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當(dāng)代秘書(shū)的口語(yǔ)交際素養(yǎng)
秘書(shū)的語(yǔ)言交際是秘書(shū)職業(yè)活動(dòng)不可缺少的內(nèi)容之一，其口語(yǔ)表達(dá)直接影響著秘書(shū)工作的順利開(kāi)展和企事業(yè)單位的發(fā)展和生存，具有十分重要的意義。下面是小編分享的當(dāng)代秘書(shū)的口語(yǔ)交際素養(yǎng)，一起來(lái)看一下吧。
當(dāng)代秘書(shū)的口語(yǔ)交際素養(yǎng)
一、秘書(shū)口語(yǔ)交際的一般素質(zhì)
秘書(shū)言語(yǔ)表達(dá)的誠(chéng)懇、認(rèn)真，準(zhǔn)確、清晰，得體、恰當(dāng)，是秘書(shū)創(chuàng)設(shè)良好交流環(huán)境、傳遞信息，使人際關(guān)系融洽的重要保證。
1.真誠(chéng)溝通，以善為本，善解人意
真誠(chéng)是跨時(shí)代、跨國(guó)度的一條永恒交往原則，也是每個(gè)人期待的交往方式。因?yàn)槿硕加邪踩男枰鲇谶@種需要，人們都希望自己可以把握周?chē)h(huán)境，把握自己的交往對(duì)象。言談中給予對(duì)方真實(shí)真誠(chéng)，是取得信任的重要因素。真誠(chéng)相待，表達(dá)的內(nèi)容真摯樸實(shí)，感情的表現(xiàn)自然生動(dòng)，交談具有感染力。
言談中，秘書(shū)應(yīng)注意避免粗暴簡(jiǎn)單地說(shuō)話，不講假話、大話、空話;不講不該講的內(nèi)容，更不誤傳信息;也不做不禮貌地隨意打斷他人說(shuō)話的事;也不為了取悅?cè)硕⒄樂(lè)畛谢蛑粓?bào)喜不報(bào)憂;不隨意承諾。
除此之外，與人溝通還應(yīng)事先做些準(zhǔn)備，譬如溝通對(duì)象是誰(shuí)，溝通的內(nèi)容有哪些，溝通的目的是什么，你希望達(dá)到怎樣理想的結(jié)果，對(duì)方可能希望達(dá)到的結(jié)果，溝通的時(shí)間和地點(diǎn)，溝通時(shí)可能討論的話題，溝通時(shí)如何表達(dá)和傾聽(tīng)，溝通時(shí)要注意哪些問(wèn)題等等都須事先了解及計(jì)劃。正所謂“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。當(dāng)然，還須協(xié)助上級(jí)處理好與客人溝通時(shí)的關(guān)系，細(xì)致入微、善解人意、有理有節(jié);當(dāng)上級(jí)對(duì)問(wèn)題處理不當(dāng)或有疏忽時(shí)，秘書(shū)應(yīng)迅速給予適當(dāng)?shù)膹浹a(bǔ)，始終保持單位與客人間的和諧有效的溝通氛圍。
2.態(tài)度莊重，用語(yǔ)禮貌，有涵養(yǎng)
態(tài)度莊重有禮，尊重他人，這在人際交往中可以確保交際交流暢通，并可自保自我人格的不受侮辱。
學(xué)會(huì)禮貌、得體地說(shuō)好各類(lèi)話。在客人面前不該說(shuō)的話別說(shuō)，在同事面前不該亂傳達(dá)的話別亂傳達(dá)，在領(lǐng)導(dǎo)面前不該多話的時(shí)候就別亂多話。且不搬弄是非，不講同行同事壞話，更不要?dú)еr他人。也千萬(wàn)不能把自己以往的習(xí)慣性動(dòng)作帶到職場(chǎng)溝通中，尤其是在對(duì)外溝通時(shí)，不做無(wú)關(guān)緊要的小動(dòng)作，如收看手機(jī)短訊、修指甲、打哈欠等。 3.言簡(jiǎn)意賅，準(zhǔn)確得體，思路清晰
任何言語(yǔ)的交流，都要做到意思準(zhǔn)確完整，講述清楚明白。英國(guó)哲學(xué)家培根曾說(shuō)：“交談時(shí)的含蓄和得體，比口若懸河更可貴�！币虼�，秘書(shū)在交流中，要提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，說(shuō)話時(shí)在言語(yǔ)上有所區(qū)別，注意分寸。最好能以簡(jiǎn)潔明了的話語(yǔ)表達(dá)其意，讓聆聽(tīng)者容易理解。深入淺出，通俗易懂，口語(yǔ)化，使用平易自然的基本詞和常用詞，語(yǔ)音準(zhǔn)確，吐字清晰，語(yǔ)調(diào)自然流暢，有助于溝通感情，傳遞信息。
二、秘書(shū)口語(yǔ)交際的實(shí)踐素養(yǎng)
由于秘書(shū)工作的承上啟下的樞紐位置，以及其從屬性、政策性、事務(wù)性的職業(yè)特征，因此伴隨而生的是其職業(yè)口才特征：思想性強(qiáng)、實(shí)踐性強(qiáng)、時(shí)間性強(qiáng)、涉及的知識(shí)面廣。秘書(shū)要成為一名優(yōu)秀的溝通人員，不僅僅是掌握一些溝通的方法和技巧，更重要的是要具有較高的職業(yè)素養(yǎng)、文化素養(yǎng)和內(nèi)在素質(zhì)。作為秘書(shū)應(yīng)使自己的言談體現(xiàn)如下的特征。
1.思想性強(qiáng)
秘書(shū)工作歷來(lái)就是從屬于某個(gè)企事業(yè)單位，其工作都是圍繞一定的組織而展開(kāi)，都是為了保證領(lǐng)導(dǎo)者的工作順利和企事業(yè)單位工作的順利進(jìn)行。尤其是我國(guó)的秘書(shū)工作，都是為黨和國(guó)家各級(jí)機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位服務(wù)，為建設(shè)具有中國(guó)特色的社會(huì)主義服務(wù)，這就使得我國(guó)秘書(shū)工作具有很強(qiáng)的政策性和思想性特征，在其語(yǔ)言表達(dá)上體現(xiàn)出較高的思想政策水平。
2.實(shí)踐性強(qiáng)
(1)針對(duì)專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)實(shí)際。秘書(shū)在黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用，在決策中的參謀作用，在上級(jí)處理日常工作以及其他事務(wù)工作中輔助管理的助手作用，決定了秘書(shū)工作的絕大多數(shù)內(nèi)容都是與本單位集體或職工個(gè)人的實(shí)際問(wèn)題密切聯(lián)系，這就使得秘書(shū)的口語(yǔ)表達(dá)內(nèi)容必須直接針對(duì)本單位的實(shí)際和專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)。
