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秘書必備的基礎(chǔ)知識和能力
隨著社會的發(fā)展，企業(yè)和個人對秘書的需求越來越旺盛，人才市場對秘書素質(zhì)及技能的要求有別于傳統(tǒng)，適應現(xiàn)代企業(yè)需求的高級秘書，已成為搶手的職業(yè)新寵。下面是小編為大家整理的秘書必備的基礎(chǔ)知識和能力，歡迎參考！
秘書應具備的能力和知識：
(一)秘書應具備的能力。
1.普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、記憶力、思維力、理解辨別力、交際溝通力。上述能力是其他能力的基礎(chǔ)。現(xiàn)代秘書工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應變能力，要善于觀察事務，發(fā)現(xiàn)問題，這樣才能加強輔佐領(lǐng)導的主動性，真正發(fā)揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動的核心，一個人如果失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。
2.通用能力�，F(xiàn)代的秘書人員要掌握表達、調(diào)研、管理、辦事4種通用能力。秘書的首要職能就是運用語言載體進行信息溝通，輔助領(lǐng)導的活動，因此，表達能力是最關(guān)鍵的。表達能力包括口頭表達能力和文字表達能力兩個方面�，F(xiàn)代秘書要既擅長寫，又長于說，無論寫說，都要做到準確簡潔、適用合理。秘書人員的調(diào)研能力包括調(diào)查能力及研究能力兩方面，秘書調(diào)研能力的強弱直接影響著秘書參謀助手作用的發(fā)揮。秘書的管理能力包括3個方面:輔助計劃能力、組織實施能力和溝通協(xié)調(diào)能力�，F(xiàn)代秘書必須具備較強的管理能力以輔助領(lǐng)導的管理活動，為領(lǐng)導活動提供全局性和超前性的智能服務。范圍廣，內(nèi)容多，頭緒多的事務性工作要求秘書人員要有較強的應變品質(zhì)和變通能力;要熟悉辦事渠道、掌握辦事程序，及時準確、妥善地處理事務.同時，還要有較強的人際交往能力，能善于通過建立良好的人際關(guān)系，創(chuàng)造良好的人際環(huán)境，提高辦事的效率。
3.專業(yè)技能。作為現(xiàn)代秘書，必須具備較強的專業(yè)技能，如語言溝通表達能力、外語聽說讀寫能力、計算機操作能力、速記能力。秘書人員工作一個重要的任務就是辦文，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現(xiàn)代秘書具備扎實的文字功底，要精通語法、修辭、格式及邏輯知識，要掌握一定的寫作規(guī)律，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實的內(nèi)容。因此秘書一定要加強寫作訓練，熟練掌握各類應用文的特點、寫作要求和語言表達技巧，平時隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平，培養(yǎng)精確的文字表達能力。加入WTO后的中國，外貿(mào)出口已經(jīng)在許多企業(yè)的貿(mào)易總額中占據(jù)了相當大的比重，對外貿(mào)易中多多少少都會用到外語，因此這也客觀地要求現(xiàn)代秘書必須具備較強的外語能力。計算機操作能力是現(xiàn)代秘書應具備的又一個基本能力要求，秘書要熟悉辦公軟件的使用并熟悉計算機網(wǎng)絡，還要對辦公室常用設備的使用達到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的一種錄入能力，領(lǐng)導在口頭表述的時候，秘書要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中，從而大大減少工作時間，提高工作效率。
4.創(chuàng)新能力。秘書還應具備一定的創(chuàng)新能力。秘書的創(chuàng)新能力，是指秘書人員能夠領(lǐng)悟領(lǐng)導的意圖，發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造性地為領(lǐng)導提供最佳服務的能力。在知識經(jīng)濟時代，各種信息瞬息萬變的情況下，要求秘書在實際工作中勇于探索、改革創(chuàng)新。所謂創(chuàng)新，就是無論從工作內(nèi)容還是從工作方式上都有新意、新內(nèi)容、新辦法。
要做到這些，秘書人員必須注重自身的繼續(xù)教育和綜合能力的培養(yǎng)，激勵自己盡快增長理論知識和實踐才干，在思想觀念、行為傾向、知識結(jié)構(gòu)、知識存量、應用能力等方面作較大努力，以適應知識經(jīng)濟時代對人才的要求。
(二)秘書應具備的知識。
1.基本知識。基本知識是秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵。一切其它知識離不開基本基礎(chǔ)知識的鋪墊，否則就是“無源之水，無本之木”。秘書應具有的基本知識可分為兩類：一方面是社會科學知識，相當于高中水平的語文、政治、歷史、地理等知識;另一方面是自然科學知識，即物理、化學、數(shù)學、生物知識，除此之外還應懂得一點經(jīng)濟知識，法律知識和科技常識，并且熟練一門外語。
2.專業(yè)知識。秘書人員的專業(yè)知識可分為兩大部分，第一部分是秘書專業(yè)的基礎(chǔ)知識，第二部分是秘書所在行業(yè)的行業(yè)知識。行業(yè)知識是指秘書專業(yè)知識的另一部分，是秘書所在行業(yè)的行業(yè)知識。這是秘書知識結(jié)構(gòu)中的核心部分�？傮w來說，行業(yè)知識是指秘書在單位所從事的行業(yè)要求秘書必須具備的行業(yè)知識，這對于秘書來說是“第二專業(yè)知識”。在秘書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業(yè)知識的重要性。在國外，對秘書職業(yè)早按第二專業(yè)進行分類，如法律秘書、商務秘書、外事秘書、技術(shù)秘書、醫(yī)務秘書等。
