秘書的郵件、文件處理工作

　　秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。下面是小編收集整理的秘書的郵件、文件處理工作，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。

　　一、收文工作的程序

　�。薄⒑炇�。

　　對(duì)所收文件的件數(shù)要認(rèn)真清點(diǎn)，檢查實(shí)收件數(shù)與投遞清單上的件數(shù)是否符合收據(jù)。清點(diǎn)后，要檢查文件信封上或封套上所注明的收文機(jī)關(guān)、部門、姓名是否都應(yīng)是本機(jī)關(guān)收的，如有誤投，應(yīng)立即退回。包裝和封口是否損壞；文件經(jīng)清點(diǎn)檢查無誤后，收件人要在送件人的“投遞回執(zhí)單”和、或“送文簿”上簽字，并注明收到的時(shí)間

　　２、拆封。

　　啟封時(shí)，注意保持原封的完好，特別注意封內(nèi)文件不能損壞。必要時(shí)，應(yīng)把原封訂在文件后面，一并處理，以便日后查閱。如發(fā)現(xiàn)有不屬于本單位的文件，或內(nèi)裝文件與應(yīng)送文件不符，應(yīng)按規(guī)定處理，一般應(yīng)予以退回。

　�。�、登記。

　　登記是收文處理中的重要環(huán)節(jié)之一。登記時(shí)，按收文登記簿中所列內(nèi)容，逐項(xiàng)登記，并在收進(jìn)每份文件首頁(yè)貼上“來文處理單”，應(yīng)將“來文處理單”的有關(guān)內(nèi)容，如來文單位、來文標(biāo)題、來文字號(hào)、緩急程度、密級(jí)、份數(shù)、日期等填寫好，然后再轉(zhuǎn)入下一道處理程序。

　�。�、對(duì)信件（文件）迅速分類，將信件（文件）分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類，分別歸入五個(gè)規(guī)格一致但顏色不同的專用文件夾內(nèi)，分送各主管上司處理。有的也可以用數(shù)字做文件夾的標(biāo)識(shí)。如上司有要求，秘書呈送文件前應(yīng)先閱讀后注出重點(diǎn)部分，如信件（文件）中的公司名稱、日期、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、價(jià)格，應(yīng)用尺和黃色筆（如需復(fù)印，黃色不會(huì)在復(fù)印件上顯現(xiàn)）在這些內(nèi)容下面畫出直線，或在信件（文件）上用簡(jiǎn)練的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件（文件），轉(zhuǎn)送前最好復(fù)印一份保存，以備查考。

　　二、發(fā)送郵件工作的程序有：

　�。�、首先要對(duì)發(fā)件進(jìn)行查對(duì)，即檢查信封上的收信人姓名、地址與信箋上的收信人姓名、地址是否一致；

　�。�、檢查附件，即檢查信函的附件是否放進(jìn)郵件，附件是否齊全；

　�。场⑧]件分類，將各類信件、包裹等分類，快件立即處理，大宗的信件可以捆扎；

　　４、郵件標(biāo)記，即檢查信封上應(yīng)該標(biāo)注的標(biāo)記是否標(biāo)注；

　　５、郵政編碼，即檢查信封上收信人的郵政編碼是否正確；

　　６、簽名，即檢查必須由領(lǐng)導(dǎo)簽名寄發(fā)的信函是否簽署；

　�。�、登記，使用一個(gè)登記冊(cè)或記錄本來登記重要郵件（文件）；

　�。�、了解和適應(yīng)郵政方面的規(guī)章制度和寄發(fā)（發(fā)文）時(shí)間。

　　拓展：秘書職場(chǎng)禮儀

　　站姿：古人云：站如松。聯(lián)系現(xiàn)代職場(chǎng)的世界，倒也不必站的那么嚴(yán)肅!男士則主要體現(xiàn)出陽(yáng)剛之美，抬頭挺胸，雙腳大約與肩膀同寬站立，重心自然落于腳中間，肩膀放松。女士則體現(xiàn)出柔和和輕盈即可。

　　交談：談話時(shí)，要面對(duì)對(duì)方，保持一定的距離。盡量保持身體的挺直，不可歪斜。依靠著墻壁、桌椅而站；雙腿分開的距離過大、交叉，都是不雅觀和失禮的行為。手中也不要玩弄物品，那樣顯的心不在焉，是不禮貌的行為。

　　行走：靠道路的右側(cè)行走，遇到同事、主管要主動(dòng)問好。在行走的過程中，應(yīng)避免吸煙、吃東西、吹口哨、整理衣服等行為。上下樓梯時(shí)，應(yīng)尊者、女士先行。多人行走時(shí)，注意不要因并排行走而占據(jù)路面。

　　遞接物品：遞接物品是日常生活工作中的常見的舉止動(dòng)作，但這一小小的動(dòng)作往往卻能給人留下難忘的印象。遞接物品的基本原則是舉止要尊重他人。如雙手遞物或接物就體現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的尊重。而如果在特定場(chǎng)合下或東西太小不必用雙手時(shí)，一般要求用右手遞接物品。

　　目光：與人交往時(shí)少不了目光接觸。正確的運(yùn)用目光，可以塑造專業(yè)形象。根據(jù)交流對(duì)象與你的關(guān)系的親疏、距離的遠(yuǎn)近來選擇目光停留或注視的區(qū)域。關(guān)系一般或第一次見面、距離較遠(yuǎn)的，則看對(duì)方的以額頭到肩膀的這個(gè)大三角區(qū)域；關(guān)系比較熟、距離較近的，看對(duì)方的額頭到下巴這個(gè)三角區(qū)域；關(guān)系親昵的，距離很近的，則注視對(duì)方的額頭到鼻子這個(gè)三角區(qū)域。分清對(duì)象，對(duì)號(hào)入座，切勿弄錯(cuò)!每次目光接觸的時(shí)間不要超過三秒鐘。交流過程中用60%-70%的時(shí)間與對(duì)方進(jìn)行目光交流是最適宜的。少于60%，則說明你對(duì)對(duì)方的話題、談話內(nèi)容不感興趣；多與70%，則表示你對(duì)對(duì)方本人的興趣要多于他所說的話。

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