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秘書公文寫作容易犯的七個錯誤
想要寫好公文寫作就需要知道公文寫作有哪些誤區(qū)，這樣才能讓自己書寫的公文能夠準(zhǔn)確無誤。下面小編為大家介紹秘書公文寫作容易犯的七個錯誤，希望能幫到大家！
秘書公文寫作容易犯的七個錯誤
一、定位不準(zhǔn)
這是事先對材料的背景、需求、重點(diǎn)，以及場合、對象、身份沒有搞清楚的緣故。凡有此毛病的，下的功夫越大，離主題就會越遠(yuǎn)。
二、框架失調(diào)
總體布局不合理，本該平衡的文章框架卻比例失調(diào)。有的雖然整體框架可以，但每一部分存在同樣的問題。這種文章成稿后，內(nèi)容必然要大調(diào)整，其難度不小于推倒重來。
三、內(nèi)容煩瑣
同一個內(nèi)容、同一個道理，翻來覆去地講，缺少新意。這就需要多做修繁就簡的工作，同時要清楚材料并不是越長越好，也不是越短越好，說準(zhǔn)說透最重要。
四、文題不符
有的文章內(nèi)容很好，但標(biāo)題太窄;有的標(biāo)題很明確，但是內(nèi)容不能佐證和支撐標(biāo)題。寫作前，對事先確定的標(biāo)題一定要默念三遍，寫作中，要始終繃緊標(biāo)題這根弦，否則就會兩張皮。
五、交叉重復(fù)
主要體現(xiàn)在綜合性材料上，一個內(nèi)容佐證幾個觀點(diǎn)，放在這兒也行，放在那兒也行，最后為了說清楚兩邊都放，就造成了這個問題。寫材料不能面面俱到，要選準(zhǔn)突破口和切入點(diǎn)，往深里挖。
六、平鋪直敘
整篇文章就像白開水，既沒包袱，也沒扣兒，一看開頭就知道結(jié)尾。尤其是領(lǐng)導(dǎo)演講稿，一定要多用短句子，多幾層轉(zhuǎn)折。
七、照抄照搬
信奉天下文章一大抄、你抄我抄他也抄。合理有益的借鑒是必要的，但是一味地抄和搬，于提高無益，還會失去領(lǐng)導(dǎo)對你的信任。
【拓展閱讀】
提升辦公室秘書公文寫作能力的途徑
辦公室秘書在日常工作中需要接觸大量的公文寫作任務(wù)，如講話稿、工作總結(jié)、主持詞、年中（終）工作報告等等，這些文稿往往具有業(yè)務(wù)范圍廣、主題內(nèi)容雜、領(lǐng)導(dǎo)要求高、起草難度大等特點(diǎn)。因此，如何寫出既符合要求又能給人以美感的公文材料，是一個優(yōu)秀秘書的必備技能。除了需要大量的知識積累和長期的寫作錘煉外，也可以通過掌握其思路和流程以提升公文寫作能力。下面就從公文寫作的基本步驟中如何提升寫作能力介紹一下自己的體會。
第一步：接受擬稿任務(wù)
這是公文寫作的起點(diǎn)。在這一步中必須明確幾個問題：領(lǐng)導(dǎo)交待任務(wù)的實(shí)質(zhì)是什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重點(diǎn)放在哪里？這一步的關(guān)鍵是要善于揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意圖。因?yàn)楣膶懽魇且环N指令性寫作，只要把領(lǐng)導(dǎo)的意圖吃透并充分表達(dá)出來，材料就是基本成功的。揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法是聽、記、消化。聽就是在接受任務(wù)時集中精力聽領(lǐng)導(dǎo)講意圖；記就是把領(lǐng)導(dǎo)講的東西盡可能原原本本地記下來，以備寫作時查閱；消化就是在聽和記的基礎(chǔ)上，充分理解領(lǐng)導(dǎo)提出的問題和觀點(diǎn)。既要站在全局上去理解，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)交付的任務(wù)不可能講得很細(xì)致、很全面，大都是要點(diǎn)式的；又要參照領(lǐng)導(dǎo)平時的一貫思想去理解，一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)提出的問題都是經(jīng)過長時間的實(shí)踐和思考得出的結(jié)論。