3.拓展知識。秘書人員不僅要了解并熟知專業(yè)知識和生活當中的一些基礎(chǔ)知識，還應該掌握一些相關(guān)的邊緣知識來拓展自己更好的工作。比如心理學、禮儀學、公關(guān)關(guān)系學、企業(yè)管理學等。拓展自己的知識面，才能使自己在工作中更加揮灑自如、得心應手。現(xiàn)代秘書人員不僅應該是一個專才，還應該是通才、全才。
秘書職業(yè)的現(xiàn)狀：
(一)社會對秘書人員的需求狀況。當今社會對秘書人員的需求情況，據(jù)近幾年來人才市場的信息統(tǒng)計分析，社會對秘書的需求大致可以分為以下4類人員：
1.服務類秘書：如公司辦公室，基層行政事業(yè)單位辦公室的服務人員、生活類秘書。指在生活方面為領(lǐng)導提供服務和幫助的秘書人員，通常是專為較高級的領(lǐng)導人配備的。
2.事務類秘書：如企業(yè)、基層行政事業(yè)單位的辦公室文員，公關(guān)文員，檔案管理人員等，在辦公室主任領(lǐng)導下做好辦公室日常行政事務及文秘工作。及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷毀工作;做好文秘檔案收集管理及保密工作。做好各種會議的記錄及會務工作。
3.文書類秘書：如在企業(yè)，基層行政事業(yè)單位負責文字起草，文字處理的專業(yè)文字秘書。撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說的一個機關(guān)或單位的“筆桿子”“秀才”。負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作。
4.管理類秘書：如企事業(yè)單位的總經(jīng)理助理、辦公室主任、部門經(jīng)理等具有管理能力的秘書人員。辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統(tǒng)計報表等事項的具體事宜并進行管理。
目前，我國企事業(yè)單位尤為需要高層次的滿足國際化要求的高級秘書。打造高素質(zhì)的秘書已成為市場的迫切要求，也將為秘書專業(yè)人才提供較好的就業(yè)前景。
(二)秘書人員自身素質(zhì)狀況分析。
1.業(yè)務水平欠缺，專業(yè)技能薄弱。這是目前秘書表現(xiàn)最弱的一點。伴隨信息技術(shù)的高速發(fā)展和辦公自動化的趨勢，秘書人員的很多工作，比如傳統(tǒng)的文書寫作、文檔管理、文字處理等，逐漸被自動辦公系統(tǒng)所取代，現(xiàn)代辦公效率同時大為提高。雖然絕大部分秘書的文化層次不低，但是由于沒有經(jīng)過專門的行業(yè)業(yè)務知識培訓，在初入職的時候，工作效率低，不能及時保質(zhì)保量地完成領(lǐng)導交辦的工作任務，也不能適應市場經(jīng)濟的快節(jié)奏。
2.創(chuàng)新能力及意識低下。創(chuàng)新能力及意識是對秘書素質(zhì)的考驗，當今很多秘書缺乏創(chuàng)新意識和能力，主要表現(xiàn)在以下兩方面：首先，墨守成規(guī)的傳統(tǒng)觀念難以打破。任何事情和工作都按照領(lǐng)導說得做，依葫蘆畫瓢，沒有自己獨立的風格和個性。慣性順向思維及依賴性過強。其次，工作缺乏主動性。日常工作中采取被動的工作方式，滿足于跟著領(lǐng)導的指揮棒行事，沒有主動積極、樂于開拓的創(chuàng)新精神，而目前企事業(yè)單位強調(diào)的是秘書要具有時代感和創(chuàng)新意識，能有效地提出新見解、新看法，具有預見性、前瞻性，積極主動展開工作，充分發(fā)揮出主觀能動性。
3.知識老化過時，知識儲備不足。
隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的知識儲備已不能滿足時代的發(fā)展及需求，知識更新迫在眉睫。部分秘書目前還局限于傳統(tǒng)知識結(jié)構(gòu)，不善于接受和學習新知識，不善于對已學知識進行整合。一些秘書人員天天雜事纏身，疲于奔命，自學也難抽出時間，知識得不到更新，只能啃老本。還有部分秘書依靠老秘書傳幫帶的方式，知識、經(jīng)驗難免有局限性，缺乏現(xiàn)代管理方面的綜合性知識和能力。
4.缺乏“通才”及“全才”。當今對秘書綜合素質(zhì)要求越來越高，除了專業(yè)知識和技能之外，還要有行業(yè)知識和社會知識，更需要具備高情商和高智商，通才和全才真的是一將難求。
秘書職業(yè)能力的培養(yǎng)：
一、職業(yè)能力結(jié)構(gòu)的概念
在勞動與社會保障部的研究課題《國家技能振興戰(zhàn)略》中，按職業(yè)分類規(guī)律把人的能力分成三個層次：職業(yè)特定能力、行業(yè)通用能力和核心能力。職業(yè)特定能力是指每一個職業(yè)獨特的、在工作過程中直接運用的、只適用于這個職業(yè)的崗位職業(yè)能力;行業(yè)通用能力是在一個大類行業(yè)中，職業(yè)工作者在一般職業(yè)活動中所需具備的、在技術(shù)和專業(yè)上支持特定能力的可通用的基本能力，適用于大類行業(yè)內(nèi)的不同職業(yè)或崗位;核心能力是從事所有行業(yè)職業(yè)職業(yè)活動的一種最基本的能力，核心能力具有普適性的特點。
職業(yè)核心能力作為具有普適性的適用于各行業(yè)、各職業(yè)崗位的基本能力，可以分為三個部分：基礎(chǔ)核心能力、拓展核心能力和延伸核心能力�；A(chǔ)核心能力大致可以包括：職業(yè)溝通能力、團隊合作能力和自我管理能力;拓展核心能力包括：解決問題能力、信息處理能力、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力等;延伸核心能力的具體內(nèi)容包括：領(lǐng)導力、執(zhí)行力、個人與團隊管理能力、禮儀素質(zhì)、五常管理能力、心理平衡等。
二、秘書職業(yè)能力的結(jié)構(gòu)性要求
秘書職業(yè)能力應該包含哪些方面，這是文秘專業(yè)教育工作者和相關(guān)專家、學者一直在探討的問題。比較常見的是將秘書職業(yè)能力分為專業(yè)能力、方法能力、社會能力三個層面。也有學者將秘書職業(yè)能力分為基本能力和綜合能力兩個層面。也有一些學者將秘書職業(yè)能力整體概括為五個方面：多元化才能、組織能力、溝通能力、獲取新知識的能力、團隊合作能力。或者從秘書崗位對能力的需求出發(fā)，認為秘書應具備六方面的能力：理解與判斷能力、溝通與交際能力、組織與協(xié)調(diào)能力、收集與選擇信息能力、口頭與書面表達能力、操作與辦事能力。
