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OA系統(tǒng)工作流需要實(shí)現(xiàn)的功能
工作流是整個(gè)OA系統(tǒng)的核心，也是BPM的核心，工作流到底需要實(shí)現(xiàn)哪些功能，下面小編就此以用戶的需求為藍(lán)本進(jìn)行闡述。
工作流表面看起來是很簡(jiǎn)單的，無非是一個(gè)表單模板，一個(gè)流程定義，然后起草后根據(jù)設(shè)定的流程一步一步走下出，但是由于業(yè)務(wù)的差別以及千變?nèi)f化的需求，實(shí)際上比需要實(shí)現(xiàn)的功能遠(yuǎn)比上述功能要復(fù)雜得多，這也是很多的開源的工作流系統(tǒng)并沒有真正用到
OA中來的原因。
一個(gè)基本的要求是：一個(gè)審批模板可以供全單位使用，如請(qǐng)款單，全單位就一個(gè)請(qǐng)款單格式，其流程的設(shè)定可以應(yīng)用全單位并且能夠正常流轉(zhuǎn)，這樣的要求實(shí)現(xiàn)看起來很容易，實(shí)際上難度極大。
OA工作流規(guī)格
1. 文檔模板和表單模板
模板一般有二種類型，一種是文檔模板，一種是表單模板。如任免、公文等是標(biāo)準(zhǔn)文檔模板型工作流，其正文內(nèi)容是文檔格式，一般是WORD或者EXCEL格式。而請(qǐng)款單，請(qǐng)購(gòu)單一般情況下是表單模板。表單模板只能填每個(gè)字段的內(nèi)容，不能進(jìn)行全文的修改。文檔模板和表單模板的工作流最大的區(qū)別點(diǎn)是需不需要對(duì)審批表單內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，文檔模板因?yàn)槭腔谖谋镜�，所以�?duì)于審批單據(jù)是不能對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行查詢的。而表單模板因?yàn)槭穷A(yù)設(shè)了字段，字段內(nèi)容是實(shí)時(shí)提取到數(shù)據(jù)庫(kù)中的，所以可以對(duì)單據(jù)的內(nèi)容進(jìn)行查詢。
如請(qǐng)款單，可以根據(jù)請(qǐng)款金額、請(qǐng)款部門、請(qǐng)款人等進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。
文檔單據(jù)如：任免單是不能對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)的。
文檔模板和表單模板根據(jù)單據(jù)的內(nèi)容各有用途，視用戶的單據(jù)情況來選定。
無論是文檔模板還是表單模板，對(duì)于審批的過程一般都能查詢出來。對(duì)于一個(gè)成熟的工作流系統(tǒng)，必須同時(shí)提供文檔模板和表單模
板供用戶選擇。
2. 固定流程。
所謂的固定流程指的是對(duì)于某個(gè)審批模板，先設(shè)定好其需要審批的流程，在審批的過程中，單據(jù)會(huì)按照設(shè)定的流程一步步走下去。
如：申請(qǐng)者-部門經(jīng)理-總經(jīng)理。
3. 自由流程
所謂自由流程說得簡(jiǎn)單點(diǎn)就是上一步?jīng)Q定下一步，由上一步的審批人在審批完成后，根據(jù)需要選定下一步由誰去審批或者結(jié)束流程。對(duì)于單位某個(gè)流程不太明確或者可變性非常大的比較適用。
4. 固定流程和自由流程的結(jié)合。
固定流程和自由流程相結(jié)合指的是：原則上流程已經(jīng)設(shè)好了，應(yīng)該一步步走下去，但是在某個(gè)位置，審批人可以選定下一步的審批
人，然后再按照預(yù)定的流程走下去。
如：申請(qǐng)者-部門經(jīng)理-出納-財(cái)務(wù)經(jīng)理，對(duì)于大一點(diǎn)的公司，有多個(gè)出納，哪個(gè)出納在崗，就讓哪個(gè)出納審，那么就可以把出納那步
設(shè)成自由流程，當(dāng)部門經(jīng)理審批完后，會(huì)自動(dòng)列出所有的出納，部門經(jīng)理選擇其中的一個(gè)出納然后提交。
5. 條件流轉(zhuǎn)
以請(qǐng)款單為例：金額小于3000元，審批流程是：普通員工-部門經(jīng)理。如果金額大于3000元的審批流程是：普通員工-部門經(jīng)理-總經(jīng)
理，那么在流程定義的時(shí)候，需要根據(jù)單據(jù)的填寫值進(jìn)行判斷，系統(tǒng)自動(dòng)選擇流程。
