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辦公室秘書如何做好信息工作
日常工作中，信息的存在形式是多方面的。例如，秘書收到的文件及郵件，接聽的電話，閱讀的報(bào)刊，瀏覽的網(wǎng)頁及形成的會(huì)議記錄等。面對每天接觸的各種紛繁復(fù)雜的信息，作為秘書，應(yīng)有效地處理這些信息，保障信息工作得以順利開展，使之為領(lǐng)導(dǎo)的決策發(fā)揮積極作用。蘇珊是某單位的秘書，她是怎樣進(jìn)行信息工作的呢？
一、著眼領(lǐng)導(dǎo)工作，做到有效輔助
秘書是近身服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的工作人員，其工作定位必然是以領(lǐng)導(dǎo)為服務(wù)對象，以領(lǐng)導(dǎo)及其工作為核心�？梢哉f，秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)日常工作是一個(gè)常態(tài)，因而，那些上傳下達(dá)、左右疏通、撰寫文稿、會(huì)議準(zhǔn)備、文書處理、電話處理等信息工作都是圍繞其間的必要環(huán)節(jié)。秘書信息工作的基本途徑理應(yīng)是著眼領(lǐng)導(dǎo)工作，做到有效輔助。
這里是秘書蘇珊對信息處理的幾個(gè)有效做法。一是根據(jù)主管的口授筆記迅速整理出將上會(huì)討論的事項(xiàng)；二是撿拾出必須由主管過目的航空信件；三是整理備忘錄置于主管的簽字卷夾內(nèi)；四是將查閱的資料附在來信之后，置于主管的“速件”卷夾內(nèi)；五是在行事歷上記下主管交辦的明天的事項(xiàng)。我們看到，蘇珊的一系列務(wù)實(shí)做法，正是本著為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的宗旨，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際工作需求，跟進(jìn)信息工作。面對一個(gè)日理萬機(jī)的主管，蘇珊秉持的信息工作理念是：熟悉并適應(yīng)主管的行事風(fēng)格，熟悉公司的業(yè)務(wù)流程，為主管處理各項(xiàng)事務(wù)盡鋪墊及善后之責(zé)。
毋庸置疑，領(lǐng)導(dǎo)日常工作的每個(gè)環(huán)節(jié)無不和秘書的信息處理緊密相關(guān)。譬如，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)表示出某種意圖時(shí)，秘書應(yīng)當(dāng)注意領(lǐng)會(huì)和把握其主要精神，并以此為信息處理的切入點(diǎn)，最終形成決策所需的文本，為解決今后的實(shí)際問題搭橋鋪路。又如，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)有外出考察任務(wù)時(shí)，秘書應(yīng)當(dāng)及時(shí)傳遞輔助信息，這其中除了制訂明確的計(jì)劃外，還應(yīng)竭盡所能提供考察地的相關(guān)背景資料，以保障領(lǐng)導(dǎo)出行的實(shí)效性，提高其工作效率。
二、放眼日常事務(wù)，做到未雨綢繆
作為秘書，除了接聽電話、收發(fā)文件、迎來送往、參加會(huì)議等冗雜的日常事務(wù)外，還要經(jīng)常面對工作中隨時(shí)可能出現(xiàn)的各種特殊狀況�？梢哉f，信息大量涌入、高度密集。一個(gè)職業(yè)秘書對此應(yīng)有足夠的心理準(zhǔn)備，以科學(xué)的預(yù)見和充分的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，使自己立于不敗之地。所以，秘書信息工作的第二個(gè)途徑應(yīng)該是放眼日常事務(wù)，做到未雨綢繆。
對此，蘇珊有這樣的說法，“不要以為我每天都要加班工作，我并不是每天如此。只是在絕對必要時(shí)才這樣做，我認(rèn)為我必須時(shí)時(shí)有所準(zhǔn)備，以迎接這種情況的發(fā)生�！薄皩τ跁�(huì)議議程表，我通常都在較實(shí)際需要時(shí)間提前幾天，以防臨時(shí)趕不及�！痹谔K珊的案頭始終準(zhǔn)備著一本筆記簿，翻在空白的一頁，以備不時(shí)之需；她會(huì)將進(jìn)餐時(shí)與客戶的談話要點(diǎn)記下，留供主管參考。蘇珊對信息處理得未雨綢繆，帶來的是整個(gè)工作的有序推進(jìn)，創(chuàng)造的是卓有成效的辦公室文化。