如果從秘書職業(yè)教育的角度來看，為了將秘書職業(yè)能力的培養(yǎng)落實在具體的秘書專業(yè)課程體系設計上，有層次地對秘書職業(yè)能力進行結(jié)構(gòu)性劃分具有重要的意義——能力結(jié)構(gòu)劃分對課程體系結(jié)構(gòu)具有的對應性指導價值。從這個角度出發(fā)，可以按照《國家技能振興戰(zhàn)略》的研究課題中職業(yè)特定能力、行業(yè)通用能力和核心能力三個層次。
(一)秘書職業(yè)核心能力。秘書職業(yè)核心能力不是針對秘書職業(yè)自身，是涵蓋所有職業(yè)的能力要求，包括：溝通與交際能力、團隊合作能力、學習能力、理解與判斷能力、外語應用、信息處理能力、組織與協(xié)調(diào)能力、決策能力。
(二)秘書職業(yè)通用能力。秘書職業(yè)不同于其他職業(yè)，缺少明確的行業(yè)背景，或者說是跨行業(yè)的普適性崗位，在不同的行業(yè)中，秘書工作都要涉及該行業(yè)的通用能力。但就秘書職業(yè)教育來說，無法兼顧所有的行業(yè)，雖然可以選擇相關(guān)行業(yè)作為秘書職業(yè)教育的行業(yè)背景方向，但在行業(yè)通用能力培養(yǎng)方面很難真正實現(xiàn)。因此，秘書職業(yè)通用能力應該圍繞秘書類崗位在不同行業(yè)中通用的能力來展開，包括幾個方面：調(diào)研能力、時間管理能力、操作與辦事能力、服務能力、企業(yè)管理能力。
(三)秘書職業(yè)特定能力。對于秘書職業(yè)特有有的能力來說，職業(yè)特定能力包括以下幾個方面：文書擬寫能力、會議組織與管理能力、活動策劃與執(zhí)行能力、辦公室事務處理能力、文件與檔案管理能力、辦公軟件操作能力。
三、秘書職業(yè)能力培養(yǎng)的結(jié)構(gòu)性問題
當前，秘書職業(yè)教育的現(xiàn)狀是偏重于專業(yè)技能的學習，強調(diào)對職業(yè)特定能力培養(yǎng)，職業(yè)核心能力也開始得到重視，但對行業(yè)通用能力的研究和實踐還比較薄弱，存在秘書職業(yè)能力培養(yǎng)的結(jié)構(gòu)性失衡的現(xiàn)象。
(一)秘書職業(yè)能力培養(yǎng)偏重于職業(yè)特定能力。當前職業(yè)教育普遍實行雙證制，職業(yè)院校的秘書專業(yè)在進行課程體系構(gòu)建和教學實施過程中，一般都會參照勞動和社會保障部制定了秘書國家職業(yè)標準和中國高教學會秘書學專業(yè)委員會制定了中國秘書崗位職業(yè)標準。從前文秘書國家職業(yè)標準和職業(yè)鑒定考核內(nèi)容可以看出，盡管標準中體現(xiàn)了核心能力和通用能力，但在考核中基本處于次要的地位。
(二)職業(yè)核心能力培養(yǎng)需要加強。在秘書職業(yè)核心能力中，溝通與交際能力的培養(yǎng)在一般的職業(yè)教育中都受到重視，除了開設溝通類課程以外，在公共課和專業(yè)課的教學過程中，通過小組活動、總結(jié)和匯報等形式得到了體現(xiàn);信息處理能力、團隊合作能力的培養(yǎng)雖然可以在課堂教學環(huán)節(jié)、小組實訓任務等教學設計中得以體現(xiàn)，但因為缺乏真實的工作情境，往往流于形式，達不到預想的效果;在學習能力培養(yǎng)方面，往往受職業(yè)教育學校學習環(huán)境和學習氣氛的影響，以及教師對學習能力培養(yǎng)方法的缺乏，很難落到實處;組織與協(xié)調(diào)能力、決策能力的培養(yǎng)大多處于一種放任自流的狀態(tài)，完全依賴學生社團和學生活動支撐，只有小部分積極主動的學生能夠得到鍛煉，有目的的教育和培養(yǎng)缺失;外語應用能力的培養(yǎng)盡管有教學課時的保證，但更多為了考試的目的，偏離了應用的功能;至于理解與判斷能力，則完全沒有針對性的培養(yǎng)。
(三)秘書職業(yè)通用能力培養(yǎng)薄弱。由于當前職業(yè)教育還處于一種半封閉式教育，學生的社會參與度不高，調(diào)研能力、時間管理能力、操作與辦事能力、服務能力、企業(yè)管理能力等能力的培養(yǎng)缺少必要的施行條件，盡管職業(yè)院校一直致力于校企合作，但合作質(zhì)量和合作深度、廣度參差不齊，尤其對于秘書類專業(yè)難度更大，這些都使得秘書職業(yè)通用能力培養(yǎng)處于一種空白狀態(tài)。
四、秘書職業(yè)能力培養(yǎng)的對策
針對秘書職業(yè)能力結(jié)構(gòu)培養(yǎng)存在的問題，職業(yè)教育院校在秘書職業(yè)能力培養(yǎng)方面應從課程體系構(gòu)建、教學模式設計、測評體系改革和實訓實習條件建設等幾個方面進行改革和實踐，實現(xiàn)秘書職業(yè)能力的平衡培養(yǎng)。
(一)職業(yè)能力結(jié)構(gòu)模塊課程體系構(gòu)建
1、培養(yǎng)目標：根據(jù)秘書人員的社會需求情況以及不同層級秘書職業(yè)崗位能力需求的變化，結(jié)合職業(yè)特定能力、通用能力和核心能力三個層面的職業(yè)能力要求，分析并制定高職文秘專業(yè)人才培養(yǎng)目標和規(guī)格。
2、課程結(jié)構(gòu)：將行業(yè)標準和企業(yè)標準與國家職業(yè)資格標準融合，以秘書職業(yè)能力結(jié)構(gòu)分析為基礎(chǔ)，優(yōu)化課程結(jié)構(gòu)，構(gòu)建涵蓋職業(yè)特定能力、通用能力和核心能力的結(jié)構(gòu)完整、層次分明的課程體系。
3、課程開發(fā)：根據(jù)行業(yè)標準和企業(yè)標準，參考秘書職業(yè)資格標準，將三個層次的職業(yè)能力要求分解為若干職業(yè)能力模塊，以能力模塊為依據(jù)，開發(fā)針對性的能力培養(yǎng)課程。
(二)工作過程導向教學模式設計。
在課程教學方面，圍繞秘書職業(yè)能力模塊培養(yǎng)的目標，以秘書崗位工作過程中能力需求為核心，以學生主動性學習方式為主體，設計課程教學模式。
1、教學內(nèi)容選�。焊鶕�(jù)秘書職業(yè)能力模塊劃分，在秘書職業(yè)特定能力、通用能力、核心能力三個層面，確定課程職業(yè)能力培養(yǎng)目標，圍繞培養(yǎng)目標，選取教學內(nèi)容。
