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辦公軟件的操作技巧有哪些
在使用Word辦公軟件時(shí),該如何有效提高工作效率呢?下面yjbys小編就為大家?guī)?lái)Word辦公軟件使用中可以快速操作的使用技巧,希望對(duì)您有所幫助!
1. 同時(shí)保存所有打開的Word文檔
有時(shí)在同時(shí)編輯多個(gè)Word文檔時(shí)，每個(gè)文件要逐一保存，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，有沒有簡(jiǎn)單的方法呢?在按下Shift鍵的同時(shí)，單擊“文件”菜單，大家看，已經(jīng)多出了“同時(shí)保存”和“同時(shí)關(guān)閉”命令，這可就方便多了
2. 巧妙設(shè)置文檔保護(hù)
在用Word 2000/XP打印一份文件時(shí)，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時(shí)離開一下，關(guān)閉文件吧，既費(fèi)事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執(zhí)行“工具”菜單中的“保護(hù)文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護(hù)窗體”，然后設(shè)上密碼。怎么樣，光標(biāo)跑到了文件頭，任你怎么移動(dòng)鼠標(biāo)、敲擊鍵盤就是無(wú)法編輯了，不錯(cuò)吧。等回來(lái)時(shí)，執(zhí)行“工具”菜單中的“解除文檔保護(hù)”命令，一切又正常了。
3. 編輯長(zhǎng)文件更輕松
相信大家都有這樣的經(jīng)歷：在使用Excel、Word編輯長(zhǎng)文檔時(shí)，有時(shí)需要將文章開始的多處內(nèi)容復(fù)制到文章末尾。但通過(guò)拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)回移動(dòng)非常麻煩，還會(huì)出錯(cuò)。其實(shí)只要將鼠標(biāo)移動(dòng)到滾動(dòng)條上面的適當(dāng)位置，發(fā)現(xiàn)鼠標(biāo)指針變成雙箭頭，此時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)，文檔編輯區(qū)會(huì)被一分為二。你只需在上面編輯區(qū)找到文章開頭的內(nèi)容，在下面編輯區(qū)找到需要粘貼的位置，這樣你就可以復(fù)制內(nèi)容了，而不必來(lái)回切換。這種方法特別適合復(fù)制相距很遠(yuǎn)且處數(shù)較多的內(nèi)容。
4. 給WPS文檔添加水印
先用作圖軟件(畫筆工具等)制作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來(lái)也行)，然后打開需要添加水印的WPS文檔，執(zhí)行“格式→頁(yè)面背景→設(shè)置”命令，打開“設(shè)置背景”對(duì)話框，切換到“圖片”標(biāo)簽下，按“選擇圖片”按鈕，選中剛才制作的圖片，并進(jìn)行適當(dāng)設(shè)置后確定，就可以為文檔設(shè)置上水印了。
5. 在金山文字中快速打開“頁(yè)面設(shè)置”
在用金山文字2002處理文檔時(shí)，一個(gè)最常用的操作就是設(shè)置頁(yè)面。先執(zhí)行“視圖→標(biāo)尺→水平(垂直)標(biāo)尺”命令，展開“水平(垂直)標(biāo)尺”打開，然后用鼠標(biāo)在水平(垂直)標(biāo)尺上雙擊，即可快速打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，對(duì)頁(yè)面進(jìn)行設(shè)置了。
6. 在Excel中插入拼音
在我們使用Excel時(shí)，常常會(huì)遇到十分孤僻的字，但加上拼音注釋就能使人看得更明白。具體的方法是：選中想要加入拼音注釋的表格，打開Excel的菜單欄中的“格式”菜單，選中“拼音信息/設(shè)置”項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中的“設(shè)置”和“字體”選項(xiàng)中，分別選擇拼音的對(duì)齊方式和字體，最后選擇“拼音信息”子菜單中的“編緝”，即可以在單元格中輸入拼音了。要查看拼音，可通過(guò)“拼音信息”子菜單中的“顯示和隱藏”項(xiàng)顯示注釋的拼音。
7. 取消“自作聰明”的超級(jí)鏈接
當(dāng)我們?cè)赪ord文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時(shí)候，Word會(huì)自動(dòng)為我們轉(zhuǎn)換為超級(jí)鏈接，如果不小心在網(wǎng)址上按一下，就會(huì)啟動(dòng)IE進(jìn)入超級(jí)鏈接。但如果我們不需要這樣的功能，就會(huì)覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動(dòng)更正選項(xiàng)”，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)，將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)，將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以后再輸入網(wǎng)址后，就不會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)槌?jí)鏈接了。
8. 巧設(shè)Word啟動(dòng)后的默認(rèn)文件夾
Word啟動(dòng)后，默認(rèn)打開的文件夾總是“我的文檔”。通過(guò)設(shè)置，我們可以自定義Word啟動(dòng)后的默認(rèn)文件夾，步驟如下：(1)單擊“工具”菜單中“選項(xiàng)”命令，程序?qū)?huì)彈出“選項(xiàng)”的對(duì)話框;(2)在對(duì)話框中，選擇“文件位置”標(biāo)簽，同時(shí)選擇“文檔”;(3)單擊“更改”按鈕，打開“更改位置”對(duì)話框，在“查找范圍”下拉框中，選擇你希望設(shè)置為默認(rèn)文件夾的文件夾并單擊“確定”按鈕;(4)最后單擊“確定”按鈕，此后Word的默認(rèn)文件夾就是用戶自己設(shè)定的文件夾。
9. 在Word中快速輸入漢字偏旁部首
作為語(yǔ)文老師，在用Word編制練習(xí)時(shí)，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執(zhí)行“插入→符號(hào)”命令，打開“符號(hào)”對(duì)話框，在“符號(hào)”標(biāo)簽下，將字體選定為“標(biāo)準(zhǔn)字體”，“子集”選定為“CJK統(tǒng)一漢字”，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的，選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按鈕就行了。
10. 改變WPS Office 2000啟動(dòng)后的默認(rèn)紙張和字號(hào)
1.進(jìn)入WPS Office 2000，選擇“文件→頁(yè)面設(shè)置”，將“紙張規(guī)格”設(shè)置為16開或B5，并根據(jù)需要設(shè)置好紙張邊距，回車確定。
2.字體字號(hào)可根據(jù)自己的寫作習(xí)慣定義一下，比如“宋體、四號(hào)”。
3.選擇“文件→存為模板”，在左面模板類型中選擇“通用”型，在右面“模板名”中輸入模板名稱，單擊“確定”。然后退出WPS Office。
4.再次進(jìn)入WPS Office，選擇“文件→新建”，單擊“通用”模板，單擊你剛才輸入的模板名稱，單擊對(duì)話框右下角的“設(shè)為默認(rèn)模板”，單擊“確定”，大功告成。這樣，當(dāng)你每次進(jìn)入WPS Office后，紙張就變?yōu)?6開或B5、字體字號(hào)也變?yōu)槟闼枰牧恕?/p>
11. 將Word表格巧妙轉(zhuǎn)換為Excel表格