6. 崗位跳轉(zhuǎn)
崗位跳轉(zhuǎn)指的是根據(jù)起草人或者審批人的崗位，自行選擇相應(yīng)的流程。
崗位跳轉(zhuǎn)在選型的時(shí)候經(jīng)常不被用戶重視，實(shí)際它是影響到工作流能否應(yīng)用的關(guān)鍵因素。
舉一個(gè)例子：
起草者是普通員工的審批流程是：普通員工-部門經(jīng)理-財(cái)務(wù)經(jīng)理。
起草者是部門經(jīng)理的審批流程是：部門經(jīng)理-總經(jīng)理-財(cái)務(wù)經(jīng)理
起草者是總經(jīng)理的審批流程是：財(cái)務(wù)經(jīng)理
起草者是財(cái)務(wù)經(jīng)理的審批流程是：總經(jīng)理
流程設(shè)定的時(shí)候必須要有對(duì)起草者的崗位進(jìn)行判斷，然后才能作出正確的流程選擇。如果沒有崗位跳轉(zhuǎn)的功能，以上的流程很難實(shí)現(xiàn)。
崗位跳轉(zhuǎn)和條件跳轉(zhuǎn)在使用的時(shí)候一般會(huì)一起使用。經(jīng)常在一個(gè)流程單中，即要崗位跳轉(zhuǎn)又要條件跳轉(zhuǎn)。
崗位分為絕對(duì)崗位和相對(duì)崗位，如：總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理等都是絕對(duì)崗位，選定了某個(gè)絕對(duì)崗位相當(dāng)于選定了某個(gè)人。絕對(duì)崗位比直接選人的好處是，當(dāng)某人調(diào)崗或者離職后，流程不需要重新設(shè)定，只要在崗位中把人換了就可以了。如果在流程中直接設(shè)定人，那么人事一旦變動(dòng)，所以有的流程單都需要調(diào)整。
相對(duì)崗位如部門經(jīng)理就是一個(gè)相對(duì)，也就是說一個(gè)崗位下有多人，職責(zé)并不一樣。
如起草者-部門經(jīng)理-總經(jīng)理。部門經(jīng)理一定是起草者的部門經(jīng)理，不能跳到其它部門的部門經(jīng)理那兒去。
7. 跨級(jí)崗位跳
跨級(jí)崗位跳一般指的都是相對(duì)崗位，如：審批者(普通員工)-主管副總審批。
這個(gè)單子就比較麻煩，因?yàn)橹虚g跳了一級(jí)，普通員上面還有部門經(jīng)理，如果直接找主管領(lǐng)導(dǎo)的話，是找不到主管副總的。所以系統(tǒng)需要能夠支持跨級(jí)崗位。
8. 一人多崗時(shí)的崗位跳
如：起草者-部門經(jīng)理，部門經(jīng)理是一個(gè)相對(duì)崗位。如果起草者有二個(gè)崗位，他既屬于人事部，又屬于行政部。那么他就的部門經(jīng)理就有二個(gè)分別是人事部經(jīng)理和行政部經(jīng)理，如果他是以人事的崗位發(fā)起的申請(qǐng)，應(yīng)該自動(dòng)提交到人事部經(jīng)理，如果他是以行政的崗位發(fā)起的申請(qǐng)，就會(huì)提交到行政部經(jīng)理。這就是一個(gè)多崗時(shí)的崗位跳。一人多崗的崗位跳對(duì)于單位有一人多崗情況是非常重要的，否則某些人的流程就會(huì)不正確。
9. 明細(xì)表單
請(qǐng)假單這種單據(jù)就是一條記錄，所以他只有主表，沒有從表。
但是對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單，除了請(qǐng)購(gòu)人，請(qǐng)購(gòu)總金額外，一般需要掛請(qǐng)購(gòu)物品的明細(xì)、單價(jià)、金額等。
所以這些明細(xì)保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中與請(qǐng)購(gòu)單一起構(gòu)成了主從表結(jié)構(gòu)。
有很多OA并不支持明細(xì)表單，這樣對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單這樣的單子，對(duì)請(qǐng)購(gòu)物品的匯總等就難以談起。
10. 表單的域權(quán)限
在審批過程中，單據(jù)上的所有內(nèi)容應(yīng)該有權(quán)限劃分，誰能看到哪些內(nèi)容，誰能設(shè)定哪些內(nèi)容都可以進(jìn)行定義。
如銷售單一般有成本項(xiàng)和利潤(rùn)項(xiàng)，成本項(xiàng)和利潤(rùn)項(xiàng)一般員工并能不能夠看到。稱之為“讀”權(quán)限。
