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公文寫作中的細(xì)節(jié)問(wèn)題
對(duì)于經(jīng)常與文字打交道的文秘人員而言，掌握文章寫作的一般規(guī)律，具備各種常用文體寫作的基本能力，把握公文寫作的具體細(xì)節(jié)，是我們必備的素質(zhì)。下面簡(jiǎn)單談一談公文寫作中的一些基本常識(shí)和需要注意的幾個(gè)問(wèn)題。
一、做好準(zhǔn)備
“巧婦難為無(wú)米之炊”，只有準(zhǔn)備充分，起草公文才能奮筆疾書，一氣呵成，反之就只能不知從何處入手，“十步九回頭”，寫了撕、撕了寫，別別扭扭，很難寫出“高屋建瓴，勢(shì)如破竹”的公文來(lái)。那么，起草公文需要做好哪些準(zhǔn)備呢?
一要提高個(gè)人的思想修養(yǎng)和學(xué)識(shí)儲(chǔ)備。一方面，正確的世界觀、政治觀、道德觀、藝術(shù)觀、美學(xué)觀、歷史觀、倫理觀、文化觀對(duì)作者的文風(fēng)、作品的質(zhì)量至關(guān)重要。古人說(shuō)：“志高者意必遠(yuǎn)。”寫作者樹立了正確、遠(yuǎn)大的理想，寫作時(shí)才能正確地“言志”，做到文意深遠(yuǎn)。另一方面，“讀書破萬(wàn)卷，下筆如有神”，作者只有博覽群書，對(duì)各方面的知識(shí)才能融會(huì)貫通、運(yùn)用自如。同時(shí)，公文寫作要求的學(xué)識(shí)既要博，也要專，假如寫經(jīng)濟(jì)方面的材料，沒有經(jīng)濟(jì)學(xué)理論作基礎(chǔ)，寫政黨建設(shè)的材料，沒有政黨理論作基礎(chǔ)，那是寫不出好材料的。所以，平時(shí)我們要強(qiáng)化自己的思想境界修養(yǎng)，要增進(jìn)自己多方面的文化科學(xué)知識(shí)的素養(yǎng)。
二要掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖、語(yǔ)言風(fēng)格。所謂“領(lǐng)導(dǎo)意圖”，就是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)撰寫某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，只能是自作主張，瞎寫一氣。所以，在公文寫作前，必須把領(lǐng)導(dǎo)意圖搞清楚。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，了解得越具體越好，越透徹越好。當(dāng)然，有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖不可能談得那么具體、那么透徹，這要靠公文寫作人員平時(shí)對(duì)近期領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注問(wèn)題的掌握程度了，要靠充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性了。有了領(lǐng)導(dǎo)意圖，寫作就有了“尚方寶劍”，就知道寫些什么了�！罢Z(yǔ)言風(fēng)格”就是領(lǐng)導(dǎo)講話風(fēng)格和習(xí)慣。如果不了解領(lǐng)導(dǎo)的語(yǔ)言風(fēng)格，講話稿寫的再好，與領(lǐng)導(dǎo)行不成共同語(yǔ)言，領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)欣賞。這就要求作者經(jīng)常參加會(huì)議，感受氣氛，通過(guò)多種途徑掌握領(lǐng)導(dǎo)的語(yǔ)言風(fēng)格。
三要學(xué)習(xí)有關(guān)文件和報(bào)刊，深刻領(lǐng)會(huì)中央和上級(jí)黨委指示精神。中央和上級(jí)黨委指示精神，是各級(jí)黨政組織工作的指南。掌握了這個(gè)指南，工作就能沿著正確方向前進(jìn);離開了這個(gè)指南，就會(huì)迷失方向，甚至?xí)叩叫甭飞先�。公文寫作人員，只有深刻領(lǐng)會(huì)中央和上級(jí)黨委指示精神，才能在公文里正確體現(xiàn)中央和上級(jí)黨委指示精神，才能保證中央和上級(jí)黨委指示精神在當(dāng)?shù)氐呢瀼睾吐鋵?shí)。所以，在起草公文前，我們必須通過(guò)學(xué)習(xí)，把近期中央和上級(jí)黨委指示精神領(lǐng)會(huì)深透，把準(zhǔn)當(dāng)前時(shí)代的脈搏。這是非常重要的。