先打開帶表格的Word文件，接著選中整個(gè)表格，先將光標(biāo)放在表格的任一單元，在整個(gè)表格的左上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)帶框的十字模樣的標(biāo)志。把光標(biāo)移到上面再單擊，整個(gè)表格的字會(huì)變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“復(fù)制”;然后打開Excel，再單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中有6項(xiàng)菜單可選，選擇“文本”并確定就行了。
12. 巧存Word文檔中的圖片
有時(shí)候收到朋友寄來(lái)的一篇圖文并茂的Word文檔，想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里，可以按照下面的方法來(lái)做：打開該文檔，選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁(yè)”，指定一個(gè)新的文件名，按下“保存”按鈕，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在保存的目錄下，多了一個(gè)和Web文件名一樣的文件夾。打開該文件夾，你會(huì)驚喜地發(fā)現(xiàn)，Word文檔中的所有圖片，都在這個(gè)目錄里保存著。
13. 在金山表格2002中為數(shù)值自動(dòng)添加單位
在使用金山表格2002時(shí)，因工作需要，筆者常常需要在輸入的數(shù)字(如“2310”等)后面添加單位如“平方米”等。其實(shí)只要稍加設(shè)置一下，就可以讓系統(tǒng)自動(dòng)添加：選中相應(yīng)的單元格(區(qū)域)，打開“單元格格式”對(duì)話框，在“格式”標(biāo)簽中，選中“格式類別”下面的“數(shù)值擴(kuò)展”選項(xiàng)，再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”，先后按“添加”和“確定”按鈕退出。以后在上述單元格中輸入數(shù)字，按下“Enter”鍵后，即可將數(shù)字后面自動(dòng)加上所設(shè)置的單位。
14. PowerPoint的特殊播放模式
在實(shí)際使用Powerpoint演示文稿的過(guò)程中，往往需要與其他程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強(qiáng)演示效果。而用Powerpoint演示文稿時(shí)，一般會(huì)處于全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實(shí)我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作，這時(shí)啟動(dòng)的幻燈片放映模式是一個(gè)帶標(biāo)題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時(shí)的幻燈片播放模式像一個(gè)普通窗口一樣操作，如最小化和自定義大小。
15. 在Word XP中巧輸分?jǐn)?shù)
啟動(dòng)Word XP，選擇“插入”菜單下的“域”命令，出現(xiàn)“域”對(duì)話框，在“請(qǐng)選擇域類別”的下拉列表中選擇“等式和公式”，“域名”項(xiàng)選中“Eq”，然后單擊“域代碼”按鈕，單擊“選項(xiàng)”按鈕，在“開關(guān)”中選擇“\F(,)”，按下“添加到域”，在下面的“域代碼”中添加上分子和分母，如EQ \F(1,2)，連按兩次“確定”回到Word編輯窗口，這樣分?jǐn)?shù)制作就完成了。
16. 快速輸入大寫數(shù)字
由于工作需要，經(jīng)常要輸入一些大寫的金額數(shù)字(特別是財(cái)務(wù)人員)，但由于大寫數(shù)字筆畫大都比較復(fù)雜，無(wú)論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。后來(lái)偶然發(fā)現(xiàn)，利用Word2000可以巧妙地完成：首先輸入小寫數(shù)字如“123456”，選中后從“插入”菜單中選擇“數(shù)字”命令，接著會(huì)出現(xiàn)如圖所示的對(duì)話框，選擇“壹，貳，叁”項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”即可，或者你也可以直接在“數(shù)字”對(duì)話框中輸入數(shù)字。
17. 巧設(shè)WPS Office的表單域外形
WPS Office中的表單域雖然可以自由設(shè)置填充色和邊線，但是卻不能修改外形。為此筆者找到一個(gè)方法，可以對(duì)幾種表單域外形進(jìn)行設(shè)置，只是方法略為麻煩了一點(diǎn)。
插入一個(gè)單行文字型表單域，點(diǎn)擊表單域工具欄中的保護(hù)文檔圖標(biāo)，確定使文檔處于保護(hù)狀態(tài)，單擊該表單域使它進(jìn)入輸入狀態(tài)，可以看到文字輸入的光標(biāo)在表單域中閃爍，然后點(diǎn)擊表單域工具欄中的保護(hù)文檔圖標(biāo)解除保護(hù)狀態(tài)。請(qǐng)注意此時(shí)文字輸入的光標(biāo)仍處于表單域中，馬上右擊該表單域，在彈出的右鍵菜單中就會(huì)有一個(gè)外形選擇項(xiàng)�，F(xiàn)在只要在外形選擇項(xiàng)中選擇喜歡的外形就可以修改表單域的形狀了。
當(dāng)然并不是所有的表單域都可以采用以上方法設(shè)置。經(jīng)筆者試驗(yàn)，單行文字型、多行文字型和日期型的表單域都可以設(shè)置外形。
18. 在Excel中快速輸入特殊符號(hào)
報(bào)表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實(shí)這都是不正確的，“00”是數(shù)字鍵，“OO”是英文字母“o”的大寫，“零零”是中文數(shù)字的大寫，而“二”是中文數(shù)字的小寫，它們之間都不匹配。經(jīng)過(guò)仔細(xì)摸索，筆者發(fā)現(xiàn)被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤”可以輕松地輸入常用符號(hào)。打開中文輸入法，先輸入“二”，在中文輸入法狀態(tài)下，用鼠標(biāo)右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤”標(biāo)志，這里選“單位符號(hào)”，這樣輸入法的軟鍵盤就被打開且定位到中文數(shù)字上，按鍵盤上的Q鍵或用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“軟鍵盤”上的Q鍵，中文小寫的“○”便被錄入進(jìn)來(lái)。
19. WPS Office中用文字框巧分欄
在工作中，經(jīng)常會(huì)用到頁(yè)面分欄設(shè)置，WPS Office能夠?qū)陂g距設(shè)為0～100mm之間的任何數(shù)值，基本上能滿足工作的需要。但有的時(shí)候可能需要將欄間距再加大或左右不對(duì)稱，這時(shí)系統(tǒng)設(shè)置就無(wú)能為力了。其實(shí)利用文字框就能解決這個(gè)問(wèn)題。
1.首先設(shè)置好分欄數(shù)，然后打開“插入”下的“文字框”，這時(shí)鼠標(biāo)變?yōu)槭中�，用鼠�?biāo)在分欄的中間拖出一個(gè)文字框。
2.用右鍵點(diǎn)擊文字框，在彈出的菜單中選擇“對(duì)象屬性”，然后在“邊線端點(diǎn)”中將“邊線風(fēng)格”設(shè)為空線。
3.再到“位置尺寸”框中根據(jù)需要設(shè)定好文字框的大小與位置。這里需要注意的是，文字框應(yīng)該與欄中的文字等高。
4.最后將右鍵彈出菜單中的“繞排方式”設(shè)為“左右繞排”。
20. 幻燈片播放速度隨意設(shè)
用PowerPoint2002制作幻燈片時(shí)，“自定義動(dòng)畫”的“速度”只有5個(gè)選項(xiàng)，其中最快為0.5秒，最慢為5秒，但有時(shí)播放動(dòng)畫需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎么辦呢?這時(shí)可以先在“自定義”動(dòng)畫的任務(wù)窗口中選中所定義的動(dòng)畫，點(diǎn)擊右側(cè)的小三角，選中“計(jì)時(shí)”項(xiàng)，然后在彈出的對(duì)話框中找到“速度”項(xiàng)，將它修改為合適的速度即可(最長(zhǎng)不能超過(guò)60小時(shí))。