2、教學方法設計：結(jié)合秘書工作過程中的典型工作任務，規(guī)劃項目任務，以項目為中心，采取案例教學法、項目教學法、模擬教學法、引導文法或者角色扮演法等多種行為導向教學方法，設計教學環(huán)節(jié)，讓學生在自主學習中掌握秘書職業(yè)工作過程中的能力培養(yǎng)。
(三)職業(yè)能力測評體系構(gòu)建。
在評價體系方面，可借鑒秘書職業(yè)資格證書的考評機制和方法，建立多層次的職業(yè)能力測評體系。
1、職業(yè)能力模塊測評體系：以課程的職業(yè)能力培養(yǎng)目標位核心，進行單項職業(yè)能力測評，考查學生職業(yè)能力結(jié)構(gòu)中相應模塊的能力。這個測評可作為學生相應課程的學習結(jié)果考核。
2、職業(yè)能力綜合測評體系：根據(jù)三個層面的職業(yè)能力結(jié)構(gòu)培養(yǎng)要求，設計綜合的職業(yè)能力測評�？梢苑譃閮蓚�層次：一是年度職業(yè)能力培養(yǎng)綜合測評;二是畢業(yè)生職業(yè)能力綜合測評。二者均可以選擇抽考的方式，前者可在每年進行，后者在畢業(yè)年進行。
通過職業(yè)能力培養(yǎng)測評體系的建設，可以使職業(yè)能力培養(yǎng)目標具體化、明確化。通過測評結(jié)果的分析，可以準確了解學生職業(yè)能力培養(yǎng)的質(zhì)量，并促進教學內(nèi)容和方法的改革。
(四)實訓和實習環(huán)節(jié)設置。
實訓和實習環(huán)節(jié)，是學生從學習狀態(tài)到工作狀態(tài)的能力轉(zhuǎn)化階段。實訓和實習的效果，既是學生職業(yè)能力培養(yǎng)的一個階段，也是專業(yè)教學效果的檢討。
1、實訓環(huán)節(jié)：實訓環(huán)節(jié)可以分為校內(nèi)實訓和校外實訓。校內(nèi)實訓主要依托于校內(nèi)的實訓室，側(cè)重于完成相應專業(yè)技能的訓練;校外實訓，側(cè)重于校外質(zhì)詢基地的建設，重在企業(yè)狀態(tài)下文秘專業(yè)的觀察、學習、訓練以及秘書崗位的認識，保障學生在真實環(huán)境中鍛煉自身的職業(yè)技能。
2、實習環(huán)節(jié)：實習環(huán)節(jié)也可以分成校內(nèi)實習和企業(yè)實習兩個部分。校內(nèi)實習可依托秘書專業(yè)創(chuàng)辦秘書事務所，或者學校相關(guān)的行政部門，采取靈活的方式。秘書事務所可以模仿國外的學生公司或者模擬公司的形式，對外是經(jīng)濟實體，提供秘書服務，對內(nèi)則是課堂教學的延伸，是秘書實訓場所，這在個別職業(yè)院校已有成果的嘗試;企業(yè)實習目前各院校均有明確的規(guī)定，在此不作論述。
實訓和實習環(huán)節(jié)的設計，目的是在校內(nèi)、外為學生創(chuàng)造較多的模擬和實際工作環(huán)境，使學生掌握企業(yè)的生產(chǎn)、管理規(guī)律和方法，感受企業(yè)文化，彌補在校學習的不足，完成職業(yè)特定能力，尤其是職業(yè)通用能力和核心能力的培養(yǎng)，以適應以后實際工作的需要和未來職業(yè)的發(fā)展。
總之，秘書職業(yè)能力培養(yǎng)，必須改變知識和技能混合培養(yǎng)的模式，明確秘書職業(yè)能力的結(jié)構(gòu)要求，并針對結(jié)構(gòu)性的職業(yè)能力要求，在培養(yǎng)目標、教學模式、考核體系等方面進行改革和建設，以職業(yè)能力綜合培養(yǎng)為秘書職業(yè)教育和教學的核心，以職業(yè)能力模塊式培養(yǎng)為基礎(chǔ)，以實訓和實習為拓展，將職業(yè)特定能力、職業(yè)通用能力、職業(yè)核心能力培養(yǎng)融合，形成完整的秘書人才培養(yǎng)模式，保證秘書人才培養(yǎng)質(zhì)量滿足經(jīng)濟、社會發(fā)展的需求。
行政秘書崗位職責：
1.負責一般的行政公文、行政活動、會議等相關(guān)文件的撰寫校對工作，行政領(lǐng)導發(fā)言文件的起草;
2.協(xié)助上級領(lǐng)導進行會議事務的準備，行政工作會議的會議記錄以及會議紀要的起草工作;
3.負責督促各項行政工作的落實情況，并將情況及時反映給上級領(lǐng)導;
4.負責來訪客人或者單位的接待工作;
5.負責行政相關(guān)文件的整理與歸檔;
6.負責進行各部門之間的溝通協(xié)調(diào)工作。
行政秘書應具備的能力：
1.具備良好的文字功底，可以起草各類行政文件;
2.具備企業(yè)行政管理、文件管理方面的知識和經(jīng)驗;
3.具備公關(guān)禮儀知識，可以協(xié)助領(lǐng)導合理安排會議以及客人接待工作;
4.具備較強的溝通協(xié)調(diào)力;
5.具備良好的計劃和執(zhí)行能力;
6.工作認真、積極主動。
行政秘書任職條件：
1.文秘、中文相關(guān)專業(yè)大專以上學歷;
2.具備1年以上相關(guān)工作經(jīng)驗，參加過相關(guān)檔案管理、文書寫作方面的工作經(jīng)驗;
3.具備行政管理、文秘工作的相關(guān)知識以及能力;
4.具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力;
5.具有高度的工作熱情，工作認真負責。
行政秘書職業(yè)發(fā)展：
行政秘書屬于文秘和內(nèi)勤的角色，可以朝著行政助理、行政經(jīng)理的方向發(fā)展。具備專業(yè)的行政和文秘工作知識，具備一定的管理經(jīng)驗，秘書與領(lǐng)導的接觸比較頻繁，工作優(yōu)秀可以得到領(lǐng)導的賞識，對于行政秘書的發(fā)展很有利。
行政秘書收入：
行政秘書的收入一般不算高，月收入水平在2000-6000元之間，工作經(jīng)驗少，新入行的行政秘書收入一般在3000元以下，想提高收入，需要不斷提高自身的工作能力、積累經(jīng)驗，朝著行政助理、行政經(jīng)理的方向發(fā)展。對此崗位有意向的可以到好獵頭網(wǎng)求職，對于職位的提升和收入的增長非常有幫助。
提升辦公室秘書公文寫作能力的途徑：
第一步：接受擬稿任務
