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辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用
隨著互連網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)揮著越來越重要的作用。下面是YJBYS小編搜索整理的關(guān)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，歡迎參考練習(xí)，希望對(duì)大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請(qǐng)持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!
人們不僅要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能適應(yīng)不斷變化的辦公需求，提供公文處理的各項(xiàng)功能，而且要求單位內(nèi)部能夠及時(shí)解決信息交換與共享的需求，使企事業(yè)單位在日常業(yè)務(wù)中能夠更好地為利用信息技術(shù)提高辦事效率，增強(qiáng)生產(chǎn)力。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的目的是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公自動(dòng)化，流程規(guī)范化，公文流轉(zhuǎn)的程序化和網(wǎng)上資信息資源的共享化，從而提高工作效率[1-3]。
本文以青島理工大學(xué)辦公自動(dòng)化實(shí)際項(xiàng)目的開發(fā)和實(shí)施為背景，研究了支持流程再造的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)計(jì)。
一、青島理工大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求分析
青島理工大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能需求主要包括：辦公中心、系統(tǒng)管理、臨時(shí)檔案、個(gè)人事務(wù)、公共信息等。在實(shí)際工作中，辦公中心是學(xué)校整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心。其主要包括：發(fā)文管理、內(nèi)收文管理、外收文管理。還包括：流程監(jiān)控、傳閱文件、文件查詢、日常業(yè)務(wù)、延時(shí)申請(qǐng)等。
我們主要實(shí)現(xiàn)內(nèi)部公文起草，審批，會(huì)簽，簽發(fā)，傳閱，承辦和歸檔等功能。同時(shí)實(shí)現(xiàn)外部收文的傳閱，承辦，歸檔等功能。通過身份認(rèn)證和密碼管理，不論領(lǐng)導(dǎo)和承辦人在學(xué)校還是出差在外，都能夠及時(shí)地處理學(xué)校的公文，起到了隨時(shí)隨地處理公文的目的。
發(fā)文管理主要包括：新建、待辦、已辦、退回、辦結(jié)等。
外收文管理：主要指國家省市等上級(jí)部門的來文管理。主要包括：新建、待閱、已閱、辦結(jié)。
1、公文管理
公文管理是該辦公自動(dòng)化軟件的核心。它包括自產(chǎn)文和上級(jí)來文兩個(gè)部分。
(1)校內(nèi)公文(自產(chǎn)文)
流程定義：首先進(jìn)行公文流程定義。如：校黨字的文件，由黨委辦公室秘書起草，黨委辦公室主任進(jìn)行部門審批，校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，行文下發(fā)，歸檔等環(huán)節(jié)。不同的公文定義不同的流程，方便用戶的使用和管理。
公文起草：有權(quán)限的人起草文件，這時(shí)的文件是word格式，允許進(jìn)行方便的修改。
部門審批：本部門負(fù)責(zé)人對(duì)起草的公文進(jìn)行審閱、批示。
校辦秘書科閱文：起草的公文經(jīng)過部門審批后在流程上遞交給秘書科閱文。實(shí)際上這個(gè)環(huán)節(jié)是秘書科對(duì)校辦主任在文字上進(jìn)行把關(guān)，只有秘書科和校辦主任能夠看到，是一個(gè)隱含的環(huán)節(jié)。
校辦審閱：校辦主任審批。需要說明的是本文以高校為例，而大部分高校黨辦、校辦都是合二為一。如果不是一個(gè)部門可以在流程定義中將黨政文件分開經(jīng)由黨辦和校辦處理。
校領(lǐng)導(dǎo)簽批：校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文進(jìn)行簽批。
歸檔管理：包括行文下發(fā)，這時(shí)文件的格式由.doc轉(zhuǎn)換成.pdf格式，不可以再進(jìn)行修改，最后將成型的公文歸檔。
(2)外收文管理(上級(jí)發(fā)文，下發(fā)文)
登記：文件到達(dá)之后，有關(guān)部門對(duì)文件進(jìn)行登記，一般是指機(jī)要科，登記內(nèi)容包括收文日期，收文字號(hào)，來文機(jī)關(guān)，題目等等。
擬辦：擬訂工作流的開端，需要誰批示或者誰辦理等，決定了文件所走的方向。
