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企業(yè)法律知識(shí)管理
企業(yè)法律顧問(wèn)與個(gè)人法律顧問(wèn)比起來(lái)，為企業(yè)提供法律方面服務(wù)的律師數(shù)量要多得多。下面整理了關(guān)于企業(yè)法律知識(shí)管理的文章，歡迎大家閱讀!
一、什么是企業(yè)法律知識(shí)管理?
簡(jiǎn)單而言，就是把企業(yè)組織所積累的一切法律相關(guān)的資料，如合同、談判會(huì)議記錄、合同履行記錄、供應(yīng)商信用記錄、碎片化儲(chǔ)備的各種相關(guān)信息、判決書(shū)、制度、指引、案例等等，盡可能地進(jìn)行梳理與格式化，從而生產(chǎn)出能夠被組織長(zhǎng)期使用的合格的法律知識(shí)資產(chǎn)，并通過(guò)各項(xiàng)機(jī)制推動(dòng)這些法律知識(shí)容易被團(tuán)隊(duì)成員獲得、應(yīng)用、改進(jìn)、傳承，并及時(shí)清理失效的法律知識(shí)儲(chǔ)備，從而助力組織把法律知識(shí)轉(zhuǎn)換為自身競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，支撐組織的運(yùn)營(yíng)、管理、創(chuàng)新、宣傳、開(kāi)拓進(jìn)取。
二、法律知識(shí)管理對(duì)于企業(yè)的意義
(1)有效保留機(jī)構(gòu)歷史重要法律經(jīng)驗(yàn)和成果。法律知識(shí)管理基礎(chǔ)功能，就是能夠系統(tǒng)地保存機(jī)構(gòu)多年積累的法律經(jīng)驗(yàn)與成果，在面臨相同相似問(wèn)題時(shí)能夠高效復(fù)盤(pán)，減少知識(shí)重復(fù)積累。在目前人員流動(dòng)性較大、在職與離職管理不完善下，如果機(jī)構(gòu)一批團(tuán)隊(duì)流失，而毫無(wú)知識(shí)管理，就幾乎意味著機(jī)構(gòu)全部積累的流失，從0開(kāi)始，再悠久的機(jī)構(gòu)也如同新機(jī)構(gòu)一樣稚嫩和不成熟，從而在發(fā)展上因此不斷原地踏步。歷史積累，是最獨(dú)特，最無(wú)可復(fù)制，最有二次開(kāi)發(fā)潛力的寶藏，因此，法律知識(shí)管理很重要。
(2)方便基礎(chǔ)機(jī)構(gòu)所需材料的調(diào)用。缺乏知識(shí)管理，一定程度意味著許多機(jī)構(gòu)常用的合同、案例、文本、證據(jù)沒(méi)有很好集中保存、管理、以及方便調(diào)用。因此每每進(jìn)行解決例行問(wèn)題時(shí)，也會(huì)變得較為手忙腳亂，在文案準(zhǔn)備上顯得非常不便，比如這份合同材料是某人電腦里才有，那份案例判決書(shū)的電子版在另一個(gè)同事的U盤(pán)上，材料收集很不便利，降低效率，加大工作量。此外，一些重要材料，要么因?yàn)槿狈Τ掷m(xù)知識(shí)管理維護(hù)而變得搜尋不到，要么就是平時(shí)沒(méi)有及時(shí)整理，臨頭反而沒(méi)有現(xiàn)成適用的，也進(jìn)一步加大了工作量。
