秘書在溝通中應注意的問題
我國現(xiàn)今秘書的主要職責是協(xié)助領導人處理綜合情況、調查研究、聯(lián)系接待等。下面是小編分享的秘書在溝通中應注意的問題,歡迎大家閱讀!
一、選擇合適的方式
1、直接溝通
在一般情況下,秘書應選擇直接的方式與對方溝通,只有在不得已的情況下通過第三方傳話與對方迂回溝通。一般來說,如果雙方關系密切,有一定的交情,交流的內容又不希望被另外的人所知道的話,那就最好采用直接溝通的方式進行交流。如果你與對方關系不太密切,你又認為對方不太好打交道的話,那就請朋友幫忙,用間接的方式迂回溝通。
秘書在直接溝通過程中有些問題應當注意。比如總經(jīng)理直接讓你調查某件人事糾紛,雖然你上面還有辦公室主任,但由于事屬機密,所以,你調查的結果還是應該直接向總經(jīng)理匯報,不適合由主任轉給總經(jīng)理。你越級向總經(jīng)理報告,一般來說,即使主任知道了,他也不會介意。但是,你也不能大肆張揚,否則就有可能讓主任感到?jīng)]面子。
但是,如果只是一般性的工作,你就不應越級匯報,這樣可以避免不必要的誤會。如果一般性的工作也越級匯報,那就會被人當作打小報告,不僅辦公室主任會疏遠你,其他的同事也會討厭你這種小人行徑。
如果出現(xiàn)緊急情況需要立即請示,那你首先要向自己的直屬上司請示,如果找不著,你才能越級請示。不過,事情處理完畢之后,你要立即將事情的來龍去脈完整地向直接上司匯報,以免造成誤會。
2、迂回溝通
迂回溝通就是透過第三方把你想說的話轉告對方。比如,秘書因誤會而遭到總經(jīng)理的批評,如果不及時說明情況,自己背黑鍋在其次,最后還會影響工作。怎么辦?如果直接找總經(jīng)理說明真相,總經(jīng)理怒氣未盡,現(xiàn)在去找他只能再挨批評。于是,秘書向自己的頂頭上司辦公室主任說明情況,請主任代自己向總經(jīng)理說明自己的.苦衷。主任了解了事情的經(jīng)過之后,可能會馬上找個機會向總經(jīng)理說明了情況,這樣,籠罩在秘書頭上的烏云馬上散開了。這就是迂回溝通的效果。
二、學會“鋪墊”
秘書在溝通過程中,特別是在你在不贊成對方觀點的時候,你一定要注意先肯定對方,比如“您說的這些我非常理解,不過,我們是不是也可以這么來看問題……”這種先給對方以肯定的方式就叫鋪墊;鋪墊語能起到一種緩沖的作用,使雙方不會陷入緊張關系,你既說明了自己的觀點,對方也不會認為你反駁了他。
于雪是去年進的公司總裁辦當秘書,業(yè)務能力有目共睹。這天總裁辦開會,討論即將召開的董事會所需的文件。
當輪到于雪發(fā)言時,她又直言不諱:“我聽了剛才主任的發(fā)言,我不同意他的結論,因為我到銷售部和幾個門市部調查過,我的調查結果與主任的結論相去甚遠!彼緛硪詾樽约耗贸隽艘贿B串扎扎實實的數(shù)據(jù),不是信口開河,大家都會點頭稱是,可結果是既沒人反對她也沒人贊成她,甚至可以說是根本沒有人理睬她。她心里很難過,會后便問跟她一起進公司的同事:“上個星期我就知道了會議的議題,所以,我做了大量的準備工作,我不是無的放矢,為什么他們都不認真聽我說呢?我到底錯在哪里呢?”
同事說:“你的‘我不同意’的‘我’就是問題所在!艺{查過了’的‘我’也是一樣。由于你過于強調‘我’,別人覺得你這個人太傲慢,這樣,其他人在評價你的意見之前就已經(jīng)對你很反感了。當然,如果你是老總,那就另當別論!