現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜，無形之中給秘書的信息工作帶來了各種挑戰(zhàn)。就以開會(huì)為例，召開一次會(huì)議，其間的策劃、組織、協(xié)調(diào)、寫作、主持等過程最能考量秘書的信息處理能力。這主要表現(xiàn)在：一是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和工作方向確定會(huì)議主題；二是根據(jù)會(huì)議內(nèi)容制定會(huì)議議程；三是準(zhǔn)備會(huì)議文件；四是做好會(huì)議通知；五是根據(jù)會(huì)議要求合理調(diào)配各種資源；六是應(yīng)對會(huì)議其間的各種信息疏漏情況；七是會(huì)議期間做好記錄、編寫簡報(bào)；八是會(huì)后撰寫會(huì)議紀(jì)要。如此林林總總，秘書對各種會(huì)議信息的處理非但任務(wù)重，責(zé)任也大。
因此，信息工作要求秘書能通過日常工作做個(gè)有心人，練就體察世事、預(yù)測準(zhǔn)備的內(nèi)功，正所謂“于無聲處聽驚雷”。
三、主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)，做到有效溝通
主動(dòng)處理信息、謹(jǐn)慎傳遞信息，力求信息工作的暢通，這是對秘書的又一項(xiàng)考驗(yàn)。蘇珊曾說過這樣一段工作感言：“我想首先是我能專心致志，心無旁騖；其次便是自動(dòng)自發(fā)的精神，不管我的主管是不是催促我，我總是按部就班地做好我該做的工作�！�
秘書信息工作的第三個(gè)途徑應(yīng)該是主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)，做到有效溝通。蘇珊在這方面也為我們樹立了榜樣。她的信息處理亮點(diǎn)表現(xiàn)在：一是對閱讀的各種信息都會(huì)有針對性地進(jìn)行摘錄；二是在重大節(jié)慶日，會(huì)親自致電、或撰寫賀信及賀卡發(fā)給重要客戶；三是隨時(shí)就各類問題與部門負(fù)責(zé)人溝通。
從蘇珊的做法可以看到，雖然秘書并沒有義務(wù)犧牲自己的私人時(shí)間去額外地投身于工作，但如果秘書主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)，那樣既是對自身的打造，也是一種積極的境界，更是實(shí)現(xiàn)有效溝通的基本前提�？梢哉f，信息處理的良性循環(huán)便是打通管理的各種關(guān)節(jié)，理順工作思路，使組織內(nèi)的成員朝著共同的愿景努力。
當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)工作遇到疑難問題時(shí)，秘書應(yīng)積極主動(dòng)地思考“我能為領(lǐng)導(dǎo)做些什么”，提供解決問題的建議信息，為領(lǐng)導(dǎo)分憂；當(dāng)決策執(zhí)行受阻時(shí)，秘書更有責(zé)任通過調(diào)研和協(xié)調(diào)，積極溝通上下左右，直到?jīng)Q策得以順利貫徹執(zhí)行。
四、重視信息反饋，做到適時(shí)跟進(jìn)
秘書日常對信息的深刻理解、綜合處理及合理利用是秘書活動(dòng)的基本職能，也是秘書活動(dòng)中的必然內(nèi)容。由于秘書信息工作受歷史與自身認(rèn)識能力的局限，對社會(huì)及單位的新精神、新動(dòng)向、新政策、新經(jīng)驗(yàn)等“新鮮信息”的掌握總會(huì)有不到位的情況，這在一定層面上影響了解決問題的力度。為此，秘書信息工作的第四個(gè)途徑應(yīng)該是重視信息反饋，做到適時(shí)跟進(jìn)。
例如，蘇珊接到了盛怒之下的B客戶的電話，是有關(guān)賬目方面的問題。她在問明原委后，和有關(guān)部門聯(lián)系明確結(jié)果，時(shí)隔不到兩個(gè)小時(shí)便打電話將核對結(jié)果反饋給B客戶，使他達(dá)到滿意為止。同時(shí)，還將這一事情的經(jīng)過記下來準(zhǔn)備告知出差在外的主管。蘇珊的這個(gè)做法凸顯了信息反饋的重要性，一方面及時(shí)處理了問題，另一方面維護(hù)了企業(yè)的形象，也為以后此類問題的解決積累了寶貴經(jīng)驗(yàn)。
又如，蘇珊在開會(huì)時(shí)兩度被電話打斷，回到辦公室后，除回復(fù)一緊急電話外，還檢查檔案，獲取必要的資料，仔細(xì)回復(fù)了另一個(gè)電話。蘇珊對這些看似平常的電話業(yè)務(wù)從來都是認(rèn)真處理，妥善解決。
的確，作為一個(gè)職業(yè)秘書，對這種細(xì)節(jié)問題絕不可小覷，因?yàn)槊貢鴮π畔⒌奶幚硎怯诩?xì)微處見精神。從蘇珊的工作中，我們可以認(rèn)識到，積極主動(dòng)，化繁為簡，講求實(shí)效，理應(yīng)是職業(yè)秘書信息工作努力的方向。
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