21. 在Excel中快速輸入大寫數(shù)字
在“智能ABC輸入法”狀態(tài)下，按住Shift鍵，再按下“i”鍵(不含引號(hào))，松開Shift鍵，然后輸入任一數(shù)字鍵，就得到相對(duì)應(yīng)的大寫數(shù)字了。另外，財(cái)會(huì)人員常用的單位詞，如“個(gè)、拾、佰、仟、萬(wàn)”等，同樣可以借助于i鍵加上單位詞相對(duì)應(yīng)的漢語(yǔ)拼音第一個(gè)字母方便地得到(具體可查看“智能ABC輸入法”的“幫助”菜單)。
22. 在Word文檔中插入MP3文件
在Word文檔插入聲音文件，一般采用“插入”菜單下“圖片”選項(xiàng)中的“剪貼畫”，從“剪貼庫(kù)”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開Word文檔，把光標(biāo)移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對(duì)象”選項(xiàng)，在打開的“對(duì)象”對(duì)話框中，選擇“由文件創(chuàng)建”活頁(yè)卡片，點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，從打開的“瀏覽”對(duì)話框中找到準(zhǔn)備插入的MP3文件，并確定。當(dāng)“瀏覽”對(duì)話框自動(dòng)關(guān)閉后，點(diǎn)擊“由文件創(chuàng)建”活頁(yè)卡片中的“確定”按鈕，稍等一會(huì)兒，插入點(diǎn)就會(huì)出現(xiàn)MP3文件的圖標(biāo)，雙擊它即可播放。但必須說(shuō)明，在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關(guān)聯(lián)。
23. 讓Excel啟動(dòng)時(shí)自動(dòng)打開工作簿
用戶可自定義默認(rèn)工作簿，以便每次啟動(dòng)Excel時(shí)，均可自動(dòng)打開此工作簿。方法是：自定義一個(gè)新工作簿，然后將它保存在XLStart文件夾下。在C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Excel或C:\Program Files\Microsoft Office\Office10下就可以找到XLStart文件夾。具體路徑還要視你的系統(tǒng)安裝盤符而定。
24. 在英文狀態(tài)下快速輸入中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)
在輸入中文過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)遇到一些英文單詞或句子，此時(shí)許多人會(huì)將中文輸入法切換為英文輸入法來(lái)輸入英文。這樣一來(lái)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也成英文的了，輸入標(biāo)點(diǎn)符號(hào)時(shí)，還要再將輸入法轉(zhuǎn)為中文，十分麻煩。有沒有簡(jiǎn)便的方法呢?當(dāng)然有。Office2000為用戶提供了12組輸入中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的快捷鍵(詳見附表)，不管在任何輸入法狀態(tài)下(當(dāng)然包括英文)，只需按下快捷鍵，即可輸入中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，省去了來(lái)回切換的麻煩。需要請(qǐng)大家注意的是：“,:;?!”等標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的中英文方式看似一樣，其實(shí)是有區(qū)別的。
25. 為Word添加小助手
我們?cè)谑褂肳ord2000進(jìn)行文檔處理時(shí)，經(jīng)常使用工具欄中的“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”功能來(lái)了解當(dāng)前文檔的字?jǐn)?shù)、字符數(shù)、行數(shù)等信息，非常方便�？墒呛芏鄷r(shí)候我們需要了解文檔的更加詳細(xì)的信息，這時(shí)可以通過(guò)在工具欄上添加“屬性”的方法，來(lái)快速查看文檔的詳細(xì)信息。
1.單擊“工具”菜單，從其下拉菜單中選擇“自定義”命令，打開自定義設(shè)置窗口。2.在自定義設(shè)置窗口中，選擇“命令”項(xiàng)。在其下面的“類別”中選擇“控件工具箱”，然后在右邊的“命令”中選擇“屬性”項(xiàng)。3.雙擊“屬性”項(xiàng)并將它拖動(dòng)到工具欄上。這樣在Word的工具欄上，就出現(xiàn)了“屬性”項(xiàng)。
當(dāng)我們?cè)赪ord中需要查看某個(gè)文檔的詳細(xì)信息時(shí)，只要單擊工具欄上的“屬性”項(xiàng)，那么文檔的創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、文檔大小、創(chuàng)建人等詳細(xì)信息就會(huì)出現(xiàn)了，也可以根據(jù)自己的需要，添加、修改文檔的主題、作者、備注等信息。
26. 找回Word中的菜單欄
首先，在工具欄右擊，在彈出的菜單中單擊“自定義(C)”命令。再單擊“命令(C)”選項(xiàng)，然后在“類別(G)”列表框中拖動(dòng)滾動(dòng)條，找到“內(nèi)置菜單”單擊。這時(shí)我們就可以在右邊“命令(D)”列表框中看到我們熟悉的“文件(F)”“編輯(E)”等菜單了。既然找到了，就動(dòng)手一個(gè)個(gè)地把它們拖回去吧!當(dāng)然，這些菜單既然能被拖到菜單欄中去，當(dāng)然也能把它拖回對(duì)話框。
27. 彩色Excel表格顯示打印兩不誤
如果將Excel工作表中的數(shù)據(jù)設(shè)置為彩色格式，而打印機(jī)為黑白打印機(jī)，那么工作表中的彩色區(qū)域打印出來(lái)的效果可能會(huì)不理想。在不更改工作表顏色設(shè)置的情況下，可以進(jìn)行如下設(shè)置：
1.在“文件”菜單中，單擊“頁(yè)面設(shè)置”命令。
2.單擊“工作表”選項(xiàng)，然后選擇“打印”框下的“單色打印”項(xiàng)。如果使用的是彩色打印機(jī)，選擇該選項(xiàng)可減少打印所需時(shí)間。
3.單擊“確定”按鈕。
現(xiàn)在，你的Excel工作表在屏幕上看起來(lái)仍是賞心悅目，打印出的黑白稿也能稱心如意，感覺不錯(cuò)吧!
28. 在演示文稿中使用繪圖筆
利用Powerpoint進(jìn)行文稿演示時(shí)，當(dāng)演示者需要對(duì)某部分內(nèi)容進(jìn)行講解標(biāo)注時(shí)，可單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項(xiàng)”中的“繪圖筆”，鼠標(biāo)將變成小筆形狀，拖動(dòng)鼠標(biāo)即可在演示文稿中書寫或繪畫。通過(guò)“指針選項(xiàng)”中的“繪圖筆顏色”改變筆的顏色。利用“繪圖筆”書寫的內(nèi)容會(huì)在再次演示時(shí)自動(dòng)擦除。
29. Word也能“自動(dòng)求和”
編輯Excel工作表時(shí)，相信大家對(duì)常用工具欄中的“自動(dòng)求和”按鈕情有獨(dú)鐘。其實(shí)，在Word2000/XP的表格中，也可以使用“自動(dòng)求和”按鈕呢!當(dāng)然，這需要你事先把該按鈕請(qǐng)出來(lái)，其方法是：
1.在“工具”菜單中，單擊“自定義”命令。
2.選擇“命令”選項(xiàng)，在“類別”框中，單擊“表格”;在“命令”框中，找到并單擊“自動(dòng)求和”，然后用左鍵將它拖放到常用工具欄中的適當(dāng)位置。
3.關(guān)閉“自定義”對(duì)話框。
現(xiàn)在，把插入點(diǎn)置于存放和數(shù)的單元格之中，單擊常用工具欄中的“自動(dòng)求和”按鈕，則Word將計(jì)算并顯示插入點(diǎn)所在的上方單元格中或左方單元格中數(shù)值的總和。當(dāng)上方和左方都有數(shù)據(jù)時(shí)，上方求和優(yōu)先。
