)理在資深經(jīng)理的指導(dǎo)下，在實(shí)踐中成長(zhǎng)。而如果面對(duì)一幫已經(jīng)經(jīng)歷過(guò)很多項(xiàng)目錘煉的項(xiàng)目經(jīng)理們，即使他們沒(méi)有經(jīng)過(guò)太多的正規(guī)培訓(xùn)，也不適合用一般培訓(xùn)課和導(dǎo)師來(lái)指導(dǎo)他們，這就好像沒(méi)有學(xué)習(xí)過(guò)MBA課程但是已經(jīng)帶領(lǐng)一個(gè)大型企業(yè)的老總一樣，這個(gè)時(shí)候，EMBA方式、小組交流方式、小組研究方式，可能能夠被他們接受并從中受益。
三、面對(duì)真正的難點(diǎn)——項(xiàng)目群管理
項(xiàng)目管理難嗎?其實(shí)好像也沒(méi)有那么難。你看看PMBOK的書，就會(huì)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目管理要求我們做的那些事情，其實(shí)都很直接，沒(méi)有什么彎彎繞。也沒(méi)有什么艱深的技術(shù)難度。當(dāng)然，在cost management中的財(cái)務(wù)知識(shí)，也許會(huì)對(duì)我們這些搞技術(shù)的人稍微暈乎暈乎，不過(guò)好在大部分?jǐn)[在我們面前的項(xiàng)目對(duì)于財(cái)務(wù)管理的壓力倒沒(méi)有那么大。
或者把這個(gè)話說(shuō)得更直接一些，單獨(dú)把一個(gè)項(xiàng)目擺到你面前，其實(shí)根本沒(méi)有什么根本性的難度，按照項(xiàng)目管理方法的指導(dǎo)，遇到難度尋找上級(jí)的支持，把一個(gè)項(xiàng)目操作下來(lái)在項(xiàng)目管理層面上并沒(méi)有什么難度�？蛻舻箅y，有辦法;技術(shù)有難度，有辦法;人員不夠，有辦法;進(jìn)度延遲了，也有辦法。
那么難的到底是什么呢?當(dāng)我們真正回味你所接觸的項(xiàng)目，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，其實(shí)難于搞定的不是外部的事情，而是內(nèi)部的事情。所謂內(nèi)部的事情就是資源的事情。下面的情況你是否遇見(jiàn)過(guò)呢：
項(xiàng)目計(jì)劃中安排好的人員，已經(jīng)被投入到另外一個(gè)項(xiàng)目中了，現(xiàn)在想要調(diào)出來(lái)，簡(jiǎn)直要找到CEO才行;
當(dāng)然，也有可能別人項(xiàng)目中的人被你扣在你的項(xiàng)目中了，這個(gè)時(shí)候，人家會(huì)天天給你追電話;
想要一個(gè)穩(wěn)定的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，真是難啊;
當(dāng)你要預(yù)支項(xiàng)目中的一筆費(fèi)用的時(shí)候，在公司內(nèi)部走的手續(xù)就會(huì)讓你煩死;
你的項(xiàng)目就要驗(yàn)收了，但是，項(xiàng)目的客戶經(jīng)理的精力都在跑其他新項(xiàng)目上，沒(méi)有精力為你這個(gè)項(xiàng)目去周旋。你這個(gè)時(shí)候，只能處在一個(gè)聽(tīng)天由命的等待中;
這個(gè)項(xiàng)目有很多給客戶的承諾需要比較創(chuàng)新的東西。這些預(yù)備的新創(chuàng)新對(duì)于公司長(zhǎng)遠(yuǎn)非常有價(jià)值。但是，如果要在這個(gè)項(xiàng)目中實(shí)現(xiàn)，會(huì)占用比較多的高端資源，有很多項(xiàng)目人天要消耗在這些復(fù)雜活動(dòng)中。銷售人員不贊成，因?yàn)�，成本的加大就意味著他們利�?rùn)的減少，直接關(guān)系到他們的獎(jiǎng)金。但是，這些復(fù)雜工作，總要有一個(gè)開(kāi)始吧。
這些情況，都和資源有關(guān)系。而且，你也會(huì)發(fā)現(xiàn)，在項(xiàng)目中遇到的這些困難，常常跟另外一個(gè)或幾個(gè)項(xiàng)目有牽扯。所以，我說(shuō)真正困難的是在公司中，如何對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目群進(jìn)行良好的管理。這才是真正的難點(diǎn)。而現(xiàn)在真的找不到什么書，什么教材，什么老師，能夠教我們?cè)趺慈ス芾砗靡粋�(gè)項(xiàng)目群。
項(xiàng)目群管理是難點(diǎn)，當(dāng)然，如果能夠有比較好的解決方法的話，也必然能夠煥發(fā)巨大的效益。
四、現(xiàn)實(shí)地操作項(xiàng)目——平衡三方：BOK、自己、客戶
在實(shí)際操作一個(gè)比較復(fù)雜的項(xiàng)目的時(shí)候，比如一個(gè)為期半年以上，涉及公司多個(gè)部門，也涉及客戶不少人員的項(xiàng)目中，項(xiàng)目管理的原理和方法必然要和自己公司、客戶公司產(chǎn)生較深的交互作用。這些交互作用，可能會(huì)觸及流程、組織、文化、技術(shù)能力等各個(gè)方面。這樣的交互作用時(shí)不可避免的，那么就要求項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目成員，能夠平衡項(xiàng)目管理本身、自己的公司、客戶的公司。
作為項(xiàng)目經(jīng)理，如果不能深刻理解自己公司的文化，知悉自己公司內(nèi)部的公開(kāi)流程和潛規(guī)則。如何能夠在公司內(nèi)部游刃有余地協(xié)調(diào)資源呢?如果不了解客戶內(nèi)部的流程，只知道自己悶頭解決技術(shù)問(wèn)題，很可能導(dǎo)致項(xiàng)目在莫名其妙的坎兒上停滯。當(dāng)然，如果沒(méi)有項(xiàng)目管理的方法和經(jīng)驗(yàn)，也萬(wàn)萬(wàn)不行。書本上的，過(guò)去項(xiàng)目中幾類下來(lái)的，都需要。
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