有效的時間管理法則
引導(dǎo)語:時間管理的重要性往往被我們所忽略,當(dāng)我們?nèi)ド虒W(xué)院學(xué)了MBA那些看似很耀眼的課程后,才發(fā)現(xiàn)最重要的一門課也許是時間管理。下面是yjbys小編為你帶來的有效的時間管理法則,希望對大家有所幫助。
達爾文的捍衛(wèi)者,英國博物學(xué)家赫婿黎說得很形象:“時間是最不偏私的,給任何人都是二十四小時,同時時間是最偏私的,給任何人都不是二十四小時。”
時間管理的重要性往往被我們所忽略,當(dāng)我們?nèi)ド虒W(xué)院學(xué)了MBA那些看似很耀眼的課程后,才發(fā)現(xiàn)最重要的一門課也許是時間管理。
進行有效的時間管理,必須把握以下十大法則:
細微邊界法則
細微邊界法則是指時間上的細微差別可能導(dǎo)致最終結(jié)果上的巨大差異,即所謂“失之毫厘,差之千里”。
細微邊界法則在生活中無處不在,如因一分之差錯過了列車,可能要再花幾個小時或更長時間等待下一列;搶救危重病人延誤一分鐘,可能會奪去病人的生命;而在比賽中慢了一秒鐘,就可能與獎牌擦肩而過„„細微邊界法則在經(jīng)濟領(lǐng)域表現(xiàn)得更為突出,現(xiàn)代市場競爭已經(jīng)由“大魚吃小魚”轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;快魚吃慢魚”,企業(yè)間在對市場反應(yīng)速度上的細微差距,可能導(dǎo)致利潤率上的天壤之別。英特爾公司就是因為總能比競爭對手快一步推出性能更高的處理器,成功攫取了CPU市場80%的利潤。而那些動作總比別人慢半拍的企業(yè),均難以擺脫最終覆滅的命運。
細微邊界法則告訴我們,決定一個人能否成功,有時不在于其是否比別人付出了更多的辛苦,而在于其是否比別人先行一步。先行一步天地寬,搶先一步,就會領(lǐng)略到別樣的風(fēng)景,就會占盡先機,而辦事拖拉、沒有時間觀念,就可能因一步趕不上,而步步趕不上。為此我們必須增強時間觀念,無論做什么事情,都要有時不我待的緊迫感,早謀劃、早準備、早著手,這樣才會在工作和生活中爭取主動;凡事都要打好時間提前量,這樣才會避免因一步之差而與成功失之交臂的遺憾。
帕累托法則
帕累托法則又稱80/20法則,是由英國經(jīng)濟學(xué)家和社會學(xué)家帕累托發(fā)現(xiàn)的,最初只限定于經(jīng)濟學(xué)領(lǐng)域,后來這一法則也被推廣到社會生活的各個領(lǐng)域,且深為人們所認同。帕累托法則是指在任何大系統(tǒng)中,約80%的結(jié)果是由該系統(tǒng)中約20%的變量產(chǎn)生的。例如,在企業(yè)中,通常80%的利潤來自于20%的項目或重要客戶;經(jīng)濟學(xué)家認為,20%的人掌握著80%的財富;心理學(xué)家認為,20%的人身上集中了80%的智慧等。具體到時間管理領(lǐng)域是指大約20%的重要項目能帶來整個工作成果的80%.并且在很多情況下,工作的頭20%時間會帶來所有效益的80%.帕累托法則對我們的啟示是:大智有所不慮,大巧有所不為。工作中應(yīng)避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上,因為就算你花了80%的時間,你也只能取得20%的成效,出色地完成無關(guān)緊要的工作是最浪費時間的。你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上,因為掌握了這些重要的少數(shù)問題,你只花20%的時間,即可取得80%的成效。工作中我們要學(xué)會“不釣小魚釣鯨魚”,如果你抓了100條小魚,你所擁有的不過是滿滿一桶魚,但如果你抓住了一條鯨魚,你就不枉此行了。