30. WPS Office 2002配置工具有妙用
安裝完WPS Office 2002后，在開始菜單中的“WPS Office 2002”項(xiàng)中，有一個(gè)“配置工具”的快捷方式，可能大家并沒有太注意它，其實(shí)它還挺有用的。點(diǎn)擊它后彈出配置工具的對(duì)話框，里面有三個(gè)按鈕：第一個(gè)是“設(shè)置文件關(guān)聯(lián)”，它用于設(shè)置是否默認(rèn)使用WPS Office來(lái)打開Word、Excel、Powerpoint文件，是否設(shè)置金山郵件為默認(rèn)郵件系統(tǒng);第二個(gè)是“恢復(fù)系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置”，它用于取消WPS Office打開Microsoft Office文件的關(guān)聯(lián)，恢復(fù)成原來(lái)的關(guān)聯(lián);第三個(gè)是“修復(fù)WPS Office”，用于修復(fù)軟件或其他一些不正常的情況。
31. 巧用“選擇性粘貼”使行列互換
假如A1-A10單元格中有不同的內(nèi)容，現(xiàn)在需要將這些內(nèi)容分別排列在A1、B1、C1、D1...J1單元格中，即將原來(lái)在同一列中的內(nèi)容重新排列在一行中。難道要一個(gè)一個(gè)單元格去復(fù)制粘貼嗎?完全不用。首先，選中A1-A10單元格，單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“復(fù)制”命令;接著單擊B1單元格，再單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇性粘貼”命令，彈出對(duì)話框，選擇其中的復(fù)選項(xiàng)“轉(zhuǎn)置”，點(diǎn)擊確定。這時(shí)你會(huì)看到B1、C1....K1單元格中已有了A1-A10單元格中的內(nèi)容，將A列選中，在右鍵菜單中刪除，此時(shí)行列轉(zhuǎn)換工作就完成了。
32. 在窗口中播放PPT幻燈片
通常PowerPoint2000/2002使用全屏方式播放幻燈片，如果你想在播放幻燈片的過(guò)程中與其他窗口進(jìn)行配合，以增強(qiáng)演示效果，那么你可以使用PPT的窗口播放模式。啟動(dòng)該模式的方法是：打開PPT文件，按住Alt鍵，然后依次按下D鍵和V鍵。此時(shí)，幻燈片將在PPT窗口進(jìn)行播放，這樣你就可以拖動(dòng)、最小化和改變這個(gè)窗口的大小了。
33. 預(yù)覽時(shí)可編輯文檔
當(dāng)你使用Word2000/2000的預(yù)覽功能時(shí)，如果還要編輯文檔，這時(shí)候不必回到視圖模式，只要點(diǎn)一下放大鏡圖標(biāo)，這時(shí)候就會(huì)自動(dòng)進(jìn)入編輯模式，你可以對(duì)文檔進(jìn)行任意編輯。這個(gè)技巧對(duì)編輯文檔非常有用!特別是調(diào)整封面、拖動(dòng)一些表格等�？梢赃咁A(yù)覽，邊編輯，既方便又準(zhǔn)確。
34. 在WPS 中調(diào)用Word公式編輯器
要在WPS 中調(diào)用Word公式編輯器，前提是你的電腦中已經(jīng)安裝了Word軟件，且加載了“公式編輯器”。打開WPS ，點(diǎn)擊“插入”菜單，選擇“OLE對(duì)象”命令，打開“插入對(duì)象”對(duì)話框，選中“新建”選項(xiàng)后，在“對(duì)象類型”中選擇“Microsoft Equation 3.0”，按下“確定”按鈕，即可直接調(diào)用Word中的“公式編輯器”輸入公式。
35. 輕松保存Office XP的用戶個(gè)性化設(shè)置
在“開始/程序”中找到“Microsoft Office工具”，啟動(dòng)其中的“用戶設(shè)置保存向?qū)?rdquo;。再點(diǎn)擊“下一步”按鈕，程序立即搜索已安裝Office組件。然后選擇“保存本機(jī)的設(shè)置”，再點(diǎn)擊“下一步”按鈕。接著程序提供給你兩種保存方式：“將設(shè)置保存到Web”和“將設(shè)置保存到文件”。選擇后一項(xiàng)，并用“瀏覽”按鈕選擇保存的路徑。最后點(diǎn)擊“完成”按鈕，程序在保存路徑中生成一個(gè)后綴名為OPS的文件。這個(gè)文件包含的就是用戶的設(shè)置信息。要恢復(fù)設(shè)置時(shí)，啟動(dòng)軟件，選擇“將原先保存的設(shè)置恢復(fù)應(yīng)用到本機(jī)上”，接著指定設(shè)置信息文件的路徑，點(diǎn)擊“完成”就恢復(fù)了。
36. 在Word中快速“粘貼”
在Word 中要進(jìn)行粘貼操作時(shí)，最常用的是按“粘貼”或按快捷鍵Ctrl+V。其實(shí)還有另一種方法更方便。執(zhí)行菜單命令“工具→選項(xiàng)”，在打開的對(duì)話框中單擊“編輯”選項(xiàng)，單擊“用INS鍵粘貼”前的復(fù)選框，之后再單擊“確定”按鈕來(lái)關(guān)閉該對(duì)話框即可。以后再需要執(zhí)行粘貼操作時(shí)，只要按一下鍵盤上的INS鍵(即Insert鍵)就能快捷實(shí)現(xiàn)粘貼了。
37. 快速轉(zhuǎn)換英文字母的大小寫
在Word 中編輯文檔時(shí)，如果需要將以前輸入的英文單詞或句子由小寫轉(zhuǎn)換為大寫，或由大寫轉(zhuǎn)換為小寫，遇到這種情況大家可能都是先將原來(lái)的單詞或句子刪除，然后用大寫字母或小寫字母重新輸入一遍。其實(shí)不用這么麻煩，只要把光標(biāo)定位到句子或單詞的字母中，然后同時(shí)按下“Shfit+F3”快捷鍵，此時(shí)如果原來(lái)的英文字母是小寫的，就會(huì)先把句子或單詞的第一個(gè)字母變?yōu)榇髮�，再按一次快捷鍵，現(xiàn)在可以發(fā)現(xiàn)整個(gè)句子或單詞的字母都變?yōu)榇髮懥�，再按一次就變回小寫，每按一次快捷鍵字母的變化依此類推。
38. 在Excel中快速輸入小數(shù)
利用Excel處理數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常會(huì)要輸入一些小數(shù)，有時(shí)一整列都是小數(shù)，這樣對(duì)輸入速度有很大影響，大家不妨來(lái)試試這個(gè)辦法：點(diǎn)擊“工具/選項(xiàng)”，在彈出的的“選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇“編輯”選項(xiàng)，然后選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”的復(fù)選框，并在“位數(shù)”框內(nèi)設(shè)定小數(shù)點(diǎn)的位數(shù)。這樣當(dāng)你輸入小數(shù)時(shí)就不用再輸入小數(shù)點(diǎn)了，它會(huì)將你輸入的數(shù)字根據(jù)設(shè)置的小數(shù)點(diǎn)位數(shù)自動(dòng)轉(zhuǎn)化為小數(shù)!如設(shè)置位數(shù)是1位，輸入123就自動(dòng)變?yōu)?2.3了。
39. 鎖定Word表格標(biāo)題欄
Word提供給用戶一個(gè)可以用來(lái)拆分編輯窗口的“分割條”，位于垂直滾動(dòng)條的頂端。要使表格頂部的標(biāo)題欄始終處于可見狀態(tài)，請(qǐng)將鼠標(biāo)指針指向垂直滾動(dòng)條頂端的“分割條”，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)榉指钪羔樇?ldquo;雙箭頭”后，將“分割條”向下拖至所需的位置，并釋放左鍵。此時(shí)，Word編輯窗口被拆分為上下兩部分，這就是兩個(gè)“窗格”。在下面的“窗格”任一處單擊，你就可對(duì)表格進(jìn)行編輯操作，而不用擔(dān)心上面窗格中的表格標(biāo)題欄會(huì)移出屏幕可視范圍之外了。要將一分為二的兩個(gè)“窗格”還原成一個(gè)窗口，可在任意點(diǎn)雙擊“分割條”。
40. 給Access數(shù)據(jù)庫(kù)文件瘦身
