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如何管理好訂單以提高物流效率
物流作業(yè)總是得依靠各種訂單計(jì)劃：進(jìn)倉有入庫單、揀選有揀貨單、出庫有發(fā)貨單、廠間運(yùn)輸有調(diào)撥計(jì)劃(調(diào)撥單)……訂單不是一行行無聊的數(shù)據(jù)、一沓沓一式幾聯(lián)的單據(jù)而已，而是串起整個(gè)物流活動(dòng)的主線。下面是yjbys小編為大家?guī)淼娜绾喂芾砗糜唵我蕴岣呶锪餍实闹R(shí)，歡迎閱讀。
1、要管好訂單，
我們真的了解下單的人(客戶)嗎?
客戶檔案
想了解客戶，就得建立定期更新的客戶檔案，從中我們能夠知道總共服務(wù)的有多少家客戶，最重要的是哪家，界定重點(diǎn)客戶的標(biāo)準(zhǔn)是什么，每個(gè)客戶的下單頻率是多高，訂單包含的品項(xiàng)集中在哪些，每次下單量多大，運(yùn)輸方式是哪種，用何種車型為主，運(yùn)距有多遠(yuǎn)……
下單規(guī)則
為避免下單混亂及大量緊急訂單，應(yīng)明確界定接單日和發(fā)運(yùn)日，及截單時(shí)間、訂單審批權(quán)限等規(guī)則。
比如正常的發(fā)運(yùn)日為接單日的第二天，截單時(shí)間為每天下午2點(diǎn)，那么2點(diǎn)前下的單，第二天送到為正常訂單，要求當(dāng)天送到的為緊急訂單;2點(diǎn)后下的訂單，要求當(dāng)天及第二天送到都作為緊急訂單。
規(guī)定好緊急訂單必須得到什么職位的人審批才能發(fā)運(yùn)，以控制成本。
訂單滿足情況
我們深入了解客戶，明確訂單規(guī)則，通過嚴(yán)密的執(zhí)行，目的還是為了更好地完成訂單。訂單完成得怎么樣，必須要有統(tǒng)計(jì)，用數(shù)據(jù)結(jié)果來說話。
除了整體的訂單送達(dá)匯總數(shù)據(jù)，還必須分析到具體客戶的訂單滿足情況，才能發(fā)現(xiàn)運(yùn)作的不足及改善方法，以更好地滿足每個(gè)客戶的訂單。
2、下單前要不要先檢查庫存?
有些公司是先檢查再下單，有些則是直接下單不看庫存，并沒有標(biāo)準(zhǔn)答案，很多公司也不曾把這當(dāng)作一個(gè)嚴(yán)肅的問題來看待，而是覺得之前一直都這樣，好像影響不大，真是這樣嗎?
我們分幾種情況來看：
下單不檢查庫存(結(jié)果不好)
直接下單，不看庫存，但經(jīng)常出現(xiàn)下了訂單，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品庫存無法滿足而造成要改單換品種、數(shù)量才能執(zhí)行，影響效率、增加工作量甚至產(chǎn)生較多的出錯(cuò);
客戶需求不確定時(shí)，存在倉庫中有庫存的產(chǎn)品下單很少，而無庫存產(chǎn)品大量下單的情況;
由于改單(品種、數(shù)量)不一定能滿足客戶的需求，會(huì)出現(xiàn)大量訂單因庫存不能在訂單有效期內(nèi)滿足，而引起很多的客戶投訴。
下單先檢查成品庫存
銷售下單時(shí)檢查若發(fā)現(xiàn)沒有庫存的產(chǎn)品就不下單，或者改成其他品種，這樣對于物流短期內(nèi)是有好處的，會(huì)把倉庫內(nèi)的貨物及時(shí)清走，保證庫齡和周轉(zhuǎn)效率，也免去了大量的改單操作。
但長期來看，會(huì)對供應(yīng)鏈產(chǎn)生不良影響，即訂單只體現(xiàn)了被修改過的需求(按庫存改單)，你把庫存積壓產(chǎn)品硬塞給客戶，客戶的原始需求品種和數(shù)量等信息沒有得到收集，他一直賣的可能是周轉(zhuǎn)比較慢的品種，并不是市場的真實(shí)需求。
長期來說有可能被市場逐漸拋棄，而供應(yīng)鏈卻后知后覺，不能準(zhǔn)備真正屬于市場所需的庫存，相當(dāng)于是從前的“以產(chǎn)定銷”模式。
在銷售壓力大時(shí)，不排除會(huì)出現(xiàn)部門間的扯皮，比如銷售月度目標(biāo)是100萬，但只能拿到80萬的訂單，還有20萬缺口他們可能會(huì)讓經(jīng)銷商下單到目前庫存不足的品種上去，然后推托說銷售任務(wù)100萬是能完成的，只是工廠生產(chǎn)庫存不足，所以是供應(yīng)的問題。
等下個(gè)月這些缺貨的品種補(bǔ)充到足夠庫存時(shí)，銷售又根據(jù)當(dāng)時(shí)的庫存信息，把缺口訂單下到最近的缺貨品種上去，說是市場變化了……
人不能無恥成這樣，但指標(biāo)壓力足夠大時(shí)，無恥起來就可以不是人了。
(庫存可見，相當(dāng)于將供應(yīng)鏈的底牌亮給銷售，將自己陷入被動(dòng))
下單無權(quán)檢查成品庫存(結(jié)果好)
這點(diǎn)跟第一點(diǎn)的無準(zhǔn)備下單不同，是基于詳盡的分品種銷量預(yù)測基礎(chǔ)上的盲下單。