(2)涉及社會(huì)實(shí)際問(wèn)題。秘書(shū)的口語(yǔ)表達(dá)內(nèi)容或直接或間接地涉及社會(huì)實(shí)際問(wèn)題。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的變革和發(fā)展，一些具體問(wèn)題一定會(huì)在某些行業(yè)或基層企事業(yè)單位出現(xiàn)，秘書(shū)在向上級(jí)反映、向群眾解釋時(shí)必然觸及社會(huì)存在的實(shí)際問(wèn)題。所以，要對(duì)情況進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查，積極面對(duì)，并進(jìn)行慎重、積極有效的說(shuō)明和解釋。
(3)緊密聯(lián)系本單位的業(yè)務(wù)。秘書(shū)工作的口語(yǔ)表達(dá)與本單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)聯(lián)系緊密，這是秘書(shū)工作的從屬性質(zhì)、輔助功能所決定的。所以，其言談交流的內(nèi)容要圍繞本單位的業(yè)務(wù)實(shí)際，貼切、實(shí)在。
(4)觸及職工群眾的具體問(wèn)題。秘書(shū)口語(yǔ)交流的很多內(nèi)容會(huì)觸及到職工群眾的思想及利益實(shí)際。秘書(shū)的日常工作會(huì)經(jīng)常面對(duì)職工群眾非常關(guān)心的福利待遇和技術(shù)崗位的安排等具體實(shí)際的問(wèn)題，以及職工群眾在思想上出現(xiàn)的各種各樣實(shí)際問(wèn)題，這也促使秘書(shū)必須圍繞這些問(wèn)題作有效的解釋和說(shuō)明。
3.時(shí)間性強(qiáng)
秘書(shū)工作的樞紐地位決定秘書(shū)口頭語(yǔ)言表達(dá)的時(shí)間性強(qiáng)這一特征。一個(gè)單位的日常管理工作很多時(shí)候會(huì)由秘書(shū)來(lái)監(jiān)督執(zhí)行。所以，秘書(shū)在貫徹黨和國(guó)家的方針政策和企事業(yè)單位的規(guī)章制度時(shí)要及時(shí)，在處理管理問(wèn)題和專(zhuān)業(yè)技術(shù)問(wèn)題時(shí)要有緊迫感，答復(fù)客戶(hù)和內(nèi)部職工群眾反映的問(wèn)題要迅速及時(shí)，在談判等交際活動(dòng)中更要快速有效地進(jìn)行對(duì)話。
4.涉及知識(shí)面廣
秘書(shū)是一種特殊的社會(huì)角色，他要像心理學(xué)家一樣善于洞察別人，要像外交官一樣善于處理各種交際關(guān)系。秘書(shū)工作的對(duì)內(nèi)對(duì)外聯(lián)系職能，決定了秘書(shū)在工作中要面對(duì)各種各樣的人員，回答各種各樣的問(wèn)題，如涉及方針政策的，按章辦事;涉及專(zhuān)業(yè)知識(shí)的，須熟練地運(yùn)用專(zhuān)業(yè)知識(shí)宣傳解釋?zhuān)越鉀Q生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題;涉及文化知識(shí)的，積淀豐厚，了然于胸，厚積薄發(fā);涉及心理學(xué)知識(shí)的，摸準(zhǔn)心理需求，了解和學(xué)會(huì)剖析他人性格心理，以豐富的心理學(xué)知識(shí)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)他人的意圖，理解他人的立場(chǎng)，和諧融洽人際關(guān)系，掌握主動(dòng)，知人善言，使談話“正中下懷”。秘書(shū)的知識(shí)豐富，善于把握和展開(kāi)話題，敏銳敏感，巧妙運(yùn)用交談的方法和技巧，在自然和諧的交談中快速了解對(duì)方個(gè)性和性格，把握對(duì)方的心理及需求，使溝通交際和諧有效進(jìn)行。
三、秘書(shū)口語(yǔ)交際的藝術(shù)
作為領(lǐng)導(dǎo)和各單位、各部門(mén)溝通的重要橋梁，秘書(shū)的能言、善言是不可忽視的技能。荀子說(shuō)：“口能言之，身能行之，國(guó)寶也。”一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)，不一定是一個(gè)演說(shuō)家，但一定要能言、善言。說(shuō)話是一門(mén)藝術(shù)，秘書(shū)口語(yǔ)表達(dá)更需要高度和境界。秘書(shū)只有具有良好的素質(zhì)和素養(yǎng)，以其出色的口才進(jìn)行交際和溝通，才能協(xié)調(diào)好關(guān)系，輔政參政，為工作的順利進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而積極有效地推進(jìn)工作。
1.善于傾聽(tīng)顯誠(chéng)意
傾聽(tīng)，是對(duì)他人的尊重，是建立良好關(guān)系的前提。認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方的述說(shuō)，你會(huì)更深入地了解他人，了解和客觀、辨證地看待自己。聆聽(tīng)越多，掌握的信息就越全面，就越容易與對(duì)方成為良好的談話伙伴。善聽(tīng)是走向善說(shuō)的捷徑。在交際場(chǎng)中，能說(shuō)會(huì)道的人不一定是善于交際的人，善于傾聽(tīng)的人才是真正會(huì)交際的人。會(huì)說(shuō)的，有鋒芒畢露的時(shí)候，也會(huì)有言過(guò)其實(shí)之失。靜心傾聽(tīng)不僅沒(méi)有這些弊病，而且還有兼聽(tīng)則明的好處。認(rèn)真傾聽(tīng)、細(xì)心觀察，有助于少作不成熟的評(píng)論，避免不必要的誤解。美國(guó)杰出的女企業(yè)家瑪麗·凱曾風(fēng)趣地說(shuō)：“一位優(yōu)秀的管理人員應(yīng)該多聽(tīng)少講，也許這就是上天為何賜予我們兩只耳朵、一張嘴巴的緣故!” 因此，要提高口語(yǔ)表達(dá)能力，良好的傾聽(tīng)習(xí)慣是前提。
(1)盡量不打斷說(shuō)話者的話題。在傾聽(tīng)的過(guò)程中，無(wú)論你有多么渴望一個(gè)新的話題，多么想發(fā)表自己的見(jiàn)解，都不要去打斷說(shuō)話者的話題，而是默默地先將自己想說(shuō)的話記在心中，直到對(duì)方自己結(jié)束了說(shuō)話，再接下去發(fā)表自己的見(jiàn)解。講話者最討厭的就是別人打斷他的講話，因?yàn)檫@很容易讓說(shuō)話者誤解為你打斷他思路是你對(duì)他的不尊重。
