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辦公自動化對高校文秘資料員工作的影響
辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。下面小編為大家搜索整理了關(guān)于辦公自動化對高校文秘資料員工作的影響，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!
對高校文秘資料員的工作而言，辦公自動化的內(nèi)涵是文秘資料員利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)和軟科學(xué)技術(shù)，通過各種辦公設(shè)備和人機(jī)信息系統(tǒng)來完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)職能部門與教學(xué)部門之間的聯(lián)系工作。它的實(shí)現(xiàn)使高校文秘資料員的工作流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高了工作效率，促進(jìn)管理工作的改革。OA的廣泛應(yīng)用使高校文秘資料員的工作發(fā)生了前所未有的變化。
一、辦公自動化對高校文秘資料員工作的積極作用
1.極大地提高工作效率。接收、傳遞、發(fā)送公文是高校文秘資料員的常規(guī)工作。在傳統(tǒng)的公文處理中，高校文秘資料員要將來自上級的文件進(jìn)行整理、分類，然后傳遞給領(lǐng)導(dǎo)批閱，并按照領(lǐng)導(dǎo)指示對公文進(jìn)行處理。采取人工的方式完成這一過程，步驟繁多，在傳閱途中逗留較長的時間，容易耽誤工作進(jìn)度，甚至有的文件在領(lǐng)導(dǎo)還未傳閱時就過了文件規(guī)定的辦理時限，直接造成嚴(yán)重影響。在傳統(tǒng)的公文處理中，部門發(fā)文領(lǐng)導(dǎo)必須在紙質(zhì)發(fā)文單上簽發(fā)，否則文件不能下發(fā)，如果遇到領(lǐng)導(dǎo)出差或不在辦公室，就會在發(fā)文時間上造成延誤。采用辦公自動化，文秘資料員如果收到電子文件通過學(xué)校的辦公自動化系統(tǒng)發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)批閱。如果收到上級紙質(zhì)文件，可以第一時間將收到的文件掃描，也可以通過學(xué)校的辦公自動化系統(tǒng)發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)批閱。部門發(fā)文，即使領(lǐng)導(dǎo)出差在外，也可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行簽發(fā)，極大地提高了工作效率。
2.有利于提高文秘資料員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。辦公自動化以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，廣泛迅速地收集整理、加工存儲和提取使用信息，使內(nèi)部各單位方便快捷地共享信息。但人是辦公自動化系統(tǒng)第一因素，辦公自動化的實(shí)現(xiàn)從方方面面對高校文秘資料員工作提出了新的挑戰(zhàn)。如何正確運(yùn)用好辦公自動化提高工作效率，是擺在每一位高校文秘資料員面前的問題。它時刻要求文秘資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟練掌握應(yīng)用自動化辦公設(shè)備和技術(shù)的能力。因此，文秘資料員必須經(jīng)常參加相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)水平，這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動化的需要。
3.文件歸檔、查閱更加方便快捷。在傳統(tǒng)的方法中，高校的文件等資料基本以紙質(zhì)檔案的形式存儲在學(xué)校檔案室，文件歸檔、查閱都需人工完成，每年要花費(fèi)大量的人力、物力來做歸檔工作，加上文件資料年限長、數(shù)量多，查閱很費(fèi)勁，有時還查找不到所需的文件資料。應(yīng)用辦公自動化后，除了紙質(zhì)存檔之外，文秘資料員還可以直接在計(jì)算機(jī)上終端對文件進(jìn)行電子歸檔，方便領(lǐng)導(dǎo)以及本單位工作人員日后查閱。在查詢條件中支持標(biāo)題、主題詞、文號、時間、內(nèi)容等方式查詢，大大提高文秘資料員的工作質(zhì)量和效率，同時也有效提高了文件的規(guī)范化管理，避免了由于文件過多而造成文件丟失或查找困難的現(xiàn)象發(fā)生。
4.有利于工作方法的改進(jìn)。實(shí)現(xiàn)辦公自動化后，傳統(tǒng)的工作方式發(fā)生了重大變化，原先成堆的文件和紙張逐步被現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和電子文件所取代，工作方法也隨之改變。學(xué)校工作涉及的環(huán)節(jié)比較多，往往需要多部門協(xié)作才能完成。如果采用傳統(tǒng)的模式，往往耽誤了時間。如果采用辦公自動化后，可以直接在學(xué)校的辦公自動化系統(tǒng)上進(jìn)行信息的群發(fā)、文件共享等，很短的時間內(nèi)就能傳遞到相關(guān)部門和人員。