這是公文寫作的起點。在這一步中必須明確幾個問題，領(lǐng)導交待任務的實質(zhì)是什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重點放在哪里？這一步的關(guān)鍵是要善于揣摩領(lǐng)導的意圖。因為公文寫作是一種提令性寫作，只要把領(lǐng)導的意圖吃透并充分表達出來，材料就是基本成功的。揣摩領(lǐng)導意圖的方法是聽、記、消化。聽就是在接受任務時集中精力聽領(lǐng)導講意圖；記就是把領(lǐng)導講的東西盡可能原原本本地記下來，以備寫作時查閱；消化就是在聽和記的基礎(chǔ)上，充分理解領(lǐng)導提出的問題和觀點。既要站在全局上去理解，因為領(lǐng)導交付的任務不可能講得很細致、很全面，大都是要點式的；又要參照領(lǐng)導平時的一貫思想去理解，一般情況下，領(lǐng)導提出的問題都是經(jīng)過長時間的實踐和思考得出的結(jié)論。
第二步：廣泛收集材料
這是公文寫作的根據(jù)，沒有材料就好比“巧婦難為無米之炊”，公文寫作更是無從下筆。收集材料一是必須考慮表達主題的要求，圍繞主題收集真實、準確、新鮮、典型的能反映事物本質(zhì)特征的資料。二是明確收集材料的途徑和方法�？梢詮默F(xiàn)有的資料中收集，如單位基本情況、重點工作任務等，以了解有關(guān)情況；也可以深入工作的第一線，收集第一手“活”資料，以便反映工作中的動態(tài)信息；還可以從國家的政策法規(guī)中收集，為擬寫公文尋找更多的權(quán)威性依據(jù)。
第三步：擬定寫作方案
這是公文寫作成功與否的關(guān)鍵，旨在確定一篇公文的主題思想、表達次序、各部門內(nèi)容之間的銜接配合關(guān)系。
主題思想的確定是以“解決什么問題”作為主線拓展思路，以“傳遞什么信息”作為主線提煉主題，以“受眾需求心理”作為導向確立主題。具體來講包含五個方面：一是領(lǐng)導應該講什么？二是文件起草部門希望領(lǐng)導講什么？即有關(guān)部門對于這項工作希望通過領(lǐng)導講話傳遞出的工作信號。三是受眾希望聽到什么？受眾對領(lǐng)導的講話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表揚，或是明確思路等。四是領(lǐng)導本人希望講什么？每位領(lǐng)導講話都有一貫的思路、風格及近期關(guān)注的重點、強調(diào)的要點等。五是上級希望領(lǐng)導講什么？每項工作都應照上級領(lǐng)導機關(guān)的部署和要求開展，講話中需要科學地傳遞上級的要求。
表達次序是公文寫作布局合理性的重要體現(xiàn)：一是善于提綱挈領(lǐng)，按照公文主題搭建提綱，擬定框架，反復基本布局結(jié)構(gòu)的合理性。二是善于歸納整合，在把握公文整體結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，按照訴求重要性科學合理劃分文章層級，使受從能通過標題基本判斷行文邏輯。
各部門內(nèi)容之間的銜接配合關(guān)系通過素材的平衡、恰當?shù)霓D(zhuǎn)折和流暢的過渡來實現(xiàn)，確保各個層級緊密銜接，減少文章的突兀感和生硬感。
第四步：正式起草文稿
這是公文寫作的核心。在起草文稿過程中要把握以下幾個環(huán)節(jié)：
深度加工。把篩選所得的過加工處理，初步構(gòu)建公文文本，對照公文提綱和框架結(jié)構(gòu)，通過對信息模塊的合并歸類和填充，實現(xiàn)公文“由骨到肉”的質(zhì)變。
注重事例。公文寫作要依事而論，在寫作技巧上可借用“以事實說話”的筆法。如果全篇沒有涉及實情的“干貨”，那整篇文章就會淪為大話、空話、套話的堆砌，導致讀者無趣、聽者鬧心。寫材料既要仰望天空，更要腳踏實地，如總結(jié)性公文可以通過大量事例的直接引入增強文章說服力。這里要格外關(guān)注事例的典型性和真實性，不當?shù)氖吕贸３斐蛇m得其反的效果。
善用數(shù)字。恰當選取各種數(shù)據(jù)能夠增強公文的信息含量和說服務。對數(shù)字的選用要注意兩點：一是數(shù)據(jù)的權(quán)威性，要使用權(quán)威部門發(fā)布的數(shù)據(jù)，非正式渠道搜集的數(shù)據(jù)要經(jīng)過權(quán)威機構(gòu)核實方能使用；二是數(shù)據(jù)的準確性，重要數(shù)據(jù)要以專業(yè)部門統(tǒng)計口徑為準。
做好會商。當公文內(nèi)容涉及其他部門職僅范圍時，應當主動協(xié)商，取得一致意見后才能對外行文；如有分歧，應加強協(xié)調(diào)直至取得共識，以防政出多門。
強調(diào)升華。一般的材料只求四平八穩(wěn)，優(yōu)秀材料需要推陳出新、彰顯特色。要實現(xiàn)從“一般”到“優(yōu)秀”的飛躍，從“有形無神”到“形神兼?zhèn)洹保灰诔Ｒ?guī)處尋亮點，有效提煉出本單位工作的亮點和突出成就，以實實在在的內(nèi)容震撼人心；二要于淺顯處見真知，發(fā)散思維、升華思想、小中見大，把真知灼見融入到材料中；三要于文字處求新穎，在遣詞造句上下功夫，注重語言的生動性和可讀性，如通過恰當使用排比對仗等句式增強文章的氣勢和韻律，或借用一些約定俗成的古典語言增強公文的典雅和美感。
秘書必備的品質(zhì)：
一、認真
且不說職業(yè)秘書，就是一般的白領(lǐng)，在工作中也要“認真”，可以說，做到“認真”二字對于秘書來說是最起碼的要求，但是，從另一個意義上來說這也是很困難的。特別是對于年輕的秘書來說，誰沒有個小愛好，想自在一點呢？比如，與朋友在電話里聊天是一件很愜意的事，但是，無論哪個公司都不會允許秘書有這種享受及類似的行為。作為職業(yè)秘書，不僅要遵守單位的規(guī)章制度，而且還要比一般工作人員做得更好，因為你在領(lǐng)導身邊工作，他們對你的要求自然更嚴，標準更高；他們不可能容忍你工作毛手毛腳、大大咧咧或辦事拖拖拉拉。
二、誠實
所謂誠實，就是說老實話，辦老實事，做老實人。當然，作為白領(lǐng)都需要誠實，但對于秘書來說這一點尤其重要，因為不管經(jīng)驗多么豐富，秘書在繁雜忙亂的工作中多少會出這樣或那樣的差錯。出了錯，馬上道歉，這就是誠實。比如，一個港商希望與自己的上司見面，他在電話里說“下午14點來拜訪”，你卻聽成“下午4點來拜訪”，結(jié)果出現(xiàn)失約，造成誤會。工作中出現(xiàn)了差錯之后，就應當實事求是地向上司認錯，而不是掩蓋事實，或者往他人身上推以逃避自己的責任。有些秘書不誠實，為了自己或自己朋友的私利，故意隱瞞事實的真相，不實及時地向上司匯報，從而給上司的決策造成失誤。所以，對于秘書來說，誠實是最重要的人品，只有用誠實才能換取上司和同事的信任。