黃金三小時法則
黃金三小時法則認為,早晨5~8點是人一天中效率最高的三小時。一天之計在于晨,早晨頭腦最清醒、精力最充沛、思維最活躍、環(huán)境最安寧、注意力最集中、心情最愉悅,而且由于剛剛醒來,收集睡眠中的潛意識也最全,在這一時段工作一小時相當(dāng)于其他時段工作三個小時。當(dāng)你早早起床開始工作時,你甚至能在正常的工作時間來臨前完成一天的工作,這樣即將開始的一天就是你多賺出來的。
黃金三小時法則告訴我們,應(yīng)該利用一天中效率最高的時段去完成一天中最重要的工作,以達到事半功倍的效果。當(dāng)然,由于生物鐘的不同,黃金三小時的具體時段可能因人而異,但這并不影響此法則作用的發(fā)揮。我們應(yīng)該在生活中多體會,以便找出自己的黃金三小時并利用好它,達到一天等于兩天的效果。
黃金三小時法則還可以進一步擴展,我們可以把每星期的第一天作為黃金時段,處理完一星期最重要的工作,把每個月的第一星期作為黃金時段,處理完一個月最重要的工作。如果你做到了這一點,你就搶占了時間爭奪戰(zhàn)中的每一個制高點,并獲得了一支強大的時間預(yù)備隊,無論將其使用到哪一個方向,都會在那里取得壓倒性的優(yōu)勢。
帕金森法則
帕金森法則認為,工作在最終期限到來前是不可能被完成的。這一法則實際上是依賴人與生俱來的惰性和對最后期限的潛意識發(fā)揮作用。人們會下意識地根據(jù)完成時限的`遠近把工作分為三六九等,完成時限越近,人們對某項工作的關(guān)注度越高、投入的精力越大。迫近最后期限的工作,會促使人們挖掘自身的潛能,調(diào)動一切資源保證任務(wù)按期完成;而那些完成時限較遠或可以被無限期推遲的工作往往被束之高閣。
帕金森法則對我們的啟示是,為避免拖拉、克服惰性,應(yīng)該為工作設(shè)置盡可能短的完成時限,通過時間的壓力保持工作的動力,使每一項工作都能在第一時間完成,以便爭取主動;對于那些對未來起重要作用的長遠目標(biāo)和長遠規(guī)劃,則應(yīng)進行合理分解,細化為在每一階段可完成的小目標(biāo),并設(shè)定嚴格的時限,以避免這些重要而不緊急的任務(wù)在日常工作中被忽視,出現(xiàn)平時不燒香、臨時抱佛腳的被動局面。
學(xué)習(xí)曲線法則
學(xué)習(xí)曲線法則是指在一個合理的時間段內(nèi),連續(xù)進行有固定模式的重復(fù)工作,工作效率會按照一定的比率遞增,從而使單位任務(wù)量耗時呈現(xiàn)一條向下的曲線。學(xué)習(xí)曲線效應(yīng)是在以下兩種因素的共同作用下產(chǎn)生的:一是熟能生巧,連續(xù)進行有固定套路的工作,操作會越來越熟練,完成單位任務(wù)量的工作時間會越來越短;二是規(guī)模效應(yīng),生產(chǎn)10件產(chǎn)品與100件產(chǎn)品所需要的生產(chǎn)準備時間、各生產(chǎn)環(huán)節(jié)間的轉(zhuǎn)換時間是一樣的,因此一次生產(chǎn)的產(chǎn)品越多,分攤到每件產(chǎn)品上的準備時間和轉(zhuǎn)換時間越少,單位生產(chǎn)效率越高。
學(xué)習(xí)曲線法則告訴我們,應(yīng)盡量集中處理性質(zhì)相同的事務(wù)性工作, 如一次性處理具有相同性質(zhì)的所有文件,一次性打完所有的溝通電話,一次購齊所需的生活用品,一次性做完所有家務(wù)等。這樣既有利于提高工作的熟練程度,又能通過批量作業(yè)減少準備工作和中間環(huán)節(jié)占用的時間,從而達到節(jié)約時間、提高效率的目的。
