如何選擇到高性價(jià)比的OA

　　如何選擇到高性價(jià)比的OA

　　OA軟件選型六步曲：

　　調(diào)研 ——》選型 ——》試用 ——》溝通和實(shí)施 ——》培訓(xùn) ——》后期維護(hù)

　　一、調(diào)研

　　在調(diào)研階段，比產(chǎn)品調(diào)研更重要的是對本企業(yè)各部門重要工作流程和數(shù)據(jù)共享需求的調(diào)研。在網(wǎng)絡(luò)高度普及的今天，企業(yè)職員往往通過注冊會(huì)員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等都多少對信息系統(tǒng)有所了解，并且很有可能產(chǎn)生過通過使用一種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重復(fù)的工作的想法。其實(shí)這就是對OA系統(tǒng)功能的一種最基本的需求，仔細(xì)了解他們對將來自動(dòng)化辦公的期望和要求，也就達(dá)到了前期功能調(diào)研的目的，并且對之后的產(chǎn)品選型及試用也大有裨益。

　　在產(chǎn)品調(diào)研方面要"廣泛撒網(wǎng)，重點(diǎn)撈魚"。首先，要盡可能了解目前市面上的所有產(chǎn)品，其產(chǎn)品資料也是越多越好，最好有演示盤，甚至試用版。這樣，收集的產(chǎn)品資料才能更直觀，也更方便我們了解其功能。其次，應(yīng)帶有一定標(biāo)準(zhǔn)、問題去了解各產(chǎn)品，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從前期對本企業(yè)的調(diào)研中總結(jié)出來，也就是你們想通過OA解決些什么問題，試用前心中要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，不一定要形成書面材料，但在產(chǎn)品調(diào)研過程中要心中有數(shù)。市面上的產(chǎn)品形形色色，數(shù)量不菲，只有這樣才能省時(shí)省力地找出幾個(gè)符合本企業(yè)需求的重點(diǎn)產(chǎn)品，以備詳細(xì)了解和比較，為下面的選型工作打好基礎(chǔ)。

　　目前，國內(nèi)知名的OA廠商有泛微、致遠(yuǎn)、金和、宇博OA等。泛微、致遠(yuǎn)與金和一樣都是大型OA，適全大企業(yè)，宇博OA是針對中小企業(yè)，是中端產(chǎn)品。

　　OA選型要看企業(yè)的需求。最能滿足你的需求、適合你的就是最好的。

　　二、選型

　　有了前面的工作，這一步只需在上面選定的幾個(gè)重點(diǎn)產(chǎn)品中選擇就可以了，但并不比之前的工作輕松，因?yàn)檫@些產(chǎn)品在主要功能實(shí)現(xiàn)上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試，取舍更難。以本人尚不算豐富的經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為，應(yīng)從以下幾方面多加考慮：

　�、購能浖�結(jié)構(gòu)方面考慮，應(yīng)選擇與單位條件相適應(yīng)的，這樣對軟件進(jìn)行修改、擴(kuò)充和維護(hù)時(shí)將容易實(shí)現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)都是通用軟件，可以隨時(shí)根據(jù)用戶的需要對軟件模塊進(jìn)行增刪修改，但選擇不同的系統(tǒng)，對軟件進(jìn)行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點(diǎn)上說，要選擇產(chǎn)品系統(tǒng)組成與企業(yè)需要比較起來最接近的。如中小企業(yè)選擇宇博OA這種中小型的、易擴(kuò)展、易維護(hù)、易用的OA系統(tǒng)就非常好。但大集團(tuán)可以去考查一下致遠(yuǎn)那種復(fù)雜流程的大型OA。

　�、趶氖酆蠓�務(wù)方面考慮，應(yīng)選擇能及時(shí)提供服務(wù)支持的開發(fā)代理商。要從根本上解決服務(wù)的保證問題，應(yīng)盡可能使服務(wù)本地化，這樣有利于得到及時(shí)服務(wù)，而且服務(wù)費(fèi)相對來說也較低，否則越來越高的服務(wù)費(fèi)將成為單位的一個(gè)沉重負(fù)擔(dān)。OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆蓋面比較廣，其涵蓋的業(yè)務(wù)可多可少，沒有一家企業(yè)的OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進(jìn)行功能添加和功能完善的;而且OA系統(tǒng)一旦上線，就會(huì)成為企業(yè)各部門的日常必需工具，因此，在隨后的時(shí)間里，只會(huì)越來越凸顯出售后服務(wù)的重要性。中小企業(yè)千萬不要選擇那種大型的OA系統(tǒng)，大型的OA價(jià)格貴不說，主要是你沒有專業(yè)的人員來維護(hù)。所以中小企業(yè)一定選擇像宇博OA這樣易維護(hù)的OA系統(tǒng)。

