時(shí)間管理高效的方法
時(shí)間管理理論是個(gè)人管理理論的一部分，即如何更有效地安排自己的工作計(jì)劃，掌握重點(diǎn)，合理有效地利用工作時(shí)間。簡(jiǎn)而言之，時(shí)間管理的目標(biāo)是掌握工作的重點(diǎn)，其本質(zhì)是管理個(gè)人，是自我的一種管理。方法是通過(guò)良好的計(jì)劃和授權(quán)來(lái)完成這些工作。
時(shí)間管理的方法有一個(gè)演變的過(guò)程。最早的時(shí)間管理是利用便條、備忘錄和記事本之類的記錄來(lái)記下工作的重點(diǎn)。第二代的時(shí)間管理方法更注重計(jì)劃性，人們利用安排表、效率手冊(cè)以至于商務(wù)通等電子手段來(lái)安排工作事項(xiàng)。在時(shí)間管理的第三個(gè)階段，人們?cè)O(shè)立近期、中期和長(zhǎng)期的工作目標(biāo)，根據(jù)不同的目標(biāo)來(lái)分配各自的工作重點(diǎn)，安排工作時(shí)間�，F(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了時(shí)間管理理論的時(shí)代。前幾代的時(shí)間管理注重完成工作的時(shí)間和工作量，而時(shí)間管理理論則更注重個(gè)人的管理，注重產(chǎn)能，關(guān)注完成的工作是否具有有用性。時(shí)間的帕金森定理表明工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間;80/20原則表明應(yīng)該把最佳的時(shí)間用在最重要的時(shí)間上，所謂“好鋼用在刀刃上”。時(shí)間管理是企業(yè)的財(cái)富之源，“時(shí)間就是金錢(qián)”的觀念早已深人人心，而對(duì)于處在職場(chǎng)中的人來(lái)講，做好時(shí)間管理不僅意味著豐厚的經(jīng)濟(jì)利益，更能令自己的事業(yè)突飛猛進(jìn)。保持焦點(diǎn)，一次只做一件事情，一個(gè)時(shí)期只有一個(gè)重點(diǎn)。聰明人要學(xué)會(huì)抓住重點(diǎn)，遠(yuǎn)離瑣碎。
在實(shí)際工作中，浪費(fèi)時(shí)間的癥狀主要表現(xiàn)為辦事拖拉、會(huì)議冗長(zhǎng)、不速之客闖入、電話干擾、經(jīng)常加班加點(diǎn)、窮于應(yīng)付突發(fā)事件、上班漫談、聊天、交待不清，事情做錯(cuò)、不敢拍板，等指示、不考慮事情過(guò)于復(fù)雜、主管事必躬親、完美主義辦事、不考慮輕重緩急、憑記憶辦事、主辦人員遲到、同樣的總是一而再、再而三地出現(xiàn)等。鑒于工作的壓力和外部的競(jìng)爭(zhēng)狀況，有效地管理時(shí)間應(yīng)注意如下幾點(diǎn)：
一、良好的習(xí)慣是一種個(gè)人競(jìng)爭(zhēng)力
對(duì)工作事先作計(jì)劃。如每年年末作出下一年度工作規(guī)劃;每季季末作出下季末工作規(guī)劃;每月月末作出下月工作計(jì)劃;每周周末五作出下周工作計(jì)劃。養(yǎng)成記錄自己實(shí)際耗用時(shí)間的習(xí)慣，一般是當(dāng)時(shí)作出記錄，不得已的情況下可事后回憶補(bǔ)記，盡量做到事前控制;應(yīng)準(zhǔn)備一個(gè)待辦事項(xiàng)清單、時(shí)間記錄本或效率手冊(cè)，以備分析檢查或查閱待辦事項(xiàng);在辦公場(chǎng)所的掛歷、臺(tái)歷或記事本上，標(biāo)注當(dāng)天或預(yù)定工作計(jì)劃或約會(huì)，以備遺忘，也可在電腦系統(tǒng)或電子記事本設(shè)置發(fā)聲裝置以便及時(shí)提醒;設(shè)身處地考慮自己是否浪費(fèi)別人時(shí)間，或?qū)e人有無(wú)幫助，如情況消極應(yīng)及時(shí)糾正。
如一項(xiàng)工作別人或部下做得更好或更合適去做，則應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交他人。根據(jù)個(gè)人生活規(guī)律，選擇每天精力最充沛、思想最集中的時(shí)間，去處理最重要的事情，達(dá)到事半功倍的效果。克服“辦事拖延”的鄙習(xí)，推行一種“限時(shí)辦事制”，規(guī)定在限定時(shí)間內(nèi)(如4小時(shí)、8小時(shí)、當(dāng)天)形成報(bào)告處理結(jié)果;將一些不太重要的事集中起來(lái)辦或聯(lián)辦。