(3)為組織發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、規(guī)�；蛳禄A(chǔ)。除了當(dāng)事員工外，各種過(guò)程產(chǎn)生的合同、文檔、判決書(shū)、案例，都能夠成為組織發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化業(yè)務(wù)流程、操作指引制定提供充分的參考，如果這些資料沒(méi)有妥善保管，加上當(dāng)事員工的流失，那么許多標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的制定，將失去重要?dú)v史經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)的參照，甚至成品難以接地氣。而諸如各個(gè)項(xiàng)目的法招投標(biāo)文件、合同書(shū)、計(jì)劃書(shū)、案例成果等，更是為業(yè)務(wù)操作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化提供充分的提煉與優(yōu)化審視，為項(xiàng)目能夠更加規(guī)范、易于復(fù)制形成規(guī)�；蛳禄A(chǔ)。也為機(jī)構(gòu)優(yōu)秀項(xiàng)目形成模式，進(jìn)行推廣與展示提供重要的歷史回顧，以便做好相關(guān)研究成果的產(chǎn)出。
(4)降低新員工培養(yǎng)難度。好的法律知識(shí)管理，能夠及時(shí)存儲(chǔ)、整理、收集來(lái)自該崗位歷史經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)信息，從而持續(xù)轉(zhuǎn)化為新的員工崗位說(shuō)明書(shū)、員工自助學(xué)習(xí)清單、以及儲(chǔ)備相應(yīng)的合同模板、操作指引、案例集給予新員工參考，這些種種，都能夠降低帶新員工的難度，也降低新員工對(duì)組織的不適感，從而迅速進(jìn)入狀態(tài)，有機(jī)構(gòu)多年的法律知識(shí)可依托，有機(jī)構(gòu)多年的法律知識(shí)可導(dǎo)航。
(5)提高業(yè)務(wù)運(yùn)作效率。好的法律知識(shí)管理，不僅儲(chǔ)備了豐富業(yè)務(wù)所需知識(shí)，還能能夠方便每個(gè)成員調(diào)用相關(guān)信息，比如通過(guò)一個(gè)電子法律知識(shí)庫(kù)，能夠迅速查閱目標(biāo)服務(wù)區(qū)域的基本情況，查閱各種合同模板、查閱類(lèi)似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。以及，通過(guò)機(jī)構(gòu)的在線法律知識(shí)字典，能夠迅速查詢(xún)相關(guān)法律知識(shí)，進(jìn)行快速學(xué)習(xí)。而這些實(shí)現(xiàn)，并非是高昂的IT成本投入才行，比如免費(fèi)的OA、微信公眾號(hào)菜單與自動(dòng)回復(fù)就可以實(shí)現(xiàn)。
簡(jiǎn)言之法律知識(shí)管理就是要解決企業(yè)內(nèi)兩個(gè)法律員工知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)傳承的問(wèn)題。
老員工場(chǎng)景
同樣的一個(gè)法律問(wèn)題，我需要解答很多遍;
有好的案例，但全放在PPT中、郵件中;
這個(gè)事情三年前我就做過(guò)了，今天他們才開(kāi)始做;
我也想幫助同事快速成長(zhǎng)，但除了培訓(xùn)講課，有沒(méi)有更好的方式?
這些都是企業(yè)內(nèi)的老員工在工作中遇到的最普遍性問(wèn)題。
新員工場(chǎng)景
誰(shuí)是法律大咖，專(zhuān)家在哪里?
這個(gè)法律問(wèn)題我應(yīng)該找誰(shuí)?
這個(gè)PPT好老了，五年前的，作者也離職了，怎么辦?
找專(zhuān)家請(qǐng)教，電話干擾太大，郵件反映太慢，難道只有推動(dòng)開(kāi)會(huì)才能解決嗎?