即按照預(yù)測數(shù)據(jù)去生產(chǎn)、儲(chǔ)備庫存，下單時(shí)無論產(chǎn)品是否有庫存，只要是按照訂單規(guī)則來下，并通過審批后都是有效訂單，物流不能拒絕。
短期內(nèi)可能因預(yù)測和實(shí)際訂單不一致，而導(dǎo)致部分品種缺貨，但缺貨的訂單數(shù)據(jù)會(huì)作為下一次銷量預(yù)測的依據(jù)，不斷地去提高預(yù)測準(zhǔn)確性，長期來看會(huì)使缺貨情況得到持續(xù)改善;生產(chǎn)的品種也因符合市場需求，相當(dāng)于“以銷定產(chǎn)”模式，不容易產(chǎn)生長年的積壓庫存。
3、訂單規(guī)則該如何應(yīng)用
隨便去問物流部一個(gè)發(fā)貨相關(guān)的員工，客戶的訂單規(guī)則是怎么樣的?他可能會(huì)滔滔不絕地告訴你，這個(gè)客戶一般是下多少件、用多大的車，那個(gè)客戶一般又是多少……
但這只叫客戶下單的規(guī)律，并不是我們給客戶制定的規(guī)則，如果沒有給客戶規(guī)則，那他們下單就會(huì)比較隨意、或者只便于客戶不便于我們物流。
接下來一起看看訂單規(guī)則該如何應(yīng)用
體現(xiàn)物流運(yùn)作特性
對于下單，從銷售角度來看，最重要的是客戶下了多少錢，才好計(jì)算自己的業(yè)績達(dá)成情況;從客戶角度來看，往往是方便更重要。
比如什么品種幾千件，什么品種幾百件，整百整千容易點(diǎn)數(shù)收貨;而對于物流，最好是充分考慮運(yùn)作的特性，比如整托盤、整車的數(shù)量。
假如沒有訂單規(guī)則，客戶按自己方便可能就下2000件的貨，結(jié)果到了物流，發(fā)現(xiàn)是35托(每托56件，共1960件)還要加上40件，這40件得從一個(gè)整托56件中去拆，或者別的零頭數(shù)托盤中拆，拆托的過程就是工作量以及增加的出錯(cuò)機(jī)率。
如果訂單規(guī)則是整托，比如客戶下單就是按整數(shù)托下(36托)，有小的計(jì)算工具自動(dòng)告訴客戶就是2017件，客戶按2017件下過來的訂單，物流就能整托出庫，簡化操作、減少出錯(cuò)。
因此，物流根據(jù)每個(gè)品種的整托數(shù)、每種車型的最大裝載托數(shù)、每個(gè)客戶的下單頻率和數(shù)量范圍等因素來制定訂單規(guī)則，由銷售發(fā)給客戶，要求客戶按訂單規(guī)則去下單，這樣能加快訂單完成的速度的提高準(zhǔn)確度，不符合的訂單規(guī)則的需要額外審批，以降低拆托、剩尾數(shù)的比例。
回顧訂單規(guī)則執(zhí)行符合度
訂單規(guī)則不可能一旦發(fā)給客戶，就能嚴(yán)絲合縫地按規(guī)則下單的，法律頒布都做不到這點(diǎn)，所以需要不斷去回顧實(shí)際的執(zhí)行情況，將不符合的客戶下單情況與銷售反復(fù)溝通，去協(xié)調(diào)客戶不斷提高符合度，最終才能有益于公司整體操作效率及成本的控制。
及時(shí)修改規(guī)則以貼合實(shí)際
訂單規(guī)則并不是鐵板一塊，制定了以后就一成不變的，應(yīng)該隨著條件變化而進(jìn)行修改，以適應(yīng)最新運(yùn)作實(shí)際。
比如一個(gè)新產(chǎn)品面世前需要將該品種的下單規(guī)則增加進(jìn)去，計(jì)重收費(fèi)實(shí)施后車輛運(yùn)載噸位下降了，也要根據(jù)裝載標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)修改訂單規(guī)則并發(fā)布，而不是在新情況下大量改單后才想起來要修改規(guī)則。
沒有規(guī)則，客戶會(huì)給你規(guī)則，你操作起來很麻煩的規(guī)則;只有不放棄制定規(guī)則的權(quán)利，讓客戶按照我們自己的規(guī)則來下單，才能實(shí)現(xiàn)高效低成本的運(yùn)作。
4、“改單”應(yīng)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒?/strong>
下訂單是很嚴(yán)肅的事情，但有些情況下客戶會(huì)出現(xiàn)亂下單，導(dǎo)致臨時(shí)改單、甚至取消訂單的情況，給物流造成不利的影響。
比如倉庫里有A品種(易銷)庫存，也有B品種(滯銷)，有時(shí)銷售為了清理掉B品種的庫存，特意跟客戶說沒有A品種的貨，要求客戶下B品種的訂單。
客戶下單后到倉庫自提，發(fā)現(xiàn)原來有A品種的貨，一定要改單換成A品種，于是就產(chǎn)生了改單的一系列操作，增加麻煩、產(chǎn)生庫存積壓甚至影響其他訂單(本來庫存預(yù)著給其他訂單的量)。
訂單的修改及取消(以下簡稱改單)應(yīng)該有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒踢M(jìn)行控制。
改單審批流程
下單后應(yīng)該要有確認(rèn)訂單的過程，一經(jīng)確認(rèn)就是有效訂單，必須得到嚴(yán)格執(zhí)行。確認(rèn)的方式可以是付款、信用額鎖定、審批或其他操作。有效訂單還被取消或修改的，必須記錄原因用于分析。