三、謙遜
與其他部門的人相比，秘書的確有一種“近水樓臺先得月”的優(yōu)勢，可以容易得到各種信息，聽到各種機密，這是秘書工作本身決定的。比如這天上午，公司開董事會討論人事問題，秘書到會議室為與會者添了好幾次茶，這樣她就自然而然地知道了一些人事變動的事；又比如，總經(jīng)理明天上午出差，下午讓秘書分別通知趙錢孫李四位部門經(jīng)理來交待工作，其中他與李經(jīng)理談得最長，一直到下班還沒有結(jié)束，這意味著什么？秘書當然能明白其中的微妙之處。正是由于秘書容易得到這種“上層信息”，往往會引起一些人的羨慕或忌妒。如果秘書自己也產(chǎn)生這種優(yōu)越感，那就會在無形之中破壞自己與其他部門人的關(guān)系。
如果秘書沒有謙遜的品質(zhì)的話，職務上的優(yōu)越感就會讓她滋生出驕橫跋扈的毛病，比如把上司的職權(quán)當成是自己的職權(quán)，誰要是不買自己的賬，就假公濟私，想方設法結(jié)對方穿小鞋；即使你不是一個頤指氣使的人，但總會有人看在你上司的份上向你獻殷勤，如果不具備謙遜的品質(zhì)，你也會慢慢地把自己的尾巴翹起來。因此，為了搞好與各方面的關(guān)系，秘書無論何時何地都要把自己當做公司的普通一員，絕對不允許自己滋生出“超人”的感覺。
四、合群
秘書部門是一個單位的神經(jīng)中樞，從收集信息到給領(lǐng)導安排工作日程，幾乎秘書的每項工作都需要各部門的協(xié)助配合。如果一個秘書不合群，不是離群索居，就是孤芳自賞，那她就很難有親和力，公司里的同事就會對她敬而遠之；如果這樣，那她不僅得不到各部門的支持，反而有可能到處有人給她使絆，讓她寸步難行。
五、寬厚
秘書應該性情溫和，待人友好。因為部門利益、價值觀念等方面的原因，同事之間對一些具體問題的看法上出現(xiàn)分歧是正常的。因此，當你在工作中遇到難以溝通的時候，應習慣換位思考，從對方的角度看問題，理解對方。不管雙方的分歧如何大，你首先要在人格上尊重對方，不是以權(quán)勢壓人，強迫對方接受自己的意見；如果對方不接受，就找機會刁難人家，給對方穿小鞋。
六、自信
秘書工作的一個特點就是突發(fā)性事件多。比如，老總約好一個重要的客戶下午三點鐘見面，可是他在兩點半的時候沒跟任何人打招呼，就一個人開車出去了�？蛻赳R上就要到了，秘書應該怎么辦？找辦公室主任也找不著。面對這種情況，秘書應該情緒穩(wěn)定，緩急有序。因此，秘書必須有高度的自信，否則局面無法收拾。當然，秘書的自信一般不會掛在嘴上，也很少顯在臉上，他們的自信多是化作了行動；秘書辦事謹慎，這并不表明膽怯；為人寬容，但不是懦弱的表現(xiàn)。事實上，秘書只有自信才能贏得上司的信賴，秘書憑借自信而成功的比例遠遠高于依賴聰明而成功的比例。
七、慎密
秘書在工作中必須慎密周到，養(yǎng)成做事留有余地的習慣。比如，秘書于雪的上司明天下午要去山東泰安出差，但在中午他還要在燕京飯店宴請一個東北來的客戶。上司與客戶吃完午飯馬上就去北京站，乘火車在下午七點之前趕到公司在泰安的辦事處，晚上宴請當?shù)貛讉�重要客戶。
于雪對上司的日程是這樣準備的：要在下午七點之前到達泰安，就必須下午兩點半之前上火車，因為從北京到泰安快車大約需要4個小時，再加上從泰安火車站到辦事處約半個小時；如果與東北的客戶吃飯預定花一個半小時，加上從燕京飯店到北京站和提前上車需要一個小時，那么，只需要在十二點開始進餐就行。根據(jù)這種反推法，于雪安排司機十一點半從公司送上司到燕京飯店(半個小時足夠)，并訂了下午二點半的火車票，通知泰安辦事處的人下午六點半接站。
但是，第二天意想不到的事發(fā)生了：上司與客人吃飯時一聊天就把時間忘了，直到兩點鐘才從飯店出來。他一看手表，說忘記了時間，問在飯店外等候的司機，去泰安下一趟火車最早是幾點，；司機說不清楚，上司有些不耐煩，于是司機馬上打電話問于雪。沒過一分鐘，于雪就用短信將今下午北京站路過泰安的所有火車的開車時間發(fā)了過來，因為于雪預計到了這種情況可能出現(xiàn)，提前做好了準備。當時上司很驚訝，但也很滿意。
作為秘書，就應該辦事慎密，能將工作中可能出現(xiàn)的各種意外狀況考慮在內(nèi)了。不過，在日常工作中出現(xiàn)小瓊面對的這種意外情況并不多，你準備好幾十次列車時刻表也許只有一兩次能用得上，所以，有些秘書可能會認為這么做是做無用功，但是，像小瓊面對的這種情況在什么時候發(fā)生誰也不知道，所以，對于秘書來說，那種認為以前沒有發(fā)生過、以后也決不會發(fā)生的想法是不負責任的。如果辦事慎密，留有余地，結(jié)果往往會出乎你自己的意料。如果你養(yǎng)成了這么一種辦事習慣，上司和同事就會對你有另一種看法：你是一種辦事穩(wěn)重，可以值得信賴的人！
八、有上進心
一個優(yōu)秀的秘書會腳踏實地，追求上進。這種上進心表現(xiàn)在兩個方面，一是自我學習能力強。她會經(jīng)常了解時事政治的最新動態(tài)，并對宏觀經(jīng)濟的走向有較深的把握，因此，她會經(jīng)常上網(wǎng)，并注意收集電視、報刊雜志等媒體上的各種信息，彌補自己知識上的不足或迎接新的工作的挑戰(zhàn)。
在另一方面，她會注意自我完善。人們在自我完善過程中，不僅能更客觀地看待自己，也能更加深刻而又敏銳地了解世界和看透人心。因此，自我完善的過程實際上也是塑造自己品格的過程。但是，自我完善并不限于增加學問，比如，聽聽京劇，看看美術(shù)作品，這些都是豐富自己內(nèi)心世界的手段，也是自我完善的方式。
九、幽默風趣
秘書在工作中應該冷靜，處理問題小心謹慎。但是，久而久之，她可能會給人一種機械而又呆板的印象，這對你維持良好的人際關(guān)系不利。作為秘書，你不僅要搞好自己的人際關(guān)系，而且還有責任協(xié)助上司處理好各方面的人際關(guān)系，因此，她還必須機智并富于幽默。所謂“機智”就是俗話說的“在什么山上唱什么歌”，不墨守成規(guī)，能將原則性和靈活性融為一體。而所謂幽默感，就是你說的笑話讓人不得不笑，但它又是優(yōu)雅的。但是，秘書畢竟是處于企業(yè)管理神經(jīng)中樞，是上司與公司內(nèi)外交流溝通的重要橋梁，她不能為了機智幽默而機智幽默，重要的是你的內(nèi)涵和能力，否則，她就會給人留下一個只會耍嘴皮子的印象。
優(yōu)秀秘書必備的十大條件：