當(dāng)你用Access 建立數(shù)據(jù)庫(kù)文件時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)還沒錄入多少數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫(kù)文件的體積已經(jīng)達(dá)到了數(shù)百KB，我們能否給它減減肥呢?答案當(dāng)然是肯定的。請(qǐng)選擇“工具”→“選項(xiàng)”命令，在彈出的“選項(xiàng)”窗口中選擇“常規(guī)”選項(xiàng)，將“關(guān)閉時(shí)壓縮”復(fù)選框勾選，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。這樣，在錄入數(shù)據(jù)后，保存并退出Access時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)文件的體積會(huì)減少許多。
41. 快速打印Word XP的快捷鍵列表
單擊“工具”菜單，選擇“宏”子菜單中的“宏”命令。彈出宏設(shè)置窗口，在“宏的位置”下拉框中，選擇“Word 命令”項(xiàng)。在“宏名”框中，單擊“ListCommands”命令。單擊右邊的“運(yùn)行”按鈕。這時(shí)彈出“命令列表”對(duì)話框，單擊“當(dāng)前菜單和快捷鍵設(shè)置”單選鈕，單擊“確定”按鈕。你會(huì)看到Word XP自動(dòng)創(chuàng)建了一個(gè)新文檔，里面就是所有Word XP的快捷鍵信息。最后只須單擊“文件”菜單中的“打印”命令即可打印出來(lái)以備查詢。
42. 公式的顏色也能變
如果是在Word中，那么用公式編輯器先編輯好一個(gè)公式，選中它，點(diǎn)擊“繪圖工具欄”中的“陰影設(shè)置”按鈕，選擇其中的“陰影樣式18”，然后再次點(diǎn)擊“陰影設(shè)置”按鈕中的“陰影設(shè)置”選項(xiàng)，彈出“陰影設(shè)置”工具欄。點(diǎn)擊最右側(cè)“陰影顏色”倒三角，打開調(diào)色板，選擇合適的顏色。然后用中間的四個(gè)按鈕，小心調(diào)整陰影的位置，使陰影與公式重合，公式的顏色就會(huì)變成你想要的了。
如果是在Pwerpoint 中，那么在選中公式之后，點(diǎn)擊“顯示圖片工具欄”中的“重新著色”工具，打開“圖片重新著色”對(duì)話框，將公式顏色變成自己想要的顏色就可以了。
43. 禁止自動(dòng)運(yùn)行“宏”
某些時(shí)候我們需要臨時(shí)禁止自動(dòng)運(yùn)行“宏”，那么你不必再去修改有關(guān)的宏設(shè)置，只需在啟動(dòng)Word XP或Excel XP時(shí)按下Shift鍵。如果是從Microsoft Office快捷工具欄上啟動(dòng)Word XP或Excel XP，請(qǐng)先單擊Office快捷工具欄上的Word XP或Excel XP程序按鈕，然后立即在啟動(dòng)時(shí)按下Shift鍵。
44. 壓縮Word 文檔中的圖片
通常情況下，圖文混排的Word文檔一般都比較大，若要減小文件的體積，可以利用Word 提供的圖片壓縮功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。先打開圖文混排的Word文檔，選擇“視圖”→“工具欄”→“圖片”命令，在“圖片”工具欄點(diǎn)擊“壓縮圖片”按鈕。在彈出“壓縮圖片”窗口時(shí)，你可以根據(jù)實(shí)際需要來(lái)指定是壓縮文檔中所選定的圖片還是壓縮文檔中所有的圖片，將“壓縮圖片”復(fù)選框勾選，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。注意：在“文件”菜單的“打開”或“另存為”對(duì)話框中，選擇“工具”→“壓縮圖片”命令也可以打開“壓縮圖片”窗口;另外支持混排文檔圖片壓縮的還有Excel和PowerPoint。
45. 讓任務(wù)窗格快速啟動(dòng)
在使用Word的時(shí)候，經(jīng)常要使用到任務(wù)窗格，要讓任務(wù)窗格快速啟動(dòng)，具體的設(shè)置方法為：?jiǎn)螕?ldquo;工具”菜單，選擇“自定義”菜單命令，打開“自定義”設(shè)置窗口。在“自定義”設(shè)置窗口中，單擊下面的“鍵盤”按鈕。然后在彈出的“自定義鍵盤”設(shè)置窗口中，選擇“類別”下面的列表框中的“視圖”，在其右邊“命令”下面的列表框中，選擇“ViewTaskPane”命令。在中間的“指定鍵盤順序”下面的“請(qǐng)按新快捷鍵”中，敲入你設(shè)置的快捷鍵，比如敲入“Ctrl+P”，然后單擊“指定”按鈕。這樣你就為你的Word任務(wù)窗格設(shè)置了快捷鍵，需要打開時(shí)，只要按下“Ctrl+P”，任務(wù)窗格就會(huì)迅速地出來(lái)了。當(dāng)不需要時(shí)，再按一下“Ctrl+P”，任務(wù)窗格就會(huì)消失了。
46. 明白Word中文字下劃線的含義
我們?cè)谟肳ord編輯文檔時(shí)，常常會(huì)碰見有的字下面有紅線、綠線及藍(lán)線或紫線，有的是波浪線，有的是下劃線。它們分別代表什么呢?Word具有自動(dòng)檢查拼寫及語(yǔ)法的功能，能夠?qū)τ脩糨斎氲奈淖中畔⑦M(jìn)行一定的智能檢查。紅色波浪線表示拼寫可能錯(cuò)誤，綠色波浪線表示語(yǔ)法可能有錯(cuò)誤。藍(lán)色下劃線表示超級(jí)鏈接，紫色下劃線表示使用過(guò)的超級(jí)鏈接。Word還會(huì)自動(dòng)檢查電子郵件頭中的姓名，并將它與地址簿中的名字相比較，如果有多個(gè)名字與輸入的內(nèi)容相匹配，則會(huì)在輸入內(nèi)容的下面出現(xiàn)下劃線。
47. WPS處理Word文件時(shí)不能讀出圖片的解決
用WPS Office處理Word文件時(shí)，有時(shí)格式會(huì)和原來(lái)的設(shè)置有些差別，嚴(yán)重時(shí)一些圖片讀不出來(lái)。怎么解決這個(gè)問(wèn)題呢?只要在用Word 處理文件時(shí)，將“工具/選項(xiàng)”中的快速保存選項(xiàng)取消就可以了。以前保存好的通過(guò)上面的方法另存一下就可以了
48. 在Word中用剪貼板的內(nèi)容進(jìn)行替換
先將要替換的對(duì)象復(fù)制到剪貼板，打開“編輯”菜單下的“替換”，在出現(xiàn)的“查找內(nèi)容”框中輸入要被替換的文字，將光標(biāo)移入“替換為”框中，單擊“特殊字符”按鈕(看不到該按鈕，可先單擊“高級(jí)”按鈕)，在菜單中選擇““剪貼板”內(nèi)容”或在“替換為”框中直接輸入^C也可以。最后根據(jù)需要，單擊“替換”或“替換全部”就可以了。
49. 制作不受母版模式影響的文字鏈接
在Powerpoint中，有時(shí)我們要利用一些文字做幻燈片之間的鏈接，但是系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地套用母版的一些顏色設(shè)置，那樣在使用中有時(shí)會(huì)顯得很不協(xié)調(diào)。為此，我們可以在文字之上加一個(gè)無(wú)填充色、無(wú)邊框色的矩形，然后選中矩形，點(diǎn)擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“動(dòng)作設(shè)置”進(jìn)行鏈接就可以了。這樣，用來(lái)作鏈接的文字點(diǎn)擊后就再也不會(huì)改變顏色了。
50. 讓“@”減輕你的數(shù)據(jù)錄入工作量
在Excel工作表中，如果有大量諸如“[HP打印機(jī)]”、“[EPSON打印機(jī)]”之類的重復(fù)文字，可以如此定義這些單元格的格式，以減輕數(shù)據(jù)的錄入工作量：選擇需要的單元格區(qū)域，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”，單擊“數(shù)字”選項(xiàng)，在“分類”框中單擊“自定義”，在“類型”框中輸入“[@打印機(jī)]”(@為半角字符)，單擊“確定”按鈕。之后，在這些單元格中，當(dāng)你輸入“HP”后，該單元格將會(huì)顯示為“[HP打印機(jī)]”。
51. 在Outlook中創(chuàng)建“聯(lián)系人”快捷方式