現(xiàn)在就做(DOITJUSTNOW)。許多人習(xí)慣于“等候好情緒”，即花費(fèi)很多時(shí)間以“進(jìn)入狀態(tài)”，卻不知狀態(tài)是干出來(lái)而非等出來(lái)的，最佳時(shí)機(jī)是需要把握的。請(qǐng)記住，栽一棵樹(shù)的最好的時(shí)間是20年前，第二個(gè)最好的時(shí)間是現(xiàn)在，手中的鳥(niǎo)比林中的鳥(niǎo)更有效。
學(xué)會(huì)說(shuō)“不”。計(jì)劃趕不上變化是經(jīng)常遇到的情況，確實(shí)有很多時(shí)候自己原本已安排好了計(jì)劃，但是經(jīng)常會(huì)臨時(shí)出現(xiàn)一些變化。例如，自己的主管要給自己加派新的任務(wù)，而如果自己接受了這個(gè)任務(wù)，那就會(huì)超負(fù)荷地運(yùn)轉(zhuǎn)而影響自己的業(yè)績(jī)，也會(huì)影響公司的業(yè)績(jī)。在這種情況下，要學(xué)會(huì)恰當(dāng)?shù)鼐芙^，這是時(shí)間管理中的擺脫變化和糾纏的一種很有效的方法。但是拒絕自己的上級(jí)要講究技巧，不宜直截了當(dāng)，而要委婉，用讓上級(jí)覺(jué)得確實(shí)是合理的理由來(lái)拒絕這個(gè)新增派的任務(wù)。在絕大多數(shù)的情況下，上級(jí)是會(huì)有其它的安排來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題的。要學(xué)會(huì)限制時(shí)間，不僅是給自己，也是給別人。不要被無(wú)聊的人和無(wú)關(guān)重要的事纏住，也不要在不必要的地方逗留太久，不要將整塊的時(shí)間拆散。一個(gè)人只有學(xué)會(huì)說(shuō)“不”，他才會(huì)得到真正的自由。同時(shí)也要避開(kāi)高峰，如避免在高峰期乘車、購(gòu)物、進(jìn)餐，可以節(jié)省許多時(shí)間。
時(shí)間價(jià)值觀念。避免“一分錢(qián)智慧幾小時(shí)愚蠢”的事例，如為省兩元錢(qián)而排半小時(shí)隊(duì)，為省兩毛錢(qián)而步行三站地等等，都是極不劃算的。對(duì)待時(shí)間，就要像對(duì)待經(jīng)營(yíng)一樣，時(shí)刻要有一個(gè)“成本和價(jià)值”的觀念，要注重時(shí)間的機(jī)會(huì)成本，使時(shí)間產(chǎn)生的價(jià)值最大化。
積極休閑。不同的休閑會(huì)帶來(lái)不同的結(jié)果。積極的休閑應(yīng)該有利于身心的放松、精神的陶冶和人際的交流，有利于提高辦事效率;而且隨著經(jīng)濟(jì)和生活水平的發(fā)展，一些休閑性的活動(dòng)也能放松性的解決問(wèn)題，如通過(guò)打高爾夫、網(wǎng)球等共同愛(ài)好來(lái)結(jié)識(shí)各界精英朋友也能提高辦事效率。
集腋成裘。生活中有許多零碎的時(shí)間很不為人注意，其實(shí)這些時(shí)間雖短，但卻可以充分利用起來(lái)做一些事情。比如等車的時(shí)間可以用來(lái)思考下一步的工作，翻翻報(bào)紙乃至記幾個(gè)單詞;運(yùn)動(dòng)時(shí)可回想遇到困難的事會(huì)急待解決的事等等。在疲勞之前休息片刻，既避免了因過(guò)度疲勞導(dǎo)致的超時(shí)休息，又可使自己始終保持較好的“競(jìng)技狀態(tài)”，從而大大提高工作效率。
擱置的哲學(xué)。不要固執(zhí)于解決不了的問(wèn)題，可以把問(wèn)題記下來(lái)，讓潛意識(shí)和時(shí)間去解決它們。這就有點(diǎn)像踢足球，左路打不開(kāi)，就試試右路，總之，盡量不要“鉆牛角尖”。不要開(kāi)展無(wú)謂的爭(zhēng)論，不僅影響情緒和人際關(guān)系，而且還會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間，到頭來(lái)還往注解決不了什么問(wèn)題。說(shuō)得越多，做得越少，聰明人在別人喋喋不休或面紅耳赤時(shí)常常已走出了很遠(yuǎn)的距離
二、常用的時(shí)間管理工具
(一)、計(jì)劃管理
關(guān)于計(jì)劃，時(shí)間管理的重點(diǎn)是待辦單、日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃。
▲待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認(rèn)完成時(shí)間，以突出工作重點(diǎn)。避免遺忘、未完事項(xiàng)留待明日。
▲待辦單主要包括的內(nèi)容：非日常工作、特殊事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃中的工作、昨日未完成的事項(xiàng)等。