　�、蹚膬r(jià)格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性價(jià)比。

　　三、試用

　　做出選擇后，就該進(jìn)入試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情，尤其是關(guān)系到工作流的部分，這也是OA系統(tǒng)的核心應(yīng)用部分，由于信息部門的職員在日常工作中對企業(yè)的工作流程接觸很少，光在調(diào)研中得到的那些資料對系統(tǒng)中的工作流部分進(jìn)行簡單的流轉(zhuǎn)測試，是很難發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)上的問題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉(zhuǎn)中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會(huì)，則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。以本公司的實(shí)施過程為例，雖然我們在開始公司范圍內(nèi)的試運(yùn)行之前對系統(tǒng)進(jìn)行了全面細(xì)致的測試，但在隨后的一個(gè)月試運(yùn)行中還是出現(xiàn)了很多預(yù)料不到的問題。

　　四、溝通和實(shí)施

　　運(yùn)行中出現(xiàn)了問題要解決，就涉及到了與開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點(diǎn)：一是內(nèi)部問題，如果不是小型企業(yè)的話，一般實(shí)施項(xiàng)目的基層負(fù)責(zé)人員至少有兩個(gè)，這里所說的內(nèi)部問題，就是與對方實(shí)施人員溝通最頻繁的幾個(gè)人一定要針對目前系統(tǒng)存在問題達(dá)成一致意見，然后再去與對方進(jìn)行溝通。否則，就可能在一些關(guān)于對按鈕的使用習(xí)慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現(xiàn)分歧，有的主張改進(jìn)，有的說不改也行。這樣對方肯定不會(huì)主動(dòng)改進(jìn)。這些問題改不改似乎無關(guān)緊要，但卻無疑會(huì)對以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動(dòng)。二是對對方實(shí)施人員要有要求，對能夠解決的問題，應(yīng)提醒其在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)，對軟件不能解決的問題，要拿出相關(guān)理由，以方便我們對照查找資料，共同找出其他解決方法。所以一定要選擇服務(wù)好，有實(shí)力的OA廠商，別因?yàn)楸阋诉x擇那些沒有實(shí)力的廠商。

　　五、培訓(xùn)

　　培訓(xùn)有兩個(gè)方面。一是系統(tǒng)管理員的培訓(xùn);二是普通用戶的培訓(xùn)。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)非常重要，因?yàn)橄到y(tǒng)管理員對系統(tǒng)各個(gè)模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實(shí)施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)具備分析與處理的能力，以保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。另外，培訓(xùn)最好采用講解培訓(xùn)與解決運(yùn)行中出現(xiàn)的問題交替進(jìn)行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。

　　六、后期維護(hù)

　　日常運(yùn)行維護(hù)中只要做到一點(diǎn)：用戶有問題時(shí)系統(tǒng)管理員要及時(shí)解決，解決不了的及時(shí)與開發(fā)商的實(shí)施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中，逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統(tǒng)的實(shí)施效果。

　　買軟件就是買服務(wù)

　　在國外，賣軟件就是賣服務(wù)的觀點(diǎn)已經(jīng)獲得廣泛的認(rèn)同，國外的軟件廠商主要以收取服務(wù)費(fèi)的方式獲取利潤。而在國內(nèi)，想讓協(xié)同軟件廠商依靠服務(wù)費(fèi)來生存，顯然還不現(xiàn)實(shí)。但是，賣軟件就是賣服務(wù)這一核心是協(xié)同軟件的內(nèi)在本質(zhì)卻沒有變化。當(dāng)前，服務(wù)能力是協(xié)同軟件木桶中的“短板”。許多企業(yè)為了能在激烈的市場競爭中生存下來，往往忽視對自身團(tuán)隊(duì)服務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，忽略企業(yè)服務(wù)能力的建設(shè)。

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