(2)巧妙表達(dá)自己的意見(jiàn)。面對(duì)面交流時(shí)，要認(rèn)真傾聽(tīng)，不要表示出或堅(jiān)持明顯與對(duì)方不合的意見(jiàn)，不要表露出自己的不良情緒，哪怕有委屈也不要怨氣沖天，耐心、同情的傾聽(tīng)會(huì)化解怨氣而使人變得通情達(dá)理，因?yàn)閷?duì)方希望的是聽(tīng)的人認(rèn)真傾聽(tīng)自己的傾訴，或希望聽(tīng)的人能設(shè)身處地的為他著想，而不是給他意見(jiàn)。但可配合對(duì)方的證據(jù)，婉轉(zhuǎn)提出你自己的意見(jiàn)，比如當(dāng)對(duì)方說(shuō)完話時(shí)，你可以重復(fù)他說(shuō)話的某個(gè)部分、或某個(gè)觀點(diǎn)如以“正如你指出的意見(jiàn)一樣，我認(rèn)為”、“我完全贊成你的看法”的答話回應(yīng)，證明你是在注意傾聽(tīng)他所講的話并有所贊成，使對(duì)方把你引為知音知交，之后可以婉轉(zhuǎn)地提出“關(guān)于這個(gè)我還認(rèn)為可以……”使對(duì)方容易接受你的建議。
(3)善于體察言外之意。一個(gè)聰明的傾聽(tīng)者，不能只是僅僅滿足表層的聽(tīng)和理解，要用心，善于營(yíng)造談話時(shí)的輕松自然的氛圍，促使對(duì)方積極交談。善于從說(shuō)話者的言語(yǔ)中聽(tīng)出話中之話、話外之音，從其語(yǔ)情、語(yǔ)勢(shì)、微妙的肢體動(dòng)作中發(fā)現(xiàn)隱含的信息，把握說(shuō)話者的真實(shí)意圖。只有這樣，才能做到真正的交流和溝通。
(4)善于互動(dòng)回應(yīng)。當(dāng)對(duì)方講話時(shí)，要注意傾聽(tīng)，隨時(shí)用語(yǔ)言或其他方式積極回應(yīng)，給予必要的反饋。首先，要有誠(chéng)心。要抱著謙虛的態(tài)度聽(tīng)。與對(duì)方交流時(shí)，略微靠近說(shuō)話者，看著對(duì)方眼睛及鼻子的三角區(qū)域，維持五至十五秒的目光接觸，用你關(guān)注的目光讓他感受到你的尊重和虔誠(chéng)，贏得他的贊許，獲得他的信任，使其暢所欲言。其次，要有專(zhuān)心。要仔細(xì)地聽(tīng)而不要三心二意。如時(shí)不時(shí)地給對(duì)方一個(gè)微笑;贊成對(duì)方說(shuō)話時(shí)，可以輕輕地點(diǎn)一下你的頭;對(duì)他所說(shuō)的話感興趣時(shí)，展露一下你的笑容，用“嗯”、“噢”、“后來(lái)怎么樣了呢?”等讓對(duì)方感覺(jué)到你不愿漏掉任何一個(gè)字，確實(shí)在聽(tīng)和鼓勵(lì)、對(duì)他所說(shuō)內(nèi)容的渴望;在對(duì)方話還沒(méi)有說(shuō)完之前，不要打斷對(duì)方的話語(yǔ)。有了這樣專(zhuān)注的態(tài)度，對(duì)方才愿吐露心扉。
2.恰當(dāng)重復(fù)凸信息
無(wú)論是在接受上級(jí)批評(píng)，還是在聽(tīng)取客戶(hù)介紹情況，當(dāng)對(duì)方說(shuō)完之后，都必須對(duì)雙方所談內(nèi)容的要點(diǎn)加以提煉并重復(fù)一遍。特別是對(duì)重要工作、會(huì)議及商務(wù)約談的時(shí)間、地點(diǎn)、金額等重要信息要進(jìn)行再次核對(duì)，有效地避免差錯(cuò)，保證工作的順利開(kāi)展。
3.陽(yáng)光微笑傳溫情
微笑是人與人之間最直接的表達(dá)，是傳達(dá)感情的最直接的方式。西方有一句諺語(yǔ)：“只有用微笑說(shuō)話的人，才能擔(dān)當(dāng)重任�！比穗H交往是一個(gè)互動(dòng)的過(guò)程，當(dāng)你面帶微笑，對(duì)方也會(huì)不自覺(jué)地被你感染，不由自主地喜歡上你，開(kāi)始也對(duì)你微笑，心情愉悅，交談的氛圍融洽和諧。微笑可以拉近人與人之間的距離。工作生活中遇到困難，用微笑去處事應(yīng)變往往就能解決許多難以解決的問(wèn)題，帶來(lái)成功。
4.真誠(chéng)贊美融真情
莎士比亞曾說(shuō)：“贊美是照在人心靈上的陽(yáng)光�！毙睦韺W(xué)家威廉·杰爾士也說(shuō)：“人性最深切的需求就是渴望其他人的欣賞�！辟澝谰拖駞f(xié)奏曲，那和諧悅耳的聲音讓人如癡如醉;贊美就像潤(rùn)滑劑，可以調(diào)節(jié)相互間的關(guān)系;贊美如同和煦陽(yáng)光，讓人們感受人間溫情。每個(gè)人都希望獲得別人的肯定，并據(jù)以確認(rèn)自己的重要性，因此，內(nèi)心都非常渴望他人的贊賞。贊美對(duì)方的行為，往往會(huì)收到意想不到的效果。邱吉爾說(shuō)：“你想要其他人具有怎樣的優(yōu)點(diǎn)，你就要如何地去贊美他�！彼悦貢�(shū)在交際交流時(shí)，不要吝嗇贊美。
人人都喜歡被贊美，但贊美要恰到好處。由衷的贊美給對(duì)方帶來(lái)愉快以及被肯定的滿足的時(shí)候，你也享受到了一份喜悅和生活的樂(lè)趣，這是非常難得的感覺(jué)。真誠(chéng)地贊美來(lái)自?xún)?nèi)心深處，是心靈的感應(yīng)，是對(duì)被贊美者的羨慕和欽佩，能使對(duì)方受到感染、產(chǎn)生共鳴。真誠(chéng)、發(fā)自?xún)?nèi)心、友善、無(wú)私的、適當(dāng)?shù)馁澝�，既給對(duì)方帶去快樂(lè)，贏得對(duì)方的好感，又能得到對(duì)方真誠(chéng)的理解和熱情的支持，幫助我們做好工作，愉快生活。
5.幽默談吐促溝通
幽默是社交的潤(rùn)滑劑，有時(shí)一句幽默的話就會(huì)使尷尬沉悶的場(chǎng)面得到解脫。人際交往中雙方為了某一個(gè)問(wèn)題爭(zhēng)執(zhí)不清而影響了正常的工作進(jìn)程時(shí)，秘書(shū)打圓場(chǎng)的說(shuō)辭“我們大家是為了共同的利益的，那么就讓我們先談?wù)劰餐c(diǎn)吧”，往往就會(huì)使談判進(jìn)展很順利，彼此的見(jiàn)解也便會(huì)磨合。
但工作中，秘書(shū)要恰當(dāng)?shù)厥褂糜哪�，因�(yàn)槊貢?shū)這一特別的職位決定了秘書(shū)的特殊身份。秘書(shū)是單位的“窗戶(hù)”，接觸的人多，為人要穩(wěn)重，思維要敏捷，處世要干練。有業(yè)務(wù)員談生意就是要見(jiàn)老板，而推銷(xiāo)業(yè)務(wù)其他主管也有權(quán)拍板決定。秘書(shū)這樣說(shuō)：“對(duì)不起!我們老板很忙的，日理萬(wàn)機(jī)，現(xiàn)在沒(méi)時(shí)間接待你。你這事找我們專(zhuān)屬的主管就可以了�！睒I(yè)務(wù)員還是不依不饒，說(shuō)：“你們老板一天做一萬(wàn)件事，我想那么他也不會(huì)多我這件事的啊!”秘書(shū)微笑說(shuō)：“很抱歉，在你還沒(méi)到來(lái)前，我們老板已經(jīng)做完一萬(wàn)件事了�！睒I(yè)務(wù)員聽(tīng)后笑著知趣地就去找主管了。在這里秘書(shū)用了一個(gè)小小的幽默就為老板擋了不必要的麻煩，同時(shí)又沒(méi)讓外人有這個(gè)企業(yè)服務(wù)態(tài)度差的印象。