▲待辦單的使用注意：每天在固定時(shí)間制定待辦單(一上班就做)、只制定一張待辦單、完成一項(xiàng)工作劃掉一項(xiàng)、待辦單要為應(yīng)付緊急情況留出時(shí)間、最關(guān)鍵的一項(xiàng)，每天堅(jiān)持。
▲每年年末作出下一年度工作規(guī)劃;每季季末作出下季末工作規(guī)劃;每月月末作出下月工作計(jì)劃;每周周末五作出下周工作計(jì)劃
(二)、時(shí)間“四象限”法
究竟什么占據(jù)了人們的時(shí)間?這是一個(gè)經(jīng)常令人困惑的問(wèn)題。著名管理學(xué)家科維提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要(如人事危機(jī)、客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等)、重要但不緊急(如建立人際關(guān)系、新的機(jī)會(huì)、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等)、緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門(mén)會(huì)議等)、既不緊急也不重要(如客套的閑談、無(wú)聊的信件、個(gè)人的愛(ài)好等)。時(shí)間管理理論的一個(gè)重要觀念是應(yīng)有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時(shí)候往往有機(jī)會(huì)去很好地計(jì)劃和完成一件事。但常常卻又沒(méi)有及時(shí)地去做，隨著時(shí)間的推移，造成工作質(zhì)量的下降。因此，應(yīng)把主要的精力有重點(diǎn)地放在重要但不緊急這個(gè)“象限”的事務(wù)上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，需要很好地安排時(shí)間。一個(gè)好的方法是建立預(yù)約。建立了預(yù)約，自己的時(shí)間才不會(huì)被別人所占據(jù)，從而有效地開(kāi)展工作。
(三)、有效的時(shí)間管理
美國(guó)管理學(xué)者P·F·DRUCKER認(rèn)為，有效的時(shí)間管理主要是記錄自己的時(shí)間，以認(rèn)清時(shí)間耗在什么地方;管理自己的時(shí)間，設(shè)法減少非生產(chǎn)性工作的時(shí)間;集中自己的時(shí)間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時(shí)間段。
(四)、時(shí)間ABC分類法
將自己工作按輕重緩急分為：A(緊急、重要)、B(次要)、C(一般)三類;安排各項(xiàng)工作優(yōu)先順序，粗略估計(jì)各項(xiàng)工作時(shí)間和占用百分比;在工作中記載實(shí)際耗用時(shí)間;每日計(jì)劃時(shí)間安排與耗用時(shí)間對(duì)比，分析時(shí)間運(yùn)用效率;重新調(diào)整自己的時(shí)間安排，更有效地工作。
(五)考慮不確定性
在時(shí)間管理的過(guò)程中，還需應(yīng)付意外的不確定性事件，因?yàn)橛?jì)劃沒(méi)有變化快，需為意外事件留時(shí)間。有三個(gè)預(yù)防此類事件發(fā)生的方法：第一是為每件計(jì)劃都留有多余的預(yù)備時(shí)間。第二是努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預(yù)計(jì)的工作。這并非不可能，事實(shí)上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準(zhǔn)備一套應(yīng)變計(jì)劃。迫使自己在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作，對(duì)你自己能力有了信心，你已仔細(xì)分析過(guò)將做的事了，然后把它們分解成若干意境單元，這是正確迅速完成它們的必要步驟。
在工作中要很好地完成工作就必須善于利用自己的工作時(shí)間。工作是無(wú)限的，時(shí)間卻是有限的。時(shí)間是最寶貴的財(cái)富。沒(méi)有時(shí)間，計(jì)劃再好，目標(biāo)再高，能力再?gòu)?qiáng)，也是空的。時(shí)間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的，它可以一瞬即逝，也可以發(fā)揮最大的效力，時(shí)間就是潛在的資本。充分合理地利用每個(gè)可利用的時(shí)間，壓縮時(shí)間的流程，使時(shí)間價(jià)值最大化。
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