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秘書(shū)必備哪些品質(zhì)
秘書(shū)的日常工作雖然是幫上司“打雜”，但她在另一方面又肩負(fù)著“公司形象代言人”的重任，她給外人的印象不僅關(guān)系著上司的形象，也關(guān)系著整個(gè)公司的形象，所以，作為職業(yè)秘書(shū)，一定要在工作中有意識(shí)地塑造自己的品質(zhì)。
一、認(rèn)真
且不說(shuō)職業(yè)秘書(shū)，就是一般的白領(lǐng)，在工作中也要“認(rèn)真”，可以說(shuō)，做到“認(rèn)真”二字對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是最起碼的要求，但是，從另一個(gè)意義上來(lái)說(shuō)這也是很困難的。特別是對(duì)于年輕的秘書(shū)來(lái)說(shuō)，誰(shuí)沒(méi)有個(gè)小愛(ài)好，想自在一點(diǎn)呢？比如，與朋友在電話里聊天是一件很愜意的事，但是，無(wú)論哪個(gè)公司都不會(huì)允許秘書(shū)有這種享受及類(lèi)似的行為。作為職業(yè)秘書(shū)，不僅要遵守單位的規(guī)章制度，而且還要比一般工作人員做得更好，因?yàn)槟阍陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作，他們對(duì)你的要求自然更嚴(yán)，標(biāo)準(zhǔn)更高；他們不可能容忍你工作毛手毛腳、大大咧咧或辦事拖拖拉拉。
二、誠(chéng)實(shí)
所謂誠(chéng)實(shí)，就是說(shuō)老實(shí)話，辦老實(shí)事，做老實(shí)人。當(dāng)然，作為白領(lǐng)都需要誠(chéng)實(shí)，但對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)這一點(diǎn)尤其重要，因?yàn)椴还芙?jīng)驗(yàn)多么豐富，秘書(shū)在繁雜忙亂的工作中多少會(huì)出這樣或那樣的差錯(cuò)。出了錯(cuò)，馬上道歉，這就是誠(chéng)實(shí)。比如，一個(gè)港商希望與自己的上司見(jiàn)面，他在電話里說(shuō)“下午14點(diǎn)來(lái)拜訪”，你卻聽(tīng)成“下午4點(diǎn)來(lái)拜訪”，結(jié)果出現(xiàn)失約，造成誤會(huì)。工作中出現(xiàn)了差錯(cuò)之后，就應(yīng)當(dāng)實(shí)事求是地向上司認(rèn)錯(cuò)，而不是掩蓋事實(shí)，或者往他人身上推以逃避自己的責(zé)任。有些秘書(shū)不誠(chéng)實(shí)，為了自己或自己朋友的私利，故意隱瞞事實(shí)的真相，不實(shí)及時(shí)地向上司匯報(bào)，從而給上司的決策造成失誤。所以，對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，誠(chéng)實(shí)是最重要的人品，只有用誠(chéng)實(shí)才能換取上司和同事的信任。
三、謙遜
與其他部門(mén)的人相比，秘書(shū)的確有一種“近水樓臺(tái)先得月”的優(yōu)勢(shì)，可以容易得到各種信息，聽(tīng)到各種機(jī)密，這是秘書(shū)工作本身決定的。比如這天上午，公司開(kāi)董事會(huì)討論人事問(wèn)題，秘書(shū)到會(huì)議室為與會(huì)者添了好幾次茶，這樣她就自然而然地知道了一些人事變動(dòng)的事；又比如，總經(jīng)理明天上午出差，下午讓秘書(shū)分別通知趙錢(qián)孫李四位部門(mén)經(jīng)理來(lái)交待工作，其中他與李經(jīng)理談得最長(zhǎng)，一直到下班還沒(méi)有結(jié)束，這意味著什么？秘書(shū)當(dāng)然能明白其中的微妙之處。正是由于秘書(shū)容易得到這種“上層信息”，往往會(huì)引起一些人的羨慕或忌妒。如果秘書(shū)自己也產(chǎn)生這種優(yōu)越感，那就會(huì)在無(wú)形之中破壞自己與其他部門(mén)人的關(guān)系。
