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辦公文秘應(yīng)具備的條件
身為文秘，本身工作應(yīng)具備一些條件，條件能讓別人看到你良好的氣質(zhì)。
秘書工作就為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各部門服務(wù)、為人民群眾服務(wù)，其核心就是為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀、搞好服務(wù)，秘書工作無(wú)小事，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都關(guān)系到全局的發(fā)展，所以秘書工作對(duì)秘書工作者要求特別高，要做一個(gè)合格的秘書，必須善于學(xué)習(xí)、勤于實(shí)踐、敢于創(chuàng)新、甘于奉獻(xiàn)，使自己具備一點(diǎn)即通的靈氣、舉重若輕的大氣、與時(shí)俱進(jìn)的銳氣、默默無(wú)聞的“傻”氣。
一、善于學(xué)習(xí)，培養(yǎng)一點(diǎn)即通的靈氣
當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，日進(jìn)千里，領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)越來(lái)越高，趨向于高學(xué)歷、高水平，秘書工作所面臨的環(huán)境也越來(lái)越復(fù)雜，要求秘書工作者必須具備一點(diǎn)即通的靈氣，舉一反三的悟性。求木之長(zhǎng)者，必固其根本;欲流之遠(yuǎn)者，必浚其泉源。培養(yǎng)靈氣必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)之匙能開所有問(wèn)題之門。一是端正學(xué)習(xí)態(tài)度─從零點(diǎn)起。態(tài)度決定一切，要有一種為人徒的心態(tài)，謙虛謹(jǐn)慎，一切從零開始。要有求饑若渴的學(xué)習(xí)欲望，學(xué)習(xí)上要不知足;要有只爭(zhēng)朝夕的學(xué)習(xí)精神，舍得花時(shí)間，甘于流汗水。二是豐富學(xué)習(xí)內(nèi)容─破萬(wàn)卷書。加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，加強(qiáng)黨的方針政策學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)用馬克思主義的方法、立場(chǎng)和觀點(diǎn)來(lái)觀察、分析和解決問(wèn)題;加強(qiáng)秘書業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，熟悉工作流程，提升業(yè)務(wù)能力，提高工作效率;加強(qiáng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、法律和行政管理等相關(guān)知識(shí)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)文學(xué)修養(yǎng)，拓寬知識(shí)領(lǐng)域，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，熟悉新鮮事物，克服本領(lǐng)恐慌。三是拓展學(xué)習(xí)方法─采眾家長(zhǎng)。常言道：山不辭碎石方能成其高，海不辭滴水故能成其大。只有不斷地汲取他人的智慧和長(zhǎng)處才能不斷地提高自己的能力。人伴良賢智轉(zhuǎn)高，要向領(lǐng)導(dǎo)同志學(xué);人民群眾是智慧的創(chuàng)造者，要向群眾學(xué);三人行必有我?guī)�，要向同事學(xué)和業(yè)務(wù)骨干學(xué);他山之石可攻玉，要借鑒其它單位的成功經(jīng)驗(yàn)。
二、勤于實(shí)踐，培養(yǎng)舉重若輕的大氣