批示：由擬辦決定，是否需要批示，如果需要的話，走這里，否則跳過。
責(zé)任部門：按照下發(fā)文的處理結(jié)果處理公文。
傳閱：內(nèi)部人員傳閱。
2、文檔管理
個(gè)人文件夾：相當(dāng)于一個(gè)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器，用戶可上傳、下載個(gè)人的文件，并且可以在此建立下一級(jí)目錄。每個(gè)用戶未經(jīng)允許只能進(jìn)自己的個(gè)人文件夾。上傳的文件大小有規(guī)定。
部門文件夾：顯示用戶所在部門的公用文件夾，公用文件可修改。在此使用X鎖和S鎖，避免因?yàn)橥瑫r(shí)修改文件導(dǎo)致沖突。
公用文件夾：放置一些公用的文件。用戶可以上傳一些公用文件，但是用戶的詳細(xì)信息在后面有詳細(xì)說明。
3、系統(tǒng)管理
參數(shù)設(shè)置：管理員在此管理用戶的個(gè)人資料，包括用戶所在的部門，民族等一些重要的信息。用戶申請(qǐng)注冊(cè)的信息在此顯示。管理員統(tǒng)一分配用戶名，以及初始密碼。
用戶管理：管理員可以增刪用戶、可以修改用戶基本聯(lián)系資料、可以修改用戶所屬部門、可以修改用戶角色、可以禁用某一用戶等關(guān)于用戶操作的所有權(quán)限。用戶可以隸屬與不同部門，并且也可以不止擔(dān)任一個(gè)角色。
部門管理：管理員可以增刪部門。某部門需要?jiǎng)h除，其下屬部門必須先刪除后才可以執(zhí)行，要?jiǎng)h除該部門前，隸屬于該部門的用戶必須進(jìn)行刪除或更改到其他部門。
角色管理：角色可以增刪，管理員可以賦予角色不同權(quán)限。如某角色刪除后，隸屬于該角色的用戶可以采用手動(dòng)更改的辦法修改。
日志管理：可以自動(dòng)記錄本系統(tǒng)的使用日志，用戶登陸系統(tǒng)后所做的所有重要操作都會(huì)被記錄在案，比如發(fā)布信息，以供系統(tǒng)管理員查看。
數(shù)據(jù)備份：隨時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫備份，以防備數(shù)據(jù)丟失。
(1)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的權(quán)限管理
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的權(quán)限管理，是利用規(guī)則來管理用戶的權(quán)限。如圖2所示�？梢詾橛脩簟⒔巧x不同的規(guī)則。規(guī)則對(duì)象可以有不同的結(jié)構(gòu)，可被用來進(jìn)行以下的控制：
① 菜單的動(dòng)態(tài)構(gòu)造;
�、� 確定對(duì)哪些對(duì)象的哪些屬性進(jìn)行哪些活動(dòng);
�、� 確定訪問Workspace和Vault的權(quán)限;
�、� 確定文件或索引表的存放地點(diǎn);
⑤ 信息的分配。
每一條規(guī)則包括了一個(gè)或多個(gè)必須滿足的條件，通過規(guī)則的定義，權(quán)限管理系統(tǒng)就能分配不同的用戶權(quán)限。規(guī)則中的條件與一般程序設(shè)計(jì)語言里所使用的邏輯表達(dá)式相似。通常情況下，由系統(tǒng)管理員定義規(guī)則對(duì)象并將其分配給有關(guān)人員。在執(zhí)行過程中，規(guī)則處理器對(duì)規(guī)則中的條件進(jìn)行判斷，若條件成立，則系統(tǒng)執(zhí)行用戶所要求的活動(dòng);若條件不成立，則由系統(tǒng)輸出一條出錯(cuò)信息。在定義規(guī)則時(shí)不能自相矛盾，即當(dāng)定義某一條規(guī)則時(shí)，不能與其它已定義的規(guī)則相沖突。當(dāng)取消某一個(gè)用戶權(quán)限時(shí)，應(yīng)該對(duì)與其有關(guān)的規(guī)則或條件進(jìn)行更改。
二、角色網(wǎng)絡(luò)理論模型
1、角色網(wǎng)絡(luò)理論
在OA系統(tǒng)中，任何一種流程都是以角色為基本單元來完成的。所以，OA系統(tǒng)在進(jìn)行工作時(shí)，首先要通過角色定義各種各樣的流程。使每一個(gè)角色按照分配的流程進(jìn)行工作。角色之間在OA中發(fā)生著各種各樣的聯(lián)系(如協(xié)作、沖突、繼承和排斥等)。
2、 角色網(wǎng)絡(luò)模型
可以將角色網(wǎng)絡(luò)模型(Role Network Model,簡(jiǎn)記RNM)定義為一個(gè)三元組，其中E表示角色網(wǎng)絡(luò)模型的元素集合，R為元素之間的關(guān)系，E,R組成角色網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)RNA，P可表示為 ，P為在RNA上擴(kuò)充的用于解決各類OA流程上的規(guī)則、方法和關(guān)系等。
構(gòu)成角色網(wǎng)絡(luò)模型的基本元素集合和關(guān)系描述：
定義1 基本集合
成員集合：USR;角色集合：ROL;業(yè)務(wù)對(duì)象集合：TOB;操作算子集合：OPT;任務(wù)集合：TSK;許可集合：PRM;目標(biāo)集合：TGT;時(shí)間集合：TIM.