溝通就是維護(hù)對(duì)方面子的藝術(shù)，從心理上說(shuō)，誰(shuí)都不愿意自己的行為受到他人的強(qiáng)制或干預(yù)，過(guò)于直接的或赤裸裸的威脅，那樣只會(huì)導(dǎo)致對(duì)方產(chǎn)生逆反心理。幽默的溝通語(yǔ)不僅能體現(xiàn)秘書(shū)的文雅、和藹，也能給他人帶去尊敬和心理的舒適，博得他人的好感和諒解。
6.委婉拒絕好形象
秘書(shū)工作并不是領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)什么就要全部聽(tīng)話或答應(yīng)去做。同樣的，當(dāng)客人或同事提出不合理的要求，單位或秘書(shū)個(gè)人不能去做或并不能完全做到的時(shí)候，也要學(xué)會(huì)委婉禮貌地拒絕，并說(shuō)出不合理之處。在拒絕的時(shí)候態(tài)度要明確，不含糊，有的事情必須要有原則。但講述的過(guò)程中要盡可能地講明原因，并真誠(chéng)地表示歉意，而不可出口傷人。這種婉轉(zhuǎn)拒絕的藝術(shù)，在保護(hù)他人面子的同時(shí)，也保護(hù)了自己的形象。
7.快慢適宜好節(jié)奏
說(shuō)話時(shí)掌握合適的節(jié)奏，是實(shí)現(xiàn)有效溝通不可缺少的。優(yōu)秀的秘書(shū)通常會(huì)通過(guò)停頓來(lái)調(diào)整說(shuō)話的節(jié)奏，正常語(yǔ)速的講話過(guò)程中的適當(dāng)停頓能引起聽(tīng)話者的注意，有意的重音強(qiáng)調(diào)也能使聽(tīng)話者及時(shí)把握內(nèi)容的重點(diǎn)。不管是秘書(shū)還是上級(jí)，每天都非常忙碌，為了節(jié)省時(shí)間，秘書(shū)在向上級(jí)反映情況或匯報(bào)工作時(shí)，總是希望快點(diǎn)把話說(shuō)完，而忽視了上級(jí)是否在聽(tīng)，由此使得工作的開(kāi)展遇到阻礙。所以，說(shuō)話速度的快慢節(jié)奏，需要合理地把握。
總而言之，說(shuō)話是一種技能，也是一種藝術(shù)。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)講究人際溝通的時(shí)代，這是一個(gè)以口才贏天下的時(shí)代。俗話說(shuō)，語(yǔ)表人意，言為心聲。語(yǔ)言是人類(lèi)有效的溝通工具，尤其是秘書(shū)開(kāi)展工作的有效工具。語(yǔ)言是人類(lèi)表達(dá)思想的載體，是人類(lèi)繁衍至今凝煉積淀、不可或缺的成功智慧。秘書(shū)的人生在社交中度過(guò)，話語(yǔ)交流伴隨著每一刻，好的話語(yǔ)是生活的調(diào)味劑，是事業(yè)的推進(jìn)器，是家庭的和諧曲，也是實(shí)現(xiàn)自己的凱旋曲。因此，秘書(shū)必須掌握好說(shuō)話的藝術(shù)，讓成功的交流推動(dòng)事業(yè)和自己成功的步伐。
秘書(shū)應(yīng)該具備怎樣的素質(zhì)
一、素質(zhì)及其對(duì)秘書(shū)工作的作用
素質(zhì)，是指一個(gè)人在政治、思想、作風(fēng)、道德品質(zhì)和知識(shí)、技能等方面，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期鍛煉、學(xué)習(xí)所達(dá)到的一定水平。它是人的一種較為穩(wěn)定的屬性，能對(duì)人的各種行為起到長(zhǎng)期的、持續(xù)的影響甚至決定作用。
秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀、助手，工作的特殊性決定了必須具有較高的素質(zhì)。首先，高素質(zhì)是秘書(shū)輔助領(lǐng)導(dǎo)貫徹執(zhí)行好黨的路線、方針、政策的可靠保證；其次，高素質(zhì)是提高秘書(shū)部門(mén)工作質(zhì)量和工作效率的重要依托；第三，高素質(zhì)是建立一支符合時(shí)代要求的優(yōu)秀秘書(shū)隊(duì)伍的需要。秘書(shū)人員貼近領(lǐng)導(dǎo)，直接為領(lǐng)導(dǎo)的工作服務(wù)，必須有較高的思想水平和政策水平，過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)能力，高速的辦公效率，既能深刻領(lǐng)會(huì)黨的路線、方針、政策，又能熟悉和掌握本地、本部門(mén)的情況，把“上情”與“下情”有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，做好綜合服務(wù)，才能適應(yīng)時(shí)代要求，充分發(fā)揮秘書(shū)職能，做好秘書(shū)工作。
二、秘書(shū)從業(yè)人員的基本素質(zhì)
�。ㄒ唬﹥�(yōu)良的思想政治素質(zhì)
1、堅(jiān)定的政治立場(chǎng)和政治態(tài)度。能否堅(jiān)持正確的政治立場(chǎng)，對(duì)于秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)是十分重要的。尤其是在國(guó)際形勢(shì)紛繁復(fù)雜，國(guó)內(nèi)改革逐步深化的今天，秘書(shū)人員必須站在黨和人民的立場(chǎng)來(lái)想問(wèn)題、辦事情。不管在任何情況下，都要在政治上、思想上、行動(dòng)上與黨中央保持高度一致，自覺(jué)地貫徹落實(shí)黨的路線、方針、政策。
2、較強(qiáng)的政治識(shí)別能力。秘書(shū)工作有較強(qiáng)的政治性，具備較強(qiáng)的政治鑒別力有利于秘書(shū)人員毫不動(dòng)搖地堅(jiān)持黨的路線、方針、政策，按黨的要求做好各項(xiàng)工作；有利于在工作中分清是非，奉公守法；有利于正確對(duì)待改革開(kāi)放中的新情況、新問(wèn)題，并正確地研究和解決。