物流從運(yùn)作角度要界定清楚運(yùn)作到哪一段后會(huì)產(chǎn)生額外成本，比如有效訂單到倉庫后，如果訂單還未打印、貨物還沒有分揀，這期間取消訂單并沒有發(fā)生實(shí)際運(yùn)作，所以不會(huì)產(chǎn)生額外成本。
假如貨物已經(jīng)分揀，或者正在裝車，突然接到訂單取消或修改的通知，又得把貨物卸下來重新揀新的貨來滿足新訂單，就會(huì)產(chǎn)生額外成本。
即使銷售為了客戶關(guān)系，承諾不收取改單的費(fèi)用，物流還是應(yīng)該計(jì)算并列明改單的成本以讓銷售知道，讓公司了解，從而進(jìn)一步規(guī)范訂單管理，減少有效訂單的取消和修改。
訂單品種和數(shù)量的修改會(huì)影響庫存，進(jìn)而影響其他訂單。
例如，甲客戶原先下單訂購B品種1000件，提貨時(shí)發(fā)現(xiàn)有A品種1500件庫存，要改成1000件A品種的貨，如果不加控制，原來下A品種訂單800件貨的乙客戶就只剩500件可提貨，缺貨300件!遵守下單規(guī)則的乙客戶沒有得到訂單保障，而隨意改單破壞規(guī)則的甲客戶卻滿足了，長此以往將引起越來越多人去挑戰(zhàn)有效訂單的權(quán)威。
除了品種、數(shù)量等信息外，修改送貨地址是一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)更高的改單行為。正常情況下每個(gè)客戶有一個(gè)或幾個(gè)固定的送貨地址，線路經(jīng)過確認(rèn)能保證預(yù)算成本內(nèi)可及時(shí)送達(dá)，而客戶臨時(shí)放到臺(tái)面上修改送貨地址的改單操作，最多只是增加額外運(yùn)費(fèi)、或者造成不及時(shí)送達(dá)的投訴等運(yùn)作風(fēng)險(xiǎn)。
如果客戶訂單上不修改地址，實(shí)際卻要求物流供應(yīng)商私底下配合送到別的地方，就有市場、銷售及價(jià)格體系的重大風(fēng)險(xiǎn)了。
通常有兩種情況：
一是報(bào)遠(yuǎn)拉近賺運(yùn)價(jià)。
例如原訂單是送到300公里外的A客戶所在市場銷售，但客戶要求物流公司送到100公里的B客戶區(qū)域的市場(A已安排人接貨)，物流公司跟工廠結(jié)費(fèi)按300公里的線路運(yùn)費(fèi)計(jì)算，但實(shí)際成本只有100公里的費(fèi)用，A客戶則賺了原來不屬于自己區(qū)域市場的銷售額(事實(shí)上惡意擠占了B客戶的市場份額);
第二種情況是鉆市場差價(jià)的空子，跨區(qū)竄貨。
例如A客戶所在市場競爭激烈，產(chǎn)品定價(jià)在80元一件;B客戶所在市場屬于壟斷地位，產(chǎn)品定價(jià)是100元一件，于是A客戶就有動(dòng)力讓物流公司修改地址直接送到B市場，寧愿多出5元一件的運(yùn)費(fèi)，也要賺取超額利潤。而B市場原來缺少競爭對手可以定高價(jià)，結(jié)果由于大量竄貨，自己把價(jià)格體系給做崩了。
因此，修改訂單，尤其是修改地址的訂單，一定要嚴(yán)格控制，不論是明面的還是私底下進(jìn)行的!
考核改單執(zhí)行結(jié)果
即使對有效訂單的修改制定了審批流程、記錄了每票改單也不能保障完全符合，必須要有考核，知道哪個(gè)銷售負(fù)責(zé)的哪些客戶改單最為頻繁、什么原因，采取措施降低改單率，提高有效訂單的徹底執(zhí)行……考核落實(shí)到人，才能讓有效訂單真正有效。
回顧分析改單數(shù)據(jù)
除了被動(dòng)的考核，還需要有主動(dòng)的分析回顧，在一段時(shí)間內(nèi)的改單數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)其中的問題和機(jī)會(huì)，才能從根本上減少改單行為。
比如前面所說的品種A和B，通過大量像甲客戶一樣的改單也能發(fā)現(xiàn)，市場上真正需求的是A品種，而不是B品種，工廠就應(yīng)該多增加A的庫存而減少生產(chǎn)B，讓客戶真正能下自己想要的訂單;
再比如說發(fā)現(xiàn)跨區(qū)竄貨情況，光靠鎮(zhèn)壓客戶和物流供應(yīng)商是不行的，差價(jià)擺在那里，有利潤自然會(huì)有愿意冒險(xiǎn)的人，應(yīng)該考慮得更長遠(yuǎn)和全面，對各區(qū)域的銷售政策、獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
訂單修改，不是簡單的改動(dòng)幾個(gè)字而已，背后涉及到很多運(yùn)作問題，需要看透才能管好。
5、有哪些訂單執(zhí)行的要求會(huì)被隨意更改呢?
下訂單是件嚴(yán)肅的事情，下完單后執(zhí)行訂單同樣也是很嚴(yán)肅的事，但有些情況下客戶會(huì)出現(xiàn)隨意更改運(yùn)作要求的行為，必須警惕。
有哪些訂單執(zhí)行的要求會(huì)被隨意更改呢?