定義2 基本關(guān)系
(1)操作關(guān)系 是一個(gè)映射，它描述了施加到業(yè)務(wù)對(duì)象的操作對(duì)應(yīng)的操作算子集合。
(2)任務(wù)組合關(guān)系 是一個(gè)映射，它描述了一個(gè)任務(wù)對(duì)應(yīng)的算子集合。
(3)任務(wù)分配關(guān)系 是一個(gè)映射它描述了一個(gè)角色對(duì)應(yīng)的任務(wù)集合。
(4)實(shí)時(shí)任務(wù)分配關(guān)系 是一個(gè)映射，某時(shí)刻下的特定角色活動(dòng)為 ，特定角色的活動(dòng)子集為 ，實(shí)施任務(wù)分配關(guān)系描述了角色從某一時(shí)刻開始的任務(wù)。
(5)任務(wù)結(jié)構(gòu)關(guān)系 是一個(gè)三元組，分別表示依賴、泛化、關(guān)聯(lián)。 是一個(gè)映射，描述了任務(wù)之間較確切的關(guān)系。
(6)目標(biāo)任務(wù)關(guān)系 是一個(gè)映射，它描述了完成特定目標(biāo)所要進(jìn)行的任務(wù)。
(7)角色指派關(guān)系 是一個(gè)映射，它描述了一個(gè)用戶對(duì)應(yīng)的角色集合。
三、支持流程再造的OA系統(tǒng)軟件體系結(jié)構(gòu)
青島理工大學(xué)的OA系統(tǒng)從邏輯上講采用三層結(jié)構(gòu)，具有B/S結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)，支持流程再造。
首先要確定任務(wù)，分析任務(wù)，然后由任務(wù)建立相關(guān)的工作業(yè)務(wù)流程，從而建立角色和它們之間的關(guān)系。研究角色的屬性和功能，明確角色的權(quán)利、義務(wù)、資格和技能等。
其次在分析了角色之間的關(guān)系之后，結(jié)合它們所承擔(dān)的業(yè)務(wù)對(duì)象，運(yùn)用各種數(shù)學(xué)工具角色網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行研究。由于角色網(wǎng)絡(luò)與圖、網(wǎng)絡(luò)有著天然的關(guān)系，且本身也有其相似性。所以我們可以借助于圖論、網(wǎng)絡(luò)分析、矩陣分析和數(shù)理統(tǒng)計(jì)等數(shù)學(xué)工具，建立基本的方法庫和模型庫，來對(duì)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)流程再造進(jìn)行決策支持。
四、OA系統(tǒng)實(shí)例應(yīng)用
以青島理工大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例，介紹流程再造的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用情況。
發(fā)文管理和收文管理是校內(nèi)公文(自產(chǎn)文)的處理過程，發(fā)文包括起草審批行文等過程，收文是已經(jīng)成文的文件下發(fā)或公示供大家傳看。
外收文管理是上級(jí)來文的處理流程。
角色管理結(jié)合權(quán)限管理是本系統(tǒng)的主要部分。用戶只有賦予一定的權(quán)限和角色，才能作為一個(gè)正常用戶加入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中來。不同角色的用戶擁有的權(quán)限不同，所以無論公文處理還是公共信息發(fā)布與查看都取決于角色和權(quán)限。而這部分在系統(tǒng)管理中體現(xiàn)出來。
五、結(jié)論
通過角色網(wǎng)絡(luò)理論以及相應(yīng)的模型建立，本文建立了相應(yīng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)，并通過它完成了青島建筑工程學(xué)院(現(xiàn)改為青島理工大學(xué))的OA系統(tǒng)，應(yīng)用效果較好。
該系統(tǒng)通過對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)業(yè)務(wù)的深入分析，對(duì)OA 業(yè)務(wù)流程根據(jù)需要，通過角色管理進(jìn)行流程再造，為建立基于網(wǎng)絡(luò)的分布式信息化校園平臺(tái)打下基礎(chǔ)。同理，因?yàn)橹С至鞒淘僭�，所以�?duì)于企事業(yè)單位而言都是可以適用的。因此該系統(tǒng)也適合于企事業(yè)單位的無紙化辦公。
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