3、較高的遵守紀(jì)律的自覺(jué)性。紀(jì)律具有十分重要的意義，正是依靠鐵的紀(jì)律，我們的黨才能和人民群眾萬(wàn)眾一心，取得改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大好局面，取得政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的全面發(fā)展。紀(jì)律是我們事業(yè)成功的重要保證。就秘書(shū)人員而言，紀(jì)律是推動(dòng)一切工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的根本。由于秘書(shū)人員貼近領(lǐng)導(dǎo)，輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，所以必須高度自覺(jué)的嚴(yán)格要求和約束自己，把自己置于組織合群中的監(jiān)督之下。
�。ǘ┝己玫穆殬I(yè)道德
職業(yè)道德是人們從事具體職業(yè)活動(dòng)所應(yīng)遵守的行為規(guī)范，是道德在各行各業(yè)的具體表現(xiàn)，充分反映了社會(huì)對(duì)各行各業(yè)的根本要求。各行各業(yè)都有自己特定的道德規(guī)范，秘書(shū)工作也是如此：
1、熱愛(ài)祖國(guó)，為人忠誠(chéng)。這既是每個(gè)中華人民共和國(guó)公民最基本的人生準(zhǔn)則和道德規(guī)范，也是秘書(shū)人員最基本的行為準(zhǔn)則。忠于職守，即使忠于黨，忠于國(guó)家和人民利益的具體表現(xiàn)，也是要為本單位、本機(jī)關(guān)努力做好工作的要求，這兩個(gè)方面從根本上是統(tǒng)一的，秘書(shū)人員要把他們結(jié)合起來(lái)。
2、工作積極，求真務(wù)實(shí)。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)是秘書(shū)工作的基本職能。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)瞬息萬(wàn)變，令人難以把握，秘書(shū)人員要強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)，及時(shí)把握經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和社會(huì)發(fā)展變化情況。一要認(rèn)真為領(lǐng)導(dǎo)決策服好務(wù)，做到知情早、曉事快、見(jiàn)事深、謀事準(zhǔn)，堅(jiān)持換位思考，多角度、全方位看問(wèn)題；二要認(rèn)真為基層群眾服務(wù)，轉(zhuǎn)變作風(fēng)，走出機(jī)關(guān)，深入基層，聽(tīng)取呼聲，做到下情上達(dá)，上情下傳，互相溝通；三要講求效率，求真務(wù)實(shí)。工作要雷厲風(fēng)行、講求時(shí)效，這種工作作風(fēng)是我們黨一直都在提倡的優(yōu)良傳統(tǒng)。
3、與人為善，團(tuán)結(jié)友善。秘書(shū)工作頭緒極多，同上下左右發(fā)生聯(lián)系，涉及面廣，往往需要多方面合作共同完成。因此，秘書(shū)人員要有團(tuán)結(jié)合作的精神，與各個(gè)方面人員搞好團(tuán)結(jié)，到相互配合，步調(diào)一致。
4、謙虛謹(jǐn)慎，平等待人。秘書(shū)人員接觸機(jī)要，接近領(lǐng)導(dǎo)，在人們心目中是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)的代言人。他們的言行、道德修養(yǎng)、工作作風(fēng)往往對(duì)群眾影響很大。因此，秘書(shū)的一言一行、一舉一動(dòng)都要從維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的威信出發(fā)，擺正自己的位置，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。
（三）扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)
業(yè)務(wù)素質(zhì)是能力的標(biāo)志，也是其他素質(zhì)的一種反映，又是各類(lèi)素質(zhì)綜合發(fā)揮作用的重要條件。對(duì)于秘書(shū)人員來(lái)講，業(yè)務(wù)素質(zhì)主要包括以下幾方面：
1、認(rèn)識(shí)事物的能力。
這種能力是指人們?cè)跁r(shí)間經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，對(duì)客觀事物的本質(zhì)和規(guī)律能夠正確地了解和把握。秘書(shū)人員工作綜合性強(qiáng)，接觸面寬，經(jīng)常會(huì)遇到各種事物和問(wèn)題，如何去認(rèn)識(shí)和解決需要較強(qiáng)的認(rèn)識(shí)和識(shí)別能力。具體講，需要培養(yǎng)以下幾種能力：
觀察感知能力。觀察的客觀性和觀察的敏銳性，準(zhǔn)確地掌握住觀察的目的、對(duì)象與重點(diǎn)、并及時(shí)將觀察加以升華，形成合乎實(shí)際的理性認(rèn)識(shí)，對(duì)秘書(shū)人員十分重要。秘書(shū)只有具備較強(qiáng)的觀察感知能力，時(shí)時(shí)、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)容易忽略的“死角”，撲捉政治經(jīng)濟(jì)生活中一切有價(jià)值的信息，才能變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。
辨別是非能力。秘書(shū)人員工作于領(lǐng)導(dǎo)身邊，又介于領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間，在提供信息、綜合協(xié)調(diào)、接待來(lái)訪、洽談工作、解決問(wèn)題等方面，必須明辨是非，處理得當(dāng)。所謂辨別是非能力就是用辨證唯物主義認(rèn)識(shí)論來(lái)觀察分析事物，把握事物的本質(zhì)，從而作出正確的判斷。這種能力由秘書(shū)本身的政策水平、思維能力以及綜合知識(shí)、社會(huì)閱歷等因素決定。
分析綜合能力。分析綜合，就是要善于透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，從個(gè)別的事物中找出他們的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律性。秘書(shū)人員能否較好地發(fā)揮參謀助手的作用，很大程度上取決與分析綜合能力的強(qiáng)弱。因此，秘書(shū)要自覺(jué)以科學(xué)的理論來(lái)指導(dǎo)自己的工作，提高思維能力，善于從多種思路、多種方法來(lái)探求同一種事物，盡量做到舉一反三，觸類(lèi)旁通。
