什么是辦公自動化

　　辦公室自動化是近年隨著計算機科學發(fā)展而提出來的新概念。

　　辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。辦公室自動化系統(tǒng)一般指實現辦公室內事務性業(yè)務的自動化，而辦公自動化則包括更廣泛的意義，即包括網絡化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)。

　　辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。

　　通常辦公室的業(yè)務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。

　　辦公室是各行業(yè)工作的領導進行決策的場所。領導機關做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業(yè)務關聯(lián)單位。

　　OA(辦公自動化)技術分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用，一般稱之為事務型辦公自動化系統(tǒng)。

　　隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：

　　(1)集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。

　　(2)智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。

　　(3)多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。

　　(4)運用電子數據交換(EDI)。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。

　　辦公事務OA中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統(tǒng)計、報表處理、個人數據庫等。這些常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包，包內的不同應用程序之間可以互相調用或共享數據，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其利用價值。

　　此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)(如全文檢索系統(tǒng))、光學漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。在公用服務業(yè)、公司等經營業(yè)務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統(tǒng)，柜臺或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務系統(tǒng)等。

　　事務型或業(yè)務型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。

　　信息管理型OA系統(tǒng)是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務型(或業(yè)務型)辦公系統(tǒng)和綜合信息(數據庫)緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數據庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息;一些公用服務事業(yè)單位的綜合數據庫包括和服務項目有關的所有綜合信息;公司企業(yè)單位的綜合數據庫包括工商法規(guī)、經營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。作為一個現代化的政府機關或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數據庫。這個數據庫建立在事務級OA系統(tǒng)基礎之上，構成信息管理型的OA系統(tǒng)。

　　決策支持型OA系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎上。它使用由綜合數據庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應的決策。

　　事務級OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調用和計算機數據網絡通信手段做出。一體化的OA系統(tǒng)的含義是利用現代化的計算機網絡通信系統(tǒng)把三個層次的OA系統(tǒng)集成一個完整的OA系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環(huán)節(jié)，以期提高整個辦公系統(tǒng)的效率。一體化、網絡化的OA系統(tǒng)的優(yōu)點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。

　　事務級OA系統(tǒng)稱之為普通辦公自動化系統(tǒng)，而信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)稱之為高級辦公自動化系統(tǒng)。

　　例如，市政府辦公機構，實質上經常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機構報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關領導者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領導者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。 在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應當注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，參照研究，才能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。

　　例如，北京市東城區(qū)政府報來文件要求某地區(qū)蓋一座公共建筑，申請批準，文件傳遞到市政府有關機構，市有關領導看到文件后，要去尋找市里有關規(guī)劃蓋樓的文件法規(guī)，又需要研究全市的經費預算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給東城區(qū)政府。

　　這個例子中，信息以文件方式傳遞、處理;領導查閱、參照的有關法規(guī)也是信息，這是數據信息。研究決定過程，主要是領導者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數據，這是更進一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。

　　再進一步分析這個例子，如果市政府微機辦公系統(tǒng)和市政府法規(guī)信息數據庫系統(tǒng)、市政府財務管理系統(tǒng)是一個集成化的統(tǒng)一系統(tǒng)，計算機自動從有關系統(tǒng)中尋取機關資料，這種系統(tǒng)就是辦公自動化更高層次的集成化。

　　另外，如果市政府辦公系統(tǒng)和區(qū)政府辦公系統(tǒng)是一個集成的計算機網絡系統(tǒng)，可以通過網絡傳遞信息，可以遠程處理業(yè)務，方便工作等，那這就是一個更進一步的網絡化的辦公室自動化系統(tǒng)。

　　所以，辦公室自動化系統(tǒng)本身是一個多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實現了辦公自動化的一部分業(yè)務，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術不同而逐步構成一個更高級的自動化系統(tǒng)，大大提高工作進度。

　　我國專家在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業(yè)務目的的人一機信息處理系統(tǒng)。

　　人是系統(tǒng)第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，現在又要加部分管理設備的專業(yè)技術人員，例如，計算機工程師，其它設備維護人員等。

　　技術設備，計算機是另一因素。

　　設備中有各種機器，如計算機、復印機、速印機、電話機、傳真機、網絡設備、光盤機等等，這些設備統(tǒng)稱為硬設備，或稱硬件。而各種信息設備中還需要有管理設備的軟件，例如，計算機的操作系統(tǒng)、網絡操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項工作程序軟件等等，這些將在其它章節(jié)詳述。

　　顯然辦公自動化這一人機系統(tǒng)，人，機，缺一不可。而設備方面，硬件及必要軟件都需齊備。 我們也可以認為辦公自動化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng)，是人類進入信息時代后的一種新慨念。

【什么是辦公自動化】相關文章：

辦公自動化oa系統(tǒng)是什么？06-06

基本的辦公自動化11-24

辦公自動化技巧08-26

辦公自動化考試06-02

辦公自動化系統(tǒng)的應用05-12

無紙辦公自動化08-26

OA辦公自動化系統(tǒng)06-20

oa辦公自動化系統(tǒng)05-18

辦公自動化系統(tǒng)的設計06-22