二、辦公自動化對文秘資料員工作的消極影響
1.工作的保密性難度加大。辦公自動化系統(tǒng)的特點(diǎn)就是數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)共享程度越高，保密工作的隱患就越大。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，激光技術(shù)、人造衛(wèi)星、紅外遙感等技術(shù)加入到現(xiàn)代竊密活動中，如果辦公自動化系統(tǒng)保密技術(shù)防范工作不到位，防范不嚴(yán)密，就可能造成辦公自動化系統(tǒng)被黑客攻擊、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。此外，文秘資料員工作上的疏忽也可能造成泄密，如用過的磁盤、U盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)，廢棄的打印紙等資料都可能留有秘密信息資料，計(jì)算機(jī)報修、報廢時硬盤中含有涉密數(shù)據(jù)和信息，這些如沒有妥善處理，就會造成泄密。
2.過分依賴辦公自動化容易使工作無所適從。過分依賴辦公自動化系統(tǒng)不僅容易使文秘資料員工作陷入被動，而且容易使文秘資料員的工作無所適從。辦公自動化的應(yīng)用使文秘資料員工作越來越離不開計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺，如果平時沒有養(yǎng)成備份文件資料的良好習(xí)慣，計(jì)算機(jī)一旦發(fā)生故障或遭受病毒攻擊，信息資料無法恢復(fù)，將嚴(yán)重影響正常工作的開展。另外，許多資料可以從網(wǎng)絡(luò)輕松下載、拷貝，也會養(yǎng)成不踏實(shí)的工作作風(fēng)。因此，過分依賴辦公自動化系統(tǒng)，如遇到停電、計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)發(fā)生故障，工作將無所適從。
3.在辦公自動化系統(tǒng)中使用公章存在較大安全隱患。在傳統(tǒng)的方法中，文件、各類證明以及各種業(yè)務(wù)往來等紙質(zhì)資料都需要加蓋單位公章，文秘資料員可以嚴(yán)格按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定使用公章，可控性強(qiáng)。采用辦公自動化后，許多電子文檔雖然可以通過掃描等技術(shù)手段使用電子印章，但這種電子印章很容易被盜用，是極不安全的，一般不使用。
三、揚(yáng)長避短，發(fā)揮好辦公自動化的積極作用
1.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高文秘資料員的業(yè)務(wù)技能。高校辦公自動化系統(tǒng)是否能發(fā)揮應(yīng)用的功能，關(guān)鍵因素是人。辦公自動化是一個人機(jī)交互系統(tǒng)，其功能的發(fā)揮必須在人的干預(yù)和控制下才能實(shí)現(xiàn)。如發(fā)文流程中，文秘資料員不僅要熟練掌握公文格式，還要掌握計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用辦公自動化軟件。因此，文秘資料員必須具備辦公自動化所要求的素質(zhì)與技能。文秘資料員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)辦公自動化軟件技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和公文處理等相關(guān)知識，并在實(shí)踐中不斷摸索，全面提高業(yè)務(wù)技能。
2.做好保密工作，維護(hù)辦公自動化系統(tǒng)的安全。維護(hù)辦公自動化系統(tǒng)安全是文秘資料員的責(zé)任，面對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展、泄密渠道日益增多、竊密手段不斷現(xiàn)代化的新特點(diǎn)，辦公自動化保密難度也隨之加大。文秘資料員要加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)安全技術(shù)方面的工作，在計(jì)算機(jī)上安裝殺毒軟件并及時更新病毒庫，建立安全預(yù)警機(jī)制，減少網(wǎng)絡(luò)入侵的威脅;在數(shù)據(jù)庫、物理設(shè)備、服務(wù)器的數(shù)據(jù)上采取必要的保護(hù)措施。此外，文秘資料員要及時了解辦公自動化設(shè)備方面竊密與反竊密的情況，增強(qiáng)保密意識，積極參加有關(guān)保密技能的教育培訓(xùn)活動，熟練掌握、運(yùn)用各種辦公自動化設(shè)備，提高做好辦公自動化中保密工作的自覺性和技術(shù)水平，防止泄密事件的發(fā)生。