第一，有問題，能自己找答案。資深參謀人員應為主管設想出合理的方法，要主管做選擇題而非是非題。
第二，情緒問題，能自行排解。世界上95％的秘書都是女性，下個世紀無疑將是女性發(fā)展最快速也是最具挑戰(zhàn)機會的世紀。優(yōu)秀秘書必須克服自身的情緒問題，力求成熟穩(wěn)重。
第三，不斷給自己找機會�；粍訛橹鲃�。危機就是轉(zhuǎn)機。
第四，隨時準備。許多秘書抱怨加班，比老總還忙，這就違反了秘書工作的要求。主管隨傳隨到這是必須的。
第五，話不多但中聽。多數(shù)主管都很忙碌，沒有時間聽閑話。所以秘書在回答前必須思考，做到能言不繁。
第六，做事有分寸。做秘書最難的一件事，是揣度主管的心意。許多反應及作風都是在日積月累的溝通和協(xié)調(diào)中了解的。所以過度反應是需要避免的。
第七，凡事多觀察。秘書就像氣象局一樣，主管及辦公室的風吹草動都唯你是問。要適應環(huán)境，而非要環(huán)境適應你；要改變自己而非改變他人。
第八，能設身處地的考慮。優(yōu)秀秘書是未來辦公室資訊的整合者，在這個前提下，你所擁有的資源最多也最完整，所以你的思維應該不是單一的，而是整合的。
第九，能扮黑白臉。許多會議和談判的場合可能需要你適當?shù)某霈F(xiàn)，配合主管完成工作。所以你的溝通協(xié)調(diào)能力是相當重要的。
第十，有公關(guān)能力。秘書工作會涉及更多的顧客服務，也就是對外涉及聯(lián)絡的能力。優(yōu)秀秘書也將逐步邁向公關(guān)經(jīng)理人或甚至發(fā)言人的角色。
秘書必備的職業(yè)技能：
一、判斷能力與執(zhí)行能力
秘書小雪已與稅務局王局長約好，今天下午2點陪自己的上司錢總登門拜訪他，商談明年本公司環(huán)保節(jié)能產(chǎn)品免稅的事。正準備動身，前臺來電話，說東北地區(qū)的總代理鄭總來訪，現(xiàn)在正在會客室�，F(xiàn)在已經(jīng)1點半了。如果按原計劃去拜訪王局長，那就不能接待鄭總；如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對王局長的拜訪；不僅不好選擇是見王局長或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋�，F(xiàn)在辦公室主任一時也聯(lián)系不上，沒法向他請示。小雪應該怎么辦？
1、能分析問題
盡管事情很急，但小雪仍然需要冷靜。首先應該分析可以采取哪些補救措施：給王局長或鄭總?cè)ル娫挘七t或者取消拜訪；盡快與辦公室主任聯(lián)系上，聽取他的指示；如果不能按原計劃拜訪王局長，那么，在告訴王局長不能踐約時，一定要誠實，說明真正原因，盡量注意說話時的語氣；在處理好這些問題之后，就要充分估計取消或推遲拜訪造成的各種后果；如果有消極后果，就要采取新的措施以把這種后果減輕到最小程度；另外，由于上司活動日程的變更，要及時與有關(guān)方面（比如司機）聯(lián)系，以保持各部門工作的協(xié)調(diào)。
當然，秘書應當采取的補救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書一氣呵成，在兩三分鐘內(nèi)完成，因為總共剩下的時間不到半小時了。比如說這次不能踐約去拜訪王局長，并不意味今后也不去了；把原因說明，王局長不一定就會計較；而對鄭總來說，由于與錢總有很深的私交，這次沒有接待好，在知道了事情原委之后，也許會一笑了之。小雪在分析這些問題時，實際上就已經(jīng)把公司的利益擺在了首位。
當問題出現(xiàn)在你面前之后，你要能分析出問題的本質(zhì)，它到底是一個什么性質(zhì)的問題。要能做到這一點，就要求秘書經(jīng)常保持一種“問題意識”；只有這樣，你就不管遇到什么問題都會不慌不忙，從容面對。
2、具備解決問題的常識和經(jīng)驗
把問題分析清楚了，還要有具備解決問題的常識和經(jīng)驗。在這種情況下，小雪還應想好孰先孰后，是先給王局長打電話還是先去見鄭總？是先聽取辦公室主任的指示還是先接原計劃辦，再向辦公室主任匯報……哪些措施應該優(yōu)先，判斷的唯一標準是怎么對上司有利就怎么做。反過來說，就是那些沒有什么實際意義的東西暫時就不要想那么多。
遇到問題了，就要想出解決問題的辦法，因此，秘書必須具備豐富的常識和經(jīng)驗。只有這樣，不管遇到什么問題，你都能找到靈活的解決辦法。
3、能迅速采取行動
想好了辦法就立即付諸實施。在這種時候，秘書一定要鎮(zhèn)靜，如果你心里一著急，話就不一定說得明白；對方在電話里半天還沒聽清你說的是怎么回事，那么，他可能也會跟著你著急。這樣，不僅浪費時間，而且會把關(guān)系弄僵，亂上加錯。
無論你把問題看得怎樣透徹，也無論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動把問題解決，那問題仍然還是問題。對于上司來說他看重的是結(jié)果，所以，秘書的實際行動是最重要的。
二、理解能力與洞察能力
小鋼是一家生產(chǎn)速凍蔬菜的民營企業(yè)的總裁秘書�？斓侥甑琢�，老板一反常態(tài)，既不是與財務經(jīng)理討論今年的決算，也沒與銷售部經(jīng)理多討論明年的市場銷毀問題，與他們通電話也就三五分鐘的事；相反，他經(jīng)常帶著研發(fā)部的經(jīng)理與當?shù)芈糜尉值娜撕染屏奶欤坪跻惶斓酵聿粍照龢I(yè)。這到底是為什么？小鋼通過琢磨，終于理解老總已經(jīng)看到了生產(chǎn)速凍蔬菜難以形成新的利潤增長點，因為出口歐盟和日本的速凍蔬菜的技術(shù)壁壘越來越高，所以，決定利用本公司的傳統(tǒng)優(yōu)勢，開發(fā)以觀光和休閑為特色的生態(tài)農(nóng)業(yè)……在了解了老板的意圖之后，于是他抓緊時間，搜集進入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)的各種信息，特別是目前一些企業(yè)的經(jīng)驗及存在的問題，趕在年初董事會召開之前，把材料交給了老總。老總一看，大加贊賞，當即指示負責這個項目的籌備工作。
作為秘書需要有這樣準確的判斷能力，對自己上司的工作及整個公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問題，那么，你不僅能理解上司對你各項工作的要求，而且能主動提前做好相應的準備工作。當然，作為秘書不能擅作主張甚至超越自己的權(quán)限。但是，作為秘書，應該對自己下一步的工作有個基本的把握，對自己應該做的和能夠做的工作有個準確的判斷。為了節(jié)省上司的時間，作為秘書應預先知道上司會把什么工作交辦給自己，從而提前做好準備。