指定產(chǎn)品
通常每個(gè)工廠都有自己的供應(yīng)鏈管理原則，比如屬地(就近)供應(yīng)、先進(jìn)先出等，有些客戶認(rèn)為A工廠(遠(yuǎn))的同款貨比B工廠(近)品質(zhì)更好，下單非得指定要A工廠的貨，要不然必須要當(dāng)月生產(chǎn)的貨，不收上個(gè)月或更老的批次，這些要求就會(huì)對工廠物流造成不利影響：
運(yùn)輸成本更高、系統(tǒng)操作改供貨方下單更頻繁、出錯(cuò)率更高、庫存更難以預(yù)測準(zhǔn)、庫齡越來越老、過期報(bào)廢更多、客戶退貨及投訴增加……
修改交貨期
每種不同類型的產(chǎn)品、不同運(yùn)輸方式及運(yùn)距長短都對應(yīng)著不一樣的交貨期，正常情況下客戶應(yīng)該被知會(huì)下單至到貨的期限，但有些沒有被通知到、或者無視交貨期標(biāo)準(zhǔn)的客戶，會(huì)提出無理的要求。
比如下圖，按訂單生產(chǎn)的品種要9天以上才能交貨，按訂單裝配則只需要4-6天，因?yàn)樵牧弦呀?jīng)采購到位，按庫存計(jì)劃也制造出來，只需訂單下達(dá)，用1天裝配，汽運(yùn)3天就能送達(dá)全國，火車及船運(yùn)也就5天，所以全程4-6天交貨期是經(jīng)過計(jì)算后的標(biāo)準(zhǔn)。
如果一個(gè)原來鐵路供應(yīng)的遠(yuǎn)距離客戶，下了一張按訂單生產(chǎn)的品種的單，這種訂單正常時(shí)間是11天，客戶卻要求5天必須送到，那就是屬于修改交貨期標(biāo)準(zhǔn)的過分要求，硬要完成的話或許只得靠緊急采購、臨時(shí)加班生產(chǎn)、裝配、鐵路方式改成汽車運(yùn)輸……每一項(xiàng)都對應(yīng)著成本和風(fēng)險(xiǎn)的增加。
額外服務(wù)
正常裝載后，客戶可能還要求工廠物流或承運(yùn)商提供訂單外的其他服務(wù)，比如車上順便帶點(diǎn)促銷品、待更換的紙箱等，數(shù)量少或者不增加額外成本的，為了維護(hù)客情關(guān)系就當(dāng)幫忙了，但也有個(gè)別過份的客戶要求一車貨給他免費(fèi)卸七八個(gè)二批商(門店)、或者要求司機(jī)免費(fèi)幫他卸貨(合同是門到門運(yùn)輸不含裝卸的)，不按要求做就不簽單、甚至投訴……
包括但不限于以上三點(diǎn)的訂單執(zhí)行過程的變更要求，都會(huì)造成管理成本的增加、業(yè)務(wù)流程的混亂乃至訂單管理不善的惡性循環(huán)。
必須要樹立起標(biāo)準(zhǔn)的操作規(guī)范，嚴(yán)格執(zhí)行，執(zhí)行不到位及時(shí)反饋糾正、特殊情況(如商超等對批次、收貨標(biāo)準(zhǔn)要求更高的客戶)也設(shè)立對應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)，只有按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，才能越做越穩(wěn)，否則一味滿足客戶的要求(尤其是過份要求)，最終只能導(dǎo)致更多客戶的不滿意。
6、訂單執(zhí)行結(jié)果應(yīng)該如何嚴(yán)肅對待呢?
下訂單是件嚴(yán)肅的事情，下完單后應(yīng)該嚴(yán)肅地執(zhí)行，訂單執(zhí)行的結(jié)果，也必須嚴(yán)肅對待。
訂單執(zhí)行結(jié)果應(yīng)該如何嚴(yán)肅對待呢?
分維度統(tǒng)計(jì)訂單完成率
每個(gè)公司(工廠或倉庫)通常會(huì)統(tǒng)計(jì)訂單完成率，大多公司是按月統(tǒng)計(jì)，有些按周，也有能做到按日計(jì)算，但往往也僅限于此，很少看到更多維度的訂單完成率統(tǒng)計(jì)。
為什么要多個(gè)維度進(jìn)行分析呢?精確到天不是已經(jīng)足夠了嗎?其實(shí)這只是一個(gè)維度——時(shí)間。從時(shí)間上來說，訂單滿足率能達(dá)到99%，已經(jīng)足夠高了吧?
但如果有100個(gè)客戶，99個(gè)客戶下單都能按時(shí)足量得到滿足，每次都是那1個(gè)客戶缺貨、晚到，對于這個(gè)客戶來講，他的訂單滿足率是不是0%?
所以缺了一個(gè)維度——分客戶。同樣道理，下了100個(gè)品種的訂單，其他99個(gè)品種都能滿足，每次就缺那1個(gè)品種，這個(gè)品種的滿足率是99%還是0%?