秘書工作每天都要面對(duì)許多紛繁細(xì)亂的事物，要和各種人群打交道，經(jīng)常會(huì)遇到各種預(yù)料不到的事情，這就要求秘書工作者必須有一種舉重若輕的大氣，泰山崩于前而面不改色，要胸有成竹，具備駕輕就熟的工作方法。實(shí)踐出真知，實(shí)踐出人才，只有通過(guò)不斷的實(shí)踐才能培養(yǎng)舉重若輕的大氣、駕輕就熟的工作方法。一是做小事要用“放大鏡”。小事中孕育著大事，這是秘書工作的特點(diǎn)，如日常值班、上傳下達(dá)、會(huì)場(chǎng)布置、后勤服務(wù)、接人待物等，不能不說(shuō)是小事，但稍有不慎，就會(huì)捅大漏子，對(duì)全局工作造成不得的影響。因此必須胸懷大局、放眼宏觀，要能“一葉而知秋”，擁有洞穿事物本質(zhì)的能力，做到政治敏感、眼光犀利、小中見大、以大代小和以小促大。要建章立制，對(duì)看似小事的經(jīng)常性工作，寫在紙上，貼在墻上，記在心上，抓在手上，形成規(guī)矩。同時(shí)，還要注意從中找出規(guī)律性的東西，高屋建瓴，舉一反三，抓一項(xiàng)帶動(dòng)幾項(xiàng)，管原則不管具體，督結(jié)果不查細(xì)節(jié)，使老工作有新意。二是遇事雜要像“計(jì)算機(jī)”。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，任務(wù)瑣碎繁雜。要避免眉毛胡子一把抓，頭腦要像計(jì)算機(jī)一樣有條不紊，繪制一張清晰、規(guī)則的運(yùn)行圖。哪個(gè)該為，哪個(gè)不該為，哪個(gè)重點(diǎn)為，哪個(gè)非重點(diǎn)為，不能亂為。要分清主次，避免重要工作沒抓住，次要工作用力過(guò)了頭，吃力不討好，事倍而功半。要領(lǐng)會(huì)意圖，不了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，是盲人騎瞎馬，到處亂撞，干不好還會(huì)南轅北出。吃透了領(lǐng)導(dǎo)意圖，辦事才有方向。要掌握下情，摸清了下情，辦事才會(huì)有的放矢，迎刃而解。要遵守規(guī)矩，沒有規(guī)矩不成方圓。不管事情再多再雜，采用什么方法解決，都不能忘了規(guī)矩，該請(qǐng)示的要請(qǐng)示，能處理的敢拍板，要反饋的不截留。三是碰急事要像“穩(wěn)壓器”。辦公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突發(fā)性的事情也會(huì)隨時(shí)出現(xiàn)，秘書工作者必須敏感、冷靜，不能盲為。要泰然處之，不管事情多么突然，多么緊急，要冷靜地進(jìn)行分析，根據(jù)上級(jí)要求和平時(shí)掌握的情況，及時(shí)提出解決預(yù)案，供領(lǐng)導(dǎo)決策。要沉著應(yīng)付，在處置急事和突發(fā)性事件時(shí)，要邊請(qǐng)示，邊按領(lǐng)導(dǎo)要求協(xié)調(diào)相關(guān)單位，邊組織力量進(jìn)行處置。三者要有機(jī)結(jié)合，穿插進(jìn)行，不能丟三落四，使問(wèn)題復(fù)雜化以致妨礙問(wèn)題的解決。要有主見，面對(duì)急事或突發(fā)性事件，不能退縮，要大膽地往前站。但必須胸有主見，既不能亂表態(tài)、亂許愿，又不能唯唯諾諾，態(tài)度曖昧，避免在解決一種問(wèn)題時(shí)埋下另一種隱患。四是做難事要像“救火隊(duì)”。在處理各種事務(wù)中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)一些超出預(yù)見、超出職責(zé)、難以預(yù)料的事情。對(duì)這些事，秘書工作者必須堅(jiān)持做到：不回避矛盾，敢于沖在前面，不怕丟面子，個(gè)人受點(diǎn)委屈也在所不辭;不怕得罪人，將自己的榮辱名利拋于腦后;不怕麻煩，跑斷腿、磨破嘴、餓扁肚子也心甘情愿。
三、敢于創(chuàng)新，培養(yǎng)與時(shí)俱進(jìn)的銳氣
創(chuàng)新乃活力之源，乃事物進(jìn)步的根本動(dòng)力，沒有創(chuàng)新，工作無(wú)異于無(wú)源之水，臭氣熏天。秘書工作最忌墨守陳規(guī)。作為一個(gè)秘書工作者，要有前瞻性和發(fā)散性思維，要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，想領(lǐng)導(dǎo)之未想，如果做不到這點(diǎn)，由領(lǐng)導(dǎo)支配著自己，被領(lǐng)導(dǎo)牽著鼻子走，這樣是不合格的。因此，做什么事情，秘書都要想在前面，要走在前面，要寫在前面，要有一股與時(shí)俱進(jìn)的銳氣，一股初生牛犢不怕虎的生氣，要敢于突破常規(guī)，開拓創(chuàng)新。一是創(chuàng)新要從面上著眼，綱舉目張。要?jiǎng)?chuàng)新思維方式，要打破慣例，開闊思路，用新的觀念謀劃工作，分析新情況，研究新問(wèn)題，探索新路子。要?jiǎng)?chuàng)新制度，加強(qiáng)制度建設(shè)。要提高秘書工作效率，追求零誤差必須要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化管理，要用科學(xué)合理的制度規(guī)范每一個(gè)工作環(huán)節(jié)。