四要了解當(dāng)?shù)貙?shí)際。各級(jí)黨委的任務(wù)，就是要做好中央和上級(jí)黨委指示精神與當(dāng)?shù)貙?shí)際結(jié)合的文章。只有了解當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，才能做好上下結(jié)合這篇文章，才能有針對(duì)性地提出問(wèn)題和解決問(wèn)題。要了解當(dāng)?shù)貙?shí)際，就要多翻閱一些資料，經(jīng)常深入下去，搞些調(diào)查研究，事物是不斷發(fā)展變化的，現(xiàn)代化建設(shè)日新日異，新情況、新問(wèn)題、新事物層出不窮，這就需要我們經(jīng)常地了解當(dāng)?shù)貙?shí)際，把握新鮮事物，否則，就容易犯“照抄、照搬、照傳”的毛病，就容易發(fā)生“言之無(wú)物，空話連篇”的弊端。這是公文寫作的大忌。五要統(tǒng)籌兼顧，科學(xué)組織。在遇到寫大材料或者是在省市領(lǐng)導(dǎo)來(lái)去匆匆，一人準(zhǔn)備匯報(bào)材料來(lái)不及的時(shí)候，就需要多人合作，共同完成。經(jīng)驗(yàn)的做法就是采取“統(tǒng)—分—統(tǒng)”的組織寫作方法，即：統(tǒng)一研究寫作提綱，分頭去寫，最后一人統(tǒng)稿。這種方法注意的問(wèn)題有三：一是根據(jù)各自的特長(zhǎng)，科學(xué)分工。參加的人員有的對(duì)工業(yè)比較熟悉;有的對(duì)農(nóng)業(yè)比較熟悉;有的對(duì)外貿(mào)比較熟悉;有的對(duì)穩(wěn)定比較熟悉等等，各有特點(diǎn)，要注意發(fā)揮他們特長(zhǎng)，誰(shuí)熟悉哪方面的，就寫哪一部分，分工負(fù)責(zé)。二是擬稿人要按提綱去寫，如有大的變動(dòng)，需征得主筆同意，以免走題;對(duì)一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，可以靈活掌握。三是主筆統(tǒng)稿時(shí)要把好“四關(guān)”，即：“政治關(guān)”，看看是否符合中央和上級(jí)黨委的指示精神，是否符合黨的路線、方針、政策;“實(shí)際關(guān)”，看看是否符合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況;“結(jié)構(gòu)關(guān)”，看看結(jié)構(gòu)是否合理、清楚，有無(wú)重復(fù)的地方，前后風(fēng)格是否一致;“文字關(guān)”，看看文字表述是否準(zhǔn)確，言簡(jiǎn)意賅。該調(diào)整的調(diào)整，該刪減的刪減，該補(bǔ)充的補(bǔ)充。最后，送領(lǐng)導(dǎo)審查、定稿。
二、謀篇布局
文章謀篇布局的好壞，直接影響表達(dá)效果，所以在確立了公文的主旨后，就要圍繞主旨對(duì)整個(gè)公文結(jié)構(gòu)進(jìn)行謀篇布局，考慮文章的組織構(gòu)造及它們之間的邏輯聯(lián)系，使其“首位開闔，繁簡(jiǎn)奇飛，各極其度。”
(一)基本要求
一是完整連貫，首尾圓合。所謂完整是指文章的結(jié)構(gòu)布局有頭有尾，首尾圓合，通篇一體，連貫就是通篇一貫。要求文章的部分與部分之間，片斷與片斷之間，前言與后語(yǔ)之間，都要緊密連接，以一貫之，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、完美。二是疏密相間，錯(cuò)落有致。我們?cè)诎才艑哟魏投温鋾r(shí)，長(zhǎng)短要適當(dāng)搭配，其密度不要均等，要根據(jù)公文主題表達(dá)的需要，有詳密、有疏落，使全篇布局疏密相間，錯(cuò)落有致�？傊械姆攀�，合理安排，才能使公文錯(cuò)綜其勢(shì)，舒緩自如，給人一種抑揚(yáng)頓挫、節(jié)奏鏗鏘之感。三是波瀾起伏，曲折變化�！拔乃瓶瓷讲幌财健！蔽恼虏季謶�(yīng)該崇曲忌直。謀篇布局的波瀾起伏和曲折變化，反映了客觀事物的錯(cuò)綜復(fù)雜和發(fā)展變化，同時(shí)，也能滿足讀者、聽者的審美要求。但是，必須合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使開合、起落、曲直、伸縮等等，恰到好處。
(二)基本內(nèi)容
文章的結(jié)構(gòu)包括內(nèi)部結(jié)構(gòu)和外部結(jié)構(gòu)兩種。