如果秘書(shū)沒(méi)有謙遜的品質(zhì)的話，職務(wù)上的優(yōu)越感就會(huì)讓她滋生出驕橫跋扈的毛病，比如把上司的職權(quán)當(dāng)成是自己的職權(quán)，誰(shuí)要是不買(mǎi)自己的賬，就假公濟(jì)私，想方設(shè)法結(jié)對(duì)方穿小鞋；即使你不是一個(gè)頤指氣使的人，但總會(huì)有人看在你上司的份上向你獻(xiàn)殷勤，如果不具備謙遜的品質(zhì)，你也會(huì)慢慢地把自己的尾巴翹起來(lái)。因此，為了搞好與各方面的關(guān)系，秘書(shū)無(wú)論何時(shí)何地都要把自己當(dāng)做公司的普通一員，絕對(duì)不允許自己滋生出“超人”的感覺(jué)。
四、合群
秘書(shū)部門(mén)是一個(gè)單位的神經(jīng)中樞，從收集信息到給領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程，幾乎秘書(shū)的每項(xiàng)工作都需要各部門(mén)的協(xié)助配合。如果一個(gè)秘書(shū)不合群，不是離群索居，就是孤芳自賞，那她就很難有親和力，公司里的同事就會(huì)對(duì)她敬而遠(yuǎn)之；如果這樣，那她不僅得不到各部門(mén)的支持，反而有可能到處有人給她使絆，讓她寸步難行。
五、寬厚
秘書(shū)應(yīng)該性情溫和，待人友好。因?yàn)椴块T(mén)利益、價(jià)值觀念等方面的原因，同事之間對(duì)一些具體問(wèn)題的看法上出現(xiàn)分歧是正常的。因此，當(dāng)你在工作中遇到難以溝通的時(shí)候，應(yīng)習(xí)慣換位思考，從對(duì)方的角度看問(wèn)題，理解對(duì)方。不管雙方的分歧如何大，你首先要在人格上尊重對(duì)方，不是以權(quán)勢(shì)壓人，強(qiáng)迫對(duì)方接受自己的意見(jiàn)；如果對(duì)方不接受，就找機(jī)會(huì)刁難人家，給對(duì)方穿小鞋。
六、自信
秘書(shū)工作的一個(gè)特點(diǎn)就是突發(fā)性事件多。比如，老總約好一個(gè)重要的客戶下午三點(diǎn)鐘見(jiàn)面，可是他在兩點(diǎn)半的時(shí)候沒(méi)跟任何人打招呼，就一個(gè)人開(kāi)車(chē)出去了�？蛻赳R上就要到了，秘書(shū)應(yīng)該怎么辦？找辦公室主任也找不著。面對(duì)這種情況，秘書(shū)應(yīng)該情緒穩(wěn)定，緩急有序。因此，秘書(shū)必須有高度的自信，否則局面無(wú)法收拾。當(dāng)然，秘書(shū)的自信一般不會(huì)掛在嘴上，也很少顯在臉上，他們的自信多是化作了行動(dòng)；秘書(shū)辦事謹(jǐn)慎，這并不表明膽怯；為人寬容，但不是懦弱的表現(xiàn)。事實(shí)上，秘書(shū)只有自信才能贏得上司的信賴(lài)，秘書(shū)憑借自信而成功的比例遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于依賴(lài)聰明而成功的比例。
七、慎密
秘書(shū)在工作中必須慎密周到，養(yǎng)成做事留有余地的習(xí)慣。比如，秘書(shū)于雪的上司明天下午要去山東泰安出差，但在中午他還要在燕京飯店宴請(qǐng)一個(gè)東北來(lái)的客戶。上司與客戶吃完午飯馬上就去北京站，乘火車(chē)在下午七點(diǎn)之前趕到公司在泰安的辦事處，晚上宴請(qǐng)當(dāng)?shù)貛讉�(gè)重要客戶。
于雪對(duì)上司的日程是這樣準(zhǔn)備的：要在下午七點(diǎn)之前到達(dá)泰安，就必須下午兩點(diǎn)半之前上火車(chē)，因?yàn)閺谋本┑教┌部燔?chē)大約需要4個(gè)小時(shí)，再加上從泰安火車(chē)站到辦事處約半個(gè)小時(shí)；如果與東北的客戶吃飯預(yù)定花一個(gè)半小時(shí)，加上從燕京飯店到北京站和提前上車(chē)需要一個(gè)小時(shí)，那么，只需要在十二點(diǎn)開(kāi)始進(jìn)餐就行。根據(jù)這種反推法，于雪安排司機(jī)十一點(diǎn)半從公司送上司到燕京飯店(半個(gè)小時(shí)足夠)，并訂了下午二點(diǎn)半的火車(chē)票，通知泰安辦事處的人下午六點(diǎn)半接站。