隨機(jī)應(yīng)變能力。秘書(shū)承擔(dān)大量事物性工作，常會(huì)出現(xiàn)一些意想不到的情況，這就要求秘書(shū)人員要有遇事不慌、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問(wèn)題既要符合原則，又要機(jī)動(dòng)靈活。
2、語(yǔ)言文字運(yùn)用能力
語(yǔ)言文字運(yùn)用能力包括口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力。秘書(shū)部門(mén)是上下左右工作聯(lián)系的樞紐，信息交匯的中心，使秘書(shū)與語(yǔ)言文字結(jié)下了不解之緣，秘書(shū)必須具備全面而熟練的語(yǔ)言文字運(yùn)用能力。主要包括以下方面：
閱讀能力。秘書(shū)人員要經(jīng)常處理大量的文字材料，因此必須善于閱讀。一是要回精讀，如對(duì)重要文件或經(jīng)典著作逐句逐字研究，從字里行間領(lǐng)會(huì)其微言大義；二是要能夠快讀和泛讀，如善于大致瀏覽，領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)，提煉濃縮，摘要主旨。
視聽(tīng)能力。就是要聽(tīng)話并理解別人的話。秘書(shū)人員要善于耐心傾聽(tīng)和正確理解別人的發(fā)言，并用清晰簡(jiǎn)明精練的語(yǔ)言加以復(fù)述。
言談能力。語(yǔ)言能力是秘書(shū)的基本功之一。秘書(shū)人員語(yǔ)言能力的基本要求是：鮮明準(zhǔn)確，簡(jiǎn)練明晰，口吃清楚，語(yǔ)速適中，措辭得體，切合身份。
寫(xiě)作能力。文字表達(dá)能力是文秘人員非常重要的基本功。秘書(shū)從事各種應(yīng)用文的寫(xiě)作，要求熟練掌握各種應(yīng)用文體的寫(xiě)作要領(lǐng)和技巧，迅速準(zhǔn)確地撰寫(xiě)出觀點(diǎn)正確、內(nèi)容充實(shí)、結(jié)構(gòu)嚴(yán)禁、表達(dá)流暢、格式規(guī)范、文筆精練的各類(lèi)應(yīng)用文。
技能操作能力�？萍嫉陌l(fā)展和辦公自動(dòng)化的普及對(duì)秘書(shū)提出更高的要求。它要求秘書(shū)人員必須掌握運(yùn)用現(xiàn)代化先進(jìn)辦公設(shè)備的能力。主要包括熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、打字技術(shù)、錄音技術(shù)、攝影攝像技術(shù)、微縮技術(shù)等現(xiàn)代辦公手段能夠熟練掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用方法。
3、組織協(xié)調(diào)社交能力。
主要包括管理能力、協(xié)調(diào)能力、社交能力和辦事能力。
管理能力。秘書(shū)要為領(lǐng)導(dǎo)出主意、當(dāng)參謀、搞好工作服務(wù)，就要具有較強(qiáng)的管理能力。秘書(shū)要充分利用自己接觸全面工作機(jī)會(huì)較多的有利條件，自覺(jué)鍛煉自己立足全局、綜合分析的能力。判斷秘書(shū)人員管理能力的強(qiáng)弱，在于看他是否能夠滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀需要，在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情的處理上，是否能夠靈活、果斷、雷厲風(fēng)行、協(xié)調(diào)得力。
協(xié)調(diào)能力。搞好協(xié)調(diào)是秘書(shū)部門(mén)的一項(xiàng)經(jīng)常性工作。秘書(shū)人員的協(xié)調(diào)能力是指在領(lǐng)導(dǎo)的交辦下，積極主動(dòng)地溝通信息，調(diào)節(jié)關(guān)系，統(tǒng)一步調(diào)，促進(jìn)機(jī)關(guān)工作靈活運(yùn)行，提高工作效率。一是對(duì)上協(xié)調(diào)，樹(shù)立全局意識(shí)。要站得高，看得遠(yuǎn)，想得深。二是橫向協(xié)調(diào)，樹(shù)立商量意識(shí)。凡是由秘書(shū)部門(mén)主辦的事情，在醞釀、處理、決策之前，都要注意及時(shí)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商溝通。三是對(duì)下協(xié)調(diào)，要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。在協(xié)調(diào)中要謙虛謹(jǐn)慎，擺正位置，搞好服務(wù)，出好主意。
社交能力�，F(xiàn)代秘書(shū)人員經(jīng)常跟隨領(lǐng)導(dǎo)參加一些社會(huì)活動(dòng)或外出聯(lián)系工作。因而應(yīng)具有較強(qiáng)的社會(huì)活動(dòng)能力，善于待人接物，真正成為承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的行家。提高這種素質(zhì)，需要秘書(shū)人員不斷鍛煉自己的社交能力，掌握公關(guān)的技能，諳熟人際交往的知識(shí)。
辦事能力。秘書(shū)人員要埋頭苦干、忠誠(chéng)老實(shí)，但絕不是要機(jī)械被動(dòng)。秘書(shū)人員所從事的管理事務(wù)，都要有秘書(shū)人員獨(dú)立思考，獨(dú)立完成。秘書(shū)雖不必是“專(zhuān)才”，但一定是能文能武、遇事不慌，繁簡(jiǎn)巨細(xì)都能應(yīng)付的“通才”，具有獨(dú)立辦事能力和組織管理能力。
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秘書(shū)的心理素質(zhì)是決定秘書(shū)活動(dòng)和行為好壞的一個(gè)重要因素。秘書(shū)工作的職業(yè)特點(diǎn)決定了秘書(shū)人員必須具備多方面的心理素質(zhì)。秘書(shū)心理素質(zhì)的好壞，集中表現(xiàn)在秘書(shū)的角色意識(shí)上，角色意識(shí)對(duì)于秘書(shū)的工作具有指導(dǎo)意義。秘書(shū)的角色意識(shí)是指秘書(shū)個(gè)體在社會(huì)實(shí)踐中發(fā)展起來(lái)的，通過(guò)思維、語(yǔ)言為核心的心理活動(dòng)，對(duì)所從事的職業(yè)的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)。秘書(shū)必須具備如下五個(gè)角色意識(shí)：
