項(xiàng)目管理與時(shí)間管理
不能管理時(shí)間，便什么也不能管理。那么項(xiàng)目管理的時(shí)間怎么進(jìn)行管理呢，我們一起來看看下面的文章!
一、項(xiàng)目管理與時(shí)間管理簡介
“按時(shí)、保質(zhì)地完成項(xiàng)目”大概是每一位項(xiàng)目經(jīng)理最希望做到的。但工期托延的情況卻時(shí)常發(fā)生。它的主要工作包括定義項(xiàng)目活動、任務(wù)、活動排序、每項(xiàng)活動的合理工期估算、制定項(xiàng)目完整的進(jìn)度計(jì)劃、資源共享分配、監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度等內(nèi)容。
時(shí)間管理工作開始以前應(yīng)該先完成項(xiàng)目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節(jié)省時(shí)間，把這些前期工作省略，后面的工作必然會走彎路，反而會耽誤時(shí)間。項(xiàng)目一開始首先要有明確項(xiàng)目目標(biāo)、可交付產(chǎn)品的范圍定義文檔和項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。由于一些是明顯的、項(xiàng)目所必須的工作，而另一些則具有一定的隱蔽性，所以要以經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，列出完整的完成項(xiàng)目所必需的工作，同時(shí)要有專家審定過程，以此為基礎(chǔ)才能制定出可行的項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃，進(jìn)行合理的時(shí)間管理。
強(qiáng)化第一時(shí)間觀念
做任何事情都需要占用時(shí)間，時(shí)間是最稀有的資源，因此，必須強(qiáng)化在“第一時(shí)間”內(nèi)完成任務(wù)的觀念�！暗谝粫r(shí)間”觀念至少應(yīng)包括三方面的含義：一是嚴(yán)格遵守作息時(shí)間，在規(guī)定時(shí)間段內(nèi)的“起始點(diǎn)”完成任務(wù)；二是充分地利用時(shí)間，不占用、不浪費(fèi)任何一塊時(shí)間；三是有效地利用時(shí)間，提高工作效率。時(shí)間觀念是一個意識上的問題，是工作責(zé)任心的一個方面，它不像上班打卡那樣的標(biāo)準(zhǔn)化、形式化，但擁有了它，卻比打卡更管用，因?yàn)闀r(shí)間觀念對于員工來講是內(nèi)因、是根本，打卡只是外因、是手段。所以，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)利用各種可以利用的時(shí)機(jī)和場合，采取各種不同的手段和方法來強(qiáng)化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的“第一時(shí)間”觀念，增強(qiáng)整個團(tuán)隊(duì)和每個人的責(zé)任感、緊迫感，在第一時(shí)間完成任務(wù)的意識。在此基礎(chǔ)上，通過培訓(xùn)、自我學(xué)習(xí)、實(shí)踐、工作交流等方法，提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的專業(yè)水平和團(tuán)隊(duì)的整體協(xié)調(diào)能力，爭取實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的“普遍提速”，提高整個團(tuán)隊(duì)競爭力。
建好一個時(shí)間日志
建立一個 “時(shí)間日志”，完整、準(zhǔn)確記錄你的時(shí)間是怎樣花費(fèi)掉的。這既是時(shí)間管理的開始，也是時(shí)間管理中一項(xiàng)重要的準(zhǔn)備工作。項(xiàng)目經(jīng)理不但自己要這樣做，而且要督促團(tuán)隊(duì)成員都要養(yǎng)成這樣一個良好習(xí)慣。對于這個問題，不能靠回憶來講做了些什么，因?yàn)椤跋胂蟆焙汀艾F(xiàn)實(shí)”常常有很大的不同，甚至有時(shí)會完全不同[4]。在通常情況下，可以根據(jù)需要選用適合個人特點(diǎn)的時(shí)間管理的工具，也可以每半個小時(shí)自己手動記錄一次時(shí)間的使用情況，每兩周或一個月對記錄情況進(jìn)行一次分析。這樣就會發(fā)現(xiàn)自己在時(shí)間利用上不合理的地方，從而找到改進(jìn)時(shí)間管理的辦法。記錄時(shí)要注意三點(diǎn)：一是時(shí)間間隔不要太短，防止產(chǎn)生負(fù)面效應(yīng)；二是不要在一個時(shí)間周期（如一天）結(jié)束之后再去填寫，防止記錄結(jié)果帶有欺騙性；三是記錄“時(shí)間日志”貴在堅(jiān)持，不能三天打魚，兩天曬網(wǎng)。
二、項(xiàng)目管理與時(shí)間管理階段
活動定義
將項(xiàng)目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動或任務(wù)，這些小的活動應(yīng)該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實(shí)施的詳細(xì)任務(wù)。在項(xiàng)目實(shí)施中，要將所有活動列成一個明確的活動清單，并且讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理。活動清單應(yīng)該采取文檔形式，以便于項(xiàng)目其他過程的使用和管理。當(dāng)然，隨著項(xiàng)目活動分解的深入和細(xì)化，工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）可能會需要修改，這也會影響項(xiàng)目的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動后，成本可能會有所增加，因此完成活動定義后，要更新項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容。
活動排序
在產(chǎn)品描述、活動清單的基礎(chǔ)上，要找出項(xiàng)目活動之間的依賴關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴關(guān)系、工作順序。在這里，既要考慮團(tuán)隊(duì)內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成項(xiàng)目所要做的一些相關(guān)工作，例如在最終的硬件環(huán)境中進(jìn)行軟件測試等工作。