因此，統(tǒng)計(jì)訂單滿足率，不能只到時(shí)間維度，必須要分客戶、分品種、分庫存地點(diǎn)、分生產(chǎn)方式……等各種運(yùn)作需要的原因進(jìn)行分析。
未達(dá)成原因分析及行動(dòng)
將訂單未滿足的原因分不同維度進(jìn)行分析，不是沒事找事、增加工作量，而是為了找到未達(dá)成的根本原因，以采取相對應(yīng)的行動(dòng)，最終提高訂單滿足率，其實(shí)長期來講是減少問題和工作量的方式。
例如前面所舉的例子，分品種維度來看，僅僅是那一個(gè)產(chǎn)品的訂單老是缺貨，找到的根本原因是這個(gè)品種訂單批量太小，每個(gè)客戶每周只下一點(diǎn)點(diǎn)貨，整周的訂單量也達(dá)不到生產(chǎn)的啟動(dòng)量，于是生產(chǎn)計(jì)劃員往往先保住大品類的訂單，都得到滿足了才安排這個(gè)小品種的換線生產(chǎn)，于是在這個(gè)小品種未生產(chǎn)出來之前下的訂單，就通通成了不能達(dá)成的了。
分析原因后要提升滿足率，方法就容易出來了，按預(yù)測提前生產(chǎn)幾周的小品種做庫存，反正量小，加多幾周的量也占不了多少庫位和庫存金額，但只要下了小品種的訂單都有庫存可以滿足。
接下來的幾周騰出生產(chǎn)線集中生產(chǎn)大品種就行了，也減少了后期按照小品種訂單到達(dá)才開始生產(chǎn)，頻繁換線造成的產(chǎn)能損失。
其他維度的原因分析也類似，總之只有維度分細(xì)，才能找到根本原因，行動(dòng)方案也才真正對口可靠。
訂單相關(guān)投訴處理
正常的訂單完成率統(tǒng)計(jì)之外，最好還有與運(yùn)作相關(guān)的不同方式能夠?qū)y(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)及驗(yàn)證，比如訂單執(zhí)行相關(guān)的客戶投訴。
因?yàn)閿?shù)據(jù)是經(jīng)過計(jì)算的，過濾掉了一些運(yùn)作信息，如果只看數(shù)字，可能沒法直觀了解數(shù)據(jù)對應(yīng)的運(yùn)作實(shí)際如何，假如數(shù)據(jù)還有水份(不真實(shí))，那背后的運(yùn)作質(zhì)量可能就完全不可控了。
而有渠道專門收集客戶關(guān)于訂單送達(dá)的反饋及投訴(類似網(wǎng)購產(chǎn)品除了評(píng)價(jià)商品本身，還能單獨(dú)評(píng)價(jià)物流服務(wù))，則對于企業(yè)認(rèn)清訂單完成率數(shù)據(jù)與真實(shí)運(yùn)作水平的一致(或差異)性，有直接的幫助，通過處理關(guān)于訂單執(zhí)行的投訴，也能找到未達(dá)成的一些原因，并采取有效措施提高訂單滿足率，提升客戶滿意度。
7、訂單完成的第一手信息有哪些呢?
貨物裝走發(fā)出后，訂單并沒有就此完成，因?yàn)樨浳镞�存在遲到、破損甚至丟失的可能性。
很多工廠或倉庫的物流運(yùn)作部門不太關(guān)注貨物發(fā)走后的情況，往往是銷售反饋訂單執(zhí)行有問題了，才打電話去問運(yùn)輸商，得到的答案也往往與銷售口徑不一致，反復(fù)溝通、扯皮浪費(fèi)了大量時(shí)間精力。其實(shí)，就是因?yàn)槲锪鳑]有掌握訂單完成的第一手信息。
訂單完成的第一手信息有哪些呢?
回單信息
一式幾聯(lián)的發(fā)運(yùn)單除了發(fā)貨地留幾聯(lián)、送達(dá)客戶后留一聯(lián)，承運(yùn)人也會(huì)帶回客戶簽章后的剩余幾聯(lián)。這幾聯(lián)通常只是作為運(yùn)費(fèi)結(jié)算之用，沒有充分去挖掘回單背后的信息和數(shù)據(jù)價(jià)值。
比如你仔細(xì)分析會(huì)發(fā)現(xiàn)同一個(gè)承運(yùn)商送同一個(gè)城市的訂單，其回單簽收顯示的合格率是不一樣的：送經(jīng)銷商的往往是零破損，完好簽收;送倉庫的簽單顯示有一些破損;送超市的破損比較嚴(yán)重，還經(jīng)常有退貨……
真的是承運(yùn)商在運(yùn)輸相同線路時(shí)會(huì)表現(xiàn)出不同的運(yùn)作水平嗎?
其實(shí)是因?yàn)楹炇辗降囊蟛煌\(yùn)輸過程中可能有幾箱里面的幾罐破損了，如果是倉庫的簽收人就會(huì)在挑選、更換紙箱完了，將不能處理的貨物計(jì)入不合格數(shù)量后進(jìn)行訂單簽收;
而經(jīng)銷商本身就是賣貨的，有不合格的產(chǎn)品讓司機(jī)直接買賠了，司機(jī)回單顯示完好還能完整結(jié)算運(yùn)費(fèi);超市的收貨要求很挑剔，一箱里面有一罐變形，要求整箱拒收……
所以回單數(shù)據(jù)不能只看表面，需結(jié)合運(yùn)作實(shí)際去看，才能透過現(xiàn)象看本質(zhì)，找到提高運(yùn)作水平的關(guān)鍵。
回單信息要充分利用好，首先要求簽單的流程得規(guī)范。目前主流的紙質(zhì)回單要做到規(guī)范，難度比較大，往往需要投入大量人力物力去培訓(xùn)、宣貫、檢查、糾正……
而新型的電子回單方式，通過系統(tǒng)設(shè)置的流程，讓回單相關(guān)的人員不得不走標(biāo)準(zhǔn)的步驟，所以回單數(shù)據(jù)的質(zhì)量就提高了，能用于分析和改善運(yùn)作。
在途信息
過去很長一段時(shí)期，車輛的在途信息是不透明的，貨主方需要找承運(yùn)商、承運(yùn)商再通過電話聯(lián)系到司機(jī)才能知道所謂的在途情況。為什么說“所謂的”?