三、常用的法律知識(shí)管理類(lèi)型
如何讓企業(yè)內(nèi)部員工之間的法律經(jīng)驗(yàn)得到傳承，部署企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)法律知識(shí)庫(kù)，從而提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。
企業(yè)法律知識(shí)管理以法律知識(shí)為驅(qū)動(dòng)，貫穿整個(gè)運(yùn)營(yíng)，為企業(yè)提供一個(gè)易用、安全、高效的結(jié)構(gòu)化法律知識(shí)管理體系。加速內(nèi)部法律信息及法律知識(shí)的流通，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部法律知識(shí)的共享，智能推薦法律知識(shí)，讓業(yè)務(wù)開(kāi)展和客戶(hù)服務(wù)更高效。
下面是常用的法律知識(shí)管理類(lèi)型
1、我的資料庫(kù)
員工非正式內(nèi)容資料，包括個(gè)人工作資料、個(gè)人知識(shí)草稿、我分享的資料、分享給我的資料，可詳細(xì)設(shè)置附件瀏覽或者下載權(quán)限。我的資料只有通過(guò)知識(shí)負(fù)責(zé)人審核才正式成為知識(shí)。
2、本地資料庫(kù)
大文件管理，方便快捷!本地資料庫(kù)將大文件如視頻、圖片等進(jìn)行單獨(dú)管理，上傳、下載 速度快，且不占用平臺(tái)資源。
3、公共資料庫(kù)
建立團(tuán)隊(duì)公共的文件庫(kù)，快速讓成員熟知以往的沉淀資料文檔，如規(guī)章制度、業(yè)務(wù)表格模版、崗位工作注意事項(xiàng)等，建立團(tuán)隊(duì)統(tǒng)一的知識(shí)網(wǎng)盤(pán)。
4、我的知識(shí)庫(kù)
我的知識(shí)庫(kù)由我的資料申請(qǐng)轉(zhuǎn)化而來(lái)，不能直接創(chuàng)建。個(gè)人可以隨時(shí)管理我的知識(shí)，我推薦的知識(shí)，推薦給我的知識(shí)，我收藏的知識(shí)，我的職位知識(shí)。我的知識(shí)支持高級(jí)搜索，快速查詢(xún)，第一時(shí)間獲取所需知識(shí)內(nèi)容。
5、企業(yè)知識(shí)庫(kù)
企業(yè)員工將有價(jià)值的資料、文檔、個(gè)人隱性知識(shí)進(jìn)行識(shí)別、整理，申請(qǐng)轉(zhuǎn)為企業(yè)知識(shí)，管理員通過(guò)審核納入企業(yè)知識(shí)庫(kù);嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置按分類(lèi)、單個(gè)文件設(shè)置閱讀下載權(quán)限。
6、全文檢索—企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部的百度搜索
實(shí)現(xiàn)高效查找，當(dāng)員工在業(yè)務(wù)過(guò)程中遇到問(wèn)題，隨時(shí)可以通過(guò)全文檢索功能，查找所需的信息，可以查找知識(shí)、資料文檔，以及附件內(nèi)容等信息。
7、智能推薦—讓合適的人在合適時(shí)間看到合適的知識(shí)
根據(jù)熱點(diǎn)、最新、分享、崗位推送相關(guān)知識(shí)資料到個(gè)人，幫助每一位職員針對(duì)性成長(zhǎng)學(xué)習(xí)，提高工作效率、打造知識(shí)高效流轉(zhuǎn)的企業(yè)氛圍。
8、知識(shí)圖譜——智能展現(xiàn)
知識(shí)圖譜(Mapping Knowledge Domain)，是把應(yīng)用數(shù)學(xué)、圖形學(xué)、信息可視化技術(shù)、信息科學(xué)等學(xué)科的理論與方法與計(jì)量學(xué)引文分析、共現(xiàn)分析等方法結(jié)合，并利用可視化的圖譜形象地展示學(xué)科的核心結(jié)構(gòu)、發(fā)展歷史、前沿領(lǐng)域以及整體知識(shí)架構(gòu)達(dá)到多學(xué)科融合的一種研究方法。
讓企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)得到充分的共享，盡少重復(fù)發(fā)明已有知識(shí)成果，提高企業(yè)效率，增加企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。是新一代法律知識(shí)管理者所要解決的核心問(wèn)題，也是在充分競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下企業(yè)獲得發(fā)展的關(guān)鍵保障。
法律知識(shí)管理，從深層次看更應(yīng)該是一種企業(yè)法務(wù)工作方法和工作哲學(xué)。法律知識(shí)管理本身就是工作。每一個(gè)場(chǎng)景核心可以由不同的知識(shí)模板(Template)和工作流(Workflow)組成。我們每天的行為，無(wú)論是生活還是工作，其實(shí)都是時(shí)時(shí)刻刻在進(jìn)行知識(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)，都和對(duì)世界的理解、對(duì)事物的認(rèn)知、對(duì)選擇的判斷、對(duì)行為的決策息息相關(guān)。
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