很多人用Outlook 2000/XP的“聯(lián)系人”來(lái)代替自己的通訊錄，但是每次想找一個(gè)人的通訊錄就得先打開Outlook，比較麻煩，其實(shí)你可以在桌面上建立一個(gè)“聯(lián)系人”文件夾的快捷方式，使得日后只要雙擊桌面快捷方式就可以將它打開。建立快捷方式方法如下：在Outlook中點(diǎn)擊“視圖/文件夾列表”，然后將其中的“聯(lián)系人”拖到某個(gè)硬盤下，在此處創(chuàng)建“聯(lián)系人”的快捷方式，然后再將此快捷方式移動(dòng)到桌面即可(注：若將“聯(lián)系人”直接拖到桌面上可能會(huì)出現(xiàn)一點(diǎn)小問(wèn)題，還是在硬盤上中轉(zhuǎn)一下為好!此法同樣適用于建立Outlook中其他文件夾的快捷方式)。
52. Word能夠即點(diǎn)即輸
大家在使用Word時(shí)肯定遇到過(guò)這樣的情況：就是輸入了一些文字后，接下去要空一些地方，然后再輸。此時(shí)一般的人肯定選擇敲回車和空格的方式來(lái)空出一些位置，其實(shí)你只要在需要輸入的地方雙擊鼠標(biāo)左鍵，這樣光標(biāo)就會(huì)在此處閃動(dòng)，可以直接輸入內(nèi)容了，省去了敲回車和空格的麻煩。
53. 為金山文字保存?zhèn)浞菸募?/p>
啟動(dòng)金山文字，執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“系統(tǒng)”標(biāo)簽中，選中“B.保存?zhèn)浞菸募?.BAK)”選項(xiàng)后，確定返回。這樣設(shè)置后，如果再次保存編輯的WPS文檔時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)名為“~原文件名.wps”的備份文件，并保存在“我的文檔\My Bakfiles”文件夾中，為你的文檔上了一份保險(xiǎn)。
54. 取消Word文檔中的超鏈接
一種辦法是利用“撤消自動(dòng)套用格式”消除下劃線。單擊工具欄上的“編輯”菜單，然后從其下拉菜單中選擇“撤消自動(dòng)套用格式”命令，這樣就會(huì)消除網(wǎng)址下面的下劃線了。另外就是關(guān)閉“自動(dòng)更正選項(xiàng)”中的添加下劃線功能，從根本上杜絕了網(wǎng)址下面的藍(lán)色下劃線出現(xiàn)。操作方法如下：?jiǎn)螕艄ぞ邫谏系?ldquo;工具”菜單命令，然后選擇“自動(dòng)更正選項(xiàng)”命令。在彈出的“自動(dòng)更正”設(shè)置窗口中，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)，然后在下面的列表框，將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超鏈接”項(xiàng)前面的“√”取消，單擊“確定”就可以了。
55. 快速批量編輯Excel數(shù)據(jù)
要將Excel工作表某單元格區(qū)域中的所有值均減少10%，可采用以下步驟：在某單元格中鍵入數(shù)字“0.9”，復(fù)制該單元格，選中該區(qū)域，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，單擊“乘”，單擊“確定”按鈕。
56. 同時(shí)在多個(gè)單元格中輸入相同數(shù)據(jù)
在Excel XP中，一個(gè)工作表的多個(gè)單元格中(單元格可以不必相鄰)有時(shí)需要輸入相同的數(shù)據(jù)，那么如何才能快速地完成輸入呢?方法很簡(jiǎn)單，你只要選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，用“Shift”(或“Ctrl”)鍵與鼠標(biāo)相配合，進(jìn)行連續(xù)(或分散)選擇多個(gè)單元格，然后輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)(例如“ABC”)，然后按下“Ctrl+Enter”組合鍵，此時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)所有被選中的單元格均被自動(dòng)添入了“ABC”。
57. 關(guān)閉拼寫錯(cuò)誤標(biāo)記
Word中有個(gè)拼寫和語(yǔ)法檢查功能，通過(guò)它用戶可以對(duì)鍵入的文字進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查。系統(tǒng)是采用標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)法檢查的，因而在編輯文檔時(shí)，對(duì)一些常用語(yǔ)或網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言會(huì)產(chǎn)生紅色或綠色的波浪線。有時(shí)候會(huì)影響用戶的工作，這時(shí)可以將它隱藏，待編輯完成后再進(jìn)行檢查。方法如下：1.右鍵單擊右狀態(tài)欄上的“拼寫和語(yǔ)法狀態(tài)”圖標(biāo)，在彈出的菜單中選擇“隱藏語(yǔ)法錯(cuò)誤”項(xiàng)后，錯(cuò)誤標(biāo)記便會(huì)立即消失。2.如果要進(jìn)行更詳細(xì)的設(shè)定，可以執(zhí)行菜單“工具”中“選項(xiàng)”命令，在彈出的“選項(xiàng)”中進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)置，如拼寫和語(yǔ)法檢查的方式、自定義詞典等項(xiàng)。
58. 使用F1～F12鍵讓W(xué)ord操作更快捷
F1：打開幫助。Shift+F1：打開幫助工具(小問(wèn)號(hào))。
F2：剪切選中的文本，將光標(biāo)移到需要的地方后，按下回車鍵即可粘貼剪切的文本。Shift+F2：復(fù)制選中文本，將光標(biāo)移到需要的地方后，按下回車鍵即可粘貼復(fù)制的文本。Alt+Ctrl+F2：打開文件。Ctrl+F2：打印預(yù)覽。Alt+Shift+F2：保存文件。
F3：輸入某條“自動(dòng)圖文集”詞條的名稱后，按下此鍵，即可將名稱轉(zhuǎn)換成該詞條。Shift+F3：切換選中的西文字符的大小寫。
F4：重復(fù)上一步操作。Alt+F4：關(guān)閉所有文檔，若沒有保存，將提示保存，并退出Word。
F5：打開“查找與替換”對(duì)話框，并選定“定位”標(biāo)簽。Alt+F5或 Ctrl+F5：將所有打開的Word文檔最大化窗口還原到原來(lái)大小。Ctrl+Shift+F5：寫書簽。
F6：在任務(wù)窗格與文檔窗口之間切換。Ctrl+F6：在多個(gè)打開的文檔窗口之間來(lái)回切換(至少打開兩個(gè)文檔才能看到此操作的結(jié)果)。Alt+F6：在兩個(gè)打開文檔窗口之間反復(fù)切換(至少打開兩個(gè)文檔才能看到此操作的結(jié)果)。
F7：實(shí)施拼寫檢查。Ctrl+F7：當(dāng)文檔窗口不是最大化時(shí)，激活鍵盤上的方向鍵，用以移動(dòng)窗口。
F8：Alt+F8：打開“宏”對(duì)話框，用以運(yùn)行宏命令。Ctrl+F8：當(dāng)文檔窗口不是最大化時(shí)，激活鍵盤上的方向鍵，用以調(diào)整窗口的大小。
F9：Ctrl+F9：插入一個(gè)域記號(hào)“{}”。
F10：激活菜單欄。
F11：Ctrl+F11：鎖定選中的域，防止被更新，只對(duì)可能更新的域如“時(shí)間域”等有效。Ctrl+Shift+F11：解除對(duì)域的鎖定(需要選中)。
F12：另存文檔。Ctrl+F12：打開文檔。
59. 巧借Excel為Word中的文字設(shè)置傾斜格式
首先啟動(dòng)Excel，在任一單元格中輸入需要作傾斜處理的文字。在該單元格處于活動(dòng)單元格的狀態(tài)下右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，或者點(diǎn)擊“格式→單元格”，打開“單元格格式”對(duì)話框。單擊“字體”選項(xiàng)可進(jìn)行字體方面的設(shè)置，這里不必多說(shuō)。而單擊“對(duì)齊”選項(xiàng)就可進(jìn)行文字傾斜方向的設(shè)置，文字的傾斜角度可在90度到-90度之間，根據(jù)需要任意設(shè)定，感覺滿意后，單擊“確定”按鈕退出。然后執(zhí)行“剪切”或“復(fù)制”操作，回到Word編輯環(huán)境。選擇需要插入該傾斜文字的插入點(diǎn)后，執(zhí)行菜單命令：“編輯→選擇性粘貼”，打開“選擇性粘貼”對(duì)話框，選擇“作為Microsoft Excel工作表對(duì)象”粘貼即可。