因?yàn)槟悴淮笕菀阻b定司機(jī)提供的信息到底真實(shí)性如何，他說車還有5公里就到了，其實(shí)還遠(yuǎn)在50公里外;他說車在半路壞了、被扣罰了，可能是偷懶在半道打牌;他說送到客戶那里卸完車了，真實(shí)情況卻是他配合客戶把貨卸在半路(協(xié)同竄貨)賺運(yùn)費(fèi)差價(jià)去了……
缺少真實(shí)有效的在途信息，訂單執(zhí)行的完整性就大打折扣，不僅物流服務(wù)的水平上不去，還會(huì)影響銷售的業(yè)績。
隨著GPS、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)成為主流，目前市面上已經(jīng)有不少在途跟蹤的工具和手段，能實(shí)時(shí)監(jiān)控并長期記錄車輛的軌跡、運(yùn)動(dòng)狀態(tài)、溫濕度顯示甚至對駕駛室和車廂內(nèi)進(jìn)行錄像，能更有效地提高在途信息的透明度，提升物流服務(wù)水平。
客戶反饋
傳統(tǒng)的物流管理比較欠缺客戶反饋的收集，對于提供的物流服務(wù)要么自我感覺良好(沒有收集客戶對訂單完成的反饋)，要么感覺很糟(總是收到銷售、客戶關(guān)于訂單執(zhí)行過程的投訴)，這些其實(shí)都是對客戶反饋缺乏系統(tǒng)性管理的表現(xiàn)。
如果全面、系統(tǒng)、正規(guī)地收集到貨后客戶的反饋，就像我們網(wǎng)購?fù)昝恳粏魏髮爝f公司要進(jìn)行評(píng)價(jià)一樣，匯總后你會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)數(shù)據(jù)并不太難看，也不很好看，之前感覺良好是由于反饋沒傳遞到你這里，感覺糟糕只是因?yàn)橹挥胁畹姆答伈诺竭_(dá)你這里，真實(shí)情況是大多訂單都是OK的，少部分需要分析原因，改善服務(wù)。
因此，我們要通過客戶反饋的第一手信息來提升物流運(yùn)作水平，先要做到的是完整收集每一票的客戶反饋信息。目前的信息技術(shù)也能夠?qū)崿F(xiàn)，并且讓相關(guān)信息在工廠、倉庫、運(yùn)輸商、客戶、司機(jī)等有關(guān)人員都能實(shí)時(shí)看見的平臺(tái)上共享，增加透明度。
訂單發(fā)出不代表完成，訂單收貨也還不能代表，只有當(dāng)單據(jù)回傳、在途和簽收數(shù)據(jù)得到收集統(tǒng)計(jì)、客戶反饋第一線信息用于分析，讓供應(yīng)鏈服務(wù)得以改善，能讓下次的訂單更好完成了，上一批的訂單才算完成其使命。小小的訂單，就是這樣串起大大的供應(yīng)鏈。
如何管理好訂單以提高物流效率 篇1
�。ㄒ唬┎少徲唵蔚拿骷�(xì)管理
采購訂單的明細(xì)管理主要是通過對采購訂單各項(xiàng)目的管理，使企業(yè)相關(guān)部門能夠明確掌握商品訂貨的情況。當(dāng)采購單位決定采購對象后，企業(yè)通常會(huì)寄發(fā)訂購單給供應(yīng)商，以作為雙方將來交貨、驗(yàn)收、付款的依據(jù)。訂購單內(nèi)容主要側(cè)重于交易條件、交貨日期、運(yùn)輸方式、單價(jià)、付款方式等。因用途不同，訂購單可分為廠商聯(lián)（第一聯(lián)），作為供應(yīng)商交貨時(shí)間的憑證；回執(zhí)聯(lián)（第二聯(lián)），由供應(yīng)商簽字確認(rèn)后寄回給企業(yè)物料聯(lián)（第三聯(lián)），作為企業(yè)控制存量和驗(yàn)收的參考；請款聯(lián)（第四聯(lián)），作為結(jié)算貨款的依據(jù)；承辦聯(lián)（第五聯(lián)），由制發(fā)訂購單的單位自存。
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訂單跟蹤是采購人員的重要職責(zé)，訂單跟蹤的目的有三個(gè)：促進(jìn)合同正常執(zhí)行、滿足企業(yè)的商品需求、保持合理的庫存水平。在實(shí)際訂單操作過程中，合同、需求、庫存三者之間會(huì)產(chǎn)生矛盾，突出地表現(xiàn)為由于各種原因合同難以執(zhí)行、需求不能滿足導(dǎo)致缺貨、庫存難以控制。恰當(dāng)?shù)靥幚砉⿷?yīng)、需求、緩沖余量之間的關(guān)系是衡量采購人員能力的關(guān)鍵指標(biāo)。采購訂單跟蹤過程如圖所示。
1.合同執(zhí)行前訂單跟蹤。訂單人員在完成訂單合同之后，要及時(shí)了解供應(yīng)商是否接受訂單，是否及時(shí)簽返訂單合同。在采購環(huán)境里，同一商品往往有幾家供應(yīng)商可供選擇，獨(dú)家供應(yīng)商的情況很少。雖然每個(gè)供應(yīng)商都有分配比例，但在具體操作時(shí)可能會(huì)遇到因?yàn)楦鞣N原因的拒單現(xiàn)象，由于出現(xiàn)變化，供應(yīng)商可能要提出改變某些合同條款，包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨日期等。如果供應(yīng)商按時(shí)返簽訂單合同，則說明供應(yīng)商的選擇正確；如果供應(yīng)商確實(shí)難以接受訂單，可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商。與供應(yīng)商正式簽訂的合同要及時(shí)存檔，以備后查。
2.合同執(zhí)行過程中訂單的跟蹤。進(jìn)人訂單實(shí)際作業(yè)階段的第一項(xiàng)工作，就是要簽訂一份與供應(yīng)商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應(yīng)全力跟蹤，并且應(yīng)和供應(yīng)商相互協(xié)調(diào)，建立起相互之間的業(yè)務(wù)銜接、作業(yè)規(guī)范的合作框架。合同跟蹤應(yīng)注意以下事項(xiàng)：