成本項(xiàng)和利潤(rùn)項(xiàng)一般是財(cái)務(wù)填寫，經(jīng)理只須看不須改，這就是寫權(quán)限。
表單的域權(quán)限控制不好的話，就會(huì)對(duì)單位的商業(yè)秘密產(chǎn)生極大的影響。
系統(tǒng)需要根據(jù)用戶的權(quán)限，自動(dòng)差別單據(jù)的權(quán)限。
11. 傳閱、歸檔等的并發(fā)流
如有一個(gè)流程：申請(qǐng)者-副總經(jīng)理的一張單子，申請(qǐng)者需要提交副總審批的一張單子，不需要部門經(jīng)理審批，但是需要讓部門經(jīng)理知曉，這類似于CC的概念，稱為傳閱的并發(fā)流。同理有歸檔或者其它的并發(fā)流。這種并發(fā)流的特點(diǎn)是一個(gè)流程的執(zhí)行過程中，會(huì)產(chǎn)生另外的的流程，互不影響。
12. 數(shù)據(jù)查詢
審批流轉(zhuǎn)一般分為三類工作，1) 審批模板的建立 2)審批的過程 3)審批后處理。數(shù)據(jù)查詢指的是審批后處理。對(duì)于請(qǐng)款單，審批結(jié)束后，相關(guān)人員可以對(duì)請(qǐng)款單的內(nèi)容進(jìn)行查詢。如每個(gè)月的某人發(fā)出的請(qǐng)款單。
13. 數(shù)據(jù)報(bào)表
類似于審批數(shù)據(jù)查詢，數(shù)據(jù)報(bào)表指的是對(duì)審批完成后的數(shù)據(jù)出分類報(bào)表。
如采購(gòu)單：可以出各部門分類匯總、增長(zhǎng)曲線圖的餅圖、柱圖等。
14. 催辦
在審批過程中，經(jīng)常有人沒有及時(shí)審批單據(jù)導(dǎo)致單據(jù)積壓，可以發(fā)起催辦信息，提醒及時(shí)處理。
15. 自動(dòng)計(jì)算
對(duì)表單中的數(shù)字內(nèi)容進(jìn)行計(jì)算，如錄入單價(jià)和數(shù)據(jù)，就會(huì)自動(dòng)顯示金額。
16. 委托辦理
當(dāng)某人不在時(shí)，可以把自己的審批權(quán)委托給其它人進(jìn)行審批，可以設(shè)定委托期限，當(dāng)?shù)狡诤�，自�?dòng)回收委托權(quán)。
17. 表單的簽章
對(duì)于很多的單位而言，習(xí)慣于原來人工的操作模式，需要在單據(jù)上實(shí)現(xiàn)自動(dòng)簽名或者自動(dòng)簽章。
18. 分支選擇流
根據(jù)上一步的選擇，選擇不同的分支進(jìn)行流程執(zhí)行。
如：如果上一步是總經(jīng)理審批的，會(huì)選擇一個(gè)分支進(jìn)行流轉(zhuǎn)。如上一步是副總審批的選擇另外一個(gè)分支進(jìn)行流轉(zhuǎn)。
19. 模板和表單權(quán)限
對(duì)于某個(gè)審批模板，可以設(shè)定誰可以用這個(gè)模板來發(fā)起，誰可以修改這個(gè)模板，誰可以監(jiān)督和管理這個(gè)模板作出限定。
20. 監(jiān)控和管理
對(duì)于某個(gè)模板產(chǎn)生的單據(jù)，可以設(shè)定監(jiān)督人和管理人，這樣既使她沒有審批權(quán)，也可以看到該單據(jù)，同時(shí)發(fā)送催辦信息。
當(dāng)某個(gè)單據(jù)因?yàn)槟撤N原因需要臨時(shí)更改流程時(shí)，監(jiān)督和管理人可以修改流程，以避免單據(jù)的積壓提高工作效率。
21. 歸檔
審批完后的單據(jù)需要能夠歸檔，歸檔分為人工歸檔和自動(dòng)歸檔，自動(dòng)歸檔可以設(shè)定歸檔的期限，如三個(gè)月后可以自動(dòng)歸檔。
22. 審批人能夠按人、按崗位、按相對(duì)崗位設(shè)置
指定審批人時(shí)，既要可以按人選擇，對(duì)中小企業(yè)尤其如此。同時(shí)可以按照絕對(duì)崗位，相對(duì)崗位進(jìn)行設(shè)置。關(guān)于絕對(duì)崗位，相對(duì)崗位上面有很多的描述。
23. 文檔的痕跡保留
對(duì)于文檔型的審批，可以保持痕跡。這樣審批人能夠一目了然知道原稿和審批稿的區(qū)別。
24. 附件在線編輯
對(duì)于WORD和EXCEL文檔的附件，提供在線編輯功能。有時(shí)需要把下載和打印功能屏蔽，以保證信息的安全。
25. 審批過程中及申請(qǐng)時(shí)的附件功能
在審批過程中，申請(qǐng)人和審批人都可以隨時(shí)上傳附件。
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