3.合理應(yīng)用，避免過分依賴辦公自動化系統(tǒng)。過分依賴辦公自動化系統(tǒng)會使文秘資料員的工作陷入被動。文秘資料員要轉(zhuǎn)變觀念，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的辦公自動化技術(shù)，不斷提高辦公自動化操作水平，以適應(yīng)新時期辦公自動化的要求。同時，文秘資料員要合理應(yīng)用，避免過分依賴辦公自動化系統(tǒng)，及時備份相關(guān)信息資料。文秘資料員要養(yǎng)成務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，掌握第一手材料，把辦公自動化與傳統(tǒng)文秘資料工作有效結(jié)合，在工作中爭取主動。
總之，文秘資料員在辦公自動化實(shí)施過程中，要揚(yáng)長避短，既要充分發(fā)揮辦公自動化的積極作用，又要克服辦公自動化帶來的消極影響，積極發(fā)揮主觀能動性，這樣就能切實(shí)有效地應(yīng)用好高校辦公自動化體系。
拓展：辦公自動化五大特性
易用性
沒有全面的應(yīng)用做基礎(chǔ)，一切都是空談。
管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強(qiáng)，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓(xùn)的，不過上網(wǎng)卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網(wǎng)頁風(fēng)格可能是個最佳選擇。
健壯性
必須具備超大用戶、高并發(fā)應(yīng)用的穩(wěn)定性。
管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟件也必須能保證全員應(yīng)用的穩(wěn)定性，尤其是針對集團(tuán)型企業(yè)，軟件必須具備超大用戶、高并發(fā)應(yīng)用的穩(wěn)定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現(xiàn)實(shí)的集團(tuán)業(yè)務(wù)，從而造成不可估量的損失 。
堅(jiān)持網(wǎng)絡(luò)風(fēng)格是最大限度提升軟件健壯性的一種有效手段，因?yàn)檫@樣一來，決定應(yīng)用并發(fā)數(shù)的并不是軟件平臺本身，而是硬件和網(wǎng)絡(luò)速度;也就是說，從理論上講，類似的軟件平臺沒有嚴(yán)格的并發(fā)數(shù)限制。
開放性
能夠與其它軟件系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。
管理“落地”在現(xiàn)實(shí)管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟件能夠獨(dú)立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統(tǒng)中自動獲取相關(guān)信息，并完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。 從技術(shù)上看，采用整合性強(qiáng)的技術(shù)架構(gòu)(J2EE)作為底層設(shè)計(jì)對軟件的整合性會有決定性的幫助。如此，軟件就能預(yù)留大量接口，為整合其他系統(tǒng)提供充分的技術(shù)保障。同時，現(xiàn)實(shí)的整合經(jīng)驗(yàn)也必不可少，因?yàn)檎蠎?yīng)用不光涉及到技術(shù)層面，還包括對管理現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)的理解、整合實(shí)務(wù)技巧、整合項(xiàng)目把控等等實(shí)際操作技能要求。
嚴(yán)密性
必須同時實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨(dú)立的和諧統(tǒng)一。
企業(yè)，尤其是集團(tuán)型企業(yè)，從制度落地的現(xiàn)實(shí)需求來看，一方面必須有統(tǒng)一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨(dú)立的信息空間。所以，軟件不僅要實(shí)現(xiàn)“用戶、角色和權(quán)限”上的三維管控，還必須同時實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨(dú)立的和諧統(tǒng)一，也就是必須實(shí)現(xiàn)“用戶、角色、權(quán)限+數(shù)據(jù)”的四維管控，具備全面的門戶功能。
實(shí)用性：80%標(biāo)準(zhǔn)化+20%個性化的絕配。
實(shí)用性
軟件功能必須與管理實(shí)務(wù)緊密結(jié)合，否則藥不對癥，反而可能有負(fù)作用。而且，還必須能適應(yīng)企業(yè)管理發(fā)展的要求。
現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)一方面需要軟件盡最大可能的滿足現(xiàn)有需求，另一方面，管理本身也是個不斷發(fā)展的過程，所以，企業(yè)又需要軟件能夠滿足發(fā)展的需求。面對這個現(xiàn)實(shí)與發(fā)展間的矛盾，業(yè)界常見的有三種解決模式，項(xiàng)目化、產(chǎn)品化和平臺化。
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