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OA辦公系統(tǒng)與企業(yè)信息化發(fā)展
所謂OA辦公系統(tǒng)，即辦公自動(dòng)化(Office Automation)，是辦公工作處理的自動(dòng)化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成。達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。
一、OA與企業(yè)信息化發(fā)展
OA并不是一個(gè)固定的概念，企業(yè)在發(fā)展的不同階段對(duì)于信息化的需求是不同的，而OA正是隨企業(yè)的信息化需求、隨時(shí)代的發(fā)展而不斷變化的，企業(yè)的OA項(xiàng)目建設(shè)，就是雙方契和的一個(gè)過(guò)程。
1、企業(yè)信息化發(fā)展階段
企業(yè)的信息化可以分為如下四個(gè)階段：
第一階段：業(yè)務(wù)操作電子化。電子化即將日常手工事務(wù)性工作轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)器工作的過(guò)程;關(guān)注個(gè)體的工作行為，可以提高個(gè)體的工作效率。該階段以財(cái)務(wù)電算化、生產(chǎn)制造自動(dòng)化等為代表。
第二階段：業(yè)務(wù)流程信息化。信息化即通過(guò)企業(yè)的管理重組和管理創(chuàng)新，結(jié)合IT優(yōu)勢(shì)周化業(yè)務(wù)流程;關(guān)注整個(gè)組織的流程，提升組織的效率。該階段廣泛開(kāi)展流程梳理和信息化建設(shè)。例如ERP、CRM、SCM、BOSS系統(tǒng)建設(shè)等。
第三階段：業(yè)務(wù)管理知識(shí)化。知識(shí)化即讓合適的角色在合適的時(shí)間合適的場(chǎng)景獲取合適的知識(shí)和資源。系統(tǒng)推動(dòng)企業(yè)管理生態(tài)的建立，對(duì)環(huán)境的變化作出靈活的反應(yīng)，業(yè)務(wù)流程持續(xù)改善，全面提升執(zhí)行力。獲得持久的競(jìng)爭(zhēng)力。該階段強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理活動(dòng)的真正結(jié)合。以KM、協(xié)同、門(mén)戶等為代表。
第四階段：業(yè)務(wù)決策智能化。智能化即在企業(yè)的已有知識(shí)的基礎(chǔ)之上，能夠智能創(chuàng)造、挖掘新知識(shí)，用于業(yè)務(wù)決策、日常管理等，形成自組織、自學(xué)習(xí)、自進(jìn)化的企業(yè)管理體制。該階段中，人工智能、專(zhuān)家系統(tǒng)的思想將應(yīng)用在企業(yè)管理領(lǐng)域中。
2、OA系統(tǒng)發(fā)展階段
OA的發(fā)展其實(shí)是一個(gè)不斷求新求變的過(guò)程，縱觀OA的發(fā)展歷程，是伴隨著企業(yè)信息化發(fā)展的浪潮起伏。不同的信息化發(fā)展階段也對(duì)應(yīng)著不同的OA發(fā)展階段：
第一階段：文件型OA(1980-1999年)初步的辦公自動(dòng)化實(shí)際上從單機(jī)版的辦公應(yīng)用軟件開(kāi)始，例如WPS、MS OFFICE、Lotusl-2-3等軟件。當(dāng)時(shí)許多人把OA稱(chēng)為“無(wú)紙化辦公”。
第二階段：流程性O(shè)A(2000-2006年)該階段從最初的關(guān)注個(gè)體、以辦公文件，檔案管理為核心的文件型OA逐漸發(fā)展到目前正在成為應(yīng)用主流的流程性O(shè)A。
第三階段：知識(shí)型0A(2006-2010年)隨著OA系統(tǒng)應(yīng)用的逐步深入，企業(yè)的員工每天上班做得辦公自動(dòng)化雜志一件事情可能就是登陸OA系統(tǒng)，收一下郵件、看看公司最新的新聞、處理自己今天需要待辦的工作等。OA儼然成為一個(gè)日常工作的基礎(chǔ)平臺(tái)，企業(yè)已經(jīng)不可離開(kāi)它了。隨著客戶需求的不斷發(fā)展，OA也逐步融合“知識(shí)管理”思想，整合組織內(nèi)的信息和資源發(fā)展，發(fā)展為“知識(shí)型OA”。
第四階段：智能型0A(2010年)隨著組織流程的周化和改進(jìn)、知識(shí)的積累和應(yīng)用、技術(shù)的創(chuàng)新和提升，最終OA系統(tǒng)將會(huì)脫胎換骨，全新的“智能型OA”成為未來(lái)的發(fā)展方向，該階段OA更關(guān)注組織的決策效率，提供決策支持、知識(shí)挖掘、商業(yè)智能等服務(wù)。
從以上對(duì)企業(yè)信息發(fā)展階段以及OA系統(tǒng)發(fā)展階段的描述來(lái)看。目前在我們山東省農(nóng)村信用社的信息化發(fā)展處于第二階段的初期，已經(jīng)開(kāi)始信息化建設(shè)的梳理及規(guī)劃，已經(jīng)有了整合優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的需求;OA系統(tǒng)的建設(shè)正處于第二階段，即流程性O(shè)A，以公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)為核心，實(shí)現(xiàn)了信息發(fā)布、電子公文審批流轉(zhuǎn)、電子郵件、文檔管理、會(huì)議管理、資產(chǎn)管理等眾多實(shí)用的功能。并且覆蓋到了全省各級(jí)單位，取得了一定的效果。將信息化發(fā)展階段以及OA項(xiàng)目建設(shè)階段明確之后。我們就可以明確下一步OA的建設(shè)如何契和山東省農(nóng)村信用社的信息化發(fā)展需要。從而有目的、有層次地推進(jìn)企業(yè)的信息化建設(shè)。目前主要應(yīng)用已覆蓋全省農(nóng)村信用社四級(jí)機(jī)構(gòu)，正深刻地改變著各級(jí)機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)的辦公或業(yè)務(wù)處理模式。在較長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，山東農(nóng)信內(nèi)部都將以公文為核心，將公文各項(xiàng)應(yīng)用推廣到省聯(lián)社、辦事處(市聯(lián)社)、縣級(jí)聯(lián)社、基層信用社四級(jí)單位，在此過(guò)程中逐步規(guī)范公文審批及業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)流程，并逐步擴(kuò)展周邊應(yīng)用。
就目前應(yīng)用效果來(lái)看。電子郵件應(yīng)用上線兩年多。全省郵件發(fā)送量數(shù)百萬(wàn)封。已成為全省農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)間、員工間一條不可或缺的交流渠道：電子公文的審批流轉(zhuǎn)和電子化傳輸手段極大地提高了公文處理效率，有效節(jié)約了辦公資源;各級(jí)信息門(mén)戶網(wǎng)站信息更新及時(shí)，起到了很好的宣傳作用，有力促進(jìn)了機(jī)構(gòu)間的信息交流和知識(shí)共享，為全省農(nóng)村信用社爭(zhēng)創(chuàng)一流金融機(jī)構(gòu)、構(gòu)建節(jié)約型企業(yè)起到了重要的作用。
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