1、輔弼意識(shí)
輔弼意識(shí)主要是指秘書(shū)人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的輔弼功能，自覺(jué)地、心甘情愿地當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，演好領(lǐng)導(dǎo)的配角。秘書(shū)活動(dòng)無(wú)論從工作方法還是工作內(nèi)容看，都表現(xiàn)出輔弼管理的特性。秘書(shū)人員只有具備了輔弼意識(shí)，才能在領(lǐng)導(dǎo)的管理決策過(guò)程中，沿著領(lǐng)導(dǎo)工作的方向和目標(biāo)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，隨時(shí)選擇有效的方法和途徑，為領(lǐng)導(dǎo)管理決策提供智力和體力服務(wù)，充分發(fā)揮秘書(shū)人員的參謀助手作用。
2、信息意識(shí)
對(duì)于現(xiàn)代的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，即使掌握準(zhǔn)確的信息，是進(jìn)行科學(xué)決策和管理的前提和基礎(chǔ)。所謂秘書(shū)的信息意識(shí)，就是指秘書(shū)對(duì)信息作用的認(rèn)識(shí)和高潮獲取信息的努力程度。秘書(shū)具有了信息意識(shí)，應(yīng)能隨時(shí)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、需求和愿望，通過(guò)理發(fā)的、合乎邏輯的方式去搜尋各種有鮮度、有價(jià)值的信息，及時(shí)準(zhǔn)確供給領(lǐng)導(dǎo)者在管理決策活動(dòng)中使用。
3、效率意識(shí)�！靶省痹且粋�(gè)經(jīng)濟(jì)術(shù)語(yǔ)，即用最少的勞動(dòng)消費(fèi)獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益�，F(xiàn)在一切工作目的的通用語(yǔ)，效率意識(shí)逐漸引入人們的行為規(guī)范中，成了衡量新型領(lǐng)導(dǎo)者和現(xiàn)代人才的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，效率意識(shí)就是他們?cè)跒轭I(lǐng)導(dǎo)提供有效服務(wù)時(shí)，對(duì)其成果大小的超前估價(jià)和認(rèn)識(shí)，衡量秘書(shū)效率意識(shí)的強(qiáng)弱的標(biāo)準(zhǔn)就是看秘書(shū)活動(dòng)成效的優(yōu)劣。秘書(shū)效率意識(shí)的強(qiáng)弱程度如何，直接關(guān)系到秘書(shū)部門(mén)甚至領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)工作效率，因此秘書(shū)如果不培養(yǎng)和樹(shù)立效率意識(shí)，要想提高對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)質(zhì)量，那只能是一句空話。
4、自我意識(shí)。自我意識(shí)是人類(lèi)特有的一種心理現(xiàn)象，是一個(gè)人自己對(duì)自己的評(píng)估和看法。秘書(shū)的自我意識(shí)，即是秘書(shū)個(gè)體借助內(nèi)部語(yǔ)言和思維，對(duì)自身狀態(tài)和心理變化進(jìn)行感知和控制的一種心理活動(dòng)，包括三方面內(nèi)容：一是自我察覺(jué)，主要解決“我是一個(gè)什么樣的人”、“我是怎樣做的”問(wèn)題；二是自稱(chēng)分析，主要解決“我這個(gè)人怎么樣”、“我是否勝任工作”的問(wèn)題；三是自稱(chēng)控制，主要解決“我應(yīng)當(dāng)一個(gè)怎樣的人”、“目前我尚須作何努力”的問(wèn)題。自稱(chēng)意識(shí)對(duì)秘書(shū)角色的扮演是十分重要的，一些工作出色的秘書(shū)總是具有很強(qiáng)的自我意識(shí)。
5、創(chuàng)造意識(shí)。當(dāng)代新思想、新總是、新事物層出不窮，秘書(shū)人員一個(gè)重要的心理素質(zhì)就是必須具備勇于進(jìn)取和大膽創(chuàng)新的精神。對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，創(chuàng)造意識(shí)就是要求他們打破舊觀念，克服“領(lǐng)導(dǎo)咋說(shuō)就咋辦”的片面認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，不因循守舊，不墨守陳規(guī)，沖破舊框框，提出新見(jiàn)解，訂立新章法，采取新行動(dòng)，更好地發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。
三、秘書(shū)人員素質(zhì)的培養(yǎng)
（一）貴在勤奮學(xué)習(xí)
學(xué)習(xí)是提高秘書(shū)人員素質(zhì)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是在當(dāng)前政治、經(jīng)濟(jì)、文化各方面深刻變革過(guò)程中，應(yīng)對(duì)新形勢(shì)、新課題的當(dāng)務(wù)之急。結(jié)合秘書(shū)工作，要突出抓好三個(gè)方面的學(xué)習(xí)：
1、針對(duì)辦公室工作的需要，學(xué)習(xí)好經(jīng)濟(jì)、科技、管理、法律等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)與自己工作相關(guān)的秘書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)。尤其要注意理論與實(shí)踐的聯(lián)系，從工作實(shí)踐中找學(xué)問(wèn)。秘書(shū)工作人員每天要和社會(huì)各界打交道，只有書(shū)本知識(shí)而沒(méi)有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，寫(xiě)文章就必然空發(fā)議論，紙上談兵，處理問(wèn)題就可能脫離實(shí)際，束手無(wú)策。因此，學(xué)習(xí)要全面，要結(jié)合自身工作情況。