報酬遞減法則
報酬遞減法則與學(xué)習(xí)曲線法則相反,是指從事某項創(chuàng)新型的工作超過一定時限以后,
單位時間內(nèi)取得的工作成果會逐漸降低。造成時間報酬遞減的原因是多方面的:由于長時間從事單調(diào)的工作,人的興趣會降低,創(chuàng)造力逐漸減退;運用大腦的特定區(qū)域的時間過長會導(dǎo)致神經(jīng)緊張、用腦過度,容易使人疲勞;長時間的腦力勞動,會導(dǎo)致腦供血不足和大腦缺氧,思維因此而變得遲鈍,工作效率快速降低。
報酬遞減法則告訴我們,要提高創(chuàng)新型工作的效率,應(yīng)注意時間的“套種”和工作任務(wù)的合理搭配。從事某項工作一段時間,感覺工作效率開始降低時,就應(yīng)該及時切換到另一項工作,從而使大腦的不同區(qū)域被輪流使用,這樣既可以保持對工作的興趣,又能使工作始終保持在時間報酬遞增的區(qū)間內(nèi),從而提高工作效率。另外,每工作一小時就應(yīng)該放下手中的工作,起來活動十分鐘,通過運動促進腦部血液供應(yīng),保持精力充沛。
報酬遞減法則還可用于對工作設(shè)計的指導(dǎo)。考慮到長期從事單調(diào)的工作會導(dǎo)致員工績效不斷降低,應(yīng)采取工作豐富化設(shè)計或通過工作人員的定期交流、輪崗,以保持員工的工作熱情,提高員工的工作效率。
反效法則
反效法則是報酬遞減法則的進一步發(fā)展和極端化,是指當(dāng)超負荷工作過長的時間后,由于注意力不集中、頭腦不清醒導(dǎo)致失誤發(fā)生,造成難以彌補的損失或工作的延誤,出現(xiàn)得不償失的結(jié)果。反效法則最典型的例子是疲勞駕駛導(dǎo)致車禍的發(fā)生,最普遍的例子是在電腦前工作時間過長后發(fā)生的誤操作,導(dǎo)致重要文件被刪除或重要數(shù)據(jù)丟失。
反效法則告誡我們,必須掌控好工作與生活的節(jié)奏,做到有張有弛,高負荷工作一段時間以后,必須強迫自己休息一段時間。為避免反效法則的發(fā)生,應(yīng)該養(yǎng)成一些良好的工作習(xí)慣,如及時備份電腦中重要的數(shù)據(jù)與文件,設(shè)置應(yīng)急處理系統(tǒng)等。但避免反效法則發(fā)生的最好辦法還是做好時間計劃,對于有時間壓力的任務(wù)、重要的任務(wù),要未雨綢繆,早做打算、提前入手,爭取主動,這樣才會避免因趕工造成長時間、超負荷工作的情況發(fā)生,從而避免負面效用的出現(xiàn)。
自控法則
自控法則其實包含三層含義:一、對于能自我掌控的事務(wù),不用再花過多的時間和精力去掌控它,它會自行朝著既定的目標(biāo)前進;二、對于你無法掌控的事務(wù),不必為其多費心思,時間會給出一切問題的答案;三、對于你能夠而且應(yīng)該掌控的事務(wù),用心去掌控。 自控法則告訴我們,可以通過事物的自我控制實現(xiàn)預(yù)定的目的,從而騰出時間和精力去做更重要的工作。如可以在年輕時定期存入一筆存款,讓其在銀行里自行增值,當(dāng)退休時就會得到一筆豐厚的財富;管理者可以在嚴格選拔、認真培訓(xùn)的基礎(chǔ)上授權(quán)下屬處理日常事物,從而使自己能集中時間和精力思考對組織發(fā)展更為重要的問題等。自控法則還告訴我們,應(yīng)該承認并接受你無法掌控的領(lǐng)域,關(guān)注你可以掌控的領(lǐng)域,并且采取行動。當(dāng)你整天為無法實現(xiàn)的目標(biāo)而苦惱時,試著把它忘掉,追求你通過努力能夠?qū)崿F(xiàn)的目標(biāo),說不定會達到“無心插柳柳成蔭”的效果;當(dāng)你對一個問題百思不得解其時,試著把它放一放,讓時間和潛意識去解決,說不定會達到“眾里尋她千里度,驀然回首,那人卻在燈火闌珊處”的效果。