第二步：廣泛收集材料
這是公文寫作的根據(jù)，沒有材料就好比“巧婦難為無米之炊”，公文寫作更是無從下筆。收集材料一是必須考慮表達(dá)主題的要求，圍繞主題收集真實(shí)、準(zhǔn)確、新鮮、典型的能反映事物本質(zhì)特征的資料。二是明確收集材料的途徑和方法�？梢詮默F(xiàn)有的資料中收集，如單位基本情況、重點(diǎn)工作任務(wù)等，以了解有關(guān)情況；也可以深入工作的第一線，收集第一手“活”資料，以便反映工作中的動態(tài)信息；還可以從國家的政策法規(guī)中收集，為擬寫公文尋找更多的權(quán)威性依據(jù)。
第三步：擬定寫作方案
這是公文寫作成功與否的關(guān)鍵，旨在確定一篇公文的主題思想、表達(dá)次序、各部分內(nèi)容之間的銜接配合關(guān)系。
主題思想的確定是以“解決什么問題”作為主線拓展思路，以“傳遞什么信息”作為主線提煉主題，以“受眾需求心理”作為導(dǎo)向確立主題。具體來講包含五個方面：一是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該講什么？二是文件起草部門希望領(lǐng)導(dǎo)講什么？即有關(guān)部門對于這項(xiàng)工作希望通過領(lǐng)導(dǎo)講話傳遞出的工作信號。三是受眾希望聽到什么？受眾對領(lǐng)導(dǎo)的講話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表揚(yáng)，或是明確思路等。四是領(lǐng)導(dǎo)本人希望講什么？每位領(lǐng)導(dǎo)講話都有一貫的思路、風(fēng)格及近期關(guān)注的重點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)等。五是上級希望領(lǐng)導(dǎo)講什么？每項(xiàng)工作都應(yīng)該按照上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的部署和要求開展，講話中需要科學(xué)地傳遞上級的要求。
表達(dá)次序是公文寫作布局合理性的重要體現(xiàn)：一是善于提綱挈領(lǐng)，按照公文主題搭建提綱，擬定框架，反復(fù)斟酌布局結(jié)構(gòu)的合理性。二是善于歸納整合，在把握公文整體結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，按照訴求重要性科學(xué)合理劃分文章層級，使受眾能通過標(biāo)題基本判斷行文邏輯。
各部分內(nèi)容之間的銜接配合關(guān)系通過素材的平衡、恰當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)折和流暢的過渡來實(shí)現(xiàn)，確保各個層級緊密銜接，減少文章的突兀感和生硬感。
第四步：正式起草文稿
這是公文寫作的核心。在起草文稿過程中要把握以下幾個環(huán)節(jié)：
深度加工。把篩選所得的材料經(jīng)過加工處理，初步構(gòu)建公文文本，對照公文提綱和框架結(jié)構(gòu)，通過對信息模塊的合并歸類和填充，實(shí)現(xiàn)公文“由骨到肉”的質(zhì)變。
注重事例。公文寫作要依事而論，在寫作技巧上可借用“以事實(shí)說話”的筆法。如果全篇沒有涉及實(shí)情的“干貨”，那整篇文章就會淪為大話、空話、套話的堆砌，導(dǎo)致讀者無趣、聽者鬧心。寫材料既要仰望天空，更要腳踏實(shí)地，如總結(jié)性公文可以通過大量事例的直接引入增強(qiáng)文章說服力。這里要格外關(guān)注事例的典型性和真實(shí)性，不當(dāng)?shù)氖吕贸３斐蛇m得其反的效果。