但是，第二天意想不到的事發(fā)生了：上司與客人吃飯時(shí)一聊天就把時(shí)間忘了，直到兩點(diǎn)鐘才從飯店出來(lái)。他一看手表，說(shuō)忘記了時(shí)間，問(wèn)在飯店外等候的司機(jī)，去泰安下一趟火車(chē)最早是幾點(diǎn)，；司機(jī)說(shuō)不清楚，上司有些不耐煩，于是司機(jī)馬上打電話問(wèn)于雪。沒(méi)過(guò)一分鐘，于雪就用短信將今下午北京站路過(guò)泰安的所有火車(chē)的開(kāi)車(chē)時(shí)間發(fā)了過(guò)來(lái)，因?yàn)橛谘╊A(yù)計(jì)到了這種情況可能出現(xiàn)，提前做好了準(zhǔn)備。當(dāng)時(shí)上司很驚訝，但也很滿意。
作為秘書(shū)，就應(yīng)該辦事慎密，能將工作中可能出現(xiàn)的各種意外狀況考慮在內(nèi)了。不過(guò)，在日常工作中出現(xiàn)小瓊面對(duì)的這種意外情況并不多，你準(zhǔn)備好幾十次列車(chē)時(shí)刻表也許只有一兩次能用得上，所以，有些秘書(shū)可能會(huì)認(rèn)為這么做是做無(wú)用功，但是，像小瓊面對(duì)的這種情況在什么時(shí)候發(fā)生誰(shuí)也不知道，所以，對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，那種認(rèn)為以前沒(méi)有發(fā)生過(guò)、以后也決不會(huì)發(fā)生的想法是不負(fù)責(zé)任的。如果辦事慎密，留有余地，結(jié)果往往會(huì)出乎你自己的意料。如果你養(yǎng)成了這么一種辦事習(xí)慣，上司和同事就會(huì)對(duì)你有另一種看法：你是一種辦事穩(wěn)重，可以值得信賴(lài)的人！
八、有上進(jìn)心
一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)會(huì)腳踏實(shí)地，追求上進(jìn)。這種上進(jìn)心表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是自我學(xué)習(xí)能力強(qiáng)。她會(huì)經(jīng)常了解時(shí)事政治的最新動(dòng)態(tài)，并對(duì)宏觀經(jīng)濟(jì)的走向有較深的把握，因此，她會(huì)經(jīng)常上網(wǎng)，并注意收集電視、報(bào)刊雜志等媒體上的各種信息，彌補(bǔ)自己知識(shí)上的不足或迎接新的工作的挑戰(zhàn)。
在另一方面，她會(huì)注意自我完善。人們?cè)谧晕彝晟七^(guò)程中，不僅能更客觀地看待自己，也能更加深刻而又敏銳地了解世界和看透人心。因此，自我完善的過(guò)程實(shí)際上也是塑造自己品格的過(guò)程。但是，自我完善并不限于增加學(xué)問(wèn)，比如，聽(tīng)聽(tīng)京劇，看看美術(shù)作品，這些都是豐富自己內(nèi)心世界的手段，也是自我完善的方式。
九、幽默風(fēng)趣
秘書(shū)在工作中應(yīng)該冷靜，處理問(wèn)題小心謹(jǐn)慎。但是，久而久之，她可能會(huì)給人一種機(jī)械而又呆板的印象，這對(duì)你維持良好的人際關(guān)系不利。作為秘書(shū)，你不僅要搞好自己的人際關(guān)系，而且還有責(zé)任協(xié)助上司處理好各方面的人際關(guān)系，因此，她還必須機(jī)智并富于幽默。所謂“機(jī)智”就是俗話說(shuō)的“在什么山上唱什么歌”，不墨守成規(guī)，能將原則性和靈活性融為一體。而所謂幽默感，就是你說(shuō)的笑話讓人不得不笑，但它又是優(yōu)雅的，不同于一些手機(jī)短信中的“黃段子”。但是，秘書(shū)畢竟是處于企業(yè)管理神經(jīng)中樞，是上司與公司內(nèi)外交流溝通的重要橋梁，她不能為了機(jī)智幽默而機(jī)智幽默，重要的是你的內(nèi)涵和能力，否則，她就會(huì)給人留下一個(gè)只會(huì)耍嘴皮子的印象。
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