1、內(nèi)部結(jié)構(gòu)。所謂文章的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，就是文章思路的內(nèi)在邏輯結(jié)構(gòu)。在敘述性文體里，稱之為“線索”;議論性、說(shuō)理性文體里，稱之為“脈絡(luò)”。不管什么文體，只要有一貫到底的思路，一脈貫通的邏輯，它就必然有一縷貫穿的線索和脈絡(luò)。思路是線索和脈絡(luò)的基礎(chǔ);線索和脈絡(luò)是思路的表現(xiàn)形式。文章的主題、人物、事物、中心事件、感情等都可以為線索，如《項(xiàng)鏈》以項(xiàng)鏈這一事物為線索，《紅樓夢(mèng)》以愛情悲劇為中心線索等，線索無(wú)形地穿梭著全文的人物、事件和景物，構(gòu)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃囆g(shù)整體。作為黨委機(jī)關(guān)，我們平時(shí)處理的公文主要是說(shuō)理性質(zhì)的文體，基本遵循“提出問(wèn)題——分析問(wèn)題——解決問(wèn)題”的脈絡(luò)形態(tài)，它自身必須要具有條理性、貫通性和嚴(yán)謹(jǐn)性，即：分清先后順序，有條不紊地表達(dá)思想;合乎邏輯，合乎人們的思維形式，使文章流暢貫通;思想脈絡(luò)細(xì)密周嚴(yán)，沒有縫隙，沒有漏洞。
2、外部結(jié)構(gòu)。所謂外部結(jié)構(gòu)，就是文章的外部存在形式。它的主要內(nèi)容包括：一是層次和段落。層次是指文章各部分內(nèi)容表達(dá)的次序，它著眼于思想內(nèi)容的劃分，段落是行文時(shí)自然形成的基本單位，它側(cè)重于文字表達(dá)的需要。層次和段落既有區(qū)別，又有聯(lián)系：層次著眼于思想內(nèi)容的劃分，段落側(cè)重于文字表達(dá)的需要;一般來(lái)講，層次大于段落，即幾個(gè)段落表達(dá)一個(gè)層次，但也有時(shí)段落的劃分恰好與層次一致，二者相等;層次安排方式有總分式、并列式、遞進(jìn)式和對(duì)比式，根據(jù)作者的思想或者線索來(lái)決定，段落劃分強(qiáng)調(diào)的是集中、完整和勻稱。二是過(guò)渡和照應(yīng)。過(guò)渡和照應(yīng)是使文章內(nèi)容前后連貫的一種重要結(jié)構(gòu)手段。過(guò)渡在文章中起承上啟下的作用，它使先后相關(guān)的兩個(gè)層次和段落上下連貫，前后銜接。照應(yīng)就是文章前后內(nèi)容關(guān)照呼應(yīng)，能使結(jié)構(gòu)嚴(yán)密，脈絡(luò)連貫。三是開頭和結(jié)尾。古人語(yǔ)“起句當(dāng)如爆竹，驟響易徹，結(jié)句當(dāng)如撞鐘，清音有余�！彼浴盎㈩^龍尾”是好文章的半壁江山，當(dāng)然，怎樣開頭和結(jié)尾，應(yīng)從文章的整體出發(fā)，有利于主題的表達(dá)和全文各部分的和諧。公文開頭多用開篇點(diǎn)題式：開門見山，起句發(fā)意，直接揭示主旨，如《背影》，“我與父親不相見已二年余了，我最不能忘記的是他的背影”;句句奪目，先聲誘人，起句漂亮，觸及中心，富有魅力，讓人一見鐘情，如杜牧《阿房宮賦》，“六王畢，四海一。蜀山兀，阿房出”;落筆入題，說(shuō)明緣由，交代作者寫作的緣由;開頭總說(shuō)，提攝全文，先揭示文章的中心，然后再分說(shuō)。公文、特別是領(lǐng)導(dǎo)講話稿的結(jié)尾方式一般有兩種：醒明主旨，篇末點(diǎn)題;展望未來(lái)，鼓勵(lì)斗志，向人們提出希望，發(fā)出號(hào)召，指明方向，鼓舞人們?yōu)閷?shí)現(xiàn)它去努力奮斗。
(三)如何謀篇布局
要鍛煉思路。謀篇布局是思路的表現(xiàn)形式，所以，我們寫文章要提高謀篇布局的能力，根本的是要認(rèn)真鍛煉思路，加強(qiáng)思維活動(dòng)的邏輯性、條理性的訓(xùn)練。毛澤東曾說(shuō)：“寫文章要講邏輯，就是要注意整篇文章、整篇講話的結(jié)構(gòu)，開頭、中間、尾巴要有一種關(guān)系，要有一種內(nèi)在聯(lián)系，不要互相沖突�！敝挥袑�(duì)內(nèi)容經(jīng)過(guò)精心思考，對(duì)文章的謀篇布局做到胸有成竹，再動(dòng)筆寫作，才能寫出結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，邏輯性、條理性強(qiáng)的文章。要列好提綱，或打腹稿。這是起草公文的一道重要工序。