善用數(shù)字。恰當(dāng)選取各種數(shù)據(jù)能夠增強(qiáng)公文的信息含量和說服力。對數(shù)字的選用要注意兩點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)的權(quán)威性，要使用權(quán)威部門發(fā)布的數(shù)據(jù)，非正式渠道搜集的數(shù)據(jù)要經(jīng)過權(quán)威機(jī)構(gòu)核實(shí)方能使用；二是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，重要數(shù)據(jù)要以專業(yè)部門統(tǒng)計(jì)口徑為準(zhǔn)。
做好會商。當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他部門職權(quán)范圍時，應(yīng)當(dāng)主動協(xié)商，取得一致意見后才能對外行文；如有分歧，應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)直至取得共識，以防政出多門。
強(qiáng)調(diào)升華。一般的材料只求四平八穩(wěn)，優(yōu)秀材料需要推陳出新、彰顯特色。要實(shí)現(xiàn)從“一般”到“優(yōu)秀”的飛躍，從“有形無神”到“形神兼?zhèn)洹�，一要于常�?guī)處尋亮點(diǎn)，有效提煉出本單位工作的亮點(diǎn)和突出成就，以實(shí)實(shí)在在的內(nèi)容震撼人心；二要于淺顯處見真知，發(fā)散思維、升華思想、小中見大，把真知灼見融入到材料中；三要于文字處求新穎，在遣詞造句上下功夫，注重語言的生動性和可讀性，如通過恰當(dāng)使用排比對仗等句式增強(qiáng)文章的氣勢和韻律，或借用一些約定俗成的古典語言增強(qiáng)公文的典雅和美感。
第五步：仔細(xì)加工修改
這是保證公文質(zhì)量的重要一環(huán)。對公文文稿的加工修改，切忌“眉毛胡子一把抓”，要分清主次先后，按照從內(nèi)容到形式的修改順序。一是檢查主題質(zhì)量。主要看文稿是否符合領(lǐng)導(dǎo)意圖，表達(dá)是否鮮明深刻，是否有新意，與上級部門的指示是否吻合。二是檢查觀點(diǎn)表達(dá)。觀點(diǎn)與主題關(guān)系極為密切，主題是中心論點(diǎn)，觀點(diǎn)可謂分論點(diǎn)，在保證公文主題準(zhǔn)確無誤的前提下，還要確保公文觀點(diǎn)經(jīng)得起推敲。三是檢查材料應(yīng)用。對文稿中引用的數(shù)字、事例等認(rèn)真核實(shí)，避免材料之間相互沖突，還要特別注意動態(tài)信息的變化，不能使用過時的數(shù)據(jù)說明已經(jīng)變化的實(shí)際情況。四是檢查文稿形式。主要考慮文稿結(jié)構(gòu)是否完整、嚴(yán)密、合理，重點(diǎn)內(nèi)容是否突出，層次是否清楚，過渡轉(zhuǎn)折是否自然，以及語言表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡練，標(biāo)點(diǎn)符號是否正確、規(guī)范。
提升公文寫作能力是一個需要長期學(xué)習(xí)、思考和實(shí)踐的過程，以上五個步驟只為辦公室秘書提供一個最基本的公文寫作思路或竅門，要想寫作有突破，更上一層樓，仍需在工作之外多讀、多思、多寫�！白x書破萬卷，下筆如有神”，只有多讀，才能胸有成竹，妙筆生花；只有多思，才能綱舉目張，得心應(yīng)手；只有多寫，才能舉一反三，觸類旁通。
會議紀(jì)要寫作攻略
一、會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)與寫法
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日常工作會議、辦公會議的紀(jì)要一般都有固定的版頭。如：
工程會議紀(jì)要
第×期
北京市城鄉(xiāng)建設(shè)委員會辦公20××年×月×月
用專門版頭的會議紀(jì)要，只標(biāo)注“第×期”，如果會議紀(jì)要用報告的形式上報或用通知的形式印發(fā)，則用公文版頭，編公文文號。用專門版頭的會議紀(jì)要，成文日期在版頭的右下角。其余會議紀(jì)要的成文日期放在會議紀(jì)要的標(biāo)題下方居中并加圓括號或放在正文之后，以會議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
