項目管理師如何協(xié)調(diào)多項目

　　導(dǎo)語：多個項目同時進(jìn)行時，項目管理師應(yīng)該如何協(xié)調(diào)呢？一起來了解一下吧！

　　項目管理師首先要知道多個項目同時進(jìn)行時，由于項目之間存在依賴關(guān)系及項目的優(yōu)先級別不同，很可能一個項目的變更會引發(fā)其他項目的相應(yīng)變更，因此再多項目管理時，不僅要控制好各個項目的變更，還要在多項目變更之間進(jìn)行好協(xié)調(diào)。

　　項目范圍變更的原因來自各方面——一個外部事件、一個增值的變更、項目團隊自身的變化、范圍定義的疏漏和業(yè)主的要求等。在這諸多因素中，能夠施加影響加以控制的，項目團隊?wèi)?yīng)該盡量采取相應(yīng)的措施使項目范圍變更最小化。

　　項目范圍的變更控制與項目整體及其他變更控制所使用的方法是具有通用性的，主要包括三部分-信息反饋系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)和組織實施系統(tǒng)。

　　在實行控制時，除了要有項目合同和計劃作為依據(jù)外，首先應(yīng)該建立起一套信息控制制度，或者說是協(xié)調(diào)程序。它是為了各部門之間相互配合、溝通信息而建立的制度，從而使信息暢通，使各類文件的傳遞程序化。

　　具體的控制工作主要通過控制系統(tǒng)來完成。用于此過程的工具和技術(shù)主要有三種：范圍變更控制系統(tǒng)、績效測量以及補充計劃編制。

　　范圍變更控制系統(tǒng)定義了項目范圍變更的有關(guān)程序，包括文檔工作、跟蹤系統(tǒng)及對于授權(quán)變更所需要的審批層次等。其中文檔工作是指一些有文檔記錄的過程，說明了如何提交變更申請、如何管理變更請求以及由于這些變更附屬于相關(guān)的項目而帶來的管理方面的影響。跟蹤系統(tǒng)會跟蹤變更申請的狀態(tài)，包括其批準(zhǔn)狀態(tài)。一些變更申請可以根據(jù)項目管理者的決定得到批準(zhǔn)，有些則需要更正式的批準(zhǔn)或者需要經(jīng)過多級批準(zhǔn)，如項目主管，行政長官等。并非所有的變更申請都可以得到批準(zhǔn)，沒有得到批準(zhǔn)的變更也會被跟蹤并且記錄在項目記錄薄中以便將來參考。

　　以控制管理項目有關(guān)關(guān)系人的變更申請為例，項目團隊可以采取這樣一些措施來對變更要求進(jìn)行管理。

　　1.制定并遵循一個要求的管理程序，包括項目最初要求的確定程序。

　　2.透徹理解客戶的要求。

　　3.對所有要求都記錄在案，并確保這些信息易于流傳和獲得�？梢越柚�計算機建立要求數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行記錄和管理。

　　4.進(jìn)行充分的測試，確保項目產(chǎn)品能夠符合客戶的期望和要求。

　　5.運用評審過程，從系統(tǒng)觀點評審提出的要求變更。

　　6.強調(diào)完工日期，即當(dāng)客戶提出變更要求時，跟他們強調(diào)項目的截止日期，讓他們在項目進(jìn)度和變更要求之間進(jìn)行權(quán)衡。

　　在各項目變更之間進(jìn)行協(xié)調(diào)時，關(guān)鍵是要考慮項目之間的依賴關(guān)系，從而確定一個項目的變更是否會對其他項目產(chǎn)生不利影響，并分析影響原因，根據(jù)項目的優(yōu)先級和重要程度，決定是否采取變更，或者采取措施盡量避免連鎖反應(yīng)的產(chǎn)生。

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