按提綱寫稿子，有許多好處：可以幫你組織材料;可以使你想問(wèn)題更周到;免得一面寫一面想，寫時(shí)吃力不討好。列提綱，一定要在掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖和吃透“兩頭”的基礎(chǔ)上進(jìn)行。提綱列的越細(xì)致越好，不要光列大題目，還要列小題目，就連每個(gè)小題目里各寫幾層意思，哪一層意思放在哪一個(gè)題目里面，也要考慮清楚。比較簡(jiǎn)短的公文，可以不列提綱，但一定要打好腹稿。打腹稿，雖然不一定形成文字，但對(duì)文稿的謀篇不拘也要想明白。有了好的提綱或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就會(huì)得心應(yīng)手。
三、語(yǔ)言錘煉
準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、鮮明、易懂是公文語(yǔ)言的基本要求。
公文代表著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)集體的聲音和意見，不準(zhǔn)確，含糊不清，摸棱兩可，執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)就不好把握，就不好執(zhí)行。簡(jiǎn)潔。毛澤東同志說(shuō)：“文字要簡(jiǎn)短，使他們頃刻之間能看完；要精警，使他們一看起一個(gè)印象。”公文必須簡(jiǎn)短扼要，特別是領(lǐng)導(dǎo)講話一定要注意多用短句，忌用長(zhǎng)句子，不要用過(guò)多修飾，把意思講明白就可以。鮮明。公文，不能像文學(xué)作品那樣，含蓄隱晦，深藏不露，更不能含糊不清，意向不明，它要求清楚、明白，無(wú)論贊成或反對(duì)什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常確切地表述和說(shuō)明，使人心領(lǐng)神會(huì)，一目了然。易懂。公文既要簡(jiǎn)潔又要易懂，簡(jiǎn)短而缺意，就只能使人看不懂。所以，寫公文不能嘩眾取寵;不能用那些華麗而不易懂的辭藻;不能用那些自己生造的語(yǔ)言;不能有“學(xué)生腔”、“文學(xué)腔”;不講空泛的“普通話”，多講實(shí)實(shí)在在的“地方話”，多用群眾語(yǔ)言。
四、需注意幾個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題
1、公文寫作的標(biāo)題。標(biāo)題實(shí)際上就是公文的題眼，是觀點(diǎn)及公文邏輯結(jié)構(gòu)的集中體現(xiàn)。按照層次大小劃分，標(biāo)題可以劃分為大標(biāo)題、小標(biāo)題，一級(jí)標(biāo)題、二級(jí)標(biāo)題等。標(biāo)題的確立應(yīng)根據(jù)公文的中心思想和層次要求具體確立，一篇文章的標(biāo)題與標(biāo)題之間應(yīng)層次分明、邏輯嚴(yán)禁、相互照應(yīng)。公文的標(biāo)題既要求緊扣文意、層意、段意，不能跑題、偏題和以片蓋全，又要求語(yǔ)言簡(jiǎn)潔精練，有些公文，比如講話的語(yǔ)言必須體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)同志的感情色彩和風(fēng)格要求。在公文寫作中，有時(shí)公文的內(nèi)容較多，人們看起來(lái)、聽起來(lái)，留下印象的內(nèi)容并不多，所記下來(lái)、留下印象的大多是文章的題目和各個(gè)標(biāo)題，所以公文好的標(biāo)題或標(biāo)題群，能引人入勝，起到事半功倍的效果。
2、公文寫作的觀點(diǎn)。好公文的關(guān)鍵是要有新意和創(chuàng)意，按部就班，對(duì)著葫蘆畫瓢，體現(xiàn)不出個(gè)人的觀點(diǎn)是寫不出好公文的。所以公文寫作者平時(shí)必須通過(guò)經(jīng)常學(xué)習(xí)黨政理論和相關(guān)專業(yè)知識(shí)，深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)政策，經(jīng)常調(diào)查研究了解當(dāng)?shù)貙?shí)際，多上下結(jié)合深入思考來(lái)提高自己的“悟性”，身在外而心在內(nèi)，雖不是領(lǐng)導(dǎo)，但多從領(lǐng)導(dǎo)的角度來(lái)思考問(wèn)題。同時(shí)，在執(zhí)筆時(shí)，注意要以工作為中心，以思路為紐帶，把多個(gè)觀點(diǎn)、觀點(diǎn)群有機(jī)聯(lián)系起來(lái)，做到主次有位、先后有序，既前后園合，又錯(cuò)落有致。
