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企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢有哪些
近年來，隨著經(jīng)濟全球化日益加速、對外開放程度不斷加深，我國國有企業(yè)紛紛“走出去”，在境外投資設廠、開展業(yè)務，從而產(chǎn)生了大量境外檔案。下面是小編為大家分享企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢有哪些，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、法規(guī)遵從
法規(guī)遵從(Regulatory Compliance)是指企業(yè)在業(yè)務活動中，要遵守各項法律法規(guī)和規(guī)章制度，而且能證明自身確實遵守了相關要求。檔案記錄了企業(yè)各項業(yè)務活動的依據(jù)、過程和結果，是企業(yè)守法、合規(guī)、誠信經(jīng)營的可追溯性證明。實現(xiàn)法規(guī)遵從要求企業(yè)依法、有效地管理檔案，保證信息的真實性、完整性、可用性和安全性，為企業(yè)活動提供合法性證明。
對法規(guī)遵從的強調，始于美國的《薩班斯法案》。2001年，包括安然能源、冠群電腦、世界通訊、施樂公司等在內的多家美國大公司，相繼爆出偽造文件、銷毀檔案、進行財務欺詐的丑聞。為了重拾投資者信心，加強對企業(yè)的監(jiān)管，2002年，美國國會通過《上市公司財務改革和投資者保護法案》(又稱《薩班斯法案》，Sarbanes-OxleyAct)，對在美上市公司的文件存檔作出了嚴格規(guī)定，強調通過審計檔案來審計企業(yè)行為，以實現(xiàn)對企業(yè)的監(jiān)管�！端_班斯法案》規(guī)定，如果公司故意銷毀、偽造文件、檔案，將被處以罰款或最高20年的監(jiān)禁。此后不久，美國證券交易委員會(SEC)對摩根斯坦利、美林、城市銀行和德意志銀行等券商處以巨額罰款，原因即是這些公司的電子郵件保存不全。[1]2004年，巴塞爾銀行監(jiān)管委員會通過針對金融業(yè)的“新巴塞爾資本協(xié)定”(New Basel Capital Accord)，對企業(yè)信息備存與電子舉證機制的建立進行了規(guī)范。2008年，我國財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會和保監(jiān)會聯(lián)合頒布《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》，對企業(yè)信息的真實完整、文件的存儲和保管提出了要求。
上述法規(guī)有三個基本要求：一是數(shù)據(jù)存儲(Storage)。要求企業(yè)的數(shù)據(jù)必須真實、完整地保存起來，直至法規(guī)和政策所規(guī)定的期限結束;數(shù)據(jù)保存期間，必須從技術上保證其不被修改和刪除。二是安全利用(Access)。企業(yè)應充分保護數(shù)據(jù)中的隱私和情報成分，同時數(shù)據(jù)應該在安全存儲的前提下被安全利用。三是審計(Account)。要求企業(yè)保留數(shù)據(jù)主體，同時對數(shù)據(jù)的訪問過程進行封存，滿足法規(guī)和政策的審計要求。法規(guī)遵從對企業(yè)檔案管理提出了新的嚴格要求，也督促公司管理層更加重視檔案管理。
二、資產(chǎn)化
資產(chǎn)是指對過去的交易或事項形成的、由企業(yè)擁有或控制的、預期會給企業(yè)帶來經(jīng)濟利益的資源。檔案的信息、知識屬性決定了其經(jīng)濟價值，尤其是在知識經(jīng)濟時代，檔案作為企業(yè)無形資產(chǎn)的地位更加凸現(xiàn)。國際標準ISO15489《信息與文獻—文件管理》指出：“文件是有價值的信息資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)。”國際標準ISO30300《信息與文獻—文件管理系統(tǒng)—基礎和術語》進一步明確：“文件作為一種信息資源，是組織智力資本的一部分，因此也屬于組織的資產(chǎn)。”我國檔案行業(yè)標準DA/T42《企業(yè)檔案工作規(guī)范》也強調：“企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。”
