秘書工作的主要內容

　　秘書工作具有很強的職能性和藝術性，一個好的秘書工作者要在自身的素質培養(yǎng)上做到全面而細致。下面是小編分享的秘書工作的主要內容，一起來看一下吧。

　　一、 商務溝通

　　(一)接待工作

　　1. 全方面的收集類別資料，為來賓接待工資做好準備。

　　2.熟悉接待工作的內容以及寫作接待方案的格式和寫法，制訂最佳的代表接待方案。

　　3. 做好迎接來賓的準備和接站、接機等迎賓工作。

　　4. 了解來賓宴請工作的安排程序，做好宴請準備，熱情周到的款待來賓。

　　5. 送別來賓的時候，應該為來賓預定返程票，安排好返程交通工具。

　　(二) 溝通與協(xié)作工作

　　1. 運用各種溝通方法和技巧，協(xié)調領導之間的關系，與領導、同事和客人有效溝通。

　　2. 組織和引導團隊有效溝通，提高團隊的工作效率。

　　3. 及時解決溝通的沖突，排除溝通中的障礙。

　　(三)商務談判

　　1. 掌握各種信息的搜集方法和渠道，充分搜集商務談判信息，并參與制訂商務談判方案和組建商務談判小組。

　　2. 布置商務談判現(xiàn)場，營造融洽的商務談判氣氛。

　　3. 做好上午談判的輔助性工作，協(xié)助主談判人員處理談判中的問題。

　　二 、會務管理

　　(一) 會議籌備

　　1. 科學準確地擬定會議的議題、名稱、規(guī)格、和標準 。

　　2. 合理地擬定會議議程、日程和預算經費。

　　3. 掌握選擇會議場所的程序，選擇并預定合適的會議場所。

　　4. 掌握會場座位的排列方法和會場布置方式，精心布置會議現(xiàn)場。

　　5. 及時通知與會人員，準備會議文件和制作會議證件。

　　6. 安排電話會議和視頻會議，減少會議開支。

　　(二) 會議溝通與協(xié)調

　　1. 掌握多種會議簽到的方法，做好會議簽到和會議服務工作。

　　2. 運用高效的會議決策方式和達成會議決議的方法，促成會議決議的盡快形成。

　　3. 做好會議保衛(wèi)、保密工作。

　　4. 組織會議新聞報道，使會議達到理想的傳播效果。

　　5. 及時處理會議突發(fā)性事件，確保會議的順利進行 。

　　(三)會議善后

　　1. 做好與會人員的返程安排 。

　　2. 檢查清理會場和整理會議文件。

　　3. 傳達會議決議，撰寫會議總結和結算會議經費。

　　4. 評估會議效果

　　三、 商務活動管理

　　(一) 商務活動

　　1. 安排會見、會談 。

　　2. 組織和協(xié)調大型商務活動以及安排與會人員參加文娛活動 。

　　2. 掌握組織信息發(fā)布會的程序，成功舉辦信息發(fā)布會 。

　　4. 安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。

　　(二)商務旅行

　　1. 協(xié)助領導制訂周密的出行計劃，為其準備旅行時攜帶的物品 。

　　2. 做好票務預定、旅行住宿的安排和辦理出國商務旅行手續(xù)等事務。

　　3.為大型團隊商務旅行擬定旅行計劃。

　　四、 辦公室的管理

　　(一)辦公環(huán)境管理

　　1. 合理設置辦公室的布局 。

　　2. 布置和美化辦公室環(huán)境以及合理擺放辦公室設備。

　　3. 維護責任區(qū)整潔的工作環(huán)境 。

　　4. 應對辦公中出現(xiàn)的緊急情況，做好辦公室的安全管理 。

　　(二)辦公資源管理

　　1. 采購、調配和利用各類辦公資源 。

　　2 做好辦公資源庫存的監(jiān)督管理工作 。

　　3 參與政府采購管理和招標工作 。

　　(三)辦公效率管理

　　1. 制訂科學的辦公室工作計劃，并合理的安排辦公室工作任務。

　　2. 科學的為領導和自己編寫工作日志，提高工作效率，進而推進各項目標的順利完成。

　　五、 信息與檔案管理

　　(一)信息管理

　　1. 運用各種信息搜集的渠道和方法，及時充分的手機領導所需要的各種信息。

　　2. 掌握各種信息整理和加工的方法，對所搜集到的原始信息進行處理。

　　3. 運用各種方式，把經過整理加工過的信息提供給領導和其他人使用，做好信息的傳遞和利用工作。

　　秘書工作的主要內容

　　秘書部門的信息工作，主要是指根據上級與主管部門的要求了解情況，掌握動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題，然后進行篩處理，綜合分析，提供信息資料給領導參考。具體來說，信息工作在秘書活動中的作用主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

　　一、輔助領導科學決策，必須依靠信息

　　決策是領導的主要職能，是領導工作的主題。信息是決策的依據，是決策的必要條件。沒有信息，就沒有科學決策。進行預測和確定目標，必須將過去和現(xiàn)在的各種信息進行收集、加工、傳遞和利用；擬定各種可供選擇的決策方案，必須對收集到的各種信息進行歸納、推理、評價，也就是具體地利用信息；決策方案的選擇、實施、修正等等，其客觀依據依然是大量的信息。

　　二、起草文件必須依靠信息

　　秘書人員撰擬公文，不能閉門造車，而是要在掌握各種信息的基礎上，根據領導意圖，經過分析、綜合，形成更系統(tǒng)、更準確的新的書面信息�？梢哉f，秘書撰擬公文，就是運用信息為機關服務。

　　三、信訪咨詢工作需要依靠信息

　　秘書人員在接待群眾來訪、處理群眾來信時，必須運用所掌握的政策精神、規(guī)章制度、領導意圖、實際情況等信息，經過分析、判斷，去回答來訪，回復來信，或者轉有關部門處理。

　　四、做好日常管理工作必須依靠信息

　　秘書要辦好機關各項公務，不僅靠領導意圖、個人學識，還必須依靠各種信息作依據、作借鑒。信息多，耳朵靈，綜合判斷、處理事務的能力就強。秘書人員必須會運用各種信息，把相關部門聯(lián)系、協(xié)調起來，明確分工，消除矛盾，同步協(xié)作去完成共同的任務。另外，秘書主動、認真地為部門領導反映各種情況，提建議要求，出主意，也是在運用信息為部門服務。

　　總之，秘書工作的一切方面都離不開信息，新時期特別要求秘書強化信息意識，研究并掌握信息工作的規(guī)律，才能發(fā)揮好參謀助手的作用。

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