（二）標(biāo)題
會議紀(jì)要的標(biāo)題有單標(biāo)題和雙標(biāo)題兩種形式。
1。單標(biāo)題：由“會議名稱+文種”或“主要內(nèi)容（事由）+文種”組成，構(gòu)成。前者如：縣委常委會議紀(jì)要、縣委書記（縣長）辦公會議紀(jì)要、局長辦公會議紀(jì)要、全國農(nóng)村工作會議紀(jì)要、××鄉(xiāng)教育工作會議紀(jì)要等；后者如《關(guān)于解決糧食購銷體制改革后遺留問題的會議紀(jì)要》等。
2。雙標(biāo)題：由“正標(biāo)題+副標(biāo)題”構(gòu)成。正標(biāo)題揭示會議主旨，副標(biāo)題標(biāo)示會議名稱和文種。如：
探討新時期文學(xué)的發(fā)展
——中國當(dāng)代文學(xué)研究會第一次學(xué)術(shù)討論會紀(jì)要
�。ㄈ┱�
會議紀(jì)要的正文大多由導(dǎo)言和主體構(gòu)成。具體寫法依會議內(nèi)容和類型而定。
1、導(dǎo)言。主要用于概述會議基本情況。其內(nèi)容一般包括會議名稱、會期、會址、參加人員、主持人、主要議題、會議議程等。具體寫法常見的有兩種：
第一種：平列式。將會議的時間、地點(diǎn)，參加人員和主持人、會議議程等基本情況采用分條列出的寫法。這種寫法多見于辦公會議紀(jì)要，如實(shí)例1。
第二種：魚貫式。將會議的基本情況作為一段概述，使人看后對會議有個輪廓了解，要寫得簡明、概括，如范例1。
慣用過渡語“會議紀(jì)要如下”、“會議確定了如下事項(xiàng)”、“這次會議著重討論了以下×個問題”等。
2、主體。這是會議紀(jì)要的核心部分，會議的主要精神、會議議定的事項(xiàng)、會
議上達(dá)成的共識、會議對與會單位布置的工作和提出的要求、會議上各種主要觀點(diǎn)及爭鳴情況等等，都在這一部分予以表達(dá)。由于這部分內(nèi)容復(fù)雜，多數(shù)情況下都需要分條分項(xiàng)撰寫。不分條的，也多用“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議提出”等慣用語作為各層意思的開頭語，以體現(xiàn)內(nèi)容的層次感。主體的常見寫法有三種：
�。�1）條文式。就是按所研究問題的順序排列，逐個說明會議研究了什么問題以及對這個問題所作出的決定。其好處是使會議所解決的問題突出、措施明確、便于執(zhí)行。辦公會議紀(jì)要、工作會議紀(jì)要多用這種寫法。
�。�2）綜述式。就是將會議所討論、研究的問題綜合歸納成若干部分，每個部分談一個方面的內(nèi)容。有的還根據(jù)會議的主要議題，分別冠以小標(biāo)題，以使眉目更加清楚。較復(fù)雜的工作會議、經(jīng)驗(yàn)交流會議、座談會、研討會的會議紀(jì)要多用這種寫法。
�。�3）摘記式。就是按會議發(fā)言順序排列，將與會人員的發(fā)言的主要觀點(diǎn)、意見整理出來。一般在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時，在其姓名后用括號注明發(fā)言人所在單位和職務(wù)。為了便于把握發(fā)言內(nèi)容，有時根據(jù)會議議題，在發(fā)言人前面冠以小標(biāo)題，在小標(biāo)題下寫發(fā)言人的名字。這種寫法多用于學(xué)術(shù)討論會和人數(shù)不多的小型座談會等，其優(yōu)點(diǎn)是能如實(shí)反映會上討論情況和每個人的不同觀點(diǎn)。
3、結(jié)語。一般性會議紀(jì)要可不寫結(jié)語，重要的工作會議和討論會、座談會紀(jì)要的結(jié)語，多數(shù)寫一段對會議的評價，強(qiáng)調(diào)會議所討論工作的意義，提出希望、號召、要求等。
結(jié)語有三種寫法：