�。�1）嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備商品的詳細(xì)過程，保證訂單正常執(zhí)行。在跟蹤過程中，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)反饋，需要中途變更的要立即解決，不可貽誤時(shí)間。不同種類的商品，其準(zhǔn)備過程不同。總體上可分為兩類：一類是供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙定制的商品，存在著加工過程的周期長，變化多的特點(diǎn)。對于這類訂單的跟蹤管理，可以向供應(yīng)商單位派常駐代表，以起到信息溝通、技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查的作用。常駐代表應(yīng)當(dāng)深入到生產(chǎn)線各個(gè)工序、各個(gè)管理環(huán)節(jié)，幫助發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)措施，切實(shí)保證徹底解決有關(guān)問題；另一類是供應(yīng)商有存貨，不存在加工過程，周期短。對這類訂單的跟蹤管理可視情況分別采用定期或不定期到工廠進(jìn)行監(jiān)督檢查，或者設(shè)監(jiān)督點(diǎn)對關(guān)鍵工序或特殊工序進(jìn)行監(jiān)督檢查；要求供應(yīng)商自己報(bào)告生產(chǎn)條件情況、提供相應(yīng)檢驗(yàn)記錄、讓大家進(jìn)行評(píng)議等辦法實(shí)行監(jiān)督控制。
�。�2）緊密響應(yīng)生產(chǎn)需求形勢。如果因市場原因需求緊急，要求本批商品立即到貨，應(yīng)馬上與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，必要時(shí)可幫助供應(yīng)商解決疑難問題。有時(shí)市場需求出現(xiàn)滯銷，企業(yè)經(jīng)研究決定延緩或取消本次訂單商品供應(yīng)，訂單人員也應(yīng)盡快與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確定其可承受的延緩時(shí)間，或終止本次訂單操作，給供應(yīng)商相應(yīng)的賠款。
�。�3）慎重處理庫存控制。庫存水平在某種程度上體現(xiàn)了訂單人員的水平。訂單人員既要保證銷售正常，又要保持最低的庫存水平，也就是必須保持與正常經(jīng)營相適應(yīng)的.商品庫存量。因?yàn)槠髽I(yè)庫存過大，占用資金，增加管理費(fèi)用；庫存過小，則品種不全，數(shù)量不足，容易造成脫銷。
�。�4）控制好商品驗(yàn)收環(huán)節(jié)。商品到達(dá)訂單規(guī)定的交貨地點(diǎn)，對國內(nèi)供應(yīng)商來說一般是企業(yè)倉庫，對境外交貨則是企業(yè)國際物流中轉(zhuǎn)中心。境外交貨的情況下，供應(yīng)商在交貨前會(huì)將到貨情況表傳真給訂單人員，訂單操作者應(yīng)按照原先所下的訂單對到貨的物品、批量、單價(jià)及總金額等進(jìn)行確認(rèn)，并進(jìn)行錄入歸檔，開始辦理付款手續(xù)。境外的付款條件可能是預(yù)付款或即期付款，一般不采用延期付款，因此訂單人員必須在交貨前把付款手續(xù)辦妥。
3.合同執(zhí)行后訂單跟蹤。應(yīng)按合同規(guī)定的支付條款對供應(yīng)商進(jìn)行付款，并進(jìn)行跟蹤。訂單執(zhí)行完畢的柔性條件之一是供應(yīng)商收到本次訂單的貨款，如果供應(yīng)商未收到付款，訂單人員有責(zé)任督促付款人員按照流程規(guī)定加快操作，否則會(huì)影響企業(yè)信譽(yù)。商品在使用過程中，可能會(huì)出現(xiàn)問題，偶發(fā)性的小問題可由采購：人員或現(xiàn)場督驗(yàn)者聯(lián)系供應(yīng)商解決，重要的問題可由質(zhì)檢人員解決。
（三）采購訂單的使用管理
對于尚未使用電腦系統(tǒng)的公司，一份訂單通常有7～9份副本。而在使用計(jì)算機(jī)的條件下，將一份采購訂單分寄到每個(gè)部門的電子郵箱就可以了。供應(yīng)商在原件上簽字后將其送回買方，就表明供應(yīng)商已收到訂單并同意訂單的內(nèi)容。從法律上來講，發(fā)送訂單的采購部門構(gòu)成了合同提供者，而確認(rèn)訂單的供應(yīng)商則構(gòu)成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個(gè)重要組成部分。
采購部門將一份訂單副本送達(dá)會(huì)計(jì)部門（例如應(yīng)付賬款），提出需求的部門接收并進(jìn)行交易。采購部門通常保留有幾份訂單的副本及相關(guān)收據(jù)，其他部門應(yīng)對采購訂單和收款收據(jù)有很高的透明度：
1.會(huì)計(jì)部門能夠得知未來的支付條件，同時(shí)還持有一份訂單副本，以便在：貨物到達(dá)時(shí)對付款進(jìn)行核對。
2.采購訂單應(yīng)有訂單編號(hào)以便相關(guān)部門備案。
3.接收部門持有與商品收據(jù)相匹配的訂單副本，該部門還可以用特殊的采購訂單幫助預(yù)測進(jìn)貨的作業(yè)量。
4.提出需求者在需要查詢一份訂單狀況時(shí)可參考的采購訂單數(shù)字。
5.運(yùn)輸部門知曉交貨要求，針對每一次交貨安排承運(yùn)人或使用公司內(nèi)部運(yùn)輸。
6.訂單將在所有的部門長期有效，直到買方公司確認(rèn)貨物已收且符合數(shù)量及質(zhì)量要求為止。
如何管理好訂單以提高物流效率 篇2
1、目的
規(guī)范采購管理工作，加強(qiáng)采購過程控制，強(qiáng)化供應(yīng)商管理，確保適時(shí)、適價(jià)、適量地供應(yīng)公司生產(chǎn)所需物料。
2、適用范圍
適用于公司生產(chǎn)物料的采購過程控制、對賬發(fā)票管理以及新開發(fā)廠商和合格供應(yīng)商定期或不定期的評(píng)估選擇等。
3、職責(zé)
3.1采購文員：負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)，物料的催貨，異常的追蹤，訂單對賬、請款和發(fā)票的催繳以及協(xié)助進(jìn)行供應(yīng)商的評(píng)估等。