在實踐中，1992年上海海洋地質調查局在參與組建“上海石油天然氣公司”時，以其東湖油氣田勘探階段所獲得的檔案估價1.2億元作為注冊資本認繳。[2]2000年歐盟估計，歐盟各國政府以電子文件為主體的信息資源蘊涵了4700億歐元的價值。[3]2000年英國發(fā)布了《信息資產(chǎn)登記》和《評估信息資產(chǎn)：政府組織機構電子文件的鑒定》，用于英國聯(lián)邦政府機構對包括檔案在內的信息進行資產(chǎn)登記和評估。2008年全國人大代表、富潤控股集團有限公司董事局主席趙林中提出：要像“離任財務審計”一樣，對黨政機關、企事業(yè)單位法定代表人進行“離任檔案審計”，并納入《檔案法》。[4]將檔案視為資產(chǎn)，進行登記、評估和審計，將成為企業(yè)檔案管理的重要趨勢之一。
三、企業(yè)文化
一流企業(yè)做文化，二流企業(yè)做技術，三流企業(yè)做產(chǎn)品。我國企業(yè)要做大做強，做成百年基業(yè)的卓越公司，必須努力培育良好的企業(yè)文化。而企業(yè)文化的培育離不開良好的檔案管理。檔案是企業(yè)歷史的沉淀物，是公司文化的固化物。世界許多知名企業(yè)，如美國電話電報公司、福特汽車、IBM 、西門子、巴斯夫、拜耳等，都十分重視檔案管理，重視對企業(yè)歷史的研究。這些公司的檔案館還收藏了大量具有文物價值的產(chǎn)品、紀念品等，兼具公司博物館和工業(yè)文化遺產(chǎn)陳列館的功能。[5]我國許多企業(yè)檔案部門也越來越重視挖掘企業(yè)歷史與文化，弘揚公司的優(yōu)秀傳統(tǒng)、增加公司的歷史積淀、提高公司的文化氣質，促進公司競爭力提升和可持續(xù)發(fā)展。
四、標準化
標準化是人們在生產(chǎn)建設活動中，廣泛地將科學研究成果和生產(chǎn)實踐經(jīng)驗進行總結，形成共同準則，并加以普遍推行的活動。標準化內涵著統(tǒng)一、簡化、協(xié)調和最優(yōu)化的基本原理。推行標準化是大規(guī)模社會化生產(chǎn)的基本要求。多年來，我國企業(yè)檔案界一直強調推行標準化，但實際工作中，主要遵循的是國家標準和行業(yè)標準，而較少關注國際標準。隨著經(jīng)濟全球化、經(jīng)營跨國化，采用國際標準成為現(xiàn)代企業(yè)的基本趨勢和必然要求。而且，許多國際標準反映了某一領域內的先進理念和最佳實踐，卓越企業(yè)應該以權威的國際標準為指引。
檔案管理領域的國際標準主要由ISO/TC46/SC11(國際標準化組織檔案/文件管理分技術委員會)負責制訂。目前，ISO/TC46/SC11制訂的以下標準值得企業(yè)檔案部門關注：ISO30300《信息與文獻—文件管理系統(tǒng)—基礎和術語》、ISO30301《信息與文獻—文件管理系統(tǒng)—需求》、ISO15489《信息與文獻—文件管理》、ISO23081《信息與文獻—文件管理過程—文件元數(shù)據(jù)管理》、ISO26122《信息與文獻—用于文件的工作過程分析》、ISO13028《信息與文獻—文件數(shù)字化實施指南》、ISO 13008《信息與文獻—數(shù)字文件的轉換和遷移流程》和ISO16175《信息與文獻—電子環(huán)境下文件管理原則與功能需求》等。
五、組織記憶
“記憶”原為生物學、心理學概念，是指個人在日常生活過程中有意識或無意識地對其經(jīng)驗、事物等的保存和再現(xiàn)。記憶是一個人生存和成長的基礎。后來，社會學家提出了“集體記憶”“社會記憶”的概念。集體記憶是所屬群體共同的精神財富、文化紐帶。上世紀末，“記憶”被引入檔案學領域。1996年加拿大檔案學家特里∙庫克在第十三屆國際檔案大會上指出，全世界檔案人員仍然在建造記憶宮殿。2000年第十四屆國際檔案大會上，西班牙國王胡安·卡洛斯指出：“檔案館是保存人類記憶的各種表現(xiàn)形式，保存社會記憶、個人記憶的最權威場所。”[6]2004年第十五屆國際檔案大會主題即為“檔案、記憶和知識”。ISO15489提出，文件給組織帶來的收益之一即是“維護組織記憶、個人記憶或社會記憶”;ISO30300也強調，實施文件管理系統(tǒng)的目標之一是“維護企業(yè)或集體記憶并承擔社會責任”。
管理學界也提出了“組織記憶”的概念。組織記憶是指將過去的知識應用于現(xiàn)在的活動，并以此來提高組織的業(yè)務水平，其本質上就是企業(yè)的經(jīng)驗性知識、歷史性知識。組織記憶與組織智能、學習型組織、人工智能、知識管理系統(tǒng)、組織和個人發(fā)展等概念密切相關，甚至等同于知識管理。王兆祥等指出：“企業(yè)記憶系統(tǒng)是指企業(yè)內部通過識記、保持、回憶等方式，積累和保持知識的系統(tǒng)。它主要由以下要素組成的：企業(yè)內全部成員的大腦，文件、合同、檔案資料、圖書、電腦存儲器等各種形式的信息存儲介質等。”[7]可見，檔案是組織記憶重要的組成部分，傳承組織記憶應該成為企業(yè)檔案管理的重要目標。從組織記憶的角度審視檔案，為企業(yè)檔案管理提供了新的思路。
