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時(shí)間管理需“六力”
”我們往往意識(shí)不到這一點(diǎn),將大量的時(shí)間用于無(wú)所事事、閑扯胡侃,或者游戲人生、燈紅酒綠,用盡一切辦法“殺時(shí)間”,而到了迫切需要學(xué)習(xí)和工作成果時(shí),我們又時(shí)常陷入一種整日忙忙碌碌,但毫無(wú)成效的狀態(tài),恨不得每天有48個(gè)小時(shí),可心勞力拙后,卻發(fā)現(xiàn)工作還似一團(tuán)“剪不斷、理還亂”的麻線,交錯(cuò)縱橫,糾纏板結(jié),我們沒(méi)有亞歷山大的寶劍和氣魄,能夠一把劈開(kāi)繩結(jié),或許我們可以強(qiáng)化“六力”,借此優(yōu)化時(shí)間管理,走出“時(shí)間不夠”的困境,飛越“治絲益棼”的誤區(qū)。
一、未雨綢繆,強(qiáng)化原動(dòng)力
魯迅說(shuō)過(guò):“‘一勞永逸’的話,有是有的,而‘一勞永逸’的事卻極少。”工作任務(wù)的完成、工作成效的凸顯絕非一日之功,我們要時(shí)時(shí)刻刻為取得更好的成效而努力,這需要我們平時(shí)注重積累。如果我們對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作兩眼抓瞎,毫無(wú)頭緒,效率無(wú)論如何不會(huì)高。“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢”,臺(tái)上一分鐘,臺(tái)下十年功,倘若做好平時(shí)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,隨時(shí)保持點(diǎn)火起飛的狀態(tài),做到領(lǐng)導(dǎo)未謀我已有所思,領(lǐng)導(dǎo)未聞我已有所知,領(lǐng)導(dǎo)未示我已有所行,那么工作即使鋪天蓋地而來(lái),我們也能安之若素、應(yīng)付裕如,因?yàn)槲覀冃闹?ldquo;有底”。我們要拋掉八小時(shí)以外不談工作甚至不聽(tīng)工作的壞毛病,眼觀六路,耳聽(tīng)八方,對(duì)工作方面的東西多聽(tīng)一些,多琢磨一下,對(duì)近期可能會(huì)研究的問(wèn)題、擬開(kāi)展的工作搜集相應(yīng)的資料,了解過(guò)去的做法,學(xué)習(xí)外界的經(jīng)驗(yàn),掌握最新的動(dòng)態(tài),建立自己的數(shù)據(jù)庫(kù),時(shí)刻保持臨戰(zhàn)的清醒與警覺(jué),努力做到“召之能來(lái),來(lái)之能戰(zhàn),戰(zhàn)之能勝”。劉墉說(shuō)過(guò),“最精彩的鏡頭,往往不是臨時(shí)舉起相機(jī)對(duì)焦所能抓拍到的”,所以要善于時(shí)時(shí)“調(diào)焦”;只有平時(shí)多準(zhǔn)備,任務(wù)下達(dá)時(shí)“猝然臨之而不驚”,行動(dòng)起來(lái)像無(wú)需預(yù)熱的豪車氣缸,“加速度”才會(huì)飛快。
二、時(shí)刻備忘,強(qiáng)化記憶力
一些時(shí)候,我們似乎慢下來(lái)、停下來(lái),開(kāi)始享受工作中難得的清閑,喝咖啡、看雜志、聊家常,這是最危險(xiǎn)的時(shí)刻,看似治平無(wú)事,其實(shí)有不測(cè)之憂,由于記憶力的局限,很可能我們忘了一兩件領(lǐng)導(dǎo)交待的工作,等到紅了櫻桃、綠了芭蕉,領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)起,才驚呼“忘啦”,于是不得不加班補(bǔ)上。在緊張的工作中,如果再接手新的任務(wù),一方面由于已經(jīng)全身心投入工作,對(duì)新的信息關(guān)注就會(huì)不夠,另一方面,心理上對(duì)新的任務(wù)會(huì)產(chǎn)生抵觸情緒,很難留下深刻印象,很容易造成遺忘。