3.2采購專員：負(fù)責(zé)物料價(jià)格的談判、定價(jià)，選擇合格的供應(yīng)商，物料異常的處理、追蹤及異常信息的傳遞，對賬單、請款單的初審，物料采購成本的控制分析以及合作供應(yīng)商關(guān)系的協(xié)調(diào)等。
3.3供應(yīng)管理員：根據(jù)物料供應(yīng)商需求預(yù)測分析，為采購專員提供經(jīng)評(píng)估合格的供應(yīng)商供其選擇，供應(yīng)商的定期或不定期評(píng)估結(jié)果的制定和傳達(dá)，跟進(jìn)新物料或新供應(yīng)商的打樣情況。
3.4計(jì)劃組主管：對物料采購訂單的審核，協(xié)調(diào)物料異常情況的處理和跟蹤處理結(jié)果，審核供應(yīng)商的考評(píng)和選取，完善物料采購管理。
3.5生產(chǎn)部經(jīng)理：負(fù)責(zé)采購對賬單和請款單的批準(zhǔn)，物料采購成本控制的審核，供應(yīng)商合作關(guān)系的協(xié)調(diào)，以及跨部門之間異常的協(xié)調(diào)。
4、采購訂單管理流程
（見附件）
5、采購訂單管理內(nèi)容
5.1供應(yīng)商選用規(guī)定
5.1.1采購專員根據(jù)訂單要求和供應(yīng)商管理員提供的供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告，合理選擇合作廠商并進(jìn)行價(jià)格確認(rèn)。5.1.2采購專員必需選擇經(jīng)供應(yīng)商管理評(píng)估合格的供應(yīng)商或經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理核準(zhǔn)的選用供應(yīng)商作為訂單下單的對象，未經(jīng)評(píng)估合格的供應(yīng)商暫時(shí)不做考慮（特殊物料的供應(yīng)商除外）。
5.1.3合作供應(yīng)商在未經(jīng)評(píng)估合格（特殊物料除外）的`情況下選用的，造成的異常損失由下單人員負(fù)責(zé)并記錄個(gè)人考評(píng)。
5.1.4采購訂單的供應(yīng)商選擇和價(jià)格評(píng)定需由計(jì)劃組主管審核，生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)后才能下單達(dá)給合作供應(yīng)商。未經(jīng)供應(yīng)商選用審核或批準(zhǔn)而下達(dá)的采購訂單，其造成的責(zé)任由下單人員負(fù)責(zé)，并記錄個(gè)人考評(píng)。
5.2價(jià)格管理規(guī)定
5.2.1采購專員依物料規(guī)格、交期、品質(zhì)要求及其它交易條件，選擇適當(dāng)?shù)墓⿷?yīng)商，作詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)作業(yè)。
5.2.2采購專員合理選擇供應(yīng)商之后，根據(jù)其收集的市場信息跟供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判（老供應(yīng)商的物料進(jìn)行價(jià)格確認(rèn)）并確認(rèn)物料訂價(jià)。比價(jià)作業(yè)：在詢價(jià)作業(yè)完成后需有兩家以上供應(yīng)商提供價(jià)格做比較，并考慮品質(zhì)、成本、交期等符合本公司需求的供應(yīng)商，若客戶指定要求或獨(dú)有技術(shù)等特殊案件可不作比較范圍。議價(jià)作業(yè)：合格供應(yīng)商只有獨(dú)家時(shí)則依供應(yīng)商提供之價(jià)格，比照以往采購記錄及平時(shí)收集的價(jià)格信息，由采購專員與供應(yīng)商議價(jià)。
5.2.3采購文員根據(jù)采購專員和供應(yīng)商最終確認(rèn)的價(jià)格列入采購訂單，并將采購訂單交由計(jì)劃組主管審核及生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)。未經(jīng)采購價(jià)格審核和批準(zhǔn)的采購訂單不能下達(dá)給供應(yīng)商，由此造成的損失由下單人員負(fù)責(zé)。
5.3下單管理規(guī)定
5.3.1采購專員在接到生管員的物料采購需求之后，及時(shí)核實(shí)訂單所要求的資料文件和供應(yīng)商的工藝技術(shù)文件是否準(zhǔn)確和齊全。并由采購文員整理歸檔，作為訂單下達(dá)的資料準(zhǔn)備。采購專員對資料不全或有錯(cuò)誤的訂單需及時(shí)協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)員或研發(fā)組主管進(jìn)行確認(rèn)，未經(jīng)確認(rèn)前需及時(shí)傳達(dá)信息給生管員和物控員進(jìn)行訂單調(diào)整。
5.3.2采購專員根據(jù)供應(yīng)商管理員提供的供應(yīng)商綜合評(píng)估表以及備用合格新供應(yīng)商名單，合理選擇物料供應(yīng)商，并依據(jù)價(jià)格管理規(guī)定對供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格確認(rèn)。
5.3.3采購文員根據(jù)采購專員提供的物料供應(yīng)商和確認(rèn)的價(jià)格及時(shí)編制采購訂單，并由計(jì)劃組主管審核和生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)后交由采購專員蓋章并下達(dá)給供應(yīng)商。采購文員需確認(rèn)訂單是否下達(dá)到供應(yīng)商，需追蹤供應(yīng)商的訂單回傳并存檔。
5.3.4未經(jīng)確認(rèn)的采購訂單不得下達(dá)給供應(yīng)商，由此而造成的損失由下單人員負(fù)責(zé)。
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