設(shè)立項(xiàng)目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項(xiàng)目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)時(shí)間，是項(xiàng)目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項(xiàng)目需求的活動序列中不可或缺的一部分。比如在開發(fā)項(xiàng)目中可以將需求的最終確認(rèn)、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項(xiàng)目的里程碑。
在進(jìn)行項(xiàng)目活動關(guān)系的定義時(shí)一般采用優(yōu)先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò)模板這4種方法，最終形成一套項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。其中比較常用的方法是優(yōu)先圖示法，也稱為單代號網(wǎng)絡(luò)圖法。
活動工期估算
項(xiàng)目工期估算是根據(jù)項(xiàng)目范圍、資源狀況計(jì)劃列出項(xiàng)目活動所需要的工期。估算的工期應(yīng)該現(xiàn)實(shí)、有效并能保證質(zhì)量。所以在估算工期時(shí)要充分考慮活動清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對項(xiàng)目工期的影響。在對每項(xiàng)活動的工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險(xiǎn)因素對工期的影響。項(xiàng)目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算數(shù)據(jù)，將其文檔化，同時(shí)完善并更新活動清單。
一般說來，工期估算可采取以下幾種方式：
1）專家評審形式。由有經(jīng)驗(yàn)、有能力的人員進(jìn)行分析和評估。
2）模擬估算。使用以前類似的活動作為未來活動工期的.估算基礎(chǔ)，計(jì)算評估工期。
3）定量型的基礎(chǔ)工期。當(dāng)產(chǎn)品可以用定量標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算工期時(shí)，則采用計(jì)量單位為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整體估算。
4）保留時(shí)間。工期估算中預(yù)留一定比例作為冗余時(shí)間以應(yīng)付項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。隨著項(xiàng)目進(jìn)展，冗余時(shí)間可以逐步減少。
安排進(jìn)度表
項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃意味著明確定義項(xiàng)目活動的開始和結(jié)束日期，這是一個反復(fù)確認(rèn)的過程。進(jìn)度表的確定應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖、估算的活動工期、資源需求、資源共享情況、項(xiàng)目執(zhí)行的工作日歷、進(jìn)度限制、最早和最晚時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、活動特征等統(tǒng)一考慮。
進(jìn)度限制即根據(jù)活動排序考慮如何定義活動之間的進(jìn)度關(guān)系。一般有兩種形式：一種是加強(qiáng)日期形式，以活動之間前后關(guān)系限制活動的進(jìn)度，如一項(xiàng)活動不早于某活動的開始或不晚于某活動的結(jié)束；另一種是關(guān)鍵事件或主要里程碑形式，以定義為里程碑的事件作為要求的時(shí)間進(jìn)度的決定性因素，制定相應(yīng)時(shí)間計(jì)劃。
在制定項(xiàng)目進(jìn)度表時(shí)，先以數(shù)學(xué)分析的方法計(jì)算每個活動最早開始和結(jié)束時(shí)間與最遲開始和結(jié)束日期得出時(shí)間進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖，再通過資源因素、活動時(shí)間和可冗余因素調(diào)整活動時(shí)間，最終形成最佳活動進(jìn)度表。
關(guān)鍵路徑法（CPM）是時(shí)間管理中很實(shí)用的一種方法，其工作原理是：為每個最小任務(wù)單位計(jì)算工期、定義最早開始和結(jié)束日期、最遲開始和結(jié)束日期、按照活動的關(guān)系形成順序的網(wǎng)絡(luò)邏輯圖，找出必須的最長的路徑，即為關(guān)鍵路徑。
時(shí)間壓縮是指針對關(guān)鍵路徑進(jìn)行優(yōu)化，結(jié)合成本因素、資源因素、工作時(shí)間因素、活動的可行進(jìn)度因素對整個計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，直到關(guān)鍵路徑所用的時(shí)間不能再壓縮為止，得到最佳時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃。
進(jìn)度控制
進(jìn)度控制主要是監(jiān)督進(jìn)度的執(zhí)行狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正偏差、錯誤。在控制中要考慮影響項(xiàng)目進(jìn)度變化的因素、項(xiàng)目進(jìn)度變更對其他部分的影響因素、進(jìn)度表變更時(shí)應(yīng)采取的實(shí)際措施。在前幾期中曾經(jīng)對此進(jìn)行過探討，在此不再贅述。
巧用工具
目前項(xiàng)目管理軟件正被廣泛地應(yīng)用于項(xiàng)目管理工作中，尤其是它清晰的表達(dá)方式，在項(xiàng)目時(shí)間管理上更顯得方便、靈活、高效。在管理軟件中輸入活動列表、估算的活動工期、活動之間的邏輯關(guān)系、參與活動的人力資源、成本，項(xiàng)目管理軟件可以自動進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算、平衡資源分配、成本計(jì)算，并可迅速地解決進(jìn)度交叉問題，也可以打印顯示出進(jìn)度表。項(xiàng)目管理軟件除了具備項(xiàng)目進(jìn)度制定功能外還具有較強(qiáng)的項(xiàng)目執(zhí)行記錄、跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)際完成情況記錄的能力，并能及時(shí)給出實(shí)際和潛在的影響分析。
在現(xiàn)代管理學(xué)奠基人彼得·德魯克的《卓有成效的管理者》一書中提到，管理者有效性的基礎(chǔ)是：記錄時(shí)間；管理時(shí)間；統(tǒng)一安排時(shí)間。因此，為了提高項(xiàng)目進(jìn)展時(shí)間，第一步就是記錄項(xiàng)目時(shí)間耗用的實(shí)際情況。
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