我們對(duì)自己的記憶力不要太過(guò)自信,“好記性不如爛筆頭”,對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交待的每項(xiàng)工作都要做好詳細(xì)記錄,作為工作時(shí)的指導(dǎo),可以讓我們事半功倍,同時(shí)可以有效防止遺忘。對(duì)于特別重要的工作,我們可以在手機(jī)和電腦上設(shè)置提醒,多管齊下,確保不遺忘、不誤事。對(duì)于各種工作,我們可以列成清單,長(zhǎng)長(zhǎng)的事務(wù)清單可以給我們一定的壓力,敦促我們節(jié)約時(shí)間、加緊工作;我們還可以實(shí)行“銷號(hào)”制度,辦完一件,劃掉一件,直到清單上的事務(wù)為“零”。
三、分清緩急,強(qiáng)化統(tǒng)籌力
培根曾指出:“合理安排時(shí)間,就等于節(jié)約時(shí)間。”多項(xiàng)工作任務(wù)如果同時(shí)降臨,我們有時(shí)會(huì)無(wú)所適從,甚至開(kāi)始腹誹,畢竟我們不是超人,這種情況下,在愉快接受工作的同時(shí),我們可以將手頭現(xiàn)有的工作及其各自進(jìn)展情況向領(lǐng)導(dǎo)詳細(xì)匯報(bào),這樣領(lǐng)導(dǎo)很可能就會(huì)對(duì)新任務(wù)的時(shí)限和質(zhì)量要求做出相應(yīng)的調(diào)整,我們的壓力就會(huì)相應(yīng)減輕。另外,我們要牽住“牛鼻子”,學(xué)會(huì)“彈鋼琴”。將最重要的、最緊急的工作排在最前面,將次要的、時(shí)間上可以寬限的工作往后排。一件件依次完成,切不可齊頭并進(jìn),那樣就會(huì)顧此失彼,左支右絀,反而一件工作都做不好。工作任務(wù)扎堆時(shí),要心平氣和,事不避難,將其作為考驗(yàn)自己統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力的絕好機(jī)遇,“不遇盤根錯(cuò)節(jié),何以別利器”?我們一定要冷靜慎重應(yīng)對(duì),有條不紊地將各種事項(xiàng)處理完畢,這樣會(huì)極大提升自己的工作能力。
四、及時(shí)清零,強(qiáng)化執(zhí)行力
狄更斯有言:“延宕,是偷光陰的賊。”現(xiàn)階段,民眾對(duì)我們工作的時(shí)限要求很強(qiáng),一項(xiàng)工作我們今天想到,剛做出方案,但外地可能已經(jīng)著手實(shí)施了,現(xiàn)代社會(huì)我們等不起、慢不得,明日黃花蝶也愁,不能讓人等得黃花菜都涼了!墩撜Z(yǔ)》里說(shuō)“子路無(wú)宿諾”,我們要像子路學(xué)習(xí),樹(shù)立“今天再晚也是早,明天再早也是晚”的觀念,各項(xiàng)工作都往前趕,寧可提前完成相關(guān)工作后留出時(shí)間學(xué)習(xí)充電,不要在工作時(shí)限截止前一分鐘才慢慢騰騰完成。我們要為突發(fā)事件預(yù)留時(shí)間,一鼓作氣將工作一氣呵成,不要因?yàn)楣ぷ鲿r(shí)間較寬裕而拖拖拉拉,要打好“提前量”,否則一旦出現(xiàn)身體上的不適或者日程上的變動(dòng)、生活上的變故,我們的工作就會(huì)被延誤,只有盡量提前完成,我們的工作和生活才會(huì)按部就班,不會(huì)被輕易打亂。“不飽食以終日,不棄功于寸陰”,我們要善于利于零碎時(shí)間,古人讀書(shū)不放過(guò)“三上”(馬上、枕上、廁上)、“三余”(冬者歲之余,夜者日之余,陰雨者時(shí)之余),朱熹“下轎伊始問(wèn)志書(shū)”,魯迅“把別人喝咖啡的工夫用在讀書(shū)上”,達(dá)爾文說(shuō)過(guò):“我歷來(lái)不以為半小時(shí)是微不足道的很小的一段時(shí)間”,居里夫人為了減少會(huì)客時(shí)間,客廳里從來(lái)不擺椅子,茅以升的房間里貼著“來(lái)客閑談不得超過(guò)五分鐘”的大字告示,這些成功者都是善于擠時(shí)間的典范,我們不要指望每天都有整段整段的時(shí)間工作,要見(jiàn)縫插針,利用每一分每一秒。