“那我應該怎么說呢?”
“你應該學會鋪墊。比如,‘聽了主任的意見后,我到銷售部和幾個門市部調查了一下…’或者‘我參考了大家的意見之后覺得……’有了鋪墊之后再這么說‘我個人認為……你們覺得怎么樣?’這樣就能表明你是在虛心聽取大家的意見之后產(chǎn)生的一些想法。如果你這么說,別人就會說‘是啊,于雪的這個意見也可以考慮。’于是你的目的就達到了。”
三、就事論事
秘書在溝通過程中,特別是在批評對方的時候,一定要注意就事論事;只有這樣對方才容易接受;如果你講話帶有情緒性,即使對方明明知道自己錯了,但人家也不一定會接受你的批評。比如新來的同事小鋼工作出現(xiàn)失誤,你應該這么就是論事地給他指出來:“小鋼,這個會議通知的時間好像有點問題,請再仔細核對一遍!比绻銕е榫w這么批評他:“小鋼,你怎么回事?!會議通知的時間又搞錯了!你這粗枝大葉的毛病怎么老是改不掉?!”那結果又會怎樣?即使人家不直接頂撞你,他也會把你的話當作耳旁風。
四、多建設性少強制性
上司做決策時也有猶豫不決的時候,他可能想聽聽你的意見,問你“你覺得這事怎么樣?”在這時,你最好給他建議,并且是多重選擇題:“我覺得這樣比較好……那樣做的話也不錯……”絕對不能這么說“你應該如何……如何……”或“如果我是你,我就會怎樣……怎樣……”這等類似強制性的話。作為上司,他看問題的角度與秘書不盡相同,他征詢你的意見可能只想得到你的共鳴,并不見得真想聽取你的意見。所以,遇到這種情況,你要用建設性而不是強制性的口氣與之溝通。把解決問題的鑰匙留給對方,他的問題由他自己決定。
五、溝通中的不良習慣
1、在角落說話
在角落講話會給人家感覺到你有秘密。有一天,一個總經(jīng)理讓秘書到客服部去了解客戶投訴的事。秘書一進門,客服部經(jīng)理就跟她說,“能不能到那邊說話?”秘書一看,他指的是一個角落,于是她馬上說:“劉經(jīng)理,我們都是管理人員,不適合站在角落說話,否則人家會誤會我們在談什么秘密!
2、關門說話
秘書在談一般的工作時,盡量不要關門,以免讓人誤會你有多大的秘密。但是有些秘書在談工作時,不但喜歡關門,而且關下門時還要做一個動作,像小偷一樣伸出頭去看一看。
3、壓低聲音說話
同樣的道理,你一壓低聲音說話就讓人家感覺你有秘密。有些人一講到重點的時候,聲音就會突然壓低,有的還故意用手遮一下,這都是暗示別人,我們正在談秘密,我們之間的關系很特別,我們是一伙的。
4、玩弄詞藻
許多人對自己的專業(yè)有一種自豪感,所以在說話的時候,不時說出幾個專業(yè)名詞來,這是完全可以理解的。但是,作為秘書,當你與你的同事溝通,或跟客戶溝通時,最好不要用專門術語,因為你溝通的目的不是為了炫耀自己的學問,而是讓對方了解自己的意思。在溝通時,遇到專有名詞,盡量地將它直白化,采用讓人家聽得懂的方式進行溝通。有些秘書雖然沒什么專有名詞可顯擺,就喜歡不時說幾個英文單詞來表現(xiàn)自己的優(yōu)越感。
5、大聲說話
在辦公室等公共場所大聲說話是一種沒有教養(yǎng)的表現(xiàn),所以,秘書無論是在上班時間還是下班與朋閑聊時,都應該注意自己說話的音量。作為職業(yè)秘書,她們應該是我們這個時代也是我們這個社會最豐有教養(yǎng)的人。
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