六、知識管理
在當今知識經(jīng)濟時代，知識是唯一有價值的資源，知識管理是企業(yè)管理的基本范式。知識管理有兩種基本模式：一是編碼化模式(Codification Mode)，強調借助信息技術構建知識庫，通過“人—文檔—人”途徑，實現(xiàn)對顯性知識的管理與開發(fā);二是人性化模式(Personalization Mode)，強調投資于人力資源，培養(yǎng)知識交流氛圍，通過“人—人”途徑，實現(xiàn)對隱性知識的共享與利用。檔案是企業(yè)顯性知識的“沉積容器”和隱性知識顯性化的“編碼工具”。編碼化知識管理本質上是一種知識化的、高級的檔案管理。早在1994年，特里·庫克就提出，檔案工作者應該從實體保管者向知識提供者過渡。2002年，張斌提出：“企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識管理的重要內容。”[8]2007年，徐擁軍進一步提出“檔案知識管理模式”(“以知識管理為導向的檔案管理”和“以檔案管理為基礎的知識管理”)，認為檔案管理應該向知識管理方向創(chuàng)新、拓展，知識管理可以從檔案管理切入、起步。[9]
早幾年，由于忽視檔案管理，知識無法固化，許多公司的知識管理失敗了。近年來，越來越多的知識管理經(jīng)理認識到，知識管理要落地，離不開檔案管理。另一方面，許多企業(yè)檔案部門也更加積極地參與知識管理，有的甚至成為公司知識管理的主導者或牽頭單位。當前，企業(yè)檔案管理在完成從實體管理到信息管理的發(fā)展后，正經(jīng)歷著從信息管理到知識管理、從知識管理向知識服務的過渡。
七、集成管理
集成是指將一些孤立的事物或元素通過某種方式集中在一起，產(chǎn)生聯(lián)系，從而構成一個有機整體的過程。集成管理是為實現(xiàn)系統(tǒng)目標而進行的縱向與橫向的整合與優(yōu)化。企業(yè)檔案管理領域的集成包括以下幾個層面：(一)資源集成，包括文件與檔案的集成(一體化)、圖書情報和文檔的集成(一體化)、結構化數(shù)據(jù)和非結構化數(shù)據(jù)的集成。未來企業(yè)將不再嚴格區(qū)別文件與檔案、圖書情報與檔案、結構化數(shù)據(jù)與非結構化，而是將它們都視為信息資源(信息內容)予以統(tǒng)一管理。(二)系統(tǒng)集成，即檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的集成。先期主要構建業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動歸檔于檔案管理系統(tǒng);最終將實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的無縫銜接。部分企業(yè)也可以不建設單獨的檔案管理系統(tǒng)，而是將檔案管理功能嵌入業(yè)務系統(tǒng)中。(三)流程集成，即將文件/檔案管理嵌入業(yè)務流程中，以文件/檔案信息流支撐業(yè)務流。(四)標準集成，即將文件/檔案管理納入ISO9000質量管理體系、ISO14000環(huán)境管理體系、OHSAS18000職業(yè)健康安全管理體系、ISO27000信息安全管理體系。
八、風險管理
隨著科學技術飛速發(fā)展和全球化快速推進，人類社會已經(jīng)步入一個充滿不確實性的“風險社會”。無論是自然災害，如2008年汶川大地震、2011年日本地震海嘯，還是人為災難，如2001年“9.11”事件、2003年伊拉克戰(zhàn)爭，都嚴重損毀了大量珍貴的檔案，帶來無法挽回的損失。“9·11”事件之后，世貿大樓許多公司因為業(yè)務數(shù)據(jù)全部被毀，沒能再恢復運營，而摩根斯坦利公司因為在新澤西州建有備份系統(tǒng)，第三天就恢復了營業(yè)。[10]可見，加強檔案風險管理十分必要。
2001年，ISO15489就強調對文件風險進行評估、分析與應對。2004年，國際文件管理與行政工作者協(xié)會(ARMA)出版了《文件與信息的風險管理》，為各國文件管理人員提供風險管理方法論指導;歐洲數(shù)字保護中心(DCC)和歐洲數(shù)字保護(DPE)課題組研制了《基于風險評估的數(shù)字倉儲審計方法》。2009年，我國DA/T42要求：“制定檔案管理應急預案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災害，企業(yè)應制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護、防災和恢復，應制定應急預案。”構建檔案風險管理體系、制定檔案管理應急預案，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的重要一環(huán)。