五、遠(yuǎn)離誘惑,強(qiáng)化免疫力
在我們沒(méi)有足夠的定力抵御誘惑的時(shí)候,要遠(yuǎn)離誘惑。董仲舒早年用功讀書(shū),“三年不窺園”,為的是讓自己不受外界的干擾和吸引。聞一多先生在西南聯(lián)大時(shí),除上課外輕易不出門,甚至不下樓,深居簡(jiǎn)出一心讀書(shū)著書(shū),人送外號(hào)“何妨一下樓主人”,寫出了大量震撼人心的詩(shī)歌和開(kāi)創(chuàng)性的學(xué)術(shù)著作。美國(guó)著名作家拉爾夫·納德為了保證學(xué)習(xí)和工作時(shí)間,他“發(fā)誓不看小說(shuō),認(rèn)為那是浪費(fèi)時(shí)間。看電影也是一樣,他限制自己一年只看兩部”。工作繁忙時(shí),我們不要像往常一樣將微信、飛信、QQ同時(shí)開(kāi)啟,不要讓各種游戲、電影軟件充斥我們的ipad(它們還會(huì)不時(shí)發(fā)來(lái)軟件更新的提醒,進(jìn)一步打擾我們的工作),不要因?yàn)榕聞e人嘲笑“out”而忍不住看新聞、刷微博。要敢于說(shuō)“No”,工作緊張時(shí)我們要果斷地推掉一些應(yīng)酬,減少一些娛樂(lè),屏蔽一些信息,關(guān)閉一些程序,對(duì)聚會(huì)、約會(huì)、幽會(huì)及時(shí)掛出“免戰(zhàn)牌”,對(duì)飯局、酒局、牌局明確宣告“免打擾”,心無(wú)旁騖,全神貫注、聚精會(huì)神于工作,否則工作和玩樂(lè)皆誤,工作大功告成之后才會(huì)玩得舒心愜意,所謂“干就干個(gè)踏實(shí),玩就玩?zhèn)痛快”。
六、防微杜漸,強(qiáng)化忍耐力
莫泊桑曾經(jīng)給我們一條人生的智慧:“世界上不知道有多少能夠建功立業(yè)的人,因?yàn)榘褜氋F的時(shí)間輕輕放過(guò),以致默默無(wú)聞。”我們的天賦再好,學(xué)習(xí)效率再高、工作能力再?gòu)?qiáng),要想取得成就也必須以時(shí)間為保證。孔子的弟子宰予非常聰明,但他白天睡懶覺(jué),孔子于是罵他:“朽木不可雕也,糞土之墻不可圬也。”曾國(guó)藩也認(rèn)為“居家以不晏起(即‘不遲起’)為本”,如果有睡懶覺(jué)之類的壞習(xí)慣,學(xué)習(xí)和工作時(shí)間是一定難以保證的。我們一定要強(qiáng)化忍耐力,不要讓自己經(jīng)常享受“睡懶覺(jué)”之類的樂(lè)趣,不要讓自己沉湎于打牌喝酒的快樂(lè),在預(yù)設(shè)的時(shí)間段內(nèi),不要給自己找借口“早退”。譬如我們計(jì)劃每天讀書(shū)15分鐘,就不要以“今天有個(gè)重要的約會(huì)”之類而將學(xué)習(xí)時(shí)間縮短,今天縮短一分鐘,明天可能就會(huì)縮短兩分鐘,久而久之,這個(gè)計(jì)劃就會(huì)形同虛設(shè)。“千丈之堤,潰于蟻穴”,每個(gè)人都有好逸惡勞的本性,在我們想拋開(kāi)學(xué)習(xí)和工作計(jì)劃去玩樂(lè)時(shí),請(qǐng)一定對(duì)自己說(shuō):“堅(jiān)持!”齊白石每天堅(jiān)持作畫,他給自己定的標(biāo)準(zhǔn)是:“不教一日閑過(guò)。”美國(guó)最著名的專欄作家沃爾特·李普曼還在哈佛大學(xué)讀書(shū)時(shí)就聽(tīng)從了老師的教誨,“為了成為一名好的作家,必須每天寫一千字,不管有無(wú)時(shí)間,有無(wú)興趣,甚至有無(wú)內(nèi)容,都必須寫一千字。”“當(dāng)我們?cè)谝粭l路上徘徊不前時(shí),我們不得不讓開(kāi)一條大道,讓那些珍惜時(shí)間的人趕到我們前面去”,我們不能只和自己比,認(rèn)為今天比昨天更努力了,我們要和我們的對(duì)手比,兔子必須跑過(guò)老鷹才會(huì)活命,獵豹必須跑過(guò)斑馬才不會(huì)餓肚子,我們只有比別人更刻苦、更惜時(shí),我們才會(huì)超越同儕,躋身前列。
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