2、學(xué)習(xí)使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備。現(xiàn)在，我們已進(jìn)入了辦公自動(dòng)化的時(shí)代，各種先進(jìn)辦公設(shè)備的運(yùn)用，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟與發(fā)展，大大提高了辦公效率，把秘書(shū)人員從過(guò)去瑣碎繁雜的工作方式中解脫出來(lái)，也給秘書(shū)人員提出了新的課題，作為秘書(shū)，必須努力掌握使用現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力，以適應(yīng)新要求，協(xié)助強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)順利決策，靈活指揮。
�。ǘ┲卦趯�(shí)踐鍛煉
紙上得來(lái)終覺(jué)淺，絕知此事要躬行。素質(zhì)的提高僅靠學(xué)習(xí)書(shū)本是難以完成的，一個(gè)稱(chēng)職的高素質(zhì)秘書(shū)人員必須經(jīng)受實(shí)踐的鍛煉，才能牢固地打好基礎(chǔ)，充分發(fā)揮參謀、助手作用。
首選，領(lǐng)導(dǎo)要在實(shí)際工作中給秘書(shū)人員交任務(wù)、壓擔(dān)子，尤其對(duì)一些新進(jìn)秘書(shū)部門(mén)工作的人員，要在嚴(yán)格要求的前提下，放手把一些重要任務(wù)交給他們?nèi)マk，使他們?cè)谄D苦磨煉中縮短“適應(yīng)期”，迅速成長(zhǎng)，早日成熟。這樣也有利于秘書(shū)部門(mén)工作人員的新老交替，以免形成老秘書(shū)忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，新秘書(shū)在一旁看的現(xiàn)象，促進(jìn)新老秘書(shū)的共同提高。
其次，要注意組織秘書(shū)人員深入基層，深入實(shí)際，了解情況。秘書(shū)人員由于長(zhǎng)期在機(jī)關(guān)工作，在領(lǐng)導(dǎo)身邊，紙面上的東西掌握較多，而實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)知道的少，容易出現(xiàn)脫離實(shí)際的偏向，因此，要有計(jì)劃地安排秘書(shū)人員到基層，深入到工作一線，了解情況，增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)。這對(duì)于秘書(shū)人員增長(zhǎng)感性認(rèn)識(shí)，不斷提高分析、處理問(wèn)題的能力，是大有益處的。
�。ㄈ﹪�(yán)于管理監(jiān)督。
秘書(shū)人員要具有較高的素質(zhì)，除了自身努力之外，離不開(kāi)工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境和管理三方面的影響。在良好的環(huán)境中，其愛(ài)鍛煉的程度就高，學(xué)到的東西就多，素質(zhì)也隨之提高。因此，要建立一個(gè)較好外部環(huán)境：
1、工作環(huán)境。秘書(shū)部門(mén)是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦事機(jī)構(gòu)。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，其工作本身就具有其他部門(mén)和人員無(wú)法比擬的優(yōu)越性和受教育的有利條件。秘書(shū)人員要充分利用、倍加珍惜這一難得的機(jī)會(huì)，努力工作，實(shí)實(shí)在在地學(xué)好本領(lǐng)。
2、領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境。在影響秘書(shū)人員自我提高的諸多外部條件中，最重要的是領(lǐng)導(dǎo)者的作用。首先，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視秘書(shū)工作和對(duì)秘書(shū)人員素質(zhì)的培養(yǎng)。一是既要重視對(duì)秘書(shū)人員的使用，又要重視對(duì)他們的培養(yǎng)；二是要注意啟動(dòng)秘書(shū)人員的內(nèi)在動(dòng)力，激發(fā)他們自我提高的意識(shí)。其次，要關(guān)心支持秘書(shū)人員自我素質(zhì)的提高，多幫助，多鼓勵(lì)，為他們創(chuàng)造條件。
3、管理環(huán)境。由于秘書(shū)工作環(huán)境的特殊，使他們自身不免會(huì)產(chǎn)生優(yōu)越感，因此，對(duì)他們必須嚴(yán)格管理，嚴(yán)格監(jiān)督，實(shí)踐表明，良好的管理環(huán)境與秘書(shū)人員的素質(zhì)培養(yǎng)和提高有直接關(guān)系。放松管理和缺乏有力監(jiān)督，會(huì)使一些意志不堅(jiān)定、思想不健康、作風(fēng)不端正的秘書(shū)人員走上歧途。
秘書(shū)人員素質(zhì)直接關(guān)系到秘書(shū)能否完成好本職工作，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，將各項(xiàng)工作落實(shí)到實(shí)處，促進(jìn)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)不斷向前發(fā)展。造就一支政治強(qiáng)、作風(fēng)實(shí)、業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高的秘書(shū)隊(duì)伍，是建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的客觀要求，也是新時(shí)代對(duì)我們秘書(shū)從業(yè)人員提出的一項(xiàng)新課題，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，秘書(shū)工作者要在實(shí)踐中積極探索，積累經(jīng)驗(yàn)，逐步提高。
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