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OA系統(tǒng)在高校中的應(yīng)用
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1 高校使用OA軟件辦公的必要性
辦公自動(dòng)化可以有效的提高工作效率和節(jié)約資源。首先，比如說院領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)比較繁忙，經(jīng)常開會(huì)和外出考察，沒有用辦公自動(dòng)化軟件之前，各部門上的簽呈最后都要通過院領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)后才能生效，經(jīng)常有部門員工找領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)正在開會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)回辦公室后需要批復(fù)的員工又因?yàn)槠渌虏荒芗皶r(shí)找院領(lǐng)導(dǎo)批示，雙方時(shí)間都要遷就，這樣極大的影響了工作效率，有了辦公自動(dòng)化軟件以后，簽呈變?yōu)闊o紙化，可以直接發(fā)送給院領(lǐng)導(dǎo)私人賬號(hào)，院領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)到辦公室看到就可以及時(shí)的批復(fù)，而且OA同時(shí)都具有移動(dòng)版，院領(lǐng)導(dǎo)的手機(jī)上裝上移動(dòng)版后，就算外出考察期間也可以用手機(jī)進(jìn)行批復(fù)，實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地辦公，極大的提高了工作效率。
2 做好全院教職工的培訓(xùn)工作
任何一個(gè)新生事物總要有一個(gè)適應(yīng)期，OA也是如此，同事們平常互相傳送資料和文字聊天等習(xí)慣了QQ軟件等，一下子轉(zhuǎn)變?yōu)檗k公自動(dòng)化軟件可能會(huì)有不習(xí)慣，而且習(xí)慣了聊天軟件的操作方法轉(zhuǎn)換為辦公自動(dòng)化軟件會(huì)有一點(diǎn)兒抵觸情緒，這就更要加強(qiáng)對(duì)全院教職工的辦公自動(dòng)化軟件培訓(xùn)工作，通過培訓(xùn)使得上到領(lǐng)導(dǎo)下到普通員工都可以流利使用該軟件從而達(dá)到提高工作效率的目的。對(duì)員工的培訓(xùn)決定了OA軟件的使用程度，員工培訓(xùn)是成功實(shí)施OA系統(tǒng)的重要因素。具體培訓(xùn)為先對(duì)全院教職工進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，包括軟件的安裝，軟件的基本功能使用，軟件能實(shí)現(xiàn)的功能等等。然后針對(duì)不同的管理層級(jí)(高層領(lǐng)導(dǎo)、中層骨干和普通員工)，對(duì)每個(gè)層級(jí)針對(duì)該層級(jí)所使用的軟件的特定功能進(jìn)行特定的培訓(xùn)，有針對(duì)性的提高軟件的使用水平從而提高工作效率。比如說院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)批復(fù)文件比較多，那么就針對(duì)批復(fù)文件的功能進(jìn)行詳細(xì)講解。
3 做好辦公自動(dòng)化軟件的推廣工作
OA系統(tǒng)涉及學(xué)院的各個(gè)部門，上到院長(zhǎng)，下至樓管員，涉及面非常廣，其引入的新功能和工作流概念，很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的習(xí)慣，推廣過程中往往阻力重重，很多員工有抵觸情緒不愿意使用。因此要從制度上加以保證。首先，制定辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的一整套規(guī)定及使用細(xì)則，明文規(guī)定平時(shí)發(fā)文件，文字內(nèi)容等強(qiáng)制使用辦公自動(dòng)化軟件，尤其要切斷傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式。同時(shí)，各層領(lǐng)導(dǎo)要做好帶頭模范作用，上班期間要求各部門的員工登陸OA，保持OA在線。各部門之間也要充分協(xié)調(diào)配合，利用好OA的信息共享平臺(tái)，把行政管理和業(yè)務(wù)實(shí)施在OA平臺(tái)上開展起來，以促進(jìn)系統(tǒng)快速切實(shí)的應(yīng)用到平時(shí)的工作中來。
4 用好OA中人性化功能
工作流是辦公自動(dòng)化中新引入的重要的一個(gè)功能模塊，我們沒用辦公自動(dòng)化軟件之前，一個(gè)簽呈的流轉(zhuǎn)往往需要數(shù)個(gè)相關(guān)部門數(shù)個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的審批才算完成，這樣主送單位就要一個(gè)部門一個(gè)部門的去找領(lǐng)導(dǎo)批示，這樣極大的降低了工作效率。有了辦公自動(dòng)化以后，各個(gè)部門根據(jù)各個(gè)部門的不通職能和需求，制定不同的工作流，然后通過辦公自動(dòng)化軟件，進(jìn)行傳遞。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，比如說教務(wù)處的教室申請(qǐng)，首先由申請(qǐng)教室的系部老師通過OA預(yù)先設(shè)定好的申請(qǐng)教室模板填好申請(qǐng)表，然后直接點(diǎn)申請(qǐng)教室工作流下一步既完成了他的工作，然后教務(wù)處具體負(fù)責(zé)教室申請(qǐng)的老師會(huì)通過OA收到電子申請(qǐng)表，然后他根據(jù)需要分配給申請(qǐng)系部一個(gè)教室然后點(diǎn)擊工作流下一步選擇該教師負(fù)責(zé)的樓管老師，相應(yīng)的樓管老師會(huì)通過OA收到分配的教室表并做好登記工作，然后樓管老師選擇完成流程，申請(qǐng)教室的系部老師可以隨時(shí)查看工作流的完成情況。這一個(gè)完整的流程通過自動(dòng)化軟件代替了以前人工跑腿打電話的功能，既不容易出錯(cuò)還高效。
5 重視OA軟件的負(fù)面效果
任何一個(gè)事物都是有兩面性，OA系統(tǒng)固然能提高工作效率，但是也有不利的一面就是員工平時(shí)的當(dāng)面交流接觸減少會(huì)造成人際關(guān)系的疏遠(yuǎn)和辦事的程序化影響創(chuàng)新工作的開展。學(xué)院要針對(duì)針對(duì)這類弊端多開展些員工之間的聯(lián)誼活動(dòng)加強(qiáng)員工的溝通和交流，同時(shí)要加強(qiáng)員工的工作創(chuàng)新意識(shí)。
6 結(jié)束語
OA系統(tǒng)實(shí)施時(shí)需要重點(diǎn)關(guān)注的有制度的保證、數(shù)據(jù)的支持，并輔以一些人性化的設(shè)計(jì)與管理，實(shí)施全面的人員培訓(xùn)，讓OA系統(tǒng)能真正融入企事業(yè)單位日常工作中，達(dá)到提高內(nèi)部工作效率、節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本、規(guī)范企業(yè)管理、提高單位競(jìng)爭(zhēng)力，加強(qiáng)員工凝聚力的作用。
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