聚光法則
只有把陽光聚集到一點,才能產(chǎn)生足夠的熱量把火炬點燃。同樣,聚光法則認為,
只有把有限的時間聚焦到重要的目標(biāo)上,才能保證事業(yè)上的成功。目標(biāo)過于分散等于沒有目標(biāo),把有限的時間分散到眾多的目標(biāo)上,就像把有限的資金在眾多的項目上撒胡椒面,最終只能導(dǎo)致每一個項目都虎頭蛇尾、半途而廢。如果把寶貴的時間投資都用來建設(shè)爛尾樓和半截子工程,最終將使你的時間賬戶徹底破產(chǎn),導(dǎo)致你一事無成。
聚光法則對我們的啟示是:專注與執(zhí)著是成功的關(guān)鍵。我們在工作中應(yīng)該養(yǎng)成聚精會神的習(xí)慣,避免過多目標(biāo)的誘惑,一次應(yīng)只瞄準一個目標(biāo)。一旦開始某項工作,就應(yīng)堅持不懈地做下去,直接獲得令人滿意的結(jié)果,不干則已,干則一次把事情做到最好,否則返工將會使你所花費的時間成倍增長。行百里者半九十時,能否完成最后10%的工作,是決定一件事情最終成功還是失敗的關(guān)鍵。許多人之所以沒有成功,就是因為在完成90%的工作后以為大功告成而轉(zhuǎn)移了視線,最終導(dǎo)致工作的半途而廢,也使寶貴的時間被白白浪費。
時間—資源互補法則
時間——資源互補法則來源于項目管理領(lǐng)域,是指時間與用于項目實施的其他資源之間存在互為補充、互相替代的關(guān)系。在項目實施過程中,當(dāng)某一任務(wù)完成時限緊迫時,可通過調(diào)劑其他資源,增加人力、資金、物資、設(shè)備等投入的方式來加快任務(wù)的進程;當(dāng)某一任務(wù)完成時限較為寬松時,可調(diào)劑部分人、財、物用于完成時限更為緊迫的其他任務(wù),從而實現(xiàn)項目資源最優(yōu)利用。
時間——資源互補法則告訴我們,應(yīng)該站在更加宏觀的角度看待時間與其他資源的利用問題,根據(jù)實際需要對時間和其他資源進行靈活分配、合理調(diào)度。只要你感到完成某項任務(wù)時間緊迫、力不從心時,你都應(yīng)該首先想到是否還能找到其他資源以加快任務(wù)完成的進度。在尋找資源時,想象力越豐富越好,比如尋求專業(yè)人士的指導(dǎo),查找網(wǎng)絡(luò)資料,購買專業(yè)書籍,添置先進設(shè)備或者直接向上級、同事或家人、朋友求援等,一切可能獲得又有利于縮短工作進程的資源都是可選之項。目前經(jīng)濟領(lǐng)域最流行的外包業(yè)務(wù)其實就是時間-資源法則的擴展應(yīng)用。世界上許多知名企業(yè)把生產(chǎn)、服務(wù)甚至研發(fā)等業(yè)務(wù)外包給在某一領(lǐng)域具有較大優(yōu)勢的其他企業(yè),從而大大縮短了產(chǎn)品投放市場的進程。你也可以選擇把部分事務(wù)外包出去,比如保潔公司、搬家公司和其他許多專業(yè)服務(wù)公司,都能為你提供又快又好的服務(wù),為你節(jié)省出大量寶貴的時間去從事更重要的工作。
【有效的時間管理法則】相關(guān)文章:
時間管理的時間法則09-19
時間管理的法則短文09-17
時間管理中的法則09-17
時間管理的14法則10-04
有效的時間管理06-05
關(guān)于時間管理的黃金法則09-17
備考時間管理的黃金法則09-17
時間管理的有效方法09-12
有效時間管理的方法09-10