三、信息收集能力和寫作能力
在上面這個例子中，作為秘書應該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力，但是，光有這個還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優(yōu)秀的寫作能力。
對于上司來說，秘書的一項主要工作就是為自己調(diào)查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時地向自己報告。因此，對于秘書來說，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現(xiàn)在需要的信息。由于情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準確無誤的信息，秘書應對自己所收集的信息有相當?shù)牧私狻?/p>
你知道了上司準備進入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時，當然能從網(wǎng)上和報紙雜志上找到許多，但有些信息如開發(fā)成本，投資回報率這些信息在網(wǎng)上找不著，只有通過朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為秘書必須有廣泛信息收集的能力。
秘書收集到信息后要把它們寫成專題報告，另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書，比要代替上司起草講話稿等，所以，寫作能力對于秘書來說是不可欠缺的。比如上面那個例子，公司準備進入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，投資要幾千萬甚至上億，對于這么一個重大的項目，秘書小鋼不可能只向上司作口頭匯報。他必須用規(guī)范的商業(yè)文書格式把它寫出來呈交給上司，因為它不僅只讓上司看，還有可能讓公司所有董事看，甚至還要讓當?shù)卣嘘P(guān)部門的領(lǐng)導看，所以，這份報告必須規(guī)范。
四、交流溝通能力
當今社會己進入信息時代，網(wǎng)絡己滲入到秘書工作的各個層面；不僅企業(yè)生產(chǎn)的自動化程度越來越高，而且企業(yè)管理的自動化程度也越來越高。企業(yè)管理的自動化不僅沒有削弱人際關(guān)系在企業(yè)管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關(guān)系，因此，處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書，在協(xié)助上司與各方面進行交流溝通的作用更加重要。一般來說，上司在公司內(nèi)外都有廣泛的人際關(guān)系，作為秘書必須了解上司的這些人脈關(guān)系，并在這個基礎(chǔ)上協(xié)助上司與方方面面進行交流溝通。
秘書必備的電話禮儀：
�。ㄒ唬┲匾牡谝宦�
當打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心 里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給 對方留下完全不同的印象。同樣說：“你好， 這里是xx公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應有“代表單位形象”的意識。
（二）要有喜悅的心情
打電話時要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化， 所以即使在電話中，也要抱著“對方看著”的心態(tài)去應對。
�。ㄈ┣逦骼实穆曇�
打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 “聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因 此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。
�。ㄋ模┭杆贉蚀_的接聽
現(xiàn)代工作人員業(yè)務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，你的 單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠，聽到電 話鈴聲后，附近沒有 其他人，應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個人都應該擁有的， 這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話 筒，應該先向?qū)Ψ降狼�，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會 十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。
�。ㄎ澹┱J真清楚的記錄
隨時牢記5wih技巧，所謂5w1h是指① when何時② who何人③ where何地 ④ what何事⑤ why為什么⑥ how如何進行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于 5wih技巧。
�。┝私鈦黼娫挼哪康�
上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。首先應了解對方來電的目的，如自己無法處理， 也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。
�。ㄆ撸⿸祀娫捛暗亩Y貌
要結(jié)束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別， 說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。
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