九、境外檔案監(jiān)管
近年來，隨著經(jīng)濟全球化日益加速、對外開放程度不斷加深，我國國有企業(yè)紛紛“走出去”，在境外投資設廠、開展業(yè)務，從而產(chǎn)生了大量境外檔案。由于諸多原因，許多國有企業(yè)境外檔案監(jiān)督不力、管理混亂，導致大量國有資產(chǎn)流失，國家核心經(jīng)濟秘密頻繁外泄，企業(yè)經(jīng)營風險急劇增加。為此，2005年，國家檔案局印發(fā)了《關于加強駐外機構和境外企業(yè)檔案工作的意見》，要求“母體公司要逐步建立和完善駐外機構和境外企業(yè)檔案工作管理體制”。2009年，國資委和國家檔案局印發(fā)了《關于進一步加強中央企業(yè)檔案工作的意見》，其中強調要“加強境外企業(yè)和機構的檔案管理”。
由于國有企業(yè)境外檔案的特殊性、境外檔案工作所處環(huán)境的特殊性，尤其是境內外檔案法律、制度、語言、文化、傳統(tǒng)等方面的差異性，給國有企業(yè)境外檔案監(jiān)管帶來了特殊挑戰(zhàn)，提出了特殊要求。為此，國有企業(yè)境外檔案監(jiān)管應遵循兩項基本原則——“雙重遵從”(同時遵從中國和所在國家或地區(qū)的檔案法律法規(guī))、“雙向包容”(相互包容中國和所在國家或地區(qū)的檔案文化傳統(tǒng));把握三個關鍵控制點——境外文件歸檔范圍與保管期限表的確定，覆蓋全球的檔案管理系統(tǒng)的構建，境外檔案向境內移交方法的選擇。
十、云計算和大數(shù)據(jù)
云計算(CloudComputing)和大數(shù)據(jù)(Big Data)是當前信息化發(fā)展的兩大重要趨勢，對各行各業(yè)都將產(chǎn)生深遠影響。和企業(yè)其他活動一樣，檔案管理必須適應云計算和大數(shù)據(jù)的特點與要求，進行思想理念、業(yè)務模式與管理方式的變革。一是檔案概念的泛化。即樹立“大檔案觀”，將一切具有保存價值的信息記錄視為檔案，而不論其所處過程、載體、類型、格式、保存期限如何。這意味著，凡記錄皆檔案，文件產(chǎn)生“一瞬間”即是檔案。二是檔案云平臺的建設。即基于“云架構”，打造覆蓋企業(yè)各個部門、系統(tǒng)和業(yè)務的統(tǒng)一、高效檔案資源管理與服務平臺。三是檔案存儲與知識挖掘。大數(shù)據(jù)的核心應用之一是預測，而預測依賴于歷史數(shù)據(jù)的積累和挖掘。這就對檔案的海量存儲和知識挖掘提出了更高的要求。企業(yè)檔案工作的重心將從“數(shù)字化”轉變?yōu)?ldquo;數(shù)據(jù)化”。四是檔案安全問題更加嚴峻與復雜。
解釋：
[1]朱偉一.摩根斯坦利為何與電子郵件過不去[N].南方周末，2006-06-22
[2]宋興等.東海平湖油氣田勘探階段資料和成果價格評估方法的探討[J].中國地質礦產(chǎn)經(jīng)濟，1994(2)：27-29
[3]徐擁軍等.發(fā)展信息內容產(chǎn)業(yè)的意義與對策[J].科技管理研究，2006(11)：184-185
[4]趙林中代表：法人“離任檔案審核”應納入《檔案法》[EB/OL].http://news.xinhuanet.com/misc/2008-03/09/content_7751760.htm.2014-01-
[5]張斌等. 德國企業(yè)檔案館的發(fā)展及其啟示[J]. 檔案學研究，2012(2):89-92
[6]第十四屆國際檔案大會上西班牙國王胡安·卡洛斯致詞[A]//第十四屆國際檔案大會文集[C].北京：中國檔案出版社，2002：7-8
[7]王兆祥等. 淺談企業(yè)記憶系統(tǒng)的不足與彌補[J].商場現(xiàn)代化.2006(7)：63-64
[8]張斌等.知識資源管理：企業(yè)檔案工作改革的新思路[J].中國檔案,2004(10):37-39
[9]徐擁軍.企業(yè)檔案知識管理模式——基于雙向視角的研究[M].北京：中國人民大學出版社，2009
[10]馮惠玲等.電子文件風險管理[M].北京：中國人民大學，2008:12
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