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關(guān)于高校OA的建設(shè)現(xiàn)狀與存在的問題
在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)以及多媒體技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用的今天，辦公方式也逐步向網(wǎng)絡(luò)化和無紙化辦公發(fā)展，辦公自動化也應(yīng)運(yùn)而生。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于高校OA的建設(shè)現(xiàn)狀與存在的問題，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!
辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)所指的是辦公人員通過使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的新成果，來借助先進(jìn)的辦公設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)辦公的自動化以及科學(xué)化，這樣做的目的就是在于可以縮短辦公時間，從而提高辦公效率，還可以減少各種各樣的差錯以及弊端。利用科學(xué)的管理方法，提高管理和決策的科學(xué)化水平。隨著社會的進(jìn)步，辦公自動化也如同其他新興科技一樣需求應(yīng)運(yùn)而生的。早期的辦公自動化的主要是利用傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備進(jìn)行辦公，現(xiàn)代的辦公自動化實(shí)際上是信息共享、交換、分類、傳遞與處理及其活動的協(xié)調(diào)，從而達(dá)到一定目標(biāo)的過程。高校具有人才、科技、設(shè)備等優(yōu)勢，有實(shí)現(xiàn)辦公自動化的良好條件。通過辦公自動化的管理，就可以實(shí)現(xiàn)各部門信息資源的共享，大大提高了工作效率以及管理水平。
一、目前高校辦公自動化建設(shè)的狀態(tài)
1.目前高校辦公自動化建設(shè)的狀況
現(xiàn)如今計算機(jī)通信技術(shù)發(fā)展的越來越快，隨之也影響著高校校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。高校的廣大師生員工的計算機(jī)水平在不斷提高，而高校辦公自動化建設(shè)也隨之展開，在許多高校中都根據(jù)自己的需求配備了軟件、硬件形成了自己的辦公自動化系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)的覆蓋面已經(jīng)包括了：主要辦公樓、教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)樓、圖書館以及教師學(xué)生的宿舍當(dāng)中，高校校園網(wǎng)建設(shè)也已初具規(guī)模。
2.辦公人員的計算機(jī)水平在逐步提高
高校是計算機(jī)普及率最高的系統(tǒng)之一，技術(shù)力量雄厚，管理人員的知識結(jié)構(gòu)和水平相對較高，這就使高校實(shí)現(xiàn)辦公自動化具備了必備條件。高校里的人才資源使實(shí)現(xiàn)適合高校本身的軟件開發(fā)成為可能，隨著計算機(jī)的廣泛使用，單從辦公人員的計算機(jī)應(yīng)用水平來看，也在逐步提高。各高校辦公人員，尤其是行政人員基本上都使用電腦辦公，電腦已經(jīng)成為高校辦公、教學(xué)的一種必備工具。
3.辦公軟件越來越多，功能越來越強(qiáng)進(jìn)
目前，就單純的辦公自動化軟件已經(jīng)層出不窮，其各自的功能也越來越強(qiáng)大。在各大高校中，使用Office辦公軟件已經(jīng)成為了辦公人員收發(fā)郵件的主要途徑，這一進(jìn)步良好的推動以及奠定了辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展。此外，各高校相繼使用了教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)等，以方便學(xué)校開展工作，提高管理水平。
二、高校辦公自動化存在的問題
1.辦公人員意識薄弱，專業(yè)技術(shù)人員不足
目前，辦公自動化建設(shè)中最突出的問題就是辦公人員意識薄弱，表現(xiàn)在對辦公自動化的本質(zhì)作用理解不夠深，對使用辦公自動化系統(tǒng)的緊迫性和必要性認(rèn)識不夠。辦公人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的公文處理模式，對其有較強(qiáng)的依賴性，不愿意主動去改變。另外，有些領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣了親自聽取工作匯報，直接書面審批，沒有充分認(rèn)識到辦公自動化的優(yōu)越性。提高辦公人員的辦公自動化意識，尤其要強(qiáng)化各級領(lǐng)導(dǎo)的辦公自動化意識，只有領(lǐng)導(dǎo)和辦公人員都有現(xiàn)代化的意識和觀念，才有可能加快辦公自動化的建設(shè)步伐。因此，就需要一支高效的技術(shù)隊(duì)伍，這是辦公自動化系統(tǒng)成功實(shí)施的可靠技術(shù)保障。
2.設(shè)備和資源不足
由于現(xiàn)有辦公自動化軟件沒有完全達(dá)到人們的要求，從而在一定程度上讓部分辦公人員產(chǎn)生了畏懼心理。于是人們對辦公自動化軟件提出了較高的期望，希望它使用方便、操作簡單。同時辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)還需要一定的硬件條件。首先，要有局域網(wǎng)，辦公的電腦要入網(wǎng)。一個安全、穩(wěn)定的局域網(wǎng)是辦公自動化系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)保障。計算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，就要結(jié)合本校的實(shí)際情況，更新設(shè)備儀器，同時自行開發(fā)適用性強(qiáng)的辦公管理軟件，提高軟件的效率。
3.學(xué)校自身管理不夠，不夠重視
任何一個系統(tǒng)軟件的建設(shè)都是“三分技術(shù)，七分管理”，這就需要高校管理層是既懂信息技術(shù)和業(yè)務(wù)，又懂管理的人才。但是現(xiàn)在高校大部分高層管理人員缺乏專業(yè)的辦公自動化技術(shù)能力，要解決這個問題，首先要開展培訓(xùn)。可以先給各個部門的管理員培訓(xùn)，通過管理員對自己部門人員培訓(xùn)，起到“以點(diǎn)帶面”的作用。其次，要建立與辦公自動化相適應(yīng)的信息管理制度，逐步規(guī)范公文在辦公自動化化系統(tǒng)中的運(yùn)轉(zhuǎn)程序，逐步取消部門紙質(zhì)文件。同時要及時做好備份工作，對于需要存紙質(zhì)的文件要做好存檔工作。高職院校的辦公自動化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜龐大、綜合性強(qiáng)的系統(tǒng)工程，沒有學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)的重視推廣起來就會非常困難。辦公自動化的建設(shè)需要建設(shè)隊(duì)伍、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備支撐。有了領(lǐng)導(dǎo)的重視，建設(shè)系統(tǒng)所需經(jīng)費(fèi)、技術(shù)隊(duì)伍、設(shè)備等問題才會迎刃而解。
4.網(wǎng)絡(luò)安全狀況堪憂
由于網(wǎng)絡(luò)的開放性，辦公自動化過程中還存在著數(shù)據(jù)安全、信息安全、電子簽名安全等方面的不確定性和危險性，一定程度上影響了高職院校辦公自動化的推進(jìn)和發(fā)展。因此，在辦公自動化的推進(jìn)過程中，一方面，要增強(qiáng)高職院校全體人員的保密和安全認(rèn)識;另一方面，要通過各種技術(shù)，保證合法用戶的正常運(yùn)用，從而在確保信息系統(tǒng)安全的前提下推動辦公自動化有效運(yùn)轉(zhuǎn)。
辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)長期的工程，在發(fā)展過程中不可避免地會遇到一些阻力和問題。要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的辦公方式向辦公自動化的成功轉(zhuǎn)變，我們必須要有足夠的思想準(zhǔn)備，敢于發(fā)現(xiàn)問題，正視問題，解決問題，從而帶動學(xué)校的信息化建設(shè)工作。
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