�。�1）以會議名義向本地區(qū)、本系統(tǒng)發(fā)出號召，要求廣大干部群眾認(rèn)真貫徹會議精神。
�。�2）強(qiáng)調(diào)貫徹落實(shí)會議精神的突出問題，指出應(yīng)注意的事項(xiàng)。
（3）對會議作簡要評價，提出希望、要求。
結(jié)語處還可以對會議的情況作一些補(bǔ)充說明，如：
會議在廣泛研討主題的同時，還就工商行政管理部門如何立足職能支持搞活搞好國有大中型企業(yè)，促進(jìn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度；培育和發(fā)展市場體系；發(fā)展個體私營經(jīng)濟(jì)等方面工作進(jìn)行了書面經(jīng)驗(yàn)交流。
二、會議紀(jì)要寫作中應(yīng)注意的問題
1、概括要真實(shí)。會議紀(jì)要要忠實(shí)于會議的實(shí)際內(nèi)容，不能隨主觀意圖增減或更改會議的內(nèi)容，或借題發(fā)揮、添枝加葉，而必須做到真實(shí)準(zhǔn)確地表達(dá)會議內(nèi)容。
2、重點(diǎn)要突出。一次會議有時要涉及到很多問題，寫會議紀(jì)要時要抓住會議明確和解決的主要問題，切不可面面俱到而使中心不突出。
3、意見要統(tǒng)一。會議對具體問題的討論必然意見紛繁，想法多種多樣，不能把這些意見都納入會議紀(jì)要之中，而要根據(jù)會議的中心目的，以大會的總結(jié)報告為依據(jù)，認(rèn)真分析各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數(shù)人的一致意見。同時也要吸收少數(shù)人的正確意見。對于有分歧的意見，除學(xué)術(shù)性會議紀(jì)要外，一般不要寫入工作會議性質(zhì)的會議紀(jì)要中。
4、條理要清楚。就是要對會議討論的意見要分類、分層、分序，使人感到問題明顯、條理清晰。
5、準(zhǔn)備要充分。就是要認(rèn)真做好會議記錄，詳盡占有材料，并且要認(rèn)真研究會議的精神，以便對材料正確取舍，合理刪減。
6、寫作要及時。會議紀(jì)要的寫作要快速及時，否則給人“時過境遷”之感，影響公文效果。
三、會議紀(jì)要與會議記錄的異同
會議紀(jì)要與會議記錄都是會議文書，都具有很強(qiáng)的紀(jì)實(shí)性。
二者的主要區(qū)別是：
1、對象不同。會議紀(jì)錄一般是有會必錄，凡屬正式會議都要作記錄，作為內(nèi)部資料，用于存檔備查以及進(jìn)一步研究問題和檢查總結(jié)工作的依據(jù)。會議紀(jì)要主要記述重要會議情況，只有當(dāng)需要向上級匯報或向下級傳達(dá)會議精神時，才有必要將會議記錄整理成會議紀(jì)要。
2、寫法不同。會議記錄作為客觀紀(jì)實(shí)材料，無選擇性、提要性，要求原原本本地記錄原文原意，且必須隨著會議進(jìn)程進(jìn)行，越詳細(xì)越好。會議紀(jì)要則有選擇性、提要性，不一定要包容會議的所有內(nèi)容，而且必須在會議結(jié)束后，在會議紀(jì)錄的基礎(chǔ)上加工整理而成，它集中反映了會議的精神實(shí)質(zhì)，具有高度的概括性和鮮明的政策性。
3、作用不同。會議記錄不具備指導(dǎo)工作的作用，一般不向上級報送，也不向下級分發(fā)，只作為資料和憑證保存。會議紀(jì)要經(jīng)過上級機(jī)關(guān)審批，就可以作為正式文件印發(fā)，有的還直接在報刊上發(fā)表，讓有關(guān)單位貫徹執(zhí)行，因此它對工作有指導(dǎo)作用。
4、性質(zhì)不同。會議記錄是會議情況的記錄，只是原始材料，不是正式公文，一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會議紀(jì)要則是正式的公文文種，通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。
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