3、公文寫作中數(shù)據(jù)、圖表的應(yīng)用。在公文寫作中，數(shù)據(jù)的應(yīng)用是一種普遍性、經(jīng)常性的事情，它是事物的量化，發(fā)揮著重要作用：一方面從字面來(lái)理解，“數(shù)”“據(jù)”顧名思義就是數(shù)字方面的根據(jù)，有理有據(jù)，只要有根據(jù)，事情道理才能講的明白，數(shù)據(jù)飽含信息起到一種說(shuō)明的作用，讀者從數(shù)據(jù)中就可以清楚地了解事物的發(fā)展?fàn)顩r，使其明了;另一方面應(yīng)用數(shù)據(jù)說(shuō)明事理，能使讀者感到真實(shí)，數(shù)據(jù)都是通過(guò)統(tǒng)計(jì)得來(lái)的，具有真實(shí)性的特點(diǎn)。圖表的應(yīng)用相對(duì)的來(lái)講，具有局限性，它只限于“看”的公文并且要求讀者具有一定的專業(yè)知識(shí)，但它更具有直觀、立體、動(dòng)態(tài)的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，適合情況上報(bào)、署名文章、調(diào)查報(bào)告等文體。數(shù)據(jù)、圖表的作用決定了其來(lái)源、取舍、應(yīng)用必須堅(jiān)持一定的標(biāo)準(zhǔn)，注意以下幾點(diǎn)：一是來(lái)源的權(quán)威性，一般來(lái)講，數(shù)據(jù)應(yīng)以統(tǒng)計(jì)局的為主，其中稅收數(shù)據(jù)以國(guó)稅、地稅的為主，沒有統(tǒng)計(jì)局的，有部門的、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的數(shù)據(jù)，以部門的為主。個(gè)人拿不準(zhǔn)的，讓領(lǐng)導(dǎo)定奪。二是數(shù)據(jù)應(yīng)用要統(tǒng)一。不同材料里面，如黨委、政府的材料數(shù)據(jù)要一致。同一材料不能出現(xiàn)前后矛盾、不一致。三是數(shù)據(jù)要科學(xué)分析。特別是在沒有權(quán)威數(shù)據(jù)可以參照的情況下，必須經(jīng)過(guò)科學(xué)分析才能應(yīng)用，單個(gè)數(shù)據(jù)的應(yīng)用加減不能超過(guò)和、差的數(shù)據(jù)。四是圖表的應(yīng)用一定要規(guī)范，經(jīng)過(guò)專業(yè)人員驗(yàn)證其正確性，方可使用。
4、資料、語(yǔ)言方面的取舍。修改過(guò)程中的取舍。對(duì)于初稿，一定要進(jìn)行修改，通過(guò)縝密的思考，根據(jù)公文的性質(zhì)，進(jìn)行語(yǔ)言錘煉，看看哪些材料可以去掉，哪些必須保留，哪種表達(dá)方式更為精妙和符合領(lǐng)導(dǎo)語(yǔ)言風(fēng)格。對(duì)于引用的材料，關(guān)鍵把握一點(diǎn)：拿來(lái)主義，以“有用”為原則，吸其精華，去其糟粕。簡(jiǎn)單的引用，無(wú)疑于一件單色的衣服補(bǔ)上了一塊花補(bǔ)丁，補(bǔ)丁雖好，但影響了整體的和諧。所以，對(duì)借鑒的材料一定要加以認(rèn)真改造，根據(jù)公文主旨和文章的邏輯結(jié)構(gòu)，對(duì)引用的材料進(jìn)行再加工，與實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，與公文的整體邏輯結(jié)構(gòu)和語(yǔ)言、語(yǔ)氣統(tǒng)一起來(lái)，做到天衣無(wú)縫、錦上添花。
5、無(wú)紙化辦公還要不要?jiǎng)庸P。隨著電腦的普及、電子政務(wù)的發(fā)展，無(wú)紙化辦公成為辦公室發(fā)展的趨勢(shì)，但動(dòng)筆仍然不可或缺。從健康的角度考慮，長(zhǎng)時(shí)間坐在電腦前，對(duì)眼睛、肌體的健康無(wú)疑會(huì)造成很大的傷害，需要?jiǎng)庸P。從思考的程度考慮，動(dòng)筆寫作時(shí)作者的精力更為集中，思考問(wèn)題的深度、廣度更為深廣，長(zhǎng)時(shí)間坐在屏幕前，容易造成疲勞，精力分散影響思考程度。
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