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會議記錄者工作要求
導(dǎo)語:許多傳統(tǒng)的觀點認為會議記錄者是會議中最“簡單”的角色,其實這種觀點已然落后了許多。下面是會議記錄者工作要求,歡迎參考!
會議記錄者在現(xiàn)代會議中是僅次于會議主持人的一個重要角色。因為,一名好的會議記錄者可以增進議事效率,而一名不好的會議記錄者不僅徒增誤會,還浪費時間;一名稱職的會議記錄者不僅能仔細傾聽發(fā)言,而且能準確陳述聽到的內(nèi)容,同時記錄好幾項發(fā)言而不失誤。
一、對會議記錄者的基本要求
。ㄒ唬┓磻(yīng)快。對于大家提到的問題,能夠迅速反應(yīng)。
。ǘ⿲懽挚。做會議記錄,寫字速度當然有一定要求。
。ㄈ┲R面廣。在做會議記錄時,經(jīng)常會聽到一些專業(yè)術(shù)語,沒有相對廣的知識面,對這些專業(yè)術(shù)語,你可能既聽不懂,也不會寫。這屬于一個會議記錄者的硬件能力。
。ㄋ模┯洃浟μ貏e強。會議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果,遇到一個很復(fù)雜又冗長的問題時,更需要超強的記憶力,否則,很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。
二、對會議記錄的10大建議
重要的會議應(yīng)錄音下來,從而使整理會議記錄時有依據(jù)。
除非有必要,定期召開的會議通常不用錄音。因花費時間記下的詳細發(fā)言內(nèi)容,可能毫無用武之地。
大多數(shù)會議都能指定一個會議記錄者。主席最好不要兼任此項工作。此外,會議記錄者最好由與會者輪流擔任。
會議記錄者的筆記最好要流暢,易于了解,同時不失真。筆記最好用電腦打出來,方便參閱。
會議記錄者的責任還包括:
要及時指出令人困惑的發(fā)言,請該發(fā)言人解釋清楚。
適時做總結(jié),協(xié)助討論進行。
向與會者確認各議案的排序是否無誤。
會議記錄內(nèi)容包含:
討論過程中所達成的各種共識(要不厭其煩地向與會者確認每個結(jié)論都無誤)
有哪些證據(jù)支持次議案的通過,及反對意見如何
分派工作的詳細情形及完成日期。
會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容,盡可能維持在一頁的長度。
會議記錄應(yīng)有組織地整理如下:
標題,會議目標,主席名字,缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處。
使用列點或簡短的一段文字,名數(shù)與會者重點
工作分派情形及完成日期記錄無誤。
通過此決議的評估標準(如有必要)。
會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄者錯誤的部分。
將此份會議記錄發(fā)送給與會者。
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