要?jiǎng)?chuàng)新工作方法，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，謀新策、出新招、創(chuàng)新意，把創(chuàng)新的理論和要求體現(xiàn)到工作中去。要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。出主意當(dāng)參謀，實(shí)現(xiàn)由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)、滯后服務(wù)向超前服務(wù)、常規(guī)性服務(wù)向創(chuàng)造性服務(wù)轉(zhuǎn)變，使服務(wù)內(nèi)容更周到，領(lǐng)導(dǎo)同事群眾更滿意。要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式。要適應(yīng)信息技術(shù)快速發(fā)展帶來(lái)的新變化，努力創(chuàng)新服務(wù)手段，探索電子化辦公，提高工作效率。二是創(chuàng)新要從點(diǎn)上著手，循序漸進(jìn)。千里之行始于足下，創(chuàng)新也可以是一種改進(jìn)，要從細(xì)節(jié)上總結(jié)升華，量的不斷積累才會(huì)有質(zhì)的飛躍。要從日常工作中做起，要從每一件小事做起，要從每一個(gè)工作環(huán)節(jié)做起。拓寬工作領(lǐng)域，拉長(zhǎng)工作鏈條，改進(jìn)工作方法，規(guī)范工作流程，都是一種創(chuàng)新。比如，遇到一件從來(lái)沒經(jīng)手過(guò)的事情，經(jīng)過(guò)認(rèn)真思考，最后圓滿完成了工作任務(wù)，得到了領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，及時(shí)把這種臨時(shí)性的做法予以總結(jié)，使之經(jīng)�；�、制度化，這就是創(chuàng)新。再比如，在借鑒別人、總結(jié)自己的基礎(chǔ)上，把原來(lái)的工作方法進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化，使之更加符合工作的特點(diǎn)和規(guī)律，更能符合形勢(shì)和任務(wù)的要求，這同樣是創(chuàng)新�？傊嗔粜�，多借鑒，多研究，創(chuàng)造性地開展工作，要用一種蓬勃的銳氣使工作不斷推陳出新。
四、甘于奉獻(xiàn)，培養(yǎng)默默無(wú)聞的“傻”氣
秘書工作具有從屬性、輔助性、被動(dòng)性，秘書工作必須以服務(wù)為第一要?jiǎng)?wù)，并切實(shí)將服務(wù)意識(shí)轉(zhuǎn)化為自覺行動(dòng)。要搞好服務(wù)秘書工作者就要有吃苦耐勞、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，要有一股默默無(wú)聞的“傻”氣。樹立不為名、不為利、埋頭苦干的為民思想，兩耳不聞名利事，一心只干手中活。甘為綠葉襯紅花，甘為他人作嫁裳。一要樹立“吃虧是福”的思想。秘書一天到晚忙個(gè)不停，工作強(qiáng)度大，工作時(shí)間長(zhǎng)，工作內(nèi)容雜，辛苦幕后無(wú)人知，風(fēng)光臺(tái)前沒有份，如果沒有不怕吃虧的精神，沒有吃虧是福的思想，就耐不住清貧、守不住寂寞、干不好工作，得不到領(lǐng)導(dǎo)、同志的認(rèn)可。二要樹立苦中作樂的思想。秘書工作艱苦，生活清苦，作習(xí)毫無(wú)規(guī)律，上班要先于人，下班要后于人，晚上要挑燈熬夜，平時(shí)要隨喊隨到，動(dòng)手的事多，動(dòng)腦的事多，精神壓力大，身體負(fù)荷大，生活空間小，工作待遇低，整天處于一種高度緊張和忙碌的工作狀態(tài)，沒有一種苦中作樂的思想是無(wú)法勝任的。三要樹立“逆來(lái)順受”的思想。受氣是秘書工作者的家常便飯。工作中一件事做得不好或不是很圓滿，有時(shí)會(huì)換來(lái)領(lǐng)導(dǎo)批評(píng);下面的同志或群眾來(lái)訪，有情緒有委屈不管三七二十一，首先往秘書身上發(fā);在家里，家屬不理解，還要受委屈。所以秘書工作者必須要樹立“逆來(lái)順受”思想，能夠正確對(duì)待批評(píng)和牢騷，學(xué)會(huì)換位思考，要把領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)當(dāng)作一種愛護(hù)，把群眾的過(guò)激情緒當(dāng)作是對(duì)組織的信任，把家屬的牢騷當(dāng)作是對(duì)自己的關(guān)心，只有這樣才能心中無(wú)氣，潛心工作，才能贏得各方面的認(rèn)可。
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