60. 如何將圖片移到合適的位置
當(dāng)用戶初次使用Word的插入圖片功能時(shí)，往往會(huì)對(duì)如何放置突然出現(xiàn)的圖片束手無(wú)策，不知如何移到合適的位置。其實(shí)這很簡(jiǎn)單，我們?cè)赪ord文檔中放置圖片時(shí)，它會(huì)自動(dòng)默認(rèn)與一個(gè)可見的網(wǎng)格對(duì)齊，以確保所有內(nèi)容整齊的排列。 如果需要精確地控制圖片的放置位置，用戶可以在拖動(dòng)對(duì)象時(shí)按住Alt鍵，可暫時(shí)忽略網(wǎng)格。用戶可以看到該圖片將平滑地移動(dòng)，而不是按照網(wǎng)格間距移動(dòng)。如果圖片不需要與文字對(duì)齊，用戶可以使用這一技巧。為了確保該功能可用，用戶可以雙擊該圖片，然后選擇“版式”這一個(gè)選項(xiàng)，選擇環(huán)繞方式區(qū)域下非嵌入式的任意一個(gè)方式，最后單擊“確定”按鈕即可。
61. 妙用Word詞典進(jìn)行翻譯
在編輯文檔時(shí)，常會(huì)遇到一些生詞難以弄懂，這時(shí)你可求助于Word 2000/2002的中英/英中詞典，即可在Word中進(jìn)行動(dòng)態(tài)互譯了。
1.從“工具”菜單中選擇“語(yǔ)言”，然后單擊“詞典”命令，也可按“Alt+Shift+F7”組合鍵啟動(dòng)詞典，這時(shí)出現(xiàn)“詞典”對(duì)話框;
2.鍵入要查閱的內(nèi)容，你可查閱英文單詞或詞組的中文解釋或是中文字詞對(duì)應(yīng)的英文單詞;
3.單擊“插入”按鈕，可以將互譯的單詞插入到文本中，單擊“翻譯”按鈕，可以在“替換為翻譯”列表框內(nèi)顯示該詞的含義、多種解釋及詞性等;
4.在“查閱”列表框內(nèi)單擊其中單詞，右邊會(huì)自動(dòng)顯出相應(yīng)的翻譯結(jié)果。
62. 巧用表格制作作文紙
在小學(xué)語(yǔ)文試卷中經(jīng)常要插入一段作文紙，且往往和其他基礎(chǔ)知識(shí)題混排在一張?jiān)嚲砩希薀o(wú)法直接以稿紙方式打印，筆者在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，巧用Word的表格功能可以輕松達(dá)到這一要求。例如要在8開的試卷中插入15行、每行20格，共300字的作文紙，操作步驟如下：
1.激活“表格”菜單，單擊“插入表格”，在對(duì)話框中的列數(shù)輸入“20”，行數(shù)輸入“1”，按確定后返回。
2.以上操作得到一行20格的虛框表格，選中這一行，用邊框按鈕把它變成實(shí)線表格。
3.在這個(gè)表格行下面放置一個(gè)空行，復(fù)制時(shí)選中表格行和下面的空行，再在空行下面行粘貼，即得到兩行。選中兩行即可復(fù)制出4行，直至復(fù)制出15行。
4.調(diào)整行間距，方法是設(shè)定空行的字體大小，一般用5號(hào)字即可。
63. 快速設(shè)置不同工作簿的表間引用公式
不同工作簿的工作表之間的數(shù)據(jù)引用公式設(shè)置，通過(guò)鍵盤手工直接錄入很麻煩，也很容易出錯(cuò)，利用Excel提供的鼠標(biāo)操作方法，比較方便快捷。操作過(guò)程是：打開“數(shù)據(jù)來(lái)源”和“數(shù)據(jù)處理”兩個(gè)工作簿，在“數(shù)據(jù)處理”工作簿的某個(gè)工作表的某個(gè)單元中輸入一個(gè)等號(hào);通過(guò)菜單上的“窗口”選項(xiàng)，從當(dāng)前工作簿切換到“數(shù)據(jù)來(lái)源”工作簿;選中“數(shù)據(jù)來(lái)源”工作簿中的某工作表中某單元或區(qū)域;按回車鍵，回到“數(shù)據(jù)處理”工作簿的編輯工作表，發(fā)現(xiàn)編輯的單元出現(xiàn)了公式。公式中的單元或區(qū)域是絕對(duì)引用，可以把$刪除，改為相對(duì)引用，以方便其他單元公式的復(fù)制。
64. 用Word為日語(yǔ)中的漢字標(biāo)注假名
用Word自帶的日語(yǔ)輸入法輸入完日語(yǔ)后，選取要標(biāo)注假名的漢字，然后依次點(diǎn)擊“格式”→“中文版式”→“拼音指南”，彈出一個(gè)對(duì)話框，在“基準(zhǔn)文字”里列出來(lái)的就是剛才你選取的漢字，在相對(duì)應(yīng)的“拼音文字”一欄里輸入假名，再調(diào)一下字號(hào)(經(jīng)筆者實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)選8磅字比較適宜)，按“確定”即可實(shí)現(xiàn)為漢字標(biāo)注假名。
65. 快速將網(wǎng)頁(yè)中的圖片插入到Word文檔中
在編輯Word文檔時(shí)，需要將一張網(wǎng)頁(yè)中正在顯示的圖片插入到文檔中，一般的方法是把網(wǎng)頁(yè)另存為“Web頁(yè)，全部(*.htm;*.html)”格式，然后通過(guò)Word的“插入/圖片/來(lái)自文件..”菜單把圖片插入到文檔中，這種方法雖然可行，但操作有些麻煩�，F(xiàn)在告訴你一種簡(jiǎn)易可行的方法。將Word的窗口調(diào)小一點(diǎn)，使Word窗口和網(wǎng)頁(yè)窗口并列在屏幕上，然后用鼠標(biāo)在網(wǎng)頁(yè)中點(diǎn)擊你需要插入到Word文檔中的那幅圖片不放，直接把它拖曳至Word文檔中，松開鼠標(biāo)按鍵，此時(shí)可見圖片已經(jīng)插入到Word文檔中了。需要注意的是，此方法只適合沒有鏈接的JPG、GIF格式圖片。
66. 讓表頭跟隨時(shí)間走
在Excel中使用函數(shù)可制作出跟隨時(shí)間走的表頭。選中要輸入表頭的行，輸入函數(shù)“=MONTH(NOW())&″××表″”，回車即顯示系統(tǒng)日期所在月份的××表;如是本月制作上月的統(tǒng)計(jì)表，則輸入函數(shù)=MONTH(NOW())-1&″×××表″，則顯示系統(tǒng)日期月份的上一月××表。
67. 巧用“語(yǔ)音”學(xué)英語(yǔ)
如果你的電腦里裝有Windows XP，那么打開“控制面板”里的“語(yǔ)音”，就會(huì)彈出“語(yǔ)音屬性”窗口，在“文字/語(yǔ)音轉(zhuǎn)換”中，“語(yǔ)音選擇”是用來(lái)確定朗讀者的。由于筆者裝了Office XP，還增加了男聲、女聲、中文三種音色;在“使用下列文字預(yù)覽語(yǔ)音”中輸入你需要讓電腦朗讀的文本;最下面的是“語(yǔ)音速度”，這也是用本方法朗讀英文的優(yōu)勢(shì)所在：你可以方便隨意地調(diào)整朗讀的速度，如果調(diào)到很慢，你甚至可以聽到電腦把每個(gè)單詞的音節(jié)都讀得清清楚楚。設(shè)置好了以后，點(diǎn)擊“預(yù)聽語(yǔ)音”就可以聽到英語(yǔ)朗讀了。不過(guò)學(xué)完英語(yǔ)以后，最好把語(yǔ)音速度調(diào)到正常位置，不然將改變系統(tǒng)的語(yǔ)音速度。好啦，這樣你就擁有了一個(gè)不厭其煩的地道英語(yǔ)老師，讓你的英語(yǔ)水平上一個(gè)臺(tái)階。
68. 在Excel中少用鼠標(biāo)的方法
在Excel中快速編輯數(shù)據(jù)時(shí)，當(dāng)想對(duì)單元格做改動(dòng)時(shí)，因?yàn)榻?jīng)常需要用到鼠標(biāo)，從而使編輯速度大大減慢。其實(shí)你可以使用一個(gè)快捷鍵──F2，這樣你的手就不用離開鍵盤了。方法如下：利用方向鍵選擇要編輯的單元格，按下F2鍵，編輯單元格內(nèi)容。編輯完成后，按Enter鍵確認(rèn)所做改動(dòng)，或者按Esc鍵取消改動(dòng)。
69. 打造自己的移動(dòng)辦公盤
隨著USB閃存價(jià)格迅速下降，擁有USB閃存的朋友已經(jīng)越來(lái)越多。大家可能會(huì)根據(jù)自己的實(shí)際需求，加入各種各樣的軟件來(lái)滿足自己的工作和學(xué)習(xí)需要。
1.WPS：將WPS安裝文件夾下的WinWPS32.EXE、Resource.DLL、Wcor32.dll三個(gè)文件拷貝到USB閃存的同一文件夾下，就可以了和平時(shí)一樣正常使用WPS了。如果你還需要一些特殊符號(hào)，那么請(qǐng)你連同ObjLib文件夾也一同拷貝即可。
2.CCED：直接將整個(gè)文件夾復(fù)制到閃存中即可，功能也是最強(qiáng)的!
3. 辦公之星企業(yè)版V3.0：新建一個(gè)文件夾并取名為辦公之星，將Ostar.exe、Ostar.cot及注冊(cè)碼.txt拷貝進(jìn)去，使用時(shí)填一下注冊(cè)碼即可正常使用。
70. 在PowerPoint中讓文字連續(xù)閃爍
在PowerPoint中可以用“自定義動(dòng)畫”來(lái)做閃爍文字，但文字都是一閃而過(guò)，無(wú)法讓文字連續(xù)閃爍。其實(shí)是可以實(shí)現(xiàn)連續(xù)閃爍的，方法如下：
1.創(chuàng)建文本框，設(shè)置好其中文字的格式和效果，并做成閃爍的動(dòng)畫效果。
2.點(diǎn)選這個(gè)文本框，再單擊“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令，同時(shí)在文稿中根據(jù)想要閃爍的時(shí)間來(lái)確定粘貼的文本框個(gè)數(shù)中，再將這些框的位置做相應(yīng)的設(shè)置。
3.最后把這些文本框都設(shè)置為在前一事件一秒后播放，文本框在動(dòng)畫播放后隱藏即可。
71. 在Word中創(chuàng)建自動(dòng)翻頁(yè)功能
Word有自動(dòng)翻頁(yè)功能，可根據(jù)需要調(diào)整翻頁(yè)速度，設(shè)定該功能后，只需點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)，便可對(duì)文本自動(dòng)翻頁(yè)。方法是：在菜單欄中選擇“工具/自定義”，彈出自定義對(duì)話框后，選擇“命令”選項(xiàng)，在“類別”欄中選擇“所有命令”，然后在“命令”框中用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“AutoScroll”，并拖到工具欄上，于是工具欄上就多了一個(gè)“自動(dòng)滾動(dòng)”按鈕。使用它時(shí)只需打開一個(gè)文本，然后點(diǎn)擊“自動(dòng)滾動(dòng)”按鈕，此時(shí)鼠標(biāo)在文本的右側(cè)滾動(dòng)條區(qū)域會(huì)變成一個(gè)倒立的黑三角，將黑三角移動(dòng)到滾動(dòng)條的上部則文本自動(dòng)向上滾動(dòng)，移動(dòng)到下半部文本則自動(dòng)向下滾動(dòng)，放到中部則暫停翻頁(yè)。“黑三角”越靠近滾動(dòng)條的兩端，文本滾動(dòng)的速度越快。另外，在滾動(dòng)條上有一個(gè)隨文本一起移動(dòng)的“方框”，隨時(shí)告知你文本顯示的進(jìn)度。點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，便自動(dòng)返回到編輯狀態(tài);再次點(diǎn)擊“自動(dòng)滾動(dòng)”按鈕，則繼續(xù)瀏覽文本。
72. 在PowerPoint中巧定圓心
有時(shí)在PowerPoint中畫圓并演示時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)確定圓心不是一件很容易的事，有的人只是憑觀察在“圓心”處畫一個(gè)圓點(diǎn)代替，弄不好在播放時(shí)會(huì)發(fā)生圓心偏離比較嚴(yán)重的情況。其實(shí)我們可利用“同心圓”工具按鈕來(lái)解決這一難題。方法是：在幻燈片下面的“繪圖”工具欄中，依次單擊選取“自選圖形→基本形狀→同心圓”，根據(jù)需要，在幻燈片中畫好一個(gè)適當(dāng)大小的同心圓后，將鼠標(biāo)選中內(nèi)圓的黃色操作點(diǎn)按住左鍵不放，向內(nèi)拖成一個(gè)小圓點(diǎn)，再釋放鼠標(biāo)，這樣我們就巧妙地得到了準(zhǔn)確的圓心了。
73. 為新工作簿設(shè)置工作表張數(shù)
Excel是我們常用的辦公軟件，但一個(gè)新工作簿文件系統(tǒng)默認(rèn)只有3張工作表，雖然可以通過(guò)插入來(lái)添加，但總感覺不便。如果我們已規(guī)劃好一個(gè)工作簿文件需要多少?gòu)埞ぷ鞅頃r(shí)，我們可以用下面方法來(lái)事先設(shè)定。具體操作方法是，執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“常規(guī)”選項(xiàng)，在新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)欄內(nèi)輸入你要設(shè)定的張數(shù)，確定退出。這時(shí)再新建工作簿文件就按你的需要自動(dòng)提供出若干張工作表了。
74. 使WPS Office中插入的圖像不再失真
在WPS Office中插入圖片的時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)無(wú)論插入何種格式的圖片，質(zhì)量都有較大失真，特別是插入帶文字的圖片，效果更差。解決方法如下：首先打開一個(gè)建立圖像的應(yīng)用程序，筆者使用的是畫圖板來(lái)打開包含所需圖像的文件(圖像文件的格式一定要是位圖BMP格式，否則粘貼后不能正常顯示)，然后選擇“復(fù)制”命令，再切換到WPS 文檔中，將插入點(diǎn)移到要插入圖像的位置，在常用工具上單擊“粘貼”按鈕就可以了。
75. 設(shè)置多頁(yè)打印標(biāo)題與行列標(biāo)志
打開Excel，單擊相應(yīng)的工作表，再單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，然后單擊其中的“工作表”選項(xiàng)。如果要使每一頁(yè)上都重復(fù)打印列標(biāo)志，單擊“頂端標(biāo)題行”框右側(cè)的按鈕，在彈出的“頂端標(biāo)題行”編輯框中，輸入列標(biāo)志所在行的行號(hào)。如果要使每一頁(yè)上都重復(fù)打印行標(biāo)志，單擊“左端標(biāo)題列”框右側(cè)的按鈕，在彈出的“左端標(biāo)題列”編輯框中，輸入行標(biāo)志所在列的列標(biāo)即可。
76. 在Word中快速計(jì)算
用Word進(jìn)行文字編輯時(shí)，有時(shí)可能需要對(duì)文中的一些數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算，或者核對(duì)一下算式中的結(jié)果對(duì)不對(duì)。具體做法是：將光標(biāo)插入點(diǎn)移到文檔中需要插入計(jì)算結(jié)果的地方后，點(diǎn)擊“表格→公式”，打開“公式”對(duì)話框，在該對(duì)話框中的“=”后面輸入要計(jì)算的算式，最后單擊“確定”按鈕即可。如果說(shuō)算式就是文檔中的文字，那么就更簡(jiǎn)單了，只要先將文檔中的算式復(fù)制，然后在“公式”對(duì)話框的“=”后面粘貼即可。不過(guò)這時(shí)的“粘貼”操作要